"Resimleri hiper bağlantılarla ekleme" çözümünün etkinliği

QTO - Quang Tri eyaletindeki Sosyal Politika Bankası'nda (CSXH), her yıl onlarca pratik girişim ve çözüm ortaya çıkıyor ve politika kredisi sermayesinin kalitesini, üretkenliğini ve verimliliğini giderek artırıyor. Bunlardan biri, yazar grubu Ho Van Quan ve Dao Nhat Khanh Quoc tarafından hazırlanan "Mevcut sorunların ve hataların üstesinden gelinmesine ilişkin raporlarda kanıtları göstermek için Microsoft Word'de hiperlinklerle resim ekleme özelliğinin uygulanması çözümü"dür. Bu, basit bir teknoloji uygulama çözümüdür, ancak iç yönetim ve raporlamada pratik faydalar sağlar.

İç raporlama sürecini iyileştirme fikri, Huong Hoa Sosyal Politika Bankası İşlem Ofisi Müdürü Sayın Ho Van Quan ve Sentez Ekibi Başkanı Sayın Dao Nhat Khanh Quoc'un çalışma uygulamalarından "doğdu".

Bay Quoc'un, Ca Mau'daki çalışmalarını bir süre güçlendirdikten sonra, 2022 yılı sonundan itibaren Huong Hoa Sosyal Politika Bankası'nda iç denetim ve kontrolden sorumlu olarak atandığı bilinmektedir. Bu görev, birimin tüm kayıt ve belgelerine hakim olmasını, bunları sentezleyip üstlerine raporlamasını gerektirmektedir.

Ancak gerçekte, denetim sonrası hataların raporlanması ve düzeltilmesi süreci hala birçok eksikliğe sahiptir. Birim, destekleyici görüntüleri hızla düzeltip kaydetmiş olsa da, düzeltme raporu dosyaları ve örnek resimler genellikle ayrı ayrı gönderilmektedir. Bu durum, raporu hazırlayan kişi, raporu alan personel ve düzeltilen hataların izlenmesi ve yeniden kontrol edilmesi için önemli zorluklara yol açmaktadır.

Bay Quoc, "Bu durumdan, hem Bay Quan hem de ben, hata düzeltme raporlarının açıklayıcı görsellerle gönderilmesini optimize etmek, bilim ve mantık oluşturmak ve teknolojiyi kullanarak kolaylık sağlamak, üretkenliği ve iş verimliliğini artırmak için bir çözüme ihtiyacımız olduğunu fark ettik" dedi.

Yazar grubu, girişimin özelliklerini tartıştı ve fikir alışverişinde bulundu - Fotoğraf: TP

Girişimin temel farkı, fotoğrafları doğrudan eklemek yerine köprü metni aracılığıyla ekleme özelliğinin kullanılmasıdır. Bu yöntem, rapor dosyasının boyutunun hafif, gönderimi ve saklanması kolay olmasına yardımcı olurken aynı zamanda görselliği de korur; kullanıcıların yalnızca Ctrl + Tıklama tuşlarına basması yeterlidir ve "kanıt" anında görüntülenir.

Yazar grubu, Microsoft Word'deki yol üzerinden resim ekleme özelliğini kullanarak, her öğe ve içerik için en kolay görüntülenebilir, anlaşılabilir, kontrol edilebilir ve takip edilebilir şekilde belirli açıklayıcı resimler ekledi. Özellikle, hataları düzelttikten sonra, birim, kolay hatırlanabilir bir isimle ayrı bir Word belgesini bir klasöre kaydetti. Aynı zamanda, düzeltmeyi kanıtlayan açıklayıcı resimleri yeni oluşturulan klasörün bir alt klasörüne kaydedin. Ardından, rapor belgesinde bulmayı ve eklemeyi kolaylaştırmak için resimlere kolay anlaşılır bir ad verin.

Rapordaki düzeltilmiş öğelerde içeriği vurgulayın (seçin), ardından sağ tıklayın, "Bağlantı"yı seçin, "İçinde ara" kutusunda örnek görseli seçin, ardından düzeltilmiş içeriğe karşılık gelen görseli seçip "Tamam"a tıklayın. "İşlem tamamlandığında, rapor belgesini ve örnek görseli içeren klasörü sıkıştırın ve gönderin. Alıcı birim dosyayı kaydeder, sıkıştırılmış dosyayı açar, ardından dosyayı açar ve rapordaki her bir içeriğe tıklayarak ilgili ekli görseli görüntüler," diye açıkladı Bay Quoc.

Bay Quan, bu girişimin yazar grubu tarafından yaklaşık 1,5 ayda hayata geçirildiğini söyledi. Uygulamaya konulduktan sonra, Huong Hoa Sosyal Politika Bankası'nın mevcut sorun ve hataların düzeltilmesi sürecini sıralı, açık ve net bir sistemle izlemesine yardımcı oldu. Böylece hangi içeriğin düzeltilip hangilerinin düzeltilmediğini kolayca anlayabiliyoruz.

Bu girişim sayesinde, rapora eklenen destekleyici belgelerin sunulma süreci bilimsel ve anlaşılır hale geliyor. Düzeltilmiş raporun alıcısı, düzeltilen "kanıtları" kolayca kontrol edebiliyor ve bu da eski sürece kıyasla işgücü verimliliğini ve iş verimliliğini yaklaşık %40-50 oranında artırıyor. Bay Quan, "Bu girişim yalnızca iç denetim ve kontrol alanında değil, Huong Hoa Sosyal Politika Bankası'nın diğer alanlarında da uygulanıyor ve kayda değer sonuçlar elde edildi. Önümüzdeki dönemde, birim çalışanlarını faydalı girişimler geliştirmek ve bunları uygulamaya koymak için çaba göstermeye teşvik etmeye ve motive etmeye devam edeceğiz, böylece bankanın faaliyetleri her geçen gün gelişebilecek." dedi.

Sadece yukarıdaki girişimler değil, son zamanlarda Sosyal Politika Bankası yetkilileri ve çalışanlarının birçok çözüm ve girişimi hayata geçirilmiş ve yaygın olarak uygulanmış, İl Sosyal Politika Bankası'nın daha etkin bir şekilde faaliyet göstermesine yardımcı olmuştur. Bu iyileştirmeler sayesinde birim, kredi bakiyesi büyümesini artırmak, batık ve vadesi geçmiş borçları en aza indirmek ve tasarruf ve kredi gruplarının iletişim ve yönetim etkinliğini artırmak gibi önemli hedefleri uygulamada olumlu sonuçlar elde etmiştir.

Bu sayede, yoksul hanelere ve politika yararlanıcılarına zamanında ve etkili bir şekilde imtiyazlı krediler sağlanmış, yatırım yapmaları, ekonomiyi geliştirmeleri ve sürdürülebilir bir şekilde yoksulluktan kurtulmaları desteklenmiştir. İyi ve yerinde girişimler, İl Sosyal Politika Bankası'nın tüm sistemindeki yetkilileri ve çalışanları sürekli olarak yenilik yapmaya ve katkıda bulunmaya motive eden güçlü bir itici güç oluşturmaktadır.

Truc Phuong

Kaynak: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/