Lösningens effektivitet "Bifoga bilder med hyperlänkar"

QTO - Vid Social Policy Bank (CSXH) i Quang Tri-provinsen föds varje år dussintals praktiska initiativ och lösningar, som gradvis förbättrar kvaliteten, produktiviteten och effektiviteten hos policykreditkapitalet. Ett av dem är "Lösning för att tillämpa funktionen att bifoga bilder med hyperlänkar i Microsoft Word för att illustrera bevis i rapporter om att övervinna befintliga problem och fel" av författargruppen Ho Van Quan och Dao Nhat Khanh Quoc. Detta är en enkel teknikapplikationslösning men ger praktiska fördelar inom intern ledning och rapportering.

Denna idé att förbättra den interna rapporteringsprocessen "föddes" ur arbetsmetoderna hos Ho Van Quan, chef för transaktionskontoret, och Dao Nhat Khanh Quoc, chef för syntesteamet, Huong Hoa Social Policy Bank.

Det är känt att Mr. Quoc sedan slutet av 2022 har utsetts till ansvarig för intern inspektion och kontroll vid Social Policy Bank of Huong Hoa, efter en period av förstärkning av sitt arbete i Ca Mau . Detta jobb kräver att han behärskar alla enhetens register och dokument för att kunna sammanställa och rapportera till överordnade.

I verkligheten har dock processen för att rapportera och korrigera fel efter inspektion fortfarande många brister. Även om enheten snabbt har korrigerat och sparat stödjande bilder, skickas korrigeringsrapportfilerna och illustrativa bilder ofta separat och separat. Detta orsakar betydande svårigheter för den som gör rapporten, personalen som tar emot rapporten och arbetet med att övervaka och kontrollera de korrigerade felen igen.

”Utifrån den situationen insåg både jag och herr Quan att vi behövde en lösning för att optimera utskicket av felkorrigeringsrapporter med illustrativa bilder, skapa vetenskap , logik och tillämpa teknik för att skapa bekvämlighet, förbättra produktiviteten och arbetseffektiviteten”, delade herr Quoc.

Författargruppen utbytte och diskuterade initiativets inslag - Foto: TP

Kärnskillnaden med initiativet är användningen av funktionen att bifoga foton via hyperlänk istället för att infoga foton direkt. Denna metod gör rapportfilen liten, enkel att skicka och lagra men säkerställer ändå visuell överblick. Användare behöver bara trycka Ctrl + klicka så visas "bevisen" omedelbart.

Med hjälp av funktionen för bildbifogning via sökväg i Microsoft Word infogade författargruppen specifika illustrativa bilder för varje objekt och innehåll på det enklaste sättet att visa, förstå, kontrollera och spåra. Mer specifikt, efter att ha korrigerat fel, sparade enheten ett separat Word-dokument i en mapp med ett lättkomligt namn. Samtidigt sparade de illustrativa bilderna som bevisar korrigeringen i en undermapp i den nyskapade mappen. Namnge sedan bilderna på ett lättförståeligt sätt för att göra det lättare att hitta och bifoga dem i rapportdokumentet.

Bland de korrigerade punkterna i rapporten, markera (välj) innehållet, högerklicka sedan, välj "Länk", välj den illustrativa bilden i rutan "Läs i", välj sedan bilden som motsvarar det korrigerade innehållet och klicka på "OK". "När det är klart, komprimera mappen som innehåller rapportdokumentet och den illustrativa bilden och skicka den. Den mottagande enheten sparar den, packar upp den, öppnar sedan filen och klickar på varje innehåll i rapporten för att visa motsvarande bifogade bild", beskrev Mr. Quoc.

Herr Quan sa att detta initiativ genomfördes av författargruppen på cirka 1,5 månader. Efter att det hade genomförts hjälpte det Social Policy Bank of Huong Hoa att övervaka processen att korrigera befintliga problem och fel i ett sekventiellt, tydligt och tydligt system. Därifrån är det lätt att se vilket innehåll som har korrigerats och vilket som inte har det.

Tack vare detta initiativ blir processen att tillhandahålla stödjande dokument som bifogas rapporten vetenskaplig och tydlig. Mottagaren av den korrigerade rapporten kan enkelt kontrollera de "bevis" som har korrigerats, vilket bidrar till att förbättra arbetsproduktiviteten och arbetseffektiviteten med cirka 40–50 % jämfört med den gamla processen. "Inte bara inom området intern inspektion och kontroll, utan detta initiativ tillämpas även på andra områden vid Huong Hoa Social Policy Bank och har uppnått anmärkningsvärda resultat. Under den kommande tiden kommer vi att fortsätta att uppmuntra och motivera enhetens personal att anstränga sig för att komma fram till användbara initiativ och tillämpa dem i praktiken så att bankens verksamhet kan utvecklas dag för dag", bekräftade Quan.

Inte bara ovanstående initiativ, utan på senare tid har många lösningar och initiativ från tjänstemän och anställda vid Social Policy Bank fötts och tillämpats i stor utsträckning, vilket hjälper den provinsiella socialpolitiska banken att fungera mer och mer effektivt. Tack vare dessa förbättringar har enheten uppnått positiva resultat när det gäller att genomföra viktiga mål, såsom: Ökad kredittillväxt, minimering av osäkra fordringar och förfallna skulder samt förbättrad effektivitet i kommunikationen och hanteringen av spar- och lånegrupper...

Genom detta har förmånliga lån beviljats ​​fattiga hushåll och stödmottagare i tid och på ett effektivt sätt, vilket har hjälpt dem att investera, utveckla ekonomin och ta sig ur fattigdom på ett hållbart sätt. Bra och lämpliga initiativ skapar en stark drivkraft som motiverar tjänstemän och anställda i hela systemet inom den provinsiella socialpolitiska banken att ständigt förnya sig och göra ansträngningar för att bidra.

Truc Phuong

Källa: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/