Digitalizarea datelor: Îmbunătățirea utilității, securității și valorii cunoștințelor din Bac Ninh

Digitalizarea datelor nu este doar o poveste despre transformarea metodelor de stocare, ci și un pas strategic înainte în gestionarea cunoștințelor în cadrul guvernelor moderne. În Bac Ninh, digitalizarea arhivelor istorice aduce rezultate clare: peste 3,6 milioane de pagini de documente au fost convertite în date electronice, ajutând oamenii și organizațiile să caute cu ușurință, reducând timpul de procesare de zeci de ori, îmbunătățind în același timp securitatea și valoarea juridică. Pornind de la o arhivă voluminoasă pe hârtie, Bac Ninh a creat un „depozit digital de cunoștințe” - o platformă care să deservească e-guvernarea, economia digitală și societatea digitală în era digitală.

Dacă în trecut, căutarea unei fișe personale, a unei decizii administrative sau a datelor unui student absolvent necesita ore întregi de căutare printr-un depozit de hârtie, acum sunt necesare doar câteva cuvinte cheie și câteva minute de operare pentru ca sistemul să returneze rezultate precise, complete și legal valabile. Cazul dnei Nguyen Thi Thu Huong, profesoară la Școala Gimnazială Ngo Si Lien, este un exemplu tipic: Cu comanda de căutare „Decizia de încheiere a stagiului de practică a dnei Nguyen Thi Thu Huong”, fișierul din 1993 a fost recuperat în mai puțin de trei minute. Sau, la fel ca dna Pham Thi Ngoc Ha, profesoară la Școala Gimnazială Ngoc Son, care a găsit cu ușurință lista absolvenților din perioada 1969-1985 în doar câteva operațiuni de căutare.

Între 2022 și 2024, Departamentul de Interne din Bac Ninh a colaborat cu o unitate de consultanță pentru implementarea software-ului de gestionare a arhivelor electronice, perfecționând funcțiile de introducere a datelor, căutare, autorizare a accesului și monitorizare a modificărilor. Peste 31.300 de înregistrări, echivalentul a 3,3 milioane de pagini de documente A4, au fost digitalizate în perioada 1948-2014, în principal documente directive și administrative ale Comitetului Popular Provincial și ale departamentelor și filialelor. În fiecare an, o medie de peste un milion de cititori accesează sistemul, cu 1.500 de exploatări de fișiere online, demonstrând eficacitatea aplicării practice a arhivei electronice.

Potrivit domnului Dang Quang Son, directorul Centrului Arhivelor Istorice nr. 1 din Bac Ninh, tehnologia digitală ajută la scurtarea timpului de căutare de 20-30 de ori față de înainte, asigurând în același timp securitatea datorită controlului accesului, autorizării utilizatorilor și înregistrării istoricului modificărilor. „Fiecare document găsit nu este doar un document administrativ, ci și o parte a memoriei conservate, o valoare juridică restaurată și o dovadă a eficacității transformării digitale”, a subliniat domnul Son.

Construirea unei baze de cunoștințe digitale – păstrarea valorii

Proiectul de digitalizare a documentelor de arhivă nu își propune doar să îmbunătățească metodele de lucru, ci și să transforme modelul de la „arhive tradiționale” la „managementul modern al cunoștințelor”. Pornind de la un depozit separat de documente, Centrul de Arhive Istorice nr. 1 Bac Ninh a format un ecosistem de date interconectat, unde fiecare document, rezoluție, depeș oficial și dosar de funcționar public este etichetat și legat în funcție de timp, agenție emitentă, domeniu și temă. Construirea unei „Arhive de Cunoștințe” ajută utilizatorii să exploateze informațiile în context, deschizând posibilitatea de a analiza, compila statistici și aplica date în diverse scopuri: administrație, cercetare, educație , cultură și drept.

Cu toate acestea, parcursul digitalizării se confruntă și cu numeroase provocări. Unele documente au o vechime de până la zeci de ani, iar starea lor fizică este degradată, ceea ce face dificilă scanarea, identificarea și corectarea datelor. Multe documente nu au rezumate, iar formatul nu este unificat, necesitând procese de afaceri care consumă mult timp. În plus, aprobarea procesului, evaluarea și acceptarea produselor digitalizate conform reglementărilor actuale durează, de asemenea, mult timp, afectând progresul. Pe de altă parte, deoarece serverul de stocare se află la Departamentul de Știință și Tehnologie, atunci când linia de transmisie are o problemă, exploatarea este întreruptă temporar. Până în prezent, rata documentelor digitalizate a ajuns doar la aproximativ 75% din totalul documentelor stocate în depozit (începând cu 2020), în timp ce în fiecare an Centrul primește încă un volum mare de documente noi.

Pentru a depăși această limitare și a continua extinderea amploarei, Comitetul Popular al provinciei Bac Ninh a aprobat Proiectul „Digitalizarea documentelor la Arhivele Istorice Provinciale pentru perioada 2025-2029”, cu un buget total de aproximativ 23 de miliarde VND, vizând digitalizarea a încă 3,8 milioane de pagini A4 de documente administrative ale Comitetului Popular Provincial și ale departamentelor și filialelor. Acesta este un pas important pentru finalizarea întregului depozit digital de date administrative al provinciei, îndreptându-se către modelul „Guvernare electronică - stocare electronică - în serviciul cetățenilor electronici”.

Conform planului, Departamentul de Interne va prelua conducerea în implementarea și coordonarea cu agențiile și unitățile relevante pentru a asigura acuratețea, caracterul complet și securitatea datelor. Centrul de Arhive Istorice nr. 1 Bac Ninh este responsabil pentru selectarea partenerilor tehnologici de renume, organizarea echipelor specializate în digitalizare și promovarea comunicării pentru a ghida cetățenii în exploatarea datelor digitalizate. Până la mijlocul anului 2025, Centrul a digitalizat peste 330.000 de pagini de documente ale Comitetului Popular Provincial și ale Departamentelor de Educație și Formare Profesională, Știință și Tehnologie, creând o premisă pentru următoarea fază.

Punctul culminant al modelului Bac Ninh este integrarea infrastructurii de stocare digitală cu securitatea descentralizată multistratificată. Sistemul nu numai că permite căutarea rapidă, dar urmărește și jurnalele de acces, detectează anomalii și protejează în totalitate datele originale. Acesta este un criteriu important în contextul promovării de către Guvern a Strategiei Naționale de Date până în 2030, care impune localităților să transforme modelul de stocare de la „păstrarea documentelor” la „gestionarea activelor de date”.

Dintr-o perspectivă mai largă, Bac Ninh conturează un model inteligent de stocare în care datele din trecut devin o resursă pentru viitor. Atunci când documentele istorice sunt digitalizate, conectate și securizate, acestea nu numai că servesc activităților administrative, dar creează și o bază pentru aplicații analitice, prognoză, cercetare politică și educație în domeniul istoriei locale.

Per ansamblu, proiectul de digitalizare a arhivelor realizat de Bac Ninh demonstrează o abordare sustenabilă a transformării digitale, nu doar „convertind hârtia în date”, ci „convertind documentele în cunoștințe, cunoștințele în valoare”. Atunci când întregul proces de arhivare, căutare și gestionare a înregistrărilor este automatizat și transparent, Bac Ninh nu numai că păstrează memoria administrativă locală, dar creează și o platformă de date pentru un guvern inteligent, deservind mai eficient oamenii și întreprinderile în era digitală.

Centrul pentru Comunicare în Știință și Tehnologie

Sursă: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm