Prima zi de aplicare a noii legi notariale: Ritm de lucru încărcat, așteptări de schimbări majore

Aceasta este prima zi în care Legea notarizării din 2024 și Decretul 104/2025/ND-CP intră oficial în vigoare, deschizând o perioadă de puternică transformare digitală în activitățile de notarizare, în special implementarea notarizării electronice și a stocării electronice a înregistrărilor.

Biroul Notarial nr. 1 din orașul Ho Chi Minh are infrastructură și echipamente echipate, cum ar fi scanere, pentru a deservi notarizarea electronică.

La Biroul Notarial nr. 1 din orașul Ho Și Min (strada Pasteur), oamenii vin încontinuu să facă proceduri. În rolul unor persoane care merg să certifice documente, am fost martorii unei dimineți de muncă urgentă a specialiștilor și notarilor. Când am întrebat despre realizarea de fotografii la notarizarea documentelor, înregistrărilor și aplicarea notarizării electronice, specialiștii de aici au răspuns cu entuziasm și claritate.

În dimineața zilei de 1 iulie, majoritatea birourilor notariale private au fost nevoite să se adreseze autorităților competente pentru a-și schimba sigiliile, în timp ce birourile notariale de stat, precum Biroul Notarial Nr. 1, au început să desfășoare lucrări conform noilor reglementări.

Într-un interviu acordat ziarului SGGP, dl. Nguyen Ho Phuong Vinh, șef adjunct al Biroului Notarial nr. 1 din orașul Ho Chi Minh, a declarat că, fără a aștepta până la 1 iulie, unitatea a efectuat instruire internă, a elaborat proceduri privind cine face ce, cum se stochează și cum se convertesc înregistrările pe hârtie în documente electronice.

Conform reglementărilor, începând cu 1 iulie, documentele notariale pe hârtie trebuie convertite în mesaje de date pentru stocarea electronică a tranzacțiilor notariale. Documentele notariale întocmite înainte de 1 iulie 2025 vor fi convertite și stocate electronic în conformitate cu cerințele operaționale ale organizației notariale care gestionează documentele.

Potrivit domnului Vinh, în prezent, în orașul Ho Și Min, precum și în întreaga țară, notarizarea electronică este implementată în mai multe direcții, iar software-ul este testat și el în diverse moduri. În special, software-ul CMC din orașul Ho Și Min a fost instruit pentru Departamentul de Justiție, iar birourile notariale au văzut și ele versiunea demo a software-ului de notarizare electronică. Cu toate acestea, cel mai important lucru rămâne nevoile reale ale oamenilor.

„Toate organizațiile notariale se pot dota cu sisteme electronice de notarizare, dar dacă oamenii nu au nevoie de ele, vor alege în continuare notarizarea pe hârtie, ca înainte. Majoritatea notarizărilor electronice sunt utilizate în prezent doar în agenții și unități care necesită depunerea online a documentelor”, a analizat dl Vinh.

Deși mai sunt multe lucruri de îmbunătățit, dl Vinh consideră că, dacă va fi implementată în direcția corectă, notarizarea electronică va aduce beneficii majore. Dacă agențiile sincronizează și partajează datele, atunci documentele false aproape că nu vor mai exista. Actele de proprietate funciară false, actele de identitate false, toate pot fi eliminate dacă datele sunt digitalizate, verificate prin biometrie, amprente digitale, fotografii oculare... Notarii trebuie doar să ridice privirea pentru a le detecta imediat.

Potrivit notarului Nguyen Ho Phuong Vinh, schimbarea legii are ca scop servirea mai bună a cetățenilor, dar pentru ca conversia să fie cu adevărat eficientă, este nevoie de timp pentru ca oamenii să se obișnuiască cu ea, necesită o infrastructură tehnologică sincronă și o schimbare de gândire din partea notarilor și agențiilor care primesc documente.

În prima zi de implementare a noii legi, deși mai sunt multe lucruri de ajustat, atmosfera din birourile notariale dă un semnal pozitiv.

Nu toate tipurile de documente necesită o fotografie.

Potrivit notarului Nguyen Ho Phuong Vinh, nu toate tipurile de documente necesită o fotografie a semnatarului, atunci când sunt legalizate notarial. Activitățile de notarizare la organizațiile notariale sunt împărțite în mai multe tipuri, inclusiv certificarea tranzacțiilor, certificarea copiilor conforme cu originalul, certificarea semnăturilor și certificarea semnăturilor traducătorilor.

Dintre acestea, doar certificarea tranzacțiilor, cunoscută și sub denumirea de documente notariale, necesită fotografierea tuturor părților care semnează pentru a asigura autenticitatea tranzacției. În plus, unele activități, cum ar fi certificarea copiilor de pe originale, certificarea semnăturilor sau certificarea semnăturii interpreților, nu necesită fotografierea.

Totuși, reglementarea fotografierii la certificarea tranzacțiilor dă uneori naștere la situații de „râs, plâns”. „De exemplu, suntem invitați să semnăm în fața sediului, dar este un centru de detenție sau un loc unde fotografierea este interzisă. În acest caz, este nevoie de un consens, sau unitatea notarială trebuie să fie flexibilă, sau partea care invită trebuie să creeze condiții adecvate. Nu poate fi rigidă, cu siguranță una dintre cele două părți va trebui să se adapteze proactiv”, a declarat dl Vinh.

CAM NUONG

Sursă: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html