İdari birimleri düzenlerken kayıtları acilen dijitalleştirin

Ho Chi Minh Şehri: Proaktif olarak dijitalleştirin ve zamanında teslim edin

SGGP muhabirlerinin aktardığına göre, son günlerde Ho Chi Minh şehrindeki birçok mahalle ve ilçede, dosya ve belgelerin yönetmeliklere uygun şekilde saklanmasını sağlamak amacıyla düzenleme ve düzenleme yapmak üzere yetkililer ve memurlar acilen görevlendirildi.

14. Bölge (10. Bölge) Halk Komitesi'nde, proaktif erken uygulama döneminin ardından, kayıtların dijitalleştirmeye hizmet edecek şekilde düzeltilmesi ve modern bir arşivin inşası tamamlandı. 14. Bölge Halk Komitesi Başkanı Sayın Ha Tuan Phuong'a göre, bölge her yıl kayıt ve belgelerin proaktif olarak düzeltilmesini ve dijitalleştirilmesini gerçekleştiriyor. 2025 yılı başından bugüne kadarki kayıt ve belgeler için bölge, düzeltme ve dijitalleştirme çalışmalarına devam ediyor. Bölge arşivi şu anda yaklaşık 60 metrekare genişliğinde olup, 1971'den günümüze kadar düzeltilmiş 156 metreden fazla belge rafı (bir metrelik belge rafı, rafta birbirine yakın, dikey olarak düzenlenmiş 1 metre uzunluğundaki belgelerden oluşur - PV) içeriyor.

Benzer şekilde, An Lac semtinde (Binh Tan bölgesi), Parti bloğu dosyalarının dijitalleştirme ve arşivleme için düzenleme çalışmaları da acilen yürütülmektedir. An Lac semti Parti Komitesi Daimi Sekreter Yardımcısı Bayan Tran Thi Thu Huong, semtin 2003 ile Mayıs 2020 arasında 760 kalıcı dosya ve 201 geçici dosya düzenlemesini tamamladığını ve Haziran 2020'den günümüze kadar yaklaşık 12 metrelik belge rafının düzenlemesine devam ettiğini, 25 Haziran'dan önce tamamlamayı hedeflediklerini ve aynı zamanda 2003-2025 dönemine ait tüm belgeleri 15 Haziran'dan önce taramayı planladıklarını belirtti.

An Lac bölgesi yetkilileri (Binh Tan bölgesi, Ho Chi Minh Şehri), Parti bloğu dosyalarını ve belgelerini inceliyor ve düzenliyor. Fotoğraf: VAN MINH

Birçok ilçe, vilayet ve Thu Duc Şehri, belgeleri proaktif olarak inceledi, düzenledi ve dijitalleştirdi. Örneğin, Binh Tan İlçesi'nde 2003-2018 yılları arasında yapılan inceleme ve istatistikler sonucunda, düzenlenen dosya ve belge sayısı 5.230'dur. İlçe, siyasi sistem ve idari birimlerin organizasyonel düzenlemesinin ardından devir teslime hazırlanmak için 2019'dan günümüze kadar arşivlemeyi sürdürmek amacıyla dosyaları acilen düzenliyor ve tarıyor.

10. Bölge'de, Bölge Halk Komitesi Başkanı Bayan Nguyen Thi Thu Huong, bölgenin düzenlenmiş basılı belgelerin derlenip listelenmesi, düzenlenmemiş belgelerin ön düzenlemesinin yapılması ve yeni birime teslim için hazırlık yapılması konusunda talimat verdiğini söyledi. Aynı zamanda bölge, elektronik belgeleri inceliyor, verileri izole ediyor, depolama aygıtlarına aktarıyor ve teslim için verilerin güvenliğini ve bütünlüğünü sağlıyor.

Hanoi : Merkezi ve birbirine bağlı verilerin sağlanması

Hanoi'de, Şehir Halk Komitesi, "Hanoi'deki kurumların merkezi belgelerinin dijitalleştirilmesiyle ortak bir veritabanı oluşturulması" projesini onayladı ve Hanoi Kamu Yönetimi Hizmet Merkezi'ni projenin uygulanmasına başkanlık etmek ve organizasyonuyla görevlendirdi. Bu proje, Politbüro ve Sekreterya'nın 28 Şubat 2025 tarihli 127-KL/TW sayılı Araştırma Uygulama Kararı'ndaki ilerlemeye uygun olarak, ilçe düzeyindeki idari faaliyetlerin askıya alınması ve belediye birleşmeleri için dosya ve belgelerin dijitalleştirilmesi ve yeniden düzenlenmesi amacıyla oluşturulmuştur ve siyasi sistemin organizasyonunun yeniden düzenlenmesine devam edilmesi önerilmektedir.

Hanoi Halk Komitesi Ofis Şefi Bay Truong Viet Dung'a göre, proje uygulaması, Hanoi'deki Parti, hükümet ve kitle örgütlerinin belgelerini içeren ortak bir veritabanı oluşturmayı ve merkezi, birbirine bağlı, paylaşılan ve yeniden kullanılabilir veriler sağlamayı amaçlıyor. Diğer yandan, kağıt kayıt kullanmayarak, yapay zekayı entegre ederek ve verileri kolayca değerlendirip kullanarak yönetim ve idarenin verimliliğini, etkinliğini ve performansını iyileştirmeyi hedefliyor. Şu anda, Hanoi'de ilçe ve belediye düzeyinde düzenlenmesi gereken belge hacminin 68.860 milyondan fazla olduğu tahmin ediliyor; ilçe ve belediye düzeyinde dijitalleştirilmesi gereken toplam belge sayısı ise 94 milyon A4 sayfasının üzerinde. Bu çok büyük bir hacim, bu nedenle belgelerin dijitalleştirilmesi 2 aşamaya ayrılıyor. 1. Aşama, kurumların belgelerini 5 öncelik de dahil olmak üzere dijitalleştirecek: 1. Aşama, ilçe düzeyinde Parti ve hükümet belgelerinin düzenlenmesi ve dijitalleştirilmesi; 2. Aşama, belediye düzeyinde Parti ve hükümet belgelerinin düzenlenmesi ve dijitalleştirilmesi; 3. Partinin şehir düzeyindeki belgelerini düzenlemek ve dijitalleştirmek; 4. Hükümetin şehir düzeyindeki belgelerini düzenlemek ve dijitalleştirmek; 5. Kitle örgütlerinin belgelerini 3 düzeyde düzenlemek ve dijitalleştirmek.

Hanoi Kamu Yönetimi Hizmet Merkezi Müdürü Bay Cu Ngoc Trang'a göre, merkez 30 Haziran'a kadar 1 ve 2 numaralı öncelikleri uygulamaya odaklanacak; Parti ve hükümette, ilçe ve belediye düzeyinde sıklıkla yeniden kullanılan ve ham hacmin yaklaşık %25'ini, düzenlenmiş hacmin ise %5'ini oluşturduğu tahmin edilen, kalıcı saklama süresi olan belgelerin dijitalleştirilmesi. Dijitalleştirilmiş belgelerde, düzenlemelere uygun kalite sağlanarak, zaman ve bütçe israfını önlemek için veriler yeniden dijitalleştirilmek yerine senkronize edilecektir.

Modern bir yönetim inşasına doğru

Yerel yönetimlerdeki uygulamadan bazı uzmanlar ve Ulusal Meclis (UA) milletvekilleri, kayıt ve belgelerin düzenlenmesi ve dijitalleştirilmesinin yalnızca teknik bir görev olmadığını, aynı zamanda sistemin yeniden düzenlenmesi sürecinde şeffaflık, güvenlik ve verimliliğin sağlanması, vatandaşlar ve işletmeler için kolaylık sağlanması anlamına geldiğini belirtti. Bu aynı zamanda, yeni dönemde toplumsal ihtiyaçlara daha iyi hizmet eden modern bir yönetim inşa etme yolunda önemli bir adımdır.

Mevcut durumda kayıtların dijitalleştirilmesinin kilit rolünü vurgulayan Ulusal Meclis Milletvekili Nguyen Quang Huan, idari birimlerin birleştirilmesiyle idari sınırların genişleyeceğini, altyapının tamamlanmasının 5-10 yıl süreceğini, bu nedenle başlangıçta idari işlemleri yapmak için seyahat etmenin kesinlikle zor olacağını vurguladı. Bu nedenle, dijital teknolojiden yararlanılmazsa, insanların belgeleri işlemek için kamu kurumlarına gitmesini gerektirmesi büyük bir sıkıntı yaratacaktır. Huan'a göre, tüm kayıtların dijitalleştirilmesi, yetersizlikleri en aza indirmek için idari işlemlerin ağ ortamına aktarılması ve dijital hükümet ve dijital toplumun uygulanması için bir zemin oluşturulması gerekmektedir. Bu, hızlı ve eş zamanlı olarak yapılmalı ve Merkezi Hükümet'in talimatlarını beklememeli, yerel yönetimlerin bunu hemen proaktif bir şekilde uygulamaya koyması gerekmektedir.

Ayrıca, kayıtların incelenmesi ve saklanması sürecinde, Ulusal Meclis Milletvekili Pham Van Hoa, yerel Parti komiteleri ve yetkililerinin, kayıtların kaybolmasını, yanlış yere konulmasını veya hatta kasıtlı olarak imha edilmesini önlemek için kararlı bir şekilde yönlendirme, inceleme ve hatırlatma yapmaları gerektiğini belirtti. "Dikkatli olmazsak ve kayıtları kaybedersek, bu durum yalnızca devlet kurumlarını değil, aynı zamanda insanları ve işletmeleri de büyük ölçüde etkileyecektir. Bu nedenle, şu anda, kayıtların kaybolması, yanlış yere konulması veya yasadışı olarak imha edilmesi durumunda kuruluşların, birimlerin, bireylerin ve liderlerin özel sorumluluklarını açıkça tanımlamak gerekiyor," diye belirtti Ulusal Meclis Milletvekili Pham Van Hoa.

Ho Chi Minh Şehri'ndeki siyasi sistemin yeniden düzenlenmesi öncesinde, sırasında ve sonrasında belge ve arşiv çalışmalarının sorunsuz ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesini ve güvenli belge yönetiminin sağlanmasını temin etmek amacıyla Ho Chi Minh Şehri Halk Komitesi 04 sayılı Direktifi yayınladı. Direktifte açıkça şunlar belirtiliyor: Şehir, Thu Duc Şehri, ilçe ve illerin daire, şube ve sektör başkanları, şehirdeki siyasi sistemin yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetimini güçlendirmek için bir dizi acil görevin uygulanmasını acilen yönlendirmeli.

MEDENİYET - PHAN THAO - MİLLİ GÜN

Kaynak: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html