Stärka hanteringen av dokument- och arkivarbete i samband med omorganisationen av det politiska systemets apparat.

Det är strängt förbjudet att olagligt inneha, överföra eller förstöra dokument och dokumentdatabaser; det är inte tillåtet att skada eller förlora dokument och dokumentdatabaser under omorganisationen av apparaten.

Den 19 mars 2025 utfärdade inrikesministeriet officiell rapport nr 414/BNV-VTLTNN till folkkommittéerna i provinser och centralt styrda städer om att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbete i samband med omorganisationen av det politiska systemets apparat i enlighet med politbyråns slutsats nr 127-KL/TW.

Det är strängt förbjudet att olagligt inneha, överföra eller förstöra dokument och dokumentdatabaser.

För att säkerställa ett smidigt och kontinuerligt dokument- och arkivarbete, säkerställa säker dokumenthantering före, under och efter att omorganisationen av det politiska systemet har slutförts i enlighet med politbyråns och sekretariatets slutsats nr 127-KL/TW daterad 28 februari 2025 om genomförande av forskning och förslag om fortsatt omorganisation av det politiska systemet, utförande av ansvaret för statlig förvaltning av dokument och arkiv, begär inrikesministeriet att ordföranden för folkkommittén i provinsen eller den centralt styrda staden snarast leder genomförandet av ett antal brådskande uppgifter för att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbetet i samband med omorganisationen av den lokala förvaltningsapparaten enligt följande:

För det första, följ korrekt och fullständigt alla lagar om dokument och arkiv och uppfyll följande krav:

För det första måste alla dokument och dokumentdatabaser som bildas under myndigheters och organisationers verksamhet hanteras centralt, enhetligt och säkert i enlighet med varje arkiv; dokument och dokumentdatabaser från varje myndighet eller organisation måste räknas och samlas in i enlighet med den myndighetens eller organisationens arkiv.

För det andra ska myndigheten eller organisationen stänga sina arkiv från och med den dag då verksamheten upphör. Myndigheten eller organisationen får inte utfärda administrativa dokument under sin behörighet från och med den dag då den behöriga myndighetens beslut om sammanslagning eller upphörande av verksamheten träder i kraft.

För det tredje, före och under det organisatoriska arrangemanget, måste dokument och databaser fortsätta att bevaras i arkiven hos de provinsiella historiska arkiven och myndighetsarkivet (eller den plats där de bevaras) hos den administrativa enheten före arrangemanget.

För det fjärde är det strängt förbjudet att olagligt inneha, överföra eller förstöra dokument och dokumentdatabaser; det är inte tillåtet att skada eller förlora dokument och dokumentdatabaser under omorganisationen av apparaten.

För det andra ansvarar de provinsiella historiska arkiven för att ta emot och samordna med cheferna för myndigheter, organisationer och administrativa enheter för att fortsätta att bevara alla arkivdokument och dokumentdatabaser i provinsen på plats eller tillfälligt bevara dem och överlämna dokument i enlighet med deras förvaltningsbefogenheter till de nya myndigheterna, organisationerna och administrativa enheterna efter det organisatoriska arrangemanget.

För det tredje, överlämnandet av dokument och dokumentdatabaser efter att den organisatoriska ordningen har genomförts i enlighet med bestämmelserna i lagen om arkivförvaltningsmyndighet.

För det fjärde, strikt implementera lagar om hantering och användning av sigill och digitala signaturer för offentlig tjänst; skydda statshemligheter och säkerställa säkerheten för information, dokument och data vid utförande av statistiska uppgifter, paketering, överlämnande, bevarande och användning av dem i samband med omorganisation av apparaten.

Utfärdande av dokument som reglerar listan över identifieringskoder för dokument, register och textsymboler för nya myndigheter och organisationer

För folkkommittéerna i provinser och centralt styrda städer rekommenderar inrikesministeriet att ordföranden för den provinsiella folkkommittén ska vara ansvarig som chef för att genomföra statlig förvaltning av arkiv på plats inom ramen för sina uppgifter och befogenheter; och säkerställa säkerheten för dokument och dokumentdatabaser under deras förvaltningsbefogenhet i enlighet med lagbestämmelser under hela processen med att omorganisera apparaten.

Utfärda snarast direktiv från ordföranden för den provinsiella folkkommittén om stärkande av statens förvaltning av dokument- och arkivarbete.

Utveckla en plan för att omorganisera statens historiska arkiv på provinsiell nivå i projektet för att omorganisera administrativa enheter på alla nivåer och bygga en tvånivåsmodell för lokal förvaltning, och lämna in den till behöriga myndigheter för utvärdering och implementering.

Omedelbart efter att organisationsarrangemanget är slutfört är det nödvändigt att omedelbart utföra följande uppgifter:

Först, utfärda ett dokument som reglerar listan över identifieringskoder för dokument, register och textsymboler för nya myndigheter och organisationer under förvaltning.

För det andra, instruera cheferna för nya myndigheter och organisationer att ta emot dokument och databaser under deras förvaltningsbefogenhet; cheferna för nya gräsrotsadministrativa enheter att ta emot dokument i de rum och lager i förvaltningsområdet som tillfälligt förvaltas av det provinsiella historiska arkivet.

För det tredje, instruera enheten som förvaltar och driver systemet att implementera tekniska lösningar för att säkerställa kontinuitet och fortsättning av dokumentutfärdande och arbetsavvecklingsaktiviteter hos myndigheter och organisationer under dess ledning.

För det fjärde, styra utvecklingen av projekt och planer för att hantera och bearbeta affärsverksamheten för tidigare sammanställda dokument.

För det femte, säkerställa resurser för att utföra kontors- och arkivuppgifter på ett säkert och smidigt sätt före, under och efter den organisatoriska överenskommelsen.

För det sjätte, rapportera genomförandestatusen till inrikesministeriet så att inrikesministeriet kan sammanfatta och rapportera till regeringen .

Utfärdande av planen för att genomföra direktivet från ordföranden för provinsens folkkommitté om att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbete.

För inrikesdepartementet, råda ordföranden för den provinsiella folkkommittén att utfärda ett direktiv om att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbete i samband med omorganisationen av det lokala politiska systemets apparat.

Utfärda en plan för att genomföra direktivet från ordföranden för den provinsiella folkkommittén om att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbete i samband med omorganisationen av det lokala politiska systemet.

Det provinsiella historiska arkivet utser tjänstemän att organisera arbetsgrupper till myndigheter, organisationer och enheter för att ta emot, samordna bevarande av dokument på plats och avgränsa dokumentdatabasen i systemet.

Instruera provinsens historiska arkiv att proaktivt vidta åtgärder för att samla in permanent bevarade dokument som har redigerats fullständigt vid myndigheter och organisationer som är källan till dokument som lämnats in till provinsens historiska arkiv.

Råda ordföranden för den provinsiella folkkommittén att ordna tillräckliga resurser för att säkerställa säkerheten för dokument och dokumentdatabaser i rum och lager som har bekräftats och förseglats av det provinsiella historiska arkivet tills de överlämnas till ansvarig förvaltningsmyndighet eller organisation efter att apparaten har omorganiserats.

Omedelbart efter att organisationsarrangemanget är slutfört är det nödvändigt att omedelbart utföra följande uppgifter:

Råda ordföranden för den provinsiella folkkommittén att snarast offentliggöra en lista över identifikationskoder för dokument, register och textsymboler för myndigheter och organisationer som bildats efter omorganisationen av den apparat som omfattas av dess förvaltningsområde.

Lämna in planer och projekt för hantering och behandling av dokument från myndigheter och organisationer till den provinsiella folkkommittén innan apparaten omorganiseras.

Samordna med enheten för systemhantering och drift för att utveckla en överlämningsplan, integrera dokument och dokumentdatabaser i systemet.

Vid behov, rådfråga statens arkiv- och registeravdelning om hanterings- och bearbetningsplanen för dokumentblocket och dokumentdatabasen som har sammanställts innan den organisatoriska strukturen utformas.

Regelbundet vägleda och besvara frågor från myndigheter, organisationer och individer om dokument och arkiv före, under och efter organisatorisk omstrukturering.

Bekräfta överlämnandet av dokument och dokumentdatabaser från myndigheter och organisationer innan apparaten omorganiseras

För provinsiella historiska arkiv rekommenderar inrikesministeriet att man utser tjänstemän som ska vägleda inventering, arrangering, paketering, försegling, bekräftelse av volym och skick för pappersdokument och dokument på andra informationsbärare (om sådana finns), samt mottagande och samordning av bevarande på plats eller tillfällig centraliserad bevaring av dokument från myndigheter och organisationer.

Samordna med systemets lednings- och driftsenhet för att fastställa antalet digitala dokument och avgränsa dokumentdatabasen i systemet för varje myndighet, organisation och administrativ enhet.

Gör en lista över alla dokument och dokumentdatabaser som för närvarande bevaras i det provinsiella historiska arkivet; fortsätt att säkerställa säkerheten, integriteten och användbarheten för dokument och dokumentdatabaser i det provinsiella historiska arkivet tills dokumenten och dokumentdatabaserna överlämnas till behöriga myndigheter och organisationer efter att organisationsstrukturen har omorganiserats.

Syntetisera mängden och statusen för dokument, dokumentdatabasen och rapportera till inrikesdepartementet för rapportering till inrikesministeriet.

Omedelbart efter att organisationsarrangemanget är slutfört är det nödvändigt att omedelbart utföra följande uppgifter:

Kontaktpunkten organiserar och bekräftar överlämnandet av dokument och dokumentdatabaser från myndigheter och organisationer före den organisatoriska överenskommelsen till behörig förvaltningsmyndighet eller organisation efter den organisatoriska överenskommelsen.

Ge inrikesdepartementet råd att utveckla planer och projekt för att hantera de dokument och dokumentdatabaser som har sammanställts av myndigheter och organisationer innan apparaten omorganiseras.

Samordna med relevanta myndigheter och organisationer för att organisera genomförandet av projekt och planer för att hantera och bearbeta dokument och databaser som har sammanställts innan apparaten omorganiseras.
Samla in filer med permanent bevarandeperiod som tidigare har redigerats fullständigt vid myndigheter och organisationer som är källan till dokument som lämnats in till det provinsiella historiska arkivet. Om det inte finns något specialiserat arkiv kommer det provinsiella historiska arkivet att råda inrikesdepartementet att ordna rum och lager för att garantera säkerheten för dokument som samlats in under omorganisationen av apparaturen.

Registrera dig för att öppna nya eller återöppna konton för organisationer, ledare och sekreterare i systemet för att säkerställa utfärdande och mottagande av dokument.

För chefer för myndigheter, organisationer och administrativa enheter kräver inrikesministeriet att chefer för myndigheter, organisationer och ordförande för folkkommittéer på distrikts- och kommunnivå ansvarar för att säkerställa säkerheten för dokument och dokumentdatabaser under deras förvaltningsbefogenhet i enlighet med lagbestämmelserna under omstruktureringsprocessen för apparaten tills dokumenten och dokumentdatabaserna överlämnas till provinsens historiska arkiv och behöriga myndigheter och organisationer efter omstruktureringen av apparaten.

Instruera enheter och individer att sammanställa och paketera register och dokument om slutfört arbete och register och dokument om ofullbordat arbete (gör en lista över ofullbordat arbete för varje enhet).

Utse enheter och individer för att sammanställa och upprätta en lista över myndighetens eller organisationens oavslutade arbete; bifoga filer och dokument, paketera dem separat och samla in dem för att skickas till myndighetens arkiv.

Leda statistikmyndighetens arkiv, packa dokument i arkiven och vägleda enheter och individer att sammanställa och packa ej inlämnade filer och dokument i arkiven; ta emot filer och dokument från enheter och individer och samla dem i arkiven och centraliserade förråd och lager. Det är nödvändigt att vara uppmärksam, samla separat och ha tydliga anteckningar för filer och dokument om oavslutat arbete.

Ordna nödvändiga lager, utrustning och personalresurser för att skydda och säkert bevara dokument tills de överlämnas till behörig myndighet eller organisation för hantering efter omorganisation av apparaten.

Anvisa enheten som förvaltar och driver det statistiska systemet att bekräfta antalet dokument och dokumentdatabaser över slutförda och ofullbordade arbeten; avgränsa data i systemet eller hämta dem till lagringsenheter och säkerställa dokumentens och databasernas säkerhet och integritet tills de överlämnas till de provinsiella historiska arkiven eller behöriga myndigheter och organisationer efter omstrukturering av apparaten.

Ordföranden för distriktets folkkommitté uppdrar åt inrikesdepartementet att ge råd om arrangemang av lager och nödvändig utrustning för att samla in och centralt bevara dokument från specialiserade myndigheter under distriktets folkkommitté; och att organisera styrkor för att skydda dokumentens säkerhet tills de överlämnas till behörig förvaltningsmyndighet eller organisation efter det organisatoriska arrangemanget.

Omedelbart efter att den organisatoriska överenskommelsen har slutförts måste chefen för den nya myndigheten, organisationen eller administrativa enheten omedelbart ge instruktioner om:

Registrera dig för att öppna nya eller återöppna konton för organisationer, ledare och sekreterare i systemet för att säkerställa utfärdande och mottagande av dokument; registrera dig för att utfärda sigill och digitala signaturcertifikat för specialiserad offentlig tjänst enligt föreskrifter.

Samordna med provinsens historiska arkiv, enheten för systemförvaltning och drift samt relevanta enheter och individer för att ta emot dokument och dokumentdatabaser om oavslutat arbete under deras förvaltningsbefogenhet för vidare lösning.

Ta emot dokument, dokumentdatabaser under förvaltningsbehörighet och dokument i rum och lager inom förvaltningsområdet; samordna med Historiska arkiven för att utveckla affärshanteringsplaner för det dokumentblocket.

Räkna, försegla och förvara dokument säkert i myndighetens arkiv och lager.

För myndighetens arkiv ska myndighetens arkivavdelning eller den person som är tilldelad arkiveringen vid myndigheten, organisationen eller enheten utföra följande uppgifter:

Instruera enheter och individer att sammanställa och paketera filer och dokument och överlämna dem till centraliserade förvaringsrum och lager i förväg; förbereda lager och nödvändiga förhållanden för att säkert bevara dokument som mottagits från enheter och individer.

Räkna, försegla och förvara dokument på ett säkert sätt på myndighetens eller organisationens kontor eller arkiv tills dokumenten överlämnas till provinsens historiska arkiv eller behörig myndighet eller organisation efter att organisationsstrukturen har omorganiserats.

Samordna med statistiksystemets förvaltnings- och driftsenhet för att bekräfta antalet dokument och dokumentdatabaser från myndigheter och organisationer i systemet.

Ta emot och bevara separat filer och dokument över oavslutade arbeten enligt listan.

Skicka in eller sammanställ, separat paketera tidigare färdigställda och permanent bevarade dokument redo för inlämning till Historiska arkivet.

Skicka in de paketerade dokumenten och filerna samt listan över oavslutade arbeten i originalskick.

För statstjänstemän, offentliganställda och arbetstagare, sammanställ och paketera register och dokument om utfört arbete och register och dokument om ofullbordat arbete; för ofullbordat arbete är det nödvändigt att upprätta en lista och tydligt ange: arbetets namn; namn på den person som har tilldelats att hantera det; antal befintliga dokument och material; deadline för hantering (om sådan finns).

För statistik över register och dokument om slutfört arbete och register och dokument om ofullbordat arbete i systemet; skapa en lista över arbetsregister eller en lista över dokument om ofullbordat arbete i systemet.

Skicka in originalpaketet med dokument och filer och listan över oavslutat arbete i systemet till myndighetens eller enhetens arkiv, eller den person som ansvarar för att samla in dokument under omorganisationen av apparaten.

Omedelbart efter att de organisatoriska arrangemangen har slutförts är det nödvändigt att omedelbart samordna med myndighetens arkiv och den enhet som hanterar och driver systemet för att överlämna register och dokument om oavslutat arbete till den enhet eller person som ansvarar för att fortsätta hantera det.

Avsluta konton för organisationer och individer för myndigheter och organisationer som upphör med verksamheten omedelbart efter att ett beslut om organisatorisk omstrukturering har fattats.

När det gäller den enhet som förvaltar och driver systemet, kräver inrikesministeriet att identifiera och avgränsa omfattningen av dokument och dokumentdatabaser i systemet enligt varje konto hos myndigheten, organisationen och individen; där, baserat på listan över oavslutat arbete hos enheterna och individerna, fastställs omfattningen av data och upprättas en lista över konton för organisationer och individer med oavslutat arbete; och att en överlämningsplan utarbetas när så anvisas.

Samla in och rapportera till provinsens folkkommitté och inrikesdepartementet om systemet med dokumentidentifieringskoder, filkoder och dokumentsymboler som för närvarande används i systemet. Detta ska fungera som grund för att fastställa dokumentidentifieringskoder, filkoder och dokumentsymboler för myndigheter och organisationer efter att apparaten har omorganiserats på ett enhetligt och synkroniserat sätt, vilket undviker dubbelarbete.

Omedelbart efter att organisationsarrangemanget är slutfört är det nödvändigt att omedelbart utföra följande uppgifter:

Avsluta konton för organisationer och individer för myndigheter och organisationer som upphör med verksamheten omedelbart efter att ett beslut om organisatorisk omstrukturering har fattats.

Uppdatera systemet med dokumentidentifieringskoder, filkoder och textsymboler för nya myndigheter och organisationer för att säkerställa att systemet fungerar smidigt.

Öppna konton för nya myndigheter, organisationer och individer, och säkerställ koppling till tidigare relaterade dokument och dokumentdatabaser för att säkerställa att inga avbrott sker i arbetsbearbetningen i systemet.
Extrahera och paketera dokument och dokumentdatabaser för inaktiva myndigheter, organisationer och enheter och överlämna dem till provinsens historiska arkiv eller behöriga myndigheter och organisationer efter omstrukturering av apparaten.

Ha en plan för att använda dokument och dokumentdatabaser i systemet för att tillgodose de akuta behoven hos myndigheter, organisationer och individer under omstruktureringen av apparaten.
Se hela texten i officiell avsändning nr 414/BNV-VTLTNN i den bifogade FILEN:

[annons_2]
Källa: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987