AI-applikationer effektiviserar administrativa förfaranden.

VNPT:s IT-teknikteam använder tekniklösningar för att betjäna kunder. — VNPT :s IT-teknikteam använder tekniklösningar för att betjäna kunder.

Uppgiften att omorganisera den administrativa apparaten och enheterna, särskilt omorganisationen av administrativa enheter på distrikts- och kommunnivå, är en viktig policy med strategisk betydelse för att effektivisera apparaten och förbättra ledningens effektivitet. Denna process ger dock upphov till och kommer att ge upphov till betydande utmaningar när det gäller hanteringen av administrativa förfaranden.

Mer specifikt har förändringar i administrativa gränser, namn och relaterade bestämmelser förvirrat medborgare och företag, vilket lett till en ökning av förfrågningar och administrativa förfaranden. Dessutom, i samband med nedskärningar av personalstyrkan, måste tjänstemän och offentliganställda samtidigt anpassa sig till nya operativa rutiner och hantera den ökade mängden pappersarbete, vilket skapar betydande press och ökar risken för förseningar och fel.

För att effektivt hantera dessa utmaningar, säkerställa en smidig och transparent omstruktureringsprocess, minimera besvär för medborgare och företag och optimera administrativa resurser har Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT) utvecklat specialiserade AI-applikationer för att stödja effektiv administrativ hantering under övergångsperioden.

"Personliga" tjänster för medborgare och företag.

"Citizen-Business Virtual Assistant" är en integrerad AI-plattform som fungerar som en enda, intelligent digital kontaktpunkt och ger omfattande stöd till medborgare och företag i alla administrativa förfaranden som uppstår i samband med fusionsprocessen.

Med sin automatiserade informationssvarsfunktion dygnet runt använder den här applikationen teknik för naturlig språkbehandling (NLP) för att förstå och korrekt och omedelbart besvara tusentals frågor från medborgare och företag om nya administrativa gränser, namnändringar och nödvändiga dokumentjusteringar (hushållsregistrering, medborgaridentitetskort, företagslicens, markanvändningsrättighetsintyg etc.). Applikationen ger också information om nya policyer och regler som uppstår efter sammanslagningar på ett lättförståeligt och personligt sätt för varje enskilt fall.

Å andra sidan, baserat på den information som användaren tillhandahåller (typ av dokument som ska ändras, gammal/ny adress, typ av verksamhet), kommer AI automatiskt att identifiera de administrativa förfaranden som ska utföras och ge detaljerade steg-för-steg-instruktioner om vilka dokument som ska förberedas. Den kommer också att tillhandahålla direkta länkar till de elektroniska formulär som ska fyllas i, och till och med hjälpa till att automatiskt fylla i en del av informationen om informationen redan finns tillgänglig från den nationella databasen, vilket minimerar fel och sparar tid för medborgarna.

Detta AI-system samlar också automatiskt in, analyserar och uppdaterar de senaste juridiska dokumenten och tillkännagivandena från ministerier, departement och kommuner relaterade till fusioner, vilket säkerställer att informationen alltid är korrekt och aktuell för medborgare och företag.

Tack vare dessa funktioner kommer AI-applikationen "Citizen-Business Virtual Assistant" avsevärt att minska bördan av direkta frågestunder för tjänstemän som ansvarar för att hantera administrativa förfaranden, vilket frigör deras tid så att de kan fokusera på att behandla komplexa filer som kräver djupgående utvärdering.

Applikationen bidrar också till att förbättra medborgarnas och företagens nöjdhet och upplevelse, vilket gör det möjligt för dem att proaktivt söka efter information och utföra administrativa förfaranden när som helst och var som helst, vilket minimerar väntetider och resor, samt skapar transparens och förtroende. I synnerhet säkerställer applikationen informationens konsekvens och noggrannhet, begränsar situationer där olika platser ger olika tolkningar, vilket orsakar förvirring och skapar rättvisa för alla parter.

AI hjälper till med hanteringen av administrativa förfaranden.

VNPT har också utvecklat en serie AI-applikationer som är djupt integrerade i systemet för hantering av administrativa förfaranden för att hjälpa tjänstemän och offentliganställda att hantera administrativa förfaranden mer effektivt under övergångsperioden.

Först finns det AI-system som stöder intelligent dokumentklassificering och verifiering. Dessa AI:er använder "datorseende"-teknik för att automatiskt skanna, känna igen och läsa information från olika typer av dokument och filer; automatiskt klassificera filer, extrahera data och kontrollera deras giltighet enligt de nya reglerna och formulären för den sammanslagna administrativa enheten; sedan automatiskt varna om brister, avvikelser eller ogiltiga filer, vilket hjälper tjänstemän att upptäcka problem tidigt och begära kompletteringar i tid, vilket minskar andelen returnerade filer.

Därefter hjälper AI till med beslutsfattande och dokumenthantering. Denna AI analyserar data från dokument, jämför den med relevanta föreskrifter och föreslår lösningar eller nästa steg för tjänstemän. I komplexa fall kan AI:n lyfta fram punkter att notera eller tillhandahålla relevanta juridiska dokument som tjänstemän kan hänvisa till, vilket påskyndar granskningsprocessen.

Slutligen finns det AI-driven automatiserad rapportering och statistik. Följaktligen kommer applikationen automatiskt att sammanställa data från processen för att ta emot och hantera administrativa förfaranden (antal filer, genomsnittlig handläggningstid, vanligaste typerna av administrativa förfaranden, vanliga fel etc.).

Detta genererar visuella statistiska rapporter i realtid, vilket ger lokala ledare och avdelningar en heltäckande bild av effektiviteten i administrativa förfaranden, vilket gör det enklare att identifiera flaskhalsar och ge snabb vägledning och riktning.

Resultat från verkliga tester visar att dessa AI-system har förbättrat tjänstemännens produktivitet avsevärt, minskat manuella, repetitiva och felbenägna uppgifter, vilket gör det möjligt för tjänstemännen att fokusera på sina yrkesuppgifter och lösa mer komplexa problem. Systemet säkerställer transparens och rättvisa i administrativa förfaranden i takt med att processer digitaliseras och kontrolleras av AI, vilket minimerar subjektiv störning och negativa risker, och tillhandahåller korrekta och aktuella data för ledningen, vilket stöder gräsrotsnivåer och lokala ledare i att fatta snabba och effektiva operativa beslut baserade på verkliga data.

Upplev modern, snabb och effektiv digital administration.

Pilotprogrammet för att tillämpa AI för att stödja administrativa förfaranden i Ho Chi Minh -staden i maj 2025 har gett många positiva resultat. Mer specifikt: tiden det tar att ta emot och svara på ansökningar har minskat avsevärt; medborgare och företag får mer exakt stöd, vilket minskar behovet av flera resor; och tjänstemän har fått ytterligare verktyg för att behandla ansökningar mer proaktivt och effektivt.

Följaktligen har AI-systemet stöttat behandlingen av i genomsnitt 10 000–13 000 ansökningar som lämnats in direkt av medborgare varje dag, vilket sparar uppskattningsvis 1 400 timmar per dag, över 30 800 timmar per månad och 369 600 timmar per år i handläggningstid, vilket motsvarar arbetet för cirka 175 tjänstemän.

Dessutom stöder AI-applikationer även behandlingen av i genomsnitt 5 000–6 000 onlineansökningar per dag, vilket sparar uppskattningsvis 550 timmar per dag, 12 100 timmar per månad och 145 200 timmar per år i handläggningstid, vilket motsvarar arbetet för nästan 70 tjänstemän.

Dessutom kan medborgare och företag, när de övervakar administrativa förfaranden, söka upp och visa sin information på ChatBot-transaktionsplattformen, vilket förbättrar den övergripande upplevelsen. Tillämpningen av AI på den offentliga serviceportalen och informationssystemet för administrativa förfaranden har optimerat processer, minskat väntetider och handläggningskostnader samt säkerställt snabb, transparent och engagerad service till allmänheten.

För VNPT är AI inte bara en trend, utan en långsiktig strategi som lanserades mycket tidigt. VNPT förstår att man inte kan bemästra AI-teknik genom förhastade åtgärder; det kräver systematiska, hållbara och visionära investeringar. VNPT har tydligt identifierat tre pelare som behöver investeringar: människor, infrastruktur och data. För att AI verkligen ska utvecklas räcker det inte med finansiering ensamt; flexibla mekanismer, särskilda policyer och ett beslutsamt åtagande till handling är också nödvändiga.

AI-teknikerna som utvecklas av VNPT paketeras i specifika produkter och tjänster, tätt integrerade i det digitala ekosystem som används för regeringar, medborgare och företag. Det är tack vare denna "gör-det-gör"-process som VNPT:s AI-teknik ständigt förbättras, och dess AI-personal blir alltmer mogen.

Kommentar (0)