Aplicația de inteligență artificială îmbunătățește eficiența soluționării procedurilor administrative

VHO - Aplicarea inteligenței artificiale (IA) în soluționarea procedurilor administrative nu este doar o soluție optimă pentru situațiile care pot apărea în timpul implementării sarcinii de restructurare a aparatului și a unităților administrative, ci și un pas strategic, conturând dezvoltarea viitoare a localității în direcția guvernării digitale.

Echipa de ingineri IT a VNPT implementează soluții tehnologice pentru a servi clienții.

Sarcina de restructurare a aparatului și a unităților administrative, în special restructurarea unităților administrative la nivel de raion și comună, este o politică majoră cu semnificație strategică în eficientizarea aparatului și îmbunătățirea eficacității și eficienței managementului. Cu toate acestea, acest proces generează și va genera provocări semnificative în domeniul soluționării procedurilor administrative.

Mai exact, schimbarea limitelor administrative, a denumirilor și a reglementărilor aferente a cauzat confuzie și lipsă de informații pentru persoane și companii, ceea ce a dus la o creștere bruscă a nevoii de întrebări și răspunsuri și la implementarea procedurilor administrative. În plus, în contextul eficientizării salarizării, echipa de funcționari publici trebuie atât să înțeleagă noile procese de afaceri, cât și să gestioneze numărul tot mai mare de documente, ceea ce generează o presiune mare și riscuri potențiale de întârzieri și erori.

Pentru a aborda eficient aceste provocări, pentru a asigura fluiditatea și transparența procesului de aranjare, pentru a minimiza inconvenientele pentru persoane și companii și pentru a optimiza resursele administrative, Grupul Poștei și Telecomunicațiilor din Vietnam (VNPT) a dezvoltat aplicații specializate de inteligență artificială pentru a sprijini procesarea eficientă a procedurilor administrative în perioada de tranziție.

„Personalizare” în serviciul oamenilor și al afacerilor

„Citizen - Asistent Virtual pentru Afaceri” este o platformă integrată de inteligență artificială care acționează ca un punct de contact digital unic și inteligent, oferind sprijin complet cetățenilor și întreprinderilor în toate problemele administrative care decurg din procesul de fuziune.

Având capacitatea de a răspunde automat la informații 24/7, această aplicație utilizează tehnologia de procesare a limbajului natural (NLP) pentru a înțelege și a răspunde cu precizie și imediat la mii de întrebări din partea persoanelor și companiilor despre noile limite administrative, schimbările de nume și documentele necesare care trebuie ajustate (înregistrarea gospodăriei, identificarea cetățenilor, licența de afaceri, certificatul de drept de utilizare a terenurilor etc.). Aplicația oferă, de asemenea, informații despre noile politici și reglementări care apar după fuziune, într-un mod ușor de înțeles și personalizat pentru fiecare caz în parte.

Pe de altă parte, pe baza informațiilor furnizate de utilizator (tipul documentului care urmează să fie modificat, adresa veche/nouă, tipul de activitate), inteligența artificială va identifica automat procedurile administrative care trebuie efectuate și va oferi instrucțiuni detaliate pentru fiecare pas și fiecare document care trebuie pregătit, oferind în același timp link-uri directe către formularele electronice care trebuie completate, oferind chiar suport pentru completarea automată a unei părți a informațiilor dacă datele sunt deja disponibile din baza de date națională, reducând la minimum erorile și timpul necesar pentru personal.

Acest sistem de inteligență artificială colectează, analizează și actualizează automat cele mai recente documente legale și anunțuri de la ministere, sucursale și localități legate de fuziuni, asigurându-se că informațiile sunt întotdeauna corecte și la timp pentru persoane și companii.

Datorită funcțiilor menționate mai sus, aplicația de inteligență artificială „Asistent virtual pentru cetățeni - Întreprinderi” va reduce semnificativ povara interogatoriului direct pentru funcționarii însărcinați cu gestionarea procedurilor administrative, eliberându-le timpul pentru a se concentra pe prelucrarea dosarelor complexe care necesită o evaluare aprofundată.

Aplicația contribuie, de asemenea, la îmbunătățirea satisfacției și a experienței persoanelor și companiilor, ajutându-le să caute proactiv informații și să efectueze proceduri administrative oricând și oriunde, reducând timpul de așteptare și de deplasare, creând transparență și încredere. În special, aplicația asigură și uniformitatea și acuratețea informațiilor, limitând situația în care fiecare loc explică diferit, provocând confuzie, creând echitate pentru toți subiecții.

IA sprijină procesarea procedurilor administrative

VNPT a dezvoltat, de asemenea, o serie de aplicații de inteligență artificială integrate profund în sistemul de procesare a procedurilor administrative pentru a ajuta oficialii și funcționarii publici să proceseze mai eficient procedurile administrative în perioada de tranziție.

În primul rând, există un sistem de inteligență artificială care susține clasificarea și verificarea inteligentă a înregistrărilor. Aceste inteligențe artificiale utilizează tehnologia „viziunii computerizate” pentru a scana, recunoaște și citi automat informații din documente și înregistrări; clasifică automat înregistrările, extrage date și verifică validitatea în conformitate cu noile reglementări și forme ale unităților administrative după fuziune; apoi avertizează automat cu privire la deficiențe, erori sau înregistrări nevalide, ajutând funcționarii să detecteze din timp și să solicite completări la timp, reducând rata înregistrărilor care trebuie returnate.

Urmează inteligența artificială (IA) care sprijină luarea deciziilor și procesarea dosarelor. Aceste IA vor analiza datele din dosare, le vor compara cu reglementările relevante pentru a propune soluții sau a sugera următorii pași pentru ofițeri. În cazuri complexe, IA poate indica puncte de reținut sau documente juridice relevante la care ofițerii să se refere, accelerând procesul de evaluare.

În cele din urmă, inteligența artificială automatizează raportarea și statisticile. În consecință, aplicația va sintetiza automat datele din procesul de primire și procesare a procedurilor administrative (numărul de înregistrări, timpul mediu de procesare, cele mai frecvente tipuri de proceduri administrative, erori comune etc.).

De acolo, creați rapoarte statistice vizuale, în timp real, ajutând liderii locali, departamentele, sucursalele și sectoarele să aibă o imagine completă a eficacității soluționării procedurilor administrative, să identifice cu ușurință blocajele pentru a oferi îndrumări prompte.

Rezultatele testelor practice arată că aceste sisteme de inteligență artificială au îmbunătățit semnificativ productivitatea personalului, au redus sarcinile manuale, repetitive și predispuse la erori, au ajutat personalul să se concentreze asupra sarcinilor profesionale, precum și să rezolve probleme mai complexe; au asigurat transparența și corectitudinea în gestionarea procedurilor administrative atunci când procesele au fost digitalizate și controlate de inteligența artificială, reducând la minimum intervenția subiectivă și riscurile negative; în același timp, au furnizat date precise și prompte pentru management, sprijinind liderii locali și de la bază să ia decizii executive rapide și eficiente, bazate pe date reale.

Experimentați o administrare digitală modernă, rapidă și eficientă

Aplicarea pilot a inteligenței artificiale în sprijinirea procesării procedurilor administrative în orașul Ho Și Min, în mai 2025, a adus numeroase rezultate pozitive. Mai exact: Timpul necesar pentru primirea și răspunsul la persoane a fost redus semnificativ; persoanele și întreprinderile sunt sprijinite mai precis, reducând necesitatea de a călători de mai multe ori; în același timp, funcționarii au la dispoziție și instrumente suplimentare pentru a sprijini procesarea documentelor într-un mod mai proactiv și mai eficient.

Prin urmare, sistemul de inteligență artificială a permis recepționarea a o medie de 10.000-13.000 de documente depuse direct de cetățeni în fiecare zi, contribuind la economisirea timpului de procesare cu aproximativ 1.400 de ore/zi, peste 30.800 de ore/lună și 369.600 de ore/an, echivalentul muncii a aproximativ 175 de ofițeri.

În plus, aplicațiile de inteligență artificială permit primirea a o medie de 5.000-6.000 de aplicații online pe zi, contribuind la economisirea timpului de procesare cu aproximativ 550 de ore pe zi, peste 12.100 de ore pe lună și 145.200 de ore pe an, echivalentul muncii a aproape 70 de angajați.

În plus, atunci când persoanele fizice și juridice monitorizează progresul procedurilor administrative, acestea pot căuta și afișa informații despre tranzacțiile ChatBot, ceea ce contribuie la experiența completă a procesului. Aplicarea inteligenței artificiale la Portalul Serviciilor Publice și la Sistemul Informatic privind Procedurile Administrative a contribuit la optimizarea procesului, la reducerea timpului de așteptare și a costurilor de procesare, asigurând servicii rapide și transparente și servind oamenii cu toată inima.

Pentru VNPT, IA nu este doar o tendință, ci și o strategie pe termen lung inițiată foarte devreme. Deoarece VNPT înțelege că stăpânirea tehnologiei IA nu se poate realiza într-un sprint, ci necesită investiții sistematice, sustenabile și vizionare. VNPT identifică clar trei piloni care necesită investiții: oamenii, infrastructura și datele. Pentru ca IA să se dezvolte cu adevărat, finanțele nu sunt suficiente, ci necesită și mecanisme flexibile, politici speciale și hotărâre de acțiune.

Tehnologiile de inteligență artificială dezvoltate de VNPT sunt toate integrate în produse și servicii specifice, strâns integrate în ecosistemul digital implementat pentru guvern, cetățeni și companii. Datorită acestui proces „muncă reală - utilizare reală”, tehnologia de inteligență artificială a VNPT este din ce în ce mai perfecționată, iar echipa de resurse umane specializată în inteligență artificială este, de asemenea, din ce în ce mai matură.

Potrivit ziarului THAI LINH/Nhan Dan

Legătură către articolul original

Sursă: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html