จัดทำเอกสารดิจิทัลอย่างเร่งด่วนเมื่อจัดหน่วยงานบริหาร

นครโฮจิมินห์: ดิจิทัลอย่างจริงจังและส่งมอบตรงเวลา

ในช่วงไม่กี่วันที่ผ่านมา ผู้สื่อข่าว SGGP รายงานว่า หลายแขวงและเขตในนครโฮจิมินห์ได้เร่งจัดเจ้าหน้าที่และข้าราชการให้จัดเตรียมและแก้ไขเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์และเอกสารต่างๆ ได้รับการจัดเก็บตามระเบียบข้อบังคับ

ที่คณะกรรมการประชาชนเขต 14 (เขต 10) หลังจากดำเนินการเชิงรุกในระยะแรก การแก้ไขเอกสารเพื่อรองรับการแปลงเป็นดิจิทัลและการสร้างคลังเอกสารสมัยใหม่ได้เสร็จสมบูรณ์แล้ว นายห่า ตวน เฟือง ประธานคณะกรรมการประชาชนเขต 14 กล่าวว่า เขตนี้ดำเนินการแก้ไขและแปลงเอกสารและเอกสารเป็นดิจิทัลอย่างแข็งขันทุกปี สำหรับเอกสารและเอกสารที่เกิดขึ้นตั้งแต่ต้นปี พ.ศ. 2568 จนถึงปัจจุบัน เขตนี้ยังคงดำเนินการแก้ไขและแปลงเป็นดิจิทัลต่อไป ปัจจุบันคลังเอกสารของเขตนี้กว้างเกือบ 60 ตารางเมตร ประกอบด้วยชั้นวางเอกสารมากกว่า 156 เมตร (ชั้นวางเอกสาร 1 เมตร ยาว 1 เมตร จัดเรียงเอกสารในแนวตั้งชิดกันบนชั้นวาง (PV)) ซึ่งได้รับการแก้ไขตั้งแต่ปี พ.ศ. 2514 จนถึงปัจจุบัน

ในทำนองเดียวกัน ในเขตอานลัก (เขตบิ่ญเติน) งานแก้ไขเอกสารพรรคเพื่อการแปลงเป็นดิจิทัลและการจัดเก็บเอกสารก็กำลังดำเนินการอย่างเร่งด่วนเช่นกัน นางสาวเจิ่น ถิ ทู เฮือง รองเลขาธิการคณะกรรมการพรรคประจำเขตอานลัก กล่าวว่า เขตอานลักได้ดำเนินการแก้ไขเอกสารถาวรแล้ว 760 ฉบับ และเอกสารชั่วคราว 201 ฉบับ ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2546 ถึงเดือนพฤษภาคม พ.ศ. 2563 และกำลังดำเนินการแก้ไขชั้นวางเอกสารยาวประมาณ 12 เมตร ตั้งแต่เดือนมิถุนายน พ.ศ. 2563 จนถึงปัจจุบัน โดยมีเป้าหมายที่จะเสร็จสิ้นก่อนวันที่ 25 มิถุนายน และในขณะเดียวกันจะสแกนเอกสารทั้งหมดตั้งแต่ปี พ.ศ. 2546 ถึง 2568 ก่อนวันที่ 15 มิถุนายน

เจ้าหน้าที่เขตอันลัก (เขตบิ่ญเติน นครโฮจิมินห์) กำลังตรวจสอบและแก้ไขเอกสารและไฟล์ของกลุ่มพรรค ภาพ: วัน มินห์

หลายอำเภอ อำเภอ และเมืองทูดึ๊ก ได้ดำเนินการตรวจสอบ แก้ไข และแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลอย่างจริงจัง ยกตัวอย่างเช่น ในเขตบิ่ญเติน จากการตรวจสอบและสถิติตั้งแต่ปี พ.ศ. 2546 ถึง พ.ศ. 2561 พบว่าจำนวนไฟล์และเอกสารที่แก้ไขแล้วอยู่ที่ 5,230 ไฟล์ถาวร ปัจจุบัน เขตกำลังเร่งดำเนินการแก้ไขและสแกนไฟล์ เพื่อจัดเก็บถาวรตั้งแต่ปี พ.ศ. 2562 จนถึงปัจจุบัน เพื่อเตรียมการส่งต่อหลังจากดำเนินการจัดระบบ การเมือง และหน่วยงานบริหารในเขตแล้ว

ในเขต 10 คุณเหงียน ถิ ทู เฮือง ประธานคณะกรรมการประชาชนเขต กล่าวว่า เขตได้กำกับดูแลการรวบรวมและจัดทำรายการเอกสารกระดาษที่แก้ไขแล้ว การแก้ไขเบื้องต้นของเอกสารที่ยังไม่ได้แก้ไข และการเตรียมการส่งมอบให้กับหน่วยงานใหม่ ขณะเดียวกัน เขตจะตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แยกข้อมูล ดึงข้อมูลไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล และรับรองความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของข้อมูลสำหรับการส่งมอบ

ฮานอย : การสร้างความมั่นใจว่าข้อมูลรวมศูนย์และเชื่อมโยงถึงกัน

ในกรุงฮานอย คณะกรรมการประชาชนกรุงฮานอยได้อนุมัติโครงการ "การสร้างฐานข้อมูลร่วมจากการแปลงเอกสารส่วนกลางเป็นดิจิทัลของหน่วยงานต่างๆ ในฮานอย" และมอบหมายให้ศูนย์บริการบริหารสาธารณะกรุงฮานอยเป็นประธานและบริหารจัดการการดำเนินงานของโครงการ โครงการนี้จัดทำขึ้นเพื่อแปลงและจัดเรียงไฟล์และเอกสารใหม่ เพื่อระงับกิจกรรมการบริหารระดับอำเภอและการควบรวมกิจการตำบล ตามความคืบหน้าในข้อสรุปเลขที่ 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2568 ของ กรมการเมือง และสำนักเลขาธิการ เกี่ยวกับการดำเนินการวิจัยและเสนอให้ดำเนินการปรับปรุงระบบการเมืองต่อไป

นายเจื่อง เวียด ดุง หัวหน้าสำนักงานคณะกรรมการประชาชนกรุงฮานอย กล่าวว่า การดำเนินโครงการนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน ครอบคลุมเอกสารของพรรค รัฐบาล และองค์กรมวลชนในฮานอย เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะรวมศูนย์ เชื่อมโยงถึงกัน ใช้ร่วมกัน และนำกลับมาใช้ใหม่ได้ ในอีกแง่หนึ่ง โครงการนี้มีเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และประสิทธิผลของการบริหารจัดการ โดยไม่บันทึกข้อมูลบนกระดาษ ผสานรวมปัญญาประดิษฐ์ และใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ปัจจุบัน ปริมาณเอกสารที่จำเป็นต้องแก้ไขในระดับอำเภอและตำบลในกรุงฮานอยอยู่ที่ประมาณ 68,860 ล้านฉบับ และจำนวนเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นต้องแปลงเป็นดิจิทัลในระดับอำเภอและตำบลมากกว่า 94 ล้านหน้ากระดาษ A4 ซึ่งถือเป็นปริมาณที่มาก ดังนั้นการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลจึงแบ่งออกเป็น 2 ระยะ ระยะที่ 1 การแปลงเอกสารของหน่วยงานเป็นดิจิทัล โดยมี 5 ลำดับความสำคัญ ได้แก่ 1. การแก้ไขและแปลงเอกสารของพรรคและรัฐบาลในระดับอำเภอเป็นดิจิทัล 2. 2. การแก้ไขและแปลงเอกสารของพรรคและรัฐบาลในระดับตำบลเป็นดิจิทัล 3. การแก้ไขและแปลงเอกสารของพรรคในระดับเมืองเป็นดิจิทัล 4. การแก้ไขและแปลงเอกสารของรัฐบาลในระดับเมืองเป็นดิจิทัล 5. การแก้ไขและแปลงเอกสารขององค์กรมวลชนเป็นดิจิทัล 3 ระดับ

นายคู หง็อก จรัง ผู้อำนวยการศูนย์บริการบริหารราชการกรุงฮานอย กล่าวว่า ตั้งแต่วันนี้จนถึงวันที่ 30 มิถุนายน ศูนย์ฯ จะมุ่งเน้นการดำเนินงานตามลำดับความสำคัญที่ 1 และ 2 ได้แก่ การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลที่มีระยะเวลาจัดเก็บถาวร เอกสารที่นำมาใช้ซ้ำบ่อยครั้งทั้งในระดับพรรคและรัฐบาล ทั้งในระดับอำเภอและตำบล ซึ่งคาดว่าจะมีสัดส่วนประมาณ 25% ของปริมาณเอกสารดิบ และ 5% ของปริมาณเอกสารที่แก้ไขแล้ว สำหรับเอกสารดิจิทัลที่รับประกันคุณภาพตามกฎระเบียบ ข้อมูลจะถูกซิงโครไนซ์ ไม่ใช่การแปลงเป็นดิจิทัลซ้ำ เพื่อหลีกเลี่ยงการสิ้นเปลืองเวลาและงบประมาณ

มุ่งสู่การสร้างระบบบริหารที่ทันสมัย

จากการนำไปปฏิบัติในพื้นที่ ผู้เชี่ยวชาญและสมาชิกสภานิติบัญญัติแห่งชาติ (NA) บางส่วนกล่าวว่า การแก้ไขและแปลงบันทึกและเอกสารเป็นดิจิทัลนั้นไม่เพียงแต่เป็นงานทางเทคนิคเท่านั้น แต่ยังมีความหมายในการสร้างความโปร่งใส ความปลอดภัย และความมีประสิทธิภาพในกระบวนการปรับโครงสร้างองค์กร เพื่อสร้างความสะดวกสบายให้กับประชาชนและภาคธุรกิจ นี่ยังเป็นก้าวสำคัญสู่การสร้างระบบบริหารที่ทันสมัย เพื่อตอบสนองความต้องการทางสังคมในยุคใหม่ได้ดียิ่งขึ้น

นายเหงียน กวาง ฮวน รองผู้แทนสภานิติบัญญัติแห่งชาติ ได้เน้นย้ำถึงบทบาทสำคัญของการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลในบริบทปัจจุบัน โดยเน้นย้ำว่า เมื่อรวมหน่วยงานบริหารเข้าด้วยกัน ขอบเขตการบริหารจะกว้างขึ้น โครงสร้างพื้นฐานจะต้องใช้เวลา 5-10 ปีจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นในช่วงแรก การเดินทางเพื่อดำเนินการตามขั้นตอนการบริหารจึงเป็นเรื่องยากลำบาก ดังนั้น หากไม่นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ การที่ประชาชนต้องเดินทางไปที่หน่วยงานภาครัฐเพื่อประมวลผลเอกสารจะก่อให้เกิดความไม่สะดวกอย่างมาก เขากล่าวว่า จำเป็นต้องแปลงเอกสารทั้งหมดให้เป็นดิจิทัล วางขั้นตอนการบริหารไว้ในเครือข่ายเพื่อลดความบกพร่อง และสร้างพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานของรัฐบาลดิจิทัลและสังคมดิจิทัล ซึ่งต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและทันท่วงที ไม่ควรรอคำสั่งจากรัฐบาลกลาง แต่หน่วยงานท้องถิ่นต้องดำเนินการเชิงรุกทันที

นอกจากนี้ ในระหว่างกระบวนการตรวจสอบและจัดเก็บเอกสาร ฟาม วัน ฮวา รองเลขาธิการสภาแห่งชาติ กล่าวว่า คณะกรรมการและหน่วยงานท้องถิ่นของพรรคต้องสั่งการ ตรวจสอบ และเตือนอย่างเด็ดขาดเพื่อป้องกันการสูญหาย การวางผิดที่ หรือแม้แต่การทำลายเอกสารโดยเจตนา “หากเราไม่ระมัดระวังและสูญเสียเอกสารไป ไม่เพียงแต่จะส่งผลกระทบต่อหน่วยงานของรัฐเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบอย่างมากต่อประชาชนและภาคธุรกิจด้วย ดังนั้น ในเวลานี้ จำเป็นต้องกำหนดความรับผิดชอบเฉพาะขององค์กร หน่วยงาน บุคคล และผู้นำอย่างชัดเจน หากเอกสารสูญหาย การวางผิดที่ หรือการทำลายเอกสารโดยผิดกฎหมาย” ฟาม วัน ฮวา รองเลขาธิการสภาแห่งชาติ กล่าว

เพื่อให้มั่นใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง และเพื่อให้มั่นใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากการปรับโครงสร้างระบบการเมืองในนครโฮจิมินห์เสร็จสิ้น คณะกรรมการประชาชนนครโฮจิมินห์ได้ออกคำสั่งที่ 04 คำสั่งดังกล่าวระบุอย่างชัดเจนว่า กำหนดให้หัวหน้าแผนก สาขา และภาคส่วนต่างๆ ของเมือง นครทูดึ๊ก เขต และเทศมณฑลต่างๆ กำกับดูแลการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนจำนวนหนึ่งอย่างเร่งด่วน เพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างระบบการเมืองในเมือง

อารยธรรม - พันท้าว - วันชาติ

ที่มา: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html