การเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง

ห้ามครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด และห้ามทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

เมื่อวันที่ 19 มีนาคม พ.ศ. 2568 กระทรวงมหาดไทย ได้ออกหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการฉบับที่ 414/BNV-VTLTNN ถึงคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดและเมืองที่บริหารโดยส่วนกลาง เกี่ยวกับการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองตามข้อสรุปฉบับที่ 127-KL/TW ของโปลิตบูโร

ห้ามครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด

เพื่อให้มั่นใจว่างานเอกสารและเอกสารสำคัญจะราบรื่นและต่อเนื่อง ให้การจัดการเอกสารมีความปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังการปรับโครงสร้างระบบ การเมือง ให้เสร็จสมบูรณ์ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TW ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2568 ของโปลิตบูโรและสำนักเลขาธิการเกี่ยวกับการดำเนินการวิจัยและเสนอให้ปรับโครงสร้างระบบการเมืองต่อไป โดยปฏิบัติหน้าที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญของรัฐ กระทรวงมหาดไทยขอให้ประธานคณะกรรมการประชาชนของจังหวัดหรือเมืองที่บริหารงานส่วนกลางสั่งการอย่างเร่งด่วนในการดำเนินการตามภารกิจเร่งด่วนจำนวนหนึ่งเพื่อเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานปกครองส่วนท้องถิ่น ดังต่อไปนี้

ประการแรก ให้ปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยเอกสารและจดหมายเหตุอย่างถูกต้องและครบถ้วน โดยต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

ประการแรก เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องได้รับการจัดการอย่างเป็นศูนย์กลาง สม่ำเสมอ และปลอดภัยตามคลังเอกสารแต่ละแห่ง เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการนับและรวบรวมตามคลังเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ

ประการที่สอง หน่วยงานหรือองค์กรต้องปิดเอกสารสำคัญตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินงาน หน่วยงานหรือองค์กรจะต้องไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้อำนาจของตน ตั้งแต่วันที่การตัดสินใจของหน่วยงานผู้มีอำนาจเกี่ยวกับการควบรวมกิจการหรือการยุติการดำเนินงานมีผลบังคับใช้

ประการที่สาม ก่อนและระหว่างการจัดองค์กร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ที่หอจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่ที่กำลังเก็บรักษาไว้) ของหน่วยงานบริหารก่อนการจัดองค์กร

ประการที่สี่ ห้ามครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด ห้ามทำให้เอกสารและฐานข้อมูลเอกสารเสียหายหรือสูญหายในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

ประการที่สอง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีหน้าที่รับและประสานงานกับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร เพื่อดำเนินการรักษาเอกสารสำคัญและฐานข้อมูลเอกสารต่างๆ ในพื้นที่จังหวัดอย่างต่อเนื่องหรือเป็นการชั่วคราว และส่งมอบเอกสารตามอำนาจหน้าที่ของตนให้แก่หน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหารใหม่ๆ ภายหลังการจัดองค์กรแล้ว

ประการที่สาม การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการจัดองค์กรจะดำเนินการตามบทบัญญัติของกฎหมายว่าด้วยอำนาจบริหารจัดการเอกสาร

ประการที่สี่ บังคับใช้กฎหมายอย่างเคร่งครัดเกี่ยวกับการจัดการและการใช้ตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะ ปกป้องความลับของรัฐและรับรองความปลอดภัยของข้อมูล เอกสาร และข้อมูลเมื่อดำเนินการงานสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การเก็บรักษา และการใช้ข้อมูลในกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

การออกเอกสารกำกับรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่

สำหรับคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดและเมืองที่บริหารจัดการโดยส่วนกลาง กระทรวงมหาดไทยแนะนำว่าประธานคณะกรรมการประชาชนประจำจังหวัดควรเป็นผู้รับผิดชอบในฐานะหัวหน้าในการดำเนินการบริหารจัดการเอกสารของรัฐในท้องถิ่นภายในขอบเขตหน้าที่และอำนาจ ตลอดจนให้แน่ใจถึงความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้การดูแลของตนตามบทบัญญัติของกฎหมายตลอดกระบวนการจัดระเบียบกลไกใหม่

ออกคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัด เรื่อง การเสริมสร้างการบริหารจัดการภาครัฐด้านเอกสารและจดหมายเหตุโดยเร่งด่วน

จัดทำแผนปรับปรุงคลังเอกสารประวัติศาสตร์ของรัฐในระดับจังหวัด ในโครงการปรับปรุงและจัดระบบหน่วยงานบริหารทุกระดับ และจัดทำแบบจำลององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นสองระดับ ส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องพิจารณาและดำเนินการ

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กรแล้ว จำเป็นต้องดำเนินการงานต่อไปนี้โดยทันที:

ประการแรก ให้ออกเอกสารกำหนดรายการรหัสประจำตัวเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรใหม่ภายใต้การบริหารจัดการ

ประการที่สอง ให้หัวหน้าหน่วยงานและองค์กรใหม่ๆ รับเอกสารและฐานข้อมูลที่อยู่ในอำนาจบริหารจัดการของตน หัวหน้าหน่วยงานบริหารระดับรากหญ้าใหม่ๆ รับเอกสารที่ห้องและโกดังในพื้นที่บริหารจัดการที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดูแลชั่วคราว

สาม กำกับดูแลหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินการระบบเพื่อนำแนวทางแก้ไขทางเทคนิคมาใช้ เพื่อให้มั่นใจถึงความต่อเนื่องและความต่อเนื่องของกิจกรรมการออกเอกสารและการชำระเงินของหน่วยงานและองค์กรที่อยู่ภายใต้การบริหารจัดการ

ประการที่สี่ กำกับดูแลการพัฒนาโครงการและแผนงานเพื่อบริหารจัดการและดำเนินการทางธุรกิจจากเอกสารที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้

ประการที่ห้า จัดให้มีทรัพยากรเพื่อดำเนินงานธุรการและงานเอกสารอย่างปลอดภัยและราบรื่นก่อน ระหว่าง และหลังการจัดองค์กร

ประการที่หก รายงานสถานะการดำเนินการให้กระทรวงมหาดไทยทราบ เพื่อให้กระทรวงมหาดไทยสรุปและรายงานต่อ รัฐบาล

การออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุ

สำหรับกรมกิจการภายในประเทศ แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดออกคำสั่งเรื่องการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองท้องถิ่น

ออกแผนดำเนินการตามคำสั่งประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกระบบการเมืองท้องถิ่น

สำนักงานจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมอบหมายให้เจ้าหน้าที่จัดกลุ่มงานให้กับหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานต่างๆ เพื่อรับและประสานงานการรักษาเอกสาร ณ สถานที่ และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

สั่งให้หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดดำเนินการเชิงรุกในการรวบรวมเอกสารที่เก็บรักษาไว้ถาวรและผ่านการแก้ไขอย่างสมบูรณ์จากหน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด

แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดจัดเตรียมทรัพยากรให้เพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในห้องและคลังสินค้าที่ได้รับการยืนยันและปิดผนึกโดยหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดมีความปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่รับผิดชอบหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่แล้ว

แนะนำให้ประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดประกาศรายชื่อรหัสประจำตัวสำหรับเอกสาร บันทึก และสัญลักษณ์ข้อความของหน่วยงานและองค์กรที่จัดตั้งขึ้นภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานภายใต้ขอบเขตการจัดการโดยเร็ว

เสนอแผนงานและโครงการเพื่อการบริหารและประมวลผลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรให้คณะกรรมการประชาชนจังหวัดก่อนจัดระบบใหม่

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบ เพื่อจัดทำแผนการส่งมอบ บูรณาการเอกสาร และฐานข้อมูลเอกสารในระบบ

หากจำเป็น ให้ปรึกษากับกรมบันทึกและจดหมายเหตุของรัฐเกี่ยวกับแผนการจัดการและการประมวลผลสำหรับบล็อกเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่ได้รับการรวบรวมไว้ ก่อนที่จะจัดโครงสร้างองค์กร

ให้คำแนะนำและตอบคำถามของหน่วยงาน องค์กร และบุคคลต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารและจดหมายเหตุเป็นประจำ ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการปรับโครงสร้างองค์กร

ยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

สำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ระดับจังหวัด กระทรวงมหาดไทยขอแนะนำให้จัดเจ้าหน้าที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการนับ การจัดเรียง การบรรจุ การปิดผนึก การยืนยันปริมาณและสภาพของเอกสารกระดาษและเอกสารบนสื่อข้อมูลอื่น (ถ้ามี) และการรับและประสานงานการเก็บรักษาเอกสารของหน่วยงานและองค์กรในสถานที่หรือการเก็บรักษาเอกสารส่วนกลางชั่วคราว

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบ เพื่อกำหนดจำนวนเอกสารดิจิทัล และกำหนดขอบเขตฐานข้อมูลเอกสารในระบบของแต่ละหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร

จัดทำรายการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในความดูแลของหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดในปัจจุบัน ดำเนินการต่อไปเพื่อความปลอดภัย ความสมบูรณ์ และการใช้งานได้ของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด จนกว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งมอบให้แก่หน่วยงานและองค์กรที่รับผิดชอบหลังจากที่มีการจัดโครงสร้างองค์กรใหม่แล้ว

จัดทำข้อมูลปริมาณ สถานะเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสาร และรายงานให้กรมการภายใน เพื่อรายงานต่อกระทรวงการภายใน

จุดศูนย์กลางจัดระเบียบและยืนยันการส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานและองค์กรก่อนการจัดองค์กรไปยังหน่วยงานหรือองค์กรจัดการที่มีความสามารถหลังการจัดองค์กร

ให้คำแนะนำกรมกิจการภายในให้จัดทำแผนงานและโครงการบริหารจัดการเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่หน่วยงานและองค์กรต่างๆ จัดทำขึ้นก่อนจะปรับโครงสร้างหน่วยงานใหม่

ประสานงานกับหน่วยงานและองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดระบบการดำเนินงานโครงการและแผนงานบริหารและประมวลผลเอกสารฐานข้อมูลที่ได้รวบรวมไว้ก่อนจัดระบบใหม่
การรวบรวมเอกสารที่มีระยะเวลาเก็บรักษาถาวรและผ่านการแก้ไขอย่างสมบูรณ์แล้ว ณ หน่วยงานและองค์กรที่เป็นแหล่งที่มาของเอกสารที่ส่งมายังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด หากไม่มีหอจดหมายเหตุเฉพาะทาง หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดจะแจ้งให้กระทรวงมหาดไทยจัดเตรียมห้องและโกดังเพื่อรับรองความปลอดภัยของเอกสารที่รวบรวมได้ระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ

ลงทะเบียนเพื่อเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่ขององค์กร ผู้นำ และเลขานุการในระบบเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารจะถูกออกและรับ

สำหรับหัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานบริหาร กระทรวงมหาดไทยกำหนดให้หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร และประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอและตำบล มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่อยู่ภายใต้การดูแลของตนตามบทบัญญัติของกฎหมายในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จนกว่าเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด และหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

กำกับดูแลหน่วยงานและบุคคลให้จัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้น และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น (จัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของแต่ละหน่วยงาน)

มอบหมายหน่วยงานและบุคคลเพื่อสรุปและจัดทำรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นของหน่วยงานหรือองค์กร ให้มีไฟล์และเอกสารแนบ จัดทำแยกและรวบรวมเพื่อส่งไปยังห้องเก็บเอกสารของหน่วยงาน

กำกับดูแลการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานสถิติ รวบรวมเอกสารในคลังเอกสาร และแนะนำหน่วยงานและบุคลากรในการรวบรวมและจัดเก็บไฟล์และเอกสารที่ยังไม่ได้ส่งในคลังเอกสาร รับไฟล์และเอกสารจากหน่วยงานและบุคลากร แล้วรวบรวมไว้ในคลังเอกสาร ห้องเก็บของกลาง และโกดังสินค้า จำเป็นต้องใส่ใจ รวบรวมแยกต่างหาก และจดบันทึกไฟล์และเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จอย่างชัดเจน

จัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ และทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นเพื่อปกป้องและรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจเพื่อการจัดการหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

กำกับดูแลหน่วยงานที่บริหารจัดการและปฏิบัติงานระบบสถิติเพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารงานที่เสร็จสมบูรณ์และยังไม่เสร็จสมบูรณ์ กำหนดขอบเขตข้อมูลในระบบหรือแยกข้อมูลไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล และรับรองความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของเอกสารและฐานข้อมูลจนกว่าจะส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ประจำจังหวัดหรือหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังการปรับโครงสร้างเครื่องมือ

ประธานคณะกรรมการประชาชนอำเภอมอบหมายให้กรมกิจการภายในให้คำแนะนำในการจัดวางโกดังและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรวบรวมและรักษาเอกสารของหน่วยงานเฉพาะทางภายใต้คณะกรรมการประชาชนอำเภอไว้ส่วนกลาง จัดกำลังรักษาความปลอดภัยของเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจจัดการภายหลังการจัดวางองค์กรแล้ว

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยบริหารใหม่จะต้องสั่งการให้ดำเนินการดังต่อไปนี้โดยทันที:

ลงทะเบียนเปิดบัญชีใหม่หรือเปิดบัญชีใหม่ขององค์กร ผู้นำ และเลขานุการ ในระบบ เพื่อรับรองการออกและรับเอกสาร ลงทะเบียนออกตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทางตามระเบียบ

ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด หน่วยจัดการและปฏิบัติการระบบ และหน่วยงานและบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารงานที่ยังไม่แล้วเสร็จตามอำนาจหน้าที่ของตน เพื่อดำเนินการแก้ไขต่อไป

รับเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสารภายใต้ขอบเขตอำนาจบริหาร และเอกสารที่ห้องและคลังสินค้าในพื้นที่บริหารจัดการ ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์เพื่อพัฒนาแผนการดำเนินการทางธุรกิจสำหรับบล็อกเอกสารนั้นๆ

นับ ปิดผนึก และจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยในคลังเอกสารและคลังสินค้าของหน่วยงาน

สำหรับเอกสารสำคัญของหน่วยงาน ฝ่ายเอกสารสำคัญของหน่วยงาน หรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลเอกสารสำคัญของหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานนั้นๆ จะต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

สั่งการให้หน่วยงานและบุคคลจัดทำและรวบรวมไฟล์และเอกสารและส่งมอบให้กับห้องจัดเก็บส่วนกลางและคลังสินค้าล่วงหน้า จัดเตรียมคลังสินค้าและเงื่อนไขที่จำเป็นเพื่อเก็บรักษาเอกสารที่ได้รับจากหน่วยงานและบุคคลอย่างปลอดภัย

นับ ประทับตรา และเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยในสำนักงานหรือห้องเก็บเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กร จนกว่าเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดหรือหน่วยงานหรือองค์กรที่รับผิดชอบภายหลังที่มีการจัดโครงสร้างองค์กรใหม่

ประสานงานกับฝ่ายบริหารและปฏิบัติการระบบสถิติ เพื่อยืนยันจำนวนเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงานองค์กรในระบบ

รับและเก็บรักษาแฟ้มเอกสารงานที่ค้างแยกตามรายการ

ส่งหรือรวบรวมแยกแพ็คเกจเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนหน้านี้และได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างถาวรเพื่อเตรียมส่งไปยังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์

ยื่นเอกสารและแฟ้มที่บรรจุแล้วและรายการงานที่ยังไม่เสร็จในสภาพเดิม

สำหรับข้าราชการ พนักงานราชการ และลูกจ้าง ให้จัดทำและจัดทำบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น สำหรับงานที่ยังไม่สมบูรณ์ จำเป็นต้องทำรายการและระบุให้ชัดเจน ได้แก่ ชื่องาน ชื่อผู้ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ จำนวนเอกสารและวัสดุที่มีอยู่ กำหนดเวลาดำเนินการ (ถ้ามี)

เก็บสถิติบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสมบูรณ์และบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์บนระบบ สร้างรายการบันทึกงานหรือรายการเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์บนระบบ

ส่งชุดเอกสารและไฟล์ต้นฉบับพร้อมรายการงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นในระบบไปยังห้องเก็บเอกสารของหน่วยงานหรือหน่วยงาน หรือไปยังบุคคลที่รับผิดชอบในการรวบรวมเอกสารในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์ใหม่

ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดองค์กร จำเป็นต้องประสานงานกับหอจดหมายเหตุของหน่วยงานและหน่วยงานที่จัดการและดำเนินการระบบเพื่อส่งมอบบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นให้กับหน่วยงานหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดการต่อไป

การปิดบัญชีขององค์กรและบุคคลสำหรับหน่วยงานและองค์กรที่หยุดดำเนินการทันทีหลังจากมีการตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างองค์กร

ในส่วนของหน่วยงานที่บริหารจัดการและดำเนินงานระบบนั้น กระทรวงมหาดไทยมีหน้าที่กำหนดและกำหนดขอบเขตเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบให้เป็นไปตามบัญชีของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล โดยพิจารณาจากรายการงานที่ยังไม่แล้วเสร็จของหน่วยงานและบุคคล กำหนดขอบเขตข้อมูลและจัดทำรายการบัญชีขององค์กรและบุคคลที่มีงานที่ยังไม่แล้วเสร็จ พร้อมทั้งจัดทำแผนการส่งมอบงานเมื่อได้รับคำสั่ง

รวบรวมและรายงานไปยังคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมกิจการภายในเกี่ยวกับระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารที่ใช้ในระบบปัจจุบันเพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดรหัสระบุเอกสาร รหัสแฟ้ม และสัญลักษณ์เอกสารของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ หลังจากจัดระบบใหม่ในลักษณะที่เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกัน โดยหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อน

ปรับปรุงระบบรหัสระบุเอกสาร รหัสไฟล์ และสัญลักษณ์ข้อความ ของหน่วยงานและองค์กรใหม่ เพื่อให้ระบบสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น

เปิดบัญชีสำหรับหน่วยงาน องค์กร และบุคคลใหม่ โดยให้มีการเชื่อมต่อกับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนหน้านี้ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการหยุดชะงักในการประมวลผลงานบนระบบ
คัดแยกและจัดทำเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารของหน่วยงาน องค์กร และหน่วยงานที่ไม่ได้ดำเนินงาน และส่งมอบให้กับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดหรือหน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ หลังจากปรับโครงสร้างหน่วยงานแล้ว

มีแผนการใช้งานเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระบบ เพื่อตอบสนองต่อความต้องการเร่งด่วนของหน่วยงาน องค์กร และบุคคล ในระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน
โปรดดูข้อความเต็มของ Official Dispatch No. 414/BNV-VTLTNN ใน ไฟล์ที่แนบมา:

ที่มา: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987