Ändra ny adress: Vad företag behöver göra för att undvika att göra misstag och gå vilse

Från och med den 1 juli innebär omvandlingen av administrativa gränser till två nivåer en stor mängd arbete, vilket kräver noggranna förberedelser från företagens sida för att undvika risker och systemstörningar i driften.

Ändring av administrativa adresser kommer att ha stor inverkan på verksamheten hos myndigheter, organisationer och företag - Illustrationsfoto: HP

Från och med den 1 juli kommer omvandlingen från administrativa gränser med tre nivåer till två nivåer att skapa en enorm mängd arbete för alla berörda parter, från statliga förvaltningsmyndigheter, lokala myndigheter till företag, särskilt tekniska system och tjänster som använder kartor och adresser.

Denna process kräver noggranna förberedelser för att undvika risker, fel och driftstörningar.

Identifiera 6 utmaningar

Enligt On Nhu Binh, medgrundare och VD för EMDDI Joint Stock Company (en transportplattform för företag som Xanh SM, Taxi Group, Lado, etc.), kommer ändrade administrativa adresser att få betydande konsekvenser för många företags verksamhet.

Särskilt branscher som e-handel, transport (inklusive taxibilar, samåkning, leverans, logistik) och fastigheter kommer att påverkas kraftigt.

Samtidigt kommer företag i andra branscher, särskilt de som använder programvara för hantering på avdelnings-/kommunnivå, att behöva mer tid för att implementera dessa förändringar synkront.

Herr Binh förutspår att organisationer kommer att möta sex stora grupper av utmaningar under omvandlingsprocessen.

För det första är arbetsbelastningen stor och det finns risk för fel och påföljder. Det är viktigt att skilja mellan att "använda adresser i den dagliga verksamheten" och att "kräva konvertering och lagring av adresser enligt nya administrativa enheter".

Utan en specifik plan och förutseende av nya situationer är organisationer benägna att drabbas av systemavbrott, fel och eventuella påföljder enligt regelverk.

För det andra, risken med att använda kart-API:er från tredje part. För närvarande har många kart-API-leverantörer ännu inte bekräftat sin förmåga att fullt ut stödja nya administrativa adresser. Vissa har öppnat pilotprojekt men noggrannheten har inte bekräftats.

Därför måste applikationer som använder tredjeparts kart-API:er förutse risker om adressen är felaktig.

För det tredje är det svårt för användare att identifiera motsvarande adresser mellan de gamla och nya. Konverteringen kan orsaka förvirring. Till exempel gav Mr. Binh ett exempel: tidigare var det lätt att skilja "5 Quang Trung (Hoan Kiem)" från "5 Quang Trung (Ha Dong)", men i det tvånivåiga adresssystemet kan bristen på distriktsinformation lätt orsaka förvirring vid kommunikation, leverans och resor.

För det fjärde, standardisera adressdata. Konvertering är endast effektiv när indata är standardiserad. Om adresser matas in slumpmässigt, inte i ett standardformat, eller är handskrivna inkonsekvent, blir bearbetnings- och konverteringsprocessen komplicerad och kostsam.

För det femte, kravet på att fakturor ska utfärdas på den nya adressen. Gällande regler kräver att fakturor ska utfärdas på den nya administrativa adressen. Samtidigt kan vissa operativsystem fortfarande använda den gamla adressen. Därför måste företag granska, uppdatera information och samarbeta med skattemyndigheterna för specifika instruktioner för att undvika fel i deklarationer och fakturautfärdande.

För det sjätte, dolda kostnader under övergången. Från uppdatering av programvarusystem, justering av API:er, modifiering av skyltar, omtryck av fakturor, kontrakt... alla uppstår kostnader. Dessa kostnader kan vara betydande, särskilt för företag med stora verksamheter eller många kontaktpunkter med adressdata.

Lagra gamla och nya adresser parallellt

För att minimera kostnaderna från ovanstående risker föreslår Binh några lösningar som organisationer kan hänvisa till. Först och främst är det nödvändigt att planera datakonvertering på ett kontrollerat sätt, inklusive kontroll, jämförelse och testning av steg innan officiell implementering.

Att lagra både den gamla och den nya adressen samtidigt initialt är också ett sätt att säkerställa oavbruten drift. Dessutom bör systemen stödja visning av båda adressformaten, eller åtminstone ge användarna möjlighet att se motsvarande nya adress.

Detta kommer att hjälpa användarna att gradvis vänja sig vid den nya adressen och begränsa förvirring. I synnerhet kräver uppdatering av fakturor till den nya adressen nära samordning med skattemyndigheterna för att säkerställa att reglerna följs och undvika juridiska risker.

Slutligen sa herr Binh att om regeringen för närvarande kan främja standardisering och synkron implementering av postnummer för administrativa adresser med två nivåer, så kommer detta att vara en optimal grundläggande lösning.

Detta hjälper inte bara till att synkronisera systemen mellan parterna (kartor, transport, administration och handel), utan sparar också mycket resurser i framtiden om det sker några andra förändringar.

HONG PHUC

Källa: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm