Chi cục Văn thư – Lưu trữ (Sở Nội vụ) đang số hóa trên 3 triệu trang tài liệu lưu trữ lịch sử và tạo lập dữ liệu điện tử vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử lịch sử.
“Công việc rất cần thiết”
Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang bảo quản gần 900m tài liệu, bao gồm 24 phông lưu trữ. Khối lượng tài liệu này chủ yếu là của các phông lưu trữ: UBND tỉnh, các sở, ngành, địa phương, tài liệu kháng chiến liên quan đến tỉnh, hồ sơ cán bộ đi B… Tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh nêu trên bao gồm bản chính, bản gốc, bản sao, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên tai hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được.
Do đó, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu cho Sở Nội vụ xây dựng, trình UBND tỉnh phê duyệt chủ trương đầu tư thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử và tạo lập dữ liệu điện tử vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử lịch sử. Theo bà Nguyễn Phương Trúc – Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ, việc số hóa trên 3 triệu trang tài liệu hiện tại là rất cần thiết. Bởi khối tài liệu này cơ bản là tài liệu giấy mỏng đã xuống cấp, bị mờ, ố vàng, không rõ thông tin trên nền giấy, khi sao in phục vụ tra cứu bị màu đen phủ lấp.
Tài liệu lưu trữ là nguồn lực thông tin quan trọng phục vụ công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, xây dựng kinh tế, phát triển và nâng cao đời sống văn hóa của Nhân dân. Việc khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin lưu trữ đã được các cơ quan đặt thành nhiệm vụ hàng đầu, thường xuyên và là thước đo đánh giá về hiệu quả của công tác lưu trữ.
Công chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ (Sở Nội vụ) quét, chuyển văn bản giấy thành văn bản điện tử. Ảnh: N.Q
Bảo quản toàn vẹn
Xây dựng và triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử để từng bước tiến tới hiện đại hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ tài liệu của tỉnh. Từ đó, góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành công việc cùng các hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin.
Tài liệu lưu trữ được số hóa sẽ tạo cơ sở bước đầu cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử một cách toàn vẹn. Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử dạng tài liệu giấy sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ lịch sử bản gốc, thực hiện giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử; đồng nhất các loại hình tài liệu; quản lý và khai thác tập trung.
Đồng thời, phục vụ tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.
Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng tệp điện tử, giúp việc khai thác, cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Từ đó, góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc (bằng giấy).
Kết nối, liên thông dữ liệu điện tử sau khi số hóa vào cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và nền tảng liên thông, kết nối chia sẻ dữ liệu của tỉnh (kiến trúc chính quyền điện tử của tỉnh) nhằm tạo lập hệ thống cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử thống nhất toàn tỉnh.
Bạc Liêu đang triển khai Đề án phát triển đô thị thông minh giai đoạn 2021 – 2025 và định hướng đến năm 2030. Các tài liệu được số hóa, kết nối, liên thông sẽ là một trong những nguồn dữ liệu quan trọng để xây dựng, duy trì, phát triển đô thị thông minh.
Nguyễn Quốc
