Aplicațiile de inteligență artificială sporesc eficiența procedurilor administrative.

Echipa de inginerie IT a VNPT implementează soluții tehnologice pentru a servi clienții.

Sarcina de reorganizare a aparatului și unităților administrative, în special reorganizarea unităților administrative la nivel de raion și comună, este o politică majoră cu semnificație strategică în eficientizarea aparatului și îmbunătățirea eficacității și eficienței managementului. Cu toate acestea, acest proces generează și va genera provocări semnificative în domeniul gestionării procedurilor administrative.

Mai exact, modificările limitelor administrative, ale denumirilor și ale reglementărilor aferente au creat confuzie în rândul cetățenilor și al întreprinderilor, ceea ce a dus la o creștere a numărului de solicitări și proceduri administrative. În plus, în contextul reducerii forței de muncă, oficialii și funcționarii publici trebuie să se adapteze simultan la noile proceduri operaționale și să gestioneze volumul crescut de documente, ceea ce creează o presiune semnificativă și sporește riscul de întârzieri și erori.

Pentru a aborda eficient aceste provocări, a asigura un proces de restructurare fără probleme și transparent, a minimiza inconvenientele pentru cetățeni și companii și a optimiza resursele administrative, Grupul Poștei și Telecomunicațiilor din Vietnam (VNPT) a dezvoltat aplicații specializate de inteligență artificială pentru a sprijini procesarea eficientă a procedurilor administrative în perioada de tranziție.

Servicii „personalizate” pentru cetățeni și companii.

„Asistentul virtual cetățean-afaceri” este o platformă integrată de inteligență artificială care acționează ca un punct de contact digital unic și inteligent, oferind asistență completă cetățenilor și întreprinderilor în toate procedurile administrative care decurg din procesul de fuziune.

Cu funcția sa automată de răspuns la informații, disponibilă 24/7, această aplicație utilizează tehnologia de procesare a limbajului natural (NLP) pentru a înțelege și a răspunde cu precizie și instantaneu la mii de întrebări din partea cetățenilor și a companiilor despre noile limite administrative, schimbările de nume și ajustările necesare ale documentelor (înregistrarea gospodăriei, cartea de identitate a cetățenilor, licența de afaceri, certificatul dreptului de utilizare a terenurilor etc.). Aplicația oferă, de asemenea, informații despre noile politici și reglementări care apar după fuziuni, într-un mod ușor de înțeles și personalizat pentru fiecare caz în parte.

Pe de altă parte, pe baza informațiilor furnizate de utilizator (tipul documentului care trebuie modificat, adresa veche/nouă, tipul de activitate), inteligența artificială va identifica automat procedurile administrative care trebuie efectuate și va oferi instrucțiuni detaliate pas cu pas cu privire la documentele care trebuie pregătite. De asemenea, va oferi link-uri directe către formularele electronice care trebuie completate și chiar va ajuta la completarea automată a unei părți a informațiilor dacă datele sunt deja disponibile din baza de date națională, reducând la minimum erorile și economisind timp pentru cetățeni.

Acest sistem de inteligență artificială colectează, analizează și actualizează automat cele mai recente documente legale și anunțuri de la ministere, departamente și localități legate de fuziuni, asigurându-se că informațiile sunt întotdeauna corecte și la timp pentru cetățeni și companii.

Datorită acestor funcții, aplicația de inteligență artificială „Citizen-Business Virtual Assistant” va reduce semnificativ povara sesiunilor directe de întrebări și răspunsuri pentru funcționarii responsabili de gestionarea procedurilor administrative, eliberându-le timpul pentru a se concentra pe prelucrarea dosarelor complexe care necesită o evaluare aprofundată.

Aplicația contribuie, de asemenea, la îmbunătățirea satisfacției și a experienței cetățenilor și a întreprinderilor, permițându-le să caute proactiv informații și să efectueze proceduri administrative oricând și oriunde, reducând la minimum timpii de așteptare și deplasările și creând transparență și încredere. În special, aplicația asigură consecvența și acuratețea informațiilor, limitând situațiile în care diferite locuri oferă interpretări diferite, provocând confuzie și creând echitate pentru toate părțile implicate.

IA asistă în procesarea procedurilor administrative.

VNPT a dezvoltat, de asemenea, o serie de aplicații de inteligență artificială integrate profund în sistemul de procesare a procedurilor administrative pentru a ajuta oficialii și funcționarii publici să gestioneze mai eficient procedurile administrative în perioada de tranziție.

În primul rând, există sistemul de inteligență artificială care susține clasificarea și verificarea inteligentă a documentelor. Aceste inteligențe artificiale utilizează tehnologia „viziunii computerizate” pentru a scana, recunoaște și citi automat informații din diverse tipuri de documente și fișiere; clasifică automat fișierele, extrag date și verifică validitatea acestora în conformitate cu noile reglementări și formulare ale unității administrative fuzionate; apoi, alertează automat despre deficiențe, discrepanțe sau fișiere nevalide, ajutând funcționarii să detecteze problemele din timp și să solicite completări la timp, reducând rata fișierelor returnate.

În continuare, inteligența artificială (IA) asistă în luarea deciziilor și în procesarea documentelor. Această IA analizează datele din documente, le compară cu reglementările relevante și sugerează soluții sau pașii următori pentru funcționari. În cazuri complexe, IA poate evidenția puncte de reținut sau poate furniza documente juridice relevante la care funcționarii să se poată referi, accelerând procesul de revizuire.

În cele din urmă, există rapoarte și statistici automatizate bazate pe inteligență artificială. În consecință, aplicația va compila automat date din procesul de primire și gestionare a procedurilor administrative (numărul de dosare, timpul mediu de procesare, cele mai frecvente tipuri de proceduri administrative, erori comune etc.).

Acest lucru generează rapoarte statistice vizuale, în timp real, oferind liderilor și departamentelor locale o imagine cuprinzătoare a eficacității procedurilor administrative, facilitând identificarea blocajelor și oferind îndrumări și direcții în timp util.

Rezultatele testelor din lumea reală arată că aceste sisteme de inteligență artificială au îmbunătățit semnificativ productivitatea funcționarilor, reducând sarcinile manuale, repetitive și predispuse la erori, permițându-le acestora să se concentreze asupra îndatoririlor lor profesionale și să rezolve probleme mai complexe; asigurând transparența și echitatea în procedurile administrative, deoarece procesele sunt digitalizate și controlate de inteligența artificială, reducând la minimum interferențele subiective și riscurile negative; și furnizând date precise și prompte pentru management, sprijinind liderii locali și cei de la bază în luarea unor decizii operaționale rapide și eficiente, bazate pe date din lumea reală.

Experimentați o administrare digitală modernă, rapidă și eficientă.

Programul pilot de aplicare a inteligenței artificiale în sprijinirea procedurilor administrative din orașul Ho Și Min , desfășurat în mai 2025, a dat numeroase rezultate pozitive. Mai exact: timpul necesar pentru primirea și răspunsul la cereri a fost redus semnificativ; cetățenii și întreprinderile primesc un sprijin mai precis, reducând nevoia de deplasări multiple; iar funcționarii au dobândit instrumente suplimentare pentru a procesa cererile într-un mod mai proactiv și mai eficient.

Prin urmare, sistemul de inteligență artificială a permis procesarea a o medie de 10.000-13.000 de cereri depuse direct de cetățeni în fiecare zi, economisind aproximativ 1.400 de ore pe zi, peste 30.800 de ore pe lună și 369.600 de ore pe an în timpul de procesare, echivalentul muncii a aproximativ 175 de funcționari.

În plus, aplicațiile de inteligență artificială permit procesarea a o medie de 5.000-6.000 de cereri online pe zi, economisind aproximativ 550 de ore pe zi, 12.100 de ore pe lună și 145.200 de ore pe an în timpul de procesare, echivalentul muncii a aproape 70 de funcționari.

În plus, atunci când cetățenii și întreprinderile monitorizează progresul procedurilor administrative, aceștia pot căuta și afișa informațiile lor pe platforma de tranzacții ChatBot, îmbunătățind experiența generală. Aplicarea inteligenței artificiale la Portalul Serviciilor Publice și la Sistemul Informatic de Rezolvare a Procedurilor Administrative a optimizat procesele, a redus timpii de așteptare și costurile de procesare și a asigurat servicii rapide, transparente și dedicate pentru public.

Pentru VNPT, IA nu este doar o tendință, ci o strategie pe termen lung lansată foarte devreme. VNPT înțelege că stăpânirea tehnologiei IA nu poate fi realizată prin acțiuni pripite; necesită investiții sistematice, durabile și vizionare. VNPT a identificat clar trei piloni care necesită investiții: oamenii, infrastructura și datele. Pentru ca IA să se dezvolte cu adevărat, finanțarea singură nu este suficientă; sunt necesare și mecanisme flexibile, politici speciale și un angajament hotărât de acțiune.

Tehnologiile de inteligență artificială dezvoltate de VNPT sunt incluse în produse și servicii specifice, strâns integrate în ecosistemul digital implementat pentru guvern, cetățeni și companii. Datorită acestui proces „do-it-do” tehnologia de inteligență artificială a VNPT se îmbunătățește constant, iar personalul său specializat în inteligență artificială devine din ce în ce mai matur.

Potrivit ziarului THAI LINH/Nhan Dan

Legătură către articolul original

Sursă: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html