Îmbunătățirea gestionării documentelor și a arhivelor în timpul procesului de restructurare organizațională.

Kinhtedothi - Este strict interzisă confiscarea, transferul sau distrugerea ilegală a documentelor și a bazelor de date cu documente; nu este permisă deteriorarea sau pierderea documentelor și a bazelor de date cu documente în timpul procesului de organizare a aparatului...

Acesta este un conținut notabil al Dezavantajului Oficial nr. 414/BNV-VTLTNN din 19 martie al Ministerului Afacerilor Interne, transmis Comitetelor Populare din provincii și orașe administrate central, privind consolidarea gestionării documentelor și a arhivelor în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic, conform Concluziei nr. 127-KL/TW a Biroului Politic.

Este strict interzisă deținerea, transferul sau distrugerea ilegală de documente.

Documentul precizează clar că, pentru a asigura o activitate continuă și fără probleme în ceea ce privește documentele și arhivarea, precum și pentru a asigura gestionarea în siguranță a documentelor înainte, în timpul și după finalizarea reorganizării sistemului politic , conform Concluziei nr. 127-KL/TW din 28 februarie 2025 a Biroului Politic, Secretariatul și Ministerul Afacerilor Interne solicită Președintelui Comitetului Popular al provinciei sau orașului administrat central să îndrume de urgență implementarea unui număr de sarcini urgente pentru consolidarea gestionării activității de documente și arhivare în procesul de reorganizare a aparatului administrativ local.

În primul rând , implementarea corectă și integrală a reglementărilor legale privind documentele și arhivele, îndeplinind cerințele: toate documentele și bazele de date de documente formate în timpul activităților agențiilor și organizațiilor trebuie gestionate centralizat, uniform și în siguranță, în funcție de fiecare arhivă în parte; documentele și bazele de date de documente ale oricărei agenții sau organizații trebuie colectate statistic și în funcție de arhiva agenției sau organizației respective.

Închideți arhivele agențiilor și organizațiilor de la data încetării activității; agențiile și organizațiile nu mai emit documente administrative sub autoritatea lor de la data intrării în vigoare a deciziei autorității competente privind fuziunea sau încetarea activității.

Înainte și pe durata aranjamentului organizatoric, documentele și bazele de date trebuie să continue să fie păstrate în arhivele Arhivelor Istorice Provinciale și ale Arhivelor Agenției (sau la locația actuală de depozitare) ale unității administrative (UDA) anterioare aranjamentului.

În special, este strict interzisă confiscarea, transferul sau distrugerea ilegală a documentelor și a bazelor de date cu documente; nu este permisă deteriorarea sau pierderea documentelor și a bazelor de date cu documente în timpul procesului de organizare a aparatului.

În al doilea rând , arhivele istorice provinciale sunt responsabile de primirea și coordonarea cu șefii agențiilor, organizațiilor și unităților administrative pentru a continua conservarea la fața locului sau conservarea temporară a tuturor documentelor de arhivă și a bazelor de date cu documente din provincie și pentru a preda documentele, în conformitate cu autoritatea lor de gestionare, noilor agenții, organizații și unități administrative, după reorganizarea structurii organizaționale.

În al treilea rând , predarea documentelor și a bazelor de date de documente după încheierea aranjamentului organizatoric se realizează în conformitate cu reglementările legale privind autoritatea de gestionare a arhivelor.

În al patrulea rând , implementați cu strictețe reglementările legale privind gestionarea și utilizarea sigiliilor și certificatelor de semnătură digitală pentru serviciile publice specializate; protejați secretele de stat și asigurați securitatea informațiilor, documentelor și datelor la îndeplinirea sarcinilor statistice, de ambalare, predare, conservare și utilizare în procesul de reorganizare a aparatului.

Regulamente privind lista codurilor de identificare pentru documente, înregistrări și simboluri textuale ale noilor agenții și organizații

Pentru Comitetele Populare din provincii și orașe administrate central, Ministerul Afacerilor Interne solicită ca Președintele Comitetului Popular Provincial să își asume responsabilitatea, în calitate de șef, de a implementa gestionarea de stat a arhivelor în localitate, în limitele atribuțiilor și competențelor sale; să asigure siguranța documentelor și a bazelor de date cu documente aflate sub autoritatea de gestionare, în conformitate cu reglementările legale, pe tot parcursul procesului de reorganizare a aparatului. Emiterea urgentă a Directivei Președintelui Comitetului Popular Provincial privind consolidarea gestionării de stat a documentelor și a activităților de arhivă.

În același timp, este necesară elaborarea unui plan de reorganizare a arhivelor istorice ale statului la nivel provincial în cadrul Proiectului de amenajare și reorganizare a unităților administrative la toate nivelurile și de construire a unui model de organizare a administrației locale pe două niveluri, care să fie supus evaluării și implementării autorităților competente.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesară emiterea promptă a unui document care să stipuleze lista codurilor de identificare pentru documentele, înregistrările și simbolurile documentelor noilor agenții și organizații aflate în administrare; instruirea șefilor noilor agenții și organizații pentru a primi documentele și bazele de date aflate în subordinea lor de administrare; conducerea noilor unități administrative de bază pentru a primi documentele în camerele și depozitele din zona de administrare gestionată temporar de Arhivele Istorice Provinciale.

În același timp, este necesar să se îndrume unitatea care gestionează și operează Sistemul să implementeze soluții tehnice pentru a asigura continuitatea și continuarea activităților de emitere a documentelor și de decontare a lucrărilor ale agențiilor și organizațiilor aflate în conducerea sa.

Ministerul Afacerilor Interne a propus consolidarea managementului documentelor și a activității de arhivă în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic (foto: VNA)

Emiterea unui plan pentru implementarea Directivei Președintelui Comitetului Popular Provincial

Pentru Departamentul de Interne, Comunicatul Oficial solicită Președintelui Comitetului Popular Provincial să emită o Directivă privind consolidarea gestionării documentelor și a activităților de arhivă în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic local; să emită un plan de implementare a Directivei Președintelui Comitetului Popular Provincial.

În același timp, se va însărcina Arhivele Istorice Provinciale cu sarcina de a desemna funcționari care să organizeze grupuri de lucru la nivelul agențiilor, organizațiilor și unităților pentru a recepționa și coordona conservarea la fața locului a documentelor și a delimita baza de date a documentelor în Sistem; se va însărcina Arhivele Istorice Provinciale cu sarcina de a lua în mod proactiv măsuri pentru colectarea dosarelor cu perioadă de conservare permanentă care au fost complet editate la agențiile și organizațiile care sunt sursa documentelor depuse la Arhivele Istorice Provinciale.

În același timp, sfătuiți Președintele Comitetului Popular Provincial să asigure resurse suficiente pentru a asigura siguranța documentelor și a bazelor de date cu documente din încăperi și depozite care au fost confirmate și sigilate de Arhivele Istorice Provinciale până la predarea acestora către agenția sau organizația de management responsabilă, după reorganizarea aparatului.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesar să se informeze prompt Președintele Comitetului Popular Provincial cu privire la emiterea unei liste de coduri de identificare pentru documentele, înregistrările și simbolurile textuale ale agențiilor și organizațiilor formate după aranjamentul organizatoric în cadrul sferei de gestionare; să se prezinte Comitetului Popular Provincial un proiect de gestionare și gestionare a operațiunilor comerciale pentru blocul de documente al agențiilor și organizațiilor înainte de aranjamentul organizatoric; să se coordoneze cu unitatea care gestionează și operează sistemul pentru a dezvolta un plan de predare și integrare a documentelor și a bazelor de date cu documente în Sistem.

Confirmarea predării documentelor și a bazelor de date cu documente ale agențiilor și organizațiilor înainte de restructurarea aparatului.

Pentru arhivele istorice provinciale, Ministerul Afacerilor Interne propune angajarea unor funcționari care să îndrume operațiunile de numărare, aranjare, ambalare, sigilare, confirmare a volumului și stării documentelor pe hârtie și a documentelor pe alte suporturi de informații (dacă există), recepționarea și coordonarea conservării la fața locului sau a conservării centralizate temporare a documentelor agențiilor și organizațiilor; coordonarea cu unitățile de management și operare ale Sistemului pentru a determina numărul de documente digitale și a delimita baza de date de documente din Sistemul fiecărei agenții, organizații și unități administrative.

Întocmiți o listă cu toate documentele și bazele de date de documente păstrate în prezent la Arhivele Istorice Provinciale; continuați să asigurați siguranța, integritatea și utilizabilitatea documentelor și bazelor de date de documente de la Arhivele Istorice Provinciale până la predarea acestora către agențiile și organizațiile competente după restructurarea aparatului. Rezumați cantitatea și starea documentelor și bazelor de date de documente și raportați-le Departamentului de Interne pentru raportarea către Ministerul de Interne.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesar să se: organizeze și să se confirme prompt predarea documentelor și a bazelor de date ale agențiilor și organizațiilor, înainte de aranjamentul organizatoric, către agenția sau organizația de management competentă după aranjamentul organizatoric; să se consilieze Ministerul Afacerilor Interne pentru dezvoltarea unui proiect de gestionare și gestionare a activității blocului de documente și a bazei de date a documentelor înregistrate statistic ale agenției sau organizației înainte de aranjamentul organizatoric.

În același timp, coordonați-vă cu agențiile și organizațiile relevante pentru a organiza implementarea proiectelor și planurilor de gestionare și gestionare a operațiunilor pentru blocurile de documente și baze de date care au fost compilate statistic înainte de aranjamentul organizațional; colectați fișiere cu perioade de păstrare permanentă care au fost editate complet anterior la agențiile și organizațiile care sunt sursa documentelor depuse la Arhivele Istorice Provinciale.

Înregistrați-vă pentru a deschide conturi noi sau a redeschide conturi pentru organizații, lideri și funcționari

De asemenea, în această Comunicare Oficială, Ministerul Afacerilor Interne solicită șefilor agențiilor, organizațiilor și președinților Comitetelor Populare raionale și comune să fie responsabili de asigurarea securității documentelor și a bazelor de date de documente aflate sub autoritatea lor de gestionare, în conformitate cu reglementările legale, pe tot parcursul procesului de restructurare a aparatului, până la predarea documentelor și a bazelor de date de documente către arhivele istorice provinciale și agențiile și organizațiile competente după restructurarea aparatului.

În același timp, instruiți unitățile și persoanele să compileze și să ambaleze înregistrările și documentele privind lucrările finalizate și înregistrările și documentele privind lucrările neterminate; desemnați unitățile și persoanele să sintetizeze și să întocmească o listă a lucrărilor neterminate ale agenției sau organizației; să atașeze înregistrările și documentele, să le ambaleze separat și să le colecteze și să le depună la Arhivele agenției.

Dirige arhivele agenției de statistică, ambalează documentele în arhive și îndrumă unitățile și persoanele fizice pentru compilarea și ambalarea înregistrărilor și documentelor care nu au fost depuse la arhive; primește înregistrări și documente de la unități și persoane fizice și le adună în arhive și depozite pentru depozitare centralizată. Totodată, amenajează depozitele, echipamentele și resursele umane necesare pentru protejarea și conservarea în siguranță a documentelor până la predarea lor către agenția sau organizația de management competentă, după reorganizarea aparatului.

Președintele Comitetului Popular Districtual însărcinează Departamentul de Interne cu sarcina de a oferi consultanță privind amenajarea depozitelor și a echipamentelor necesare pentru colectarea și păstrarea în siguranță a documentelor agențiilor specializate din subordinea Comitetului Popular Districtual; de a aranja forțe pentru protejarea securității documentelor până la predarea acestora către agențiile și organizațiile competente pentru gestionare, după reorganizarea aparatului.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizațional, șeful noii agenții, organizații sau unități administrative trebuie să dispună prompt înregistrarea deschiderii sau redeschiderii conturilor pentru organizație, lider și biroul de documente în Sistem pentru a asigura emiterea și primirea documentelor; să înregistreze pentru emiterea sigiliilor și certificatelor de semnătură digitală pentru serviciul public specializat, conform reglementărilor...

Statistică, sigilare, păstrarea în siguranță a documentelor

Pentru arhivele agențiilor, Ministerul Afacerilor Interne solicită departamentului de arhivă al agenției sau persoanei desemnate pentru arhivare din cadrul agenției, organizației sau unității să îndrume unitățile și persoanele în compilarea, ambalarea documentelor și predarea lor în prealabil în cameră sau depozit pentru conservare centralizată; să pregătească depozitul și condițiile necesare pentru conservarea în siguranță a documentelor primite de la unități și persoane; să compileze, sigileze și conserve în siguranță documentele în camera sau depozitul agenției sau organizației până la predarea acestora arhivelor istorice provinciale sau agenției sau organizației competente după restructurarea aparatului.

În același timp, coordonați-vă cu unitatea de management și operare a sistemului statistic pentru a confirma numărul de documente și baze de date de documente ale agențiilor și organizațiilor din sistem; primiți și păstrați separat dosarele și documentele lucrărilor neterminate conform listei; trimiteți sau numărați și ambalați separat fișierele cu perioadă de păstrare permanentă care au fost editate anterior complet.

Trimiteți documentele ambalate și lista de lucrări neterminate în starea lor originală.

Pentru funcționarii publici, angajații publici și lucrători, Ministerul Afacerilor Interne solicită statistici și prezentarea dosarelor și documentelor privind lucrările finalizate și neterminate. Pentru lucrările neterminate, este necesar să se întocmească o listă și să se precizeze clar denumirea lucrării, numele persoanei desemnate să o gestioneze, numărul de documente disponibile și termenul limită de gestionare (dacă există).

Trimiteți starea originală a fișierelor, documentelor ambalate și lista lucrărilor neterminate asupra Sistemului către arhivele agenției sau unității sau către persoana responsabilă de colectarea documentelor în timpul procesului de organizare a aparatului.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesar să se coordoneze prompt cu Arhivele agenției și cu unitatea care gestionează și operează Sistemul pentru a preda înregistrările și documentele privind lucrările neterminate unității sau persoanei responsabile de continuarea gestionării acestora.

Închiderea conturilor organizațiilor și persoanelor fizice pentru agențiile și organizațiile care și-au încetat activitatea

Pentru unitățile care gestionează și operează Sistemul, Ministerul Afacerilor Interne solicită identificarea și delimitarea domeniului de aplicare al documentelor și bazelor de date cu documente din Sistem, în funcție de fiecare cont al agenției, organizației și persoanei. Pe baza listei de lucrări neterminate, identificați domeniul de aplicare al datelor și întocmiți o listă a conturilor organizațiilor și persoanelor cu lucrări neterminate; pregătiți un plan de predare atunci când vi se solicită.

În același timp, colectați statistici și raportați Comitetului Popular Provincial și Departamentului de Interne cu privire la sistemul de coduri de identificare a documentelor, codurile de dosar și simbolurile documentelor utilizate în prezent în Sistem, pentru a servi drept bază pentru stabilirea codurilor de identificare a documentelor, a codurilor de dosar și a simbolurilor documentelor agențiilor și organizațiilor după reorganizarea structurii organizaționale într-un mod unificat și sincronizat, evitând duplicarea.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizațional, este necesar să se închidă prompt conturile organizațiilor și persoanelor fizice pentru agențiile și organizațiile care își încetează activitatea imediat după luarea deciziei privind aranjamentul organizațional; în același timp, să se deschidă conturi pentru noi agenții, organizații și persoane fizice, asigurând conexiunea cu documentele și bazele de date de documente aferente anterior.

În special, Ministerul Afacerilor Interne propune un plan de utilizare a documentelor și a bazelor de date cu documente din Sistem pentru a satisface nevoile urgente ale agențiilor, organizațiilor și persoanelor fizice în timpul procesului de restructurare a aparatului.

Sursă: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html