AI-applikation förbättrar effektiviteten i administrativa förfaranden

VNPT:s team av IT-ingenjörer använder tekniska lösningar för att betjäna kunder. — VNPT :s team av IT-ingenjörer använder tekniska lösningar för att betjäna kunder.

Uppgiften att omstrukturera förvaltningsapparaten och de administrativa enheterna, särskilt omstruktureringen av administrativa enheter på distrikts- och kommunnivå, är en viktig strategi med strategisk betydelse för att effektivisera förvaltningen och förbättra ledningens effektivitet. Denna process ger dock upphov till och kommer att ge upphov till betydande utmaningar inom området administrativ procedurlösning.

Mer specifikt har förändringen av administrativa gränser, namn och relaterade bestämmelser orsakat förvirring och brist på information för människor och företag, vilket har lett till en plötslig ökning av behovet av frågor och svar samt implementeringen av administrativa förfaranden. I samband med effektiviseringen av lönehanteringen måste dessutom teamet av tjänstemän och offentliganställda både förstå de nya affärsprocesserna och hantera det ökande antalet dokument, vilket orsakar stor press och potentiella risker för förseningar och fel.

För att effektivt hantera dessa utmaningar, säkerställa att arrangemangsprocessen är smidig och transparent, minimera besvär för människor och företag och optimera administrativa resurser har Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) utvecklat specialiserade AI-applikationer för att stödja effektiv administrativ processhantering under övergångsperioden.

"Personalisering" för att betjäna människor och företag

"Citizen - Business Virtual Assistant" är en integrerad AI-plattform som fungerar som en enda, intelligent digital kontaktpunkt och ger ett heltäckande stöd till medborgare och företag i alla administrativa processfrågor som uppstår i samband med fusionsprocessen.

Med möjligheten att automatiskt svara på information dygnet runt använder den här applikationen teknik för naturlig språkbehandling (NLP) för att förstå och omedelbart och korrekt besvara tusentals frågor från personer och företag om nya administrativa gränser, namnändringar och nödvändiga dokument som behöver justeras (hushållsregistrering, medborgaridentifiering, företagslicens, markanvändningsrättighetsintyg etc.). Applikationen ger också information om nya policyer och regler som uppstår efter sammanslagningen på ett lättförståeligt och personligt sätt för varje enskilt fall.

Å andra sidan, baserat på den information som användaren tillhandahåller (typ av dokument som ska ändras, gammal/ny adress, typ av verksamhet), kommer AI automatiskt att identifiera de administrativa procedurer som behöver utföras och ge detaljerade instruktioner för varje steg och varje dokument som behöver förberedas, samtidigt som det tillhandahåller direkta länkar till de elektroniska formulär som behöver fyllas i, och till och med stödja automatisk ifyllning av delar av informationen om informationen redan finns tillgänglig från den nationella databasen, vilket minimerar fel och tid för människor.

Detta AI-system samlar också automatiskt in, analyserar och uppdaterar de senaste juridiska dokumenten och tillkännagivandena från ministerier, filialer och orter relaterade till fusioner, vilket säkerställer att informationen alltid är korrekt och aktuell för både privatpersoner och företag.

Tack vare ovanstående funktioner kommer AI-applikationen "Virtuell assistent för medborgare - företag" avsevärt att minska bördan av direkta förhör för tjänstemän som ansvarar för att hantera administrativa förfaranden, vilket frigör deras tid att fokusera på att behandla komplexa handlingar som kräver djupgående bedömning.

Applikationen bidrar också till att förbättra nöjdheten och upplevelsen för människor och företag, genom att proaktivt söka efter information och utföra administrativa förfaranden när som helst och var som helst, vilket minskar vänte- och restid, skapar transparens och förtroende. I synnerhet säkerställer applikationen också enhetlighet och noggrannhet i informationen, vilket begränsar situationen där varje plats förklarar olika, vilket orsakar förvirring och skapar rättvisa för alla ämnen.

AI stöder administrativa förfaranden

VNPT utvecklade också en serie AI-applikationer som är djupt integrerade i systemet för hantering av administrativa förfaranden för att hjälpa tjänstemän och offentliganställda att hantera administrativa förfaranden mer effektivt under övergångsperioden.

Först och främst finns det ett AI-system som stöder intelligent klassificering och kontroll av register. Dessa AI:er använder "datorseende"-teknik för att automatiskt skanna, känna igen och läsa information från dokument och register; automatiskt klassificera register, extrahera data och kontrollera giltighet enligt nya regler och former av administrativa enheter efter sammanslagningen; och sedan automatiskt varna för brister, fel eller ogiltiga register, vilket hjälper tjänstemän att upptäcka tidigt och begära kompletteringar i tid, vilket minskar antalet register som måste returneras.

Nästa steg är AI:er som stöder beslutsfattande och filhantering. Dessa AI:er analyserar data från filerna, jämför dem med relevanta föreskrifter för att föreslå lösningar eller nästa steg för tjänstemän. I komplexa fall kan AI peka ut punkter att notera eller relevanta juridiska dokument som tjänstemän kan hänvisa till, vilket påskyndar bedömningsprocessen.

Slutligen automatiserar AI rapportering och statistik. Följaktligen kommer applikationen automatiskt att syntetisera data från processen för att ta emot och behandla administrativa förfaranden (antal poster, genomsnittlig handläggningstid, vanligaste typerna av administrativa förfaranden, vanliga fel etc.).

Därifrån kan du skapa visuella statistiska rapporter i realtid, vilket hjälper lokala ledare, avdelningar, filialer och sektorer att få en heltäckande bild av effektiviteten i administrativa förfaranden, enkelt identifiera flaskhalsar för att ge snabb vägledning.

Resultaten av praktiska tester visar att dessa AI-system har förbättrat personalens produktivitet avsevärt, minskat manuella, repetitiva och felbenägna uppgifter, hjälpt personalen att fokusera på professionella uppgifter samt löst mer komplexa problem; säkerställt transparens och rättvisa i hanteringen av administrativa rutiner när processer digitaliserades och kontrollerades av AI, vilket minimerat subjektiva ingripanden och negativa risker; samtidigt tillhandahållit korrekta och aktuella data för ledningen, vilket stöder gräsrotsnivåer och lokala ledare att fatta snabba och effektiva beslut baserade på verkliga data.

Upplev modern, snabb och effektiv digital administration

Pilotprojektet med AI för att stödja administrativa förfaranden i Ho Chi Minh- staden i maj 2025 har gett många positiva resultat. Mer specifikt: Tiden det tar att ta emot och svara på människor har minskat avsevärt; människor och företag får mer exakt stöd, vilket minskar behovet av att resa många gånger; samtidigt har tjänstemän också ytterligare verktyg för att stödja dokumentbehandling mer proaktivt och effektivt.

AI-systemet har följaktligen kunnat ta emot i genomsnitt 10 000–13 000 dokument som lämnats in direkt av medborgare varje dag, vilket har bidragit till att spara handläggningstid med uppskattningsvis 1 400 timmar/dag, mer än 30 800 timmar/månad och 369 600 timmar/år, vilket motsvarar arbetet för cirka 175 tjänstemän.

Dessutom stöder AI-applikationer även mottagandet av i genomsnitt 5 000–6 000 onlineansökningar per dag, vilket bidrar till att spara handläggningstid med uppskattningsvis 550 timmar per dag, mer än 12 100 timmar per månad och 145 200 timmar per år, vilket motsvarar arbetet för nästan 70 anställda.

Dessutom, när människor och företag övervakar administrativa förfaranden, kan de söka upp och visa människors information om ChatBot-transaktioner, vilket hjälper till att uppleva hela processen. Att tillämpa AI på den offentliga serviceportalen och informationssystemet för administrativa förfaranden har bidragit till att optimera processen, minska väntetider och handläggningskostnader, säkerställa snabba och transparenta tjänster och betjäna människor helhjärtat.

För VNPT är AI inte bara en trend utan också en långsiktig strategi som initierades mycket tidigt. VNPT förstår att bemästra AI-teknik inte kan göras i en sprint, utan kräver systematiska, hållbara och visionära investeringar. VNPT identifierar tydligt tre pelare som behöver investeringar: människor, infrastruktur och data. För att AI verkligen ska utvecklas räcker det inte med enbart finansiering, utan det krävs också flexibla mekanismer, särskilda policyer och beslutsamhet att agera.

AI-tekniker som utvecklats av VNPT paketeras alla i specifika produkter och tjänster, tätt integrerade i det digitala ekosystem som används av myndigheter, privatpersoner och företag. Tack vare denna process "verkligt arbete - verklig användning" blir VNPT:s AI-teknik alltmer perfekt, och AI-personalteamet blir också alltmer moget.

Enligt THAI LINH/Nhan Dan Newspaper

Länk till originalartikeln

Källa: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html