Elektronik imzalı bir belge ne zaman orijinal sayılır?

Bayan Ngan ayrıca şunu da bilmek istiyor: Vietnam'daki işletmeler bu faturayı kullanabilir ve yeni imzalı kağıt kopyaya ihtiyaç duymadan sadece PDF versiyonunu saklayabilir mi?

Yabancı bir işletmenin fatura düzenlemesi, elektronik imza kullanarak PDF versiyonunu bir Vietnam işletmesine göndermesi ve bu elektronik imzanın o ülkedeki bir kuruluş tarafından doğrulanması durumunda (Vietnam'da garanti edilen özel elektronik imzaya, dijital imzaya eşdeğer), Vietnam işletmesi bu faturayı kullanabilir ve yalnızca PDF versiyonunu saklaması yeterli olabilir mi?

Elektronik İşlemler Kanunu'nun 10, 23, 25 ve 26'ncı maddeleri uyarınca, Bayan Ngan'ın işletmesi, yabancı ortaklarla yapılan işlemlerde, yabancı ortağın elektronik imzasının yukarıdaki hükümlere uygun olması için, ortağın elektronik imzayı Bilim ve Teknoloji Bakanlığı'na kaydettirmesi gerektiğini, ancak o zaman kağıt kopya ile aynı hukuki değere sahip sayılacağını anlamaktadır. Bayan Ngan, işletmesinin anlayışının doğru olup olmadığını sordu.

Elektronik İşlemler Kanunu'nun 27. maddesine göre, uluslararası işlemlerde kabul edilen yabancı elektronik imzalar ve yabancı elektronik imza sertifikaları, Vietnam'da bulunmayan yabancı kuruluş ve kişilere ait, Vietnam'daki kuruluş ve kişilere gönderilen veri mesajlarında geçerli olan yabancı elektronik imzalar ve yabancı elektronik imza sertifikalarıdır.

Bayan Ngan, "Vietnam'da bulunmayan" ifadesinin yatırım ve ticaret kanunundaki tanıma uyması gerekip gerekmediğini sordu. Öyleyse, Vietnam'da temsilcilik ofisi, sermaye yatırımı... şeklinde faaliyet gösteren yabancı bir işletme söz konusu olduğunda, yukarıdaki 27. Madde kapsamındaki düzenleme geçerli midir?

Bilim ve Teknoloji Bakanlığı'nın konuya ilişkin yanıtı şöyle:

Elektronik İşlemler Hakkında Kanun’un 10. maddesinde veri mesajlarının aslı ile aynı değerde olması şartı aranmaktadır:

"1. Bir veri mesajındaki bilginin, ilk kez tam bir veri mesajı olarak oluşturulduğu andan itibaren bozulmadan kalacağı garanti edilir.

Bir veri mesajındaki bilgi, veri mesajının gönderilmesi, depolanması veya görüntülenmesi sürecinde ortaya çıkan biçim değişiklikleri dışında, değiştirilmemişse sağlam kabul edilir.

2. Veri mesajındaki bilgiler tam haliyle erişilebilir ve kullanılabilir durumdadır.

Madde 10 hükümlerine uygun bir veri mesajı, aslı ile aynı değere sahip olacaktır.

Elektronik İşlemler Hakkında Kanun, elektronik imzanın, imzalayan kişinin veri mesajını kabul ettiğini teyit etmek amacıyla bir veri mesajına eklenen veya mantıksal olarak birleştirilen elektronik veri biçiminde oluşturulan imza olduğunu hükme bağlamıştır.

Vietnam işletmelerinin elektronik imza kullanması (PDF formatında faturalar ve imza görsellerinin sürüklenip bırakılmasıyla PDF dosyalarına imza atılması), elektronik imza olmayan elektronik yollarla onaylamanın diğer bir biçimidir. Bu durum, Elektronik İşlemler Kanunu'nun 10. maddesi hükümlerine uyulmasını garanti etmez.

Elektronik İşlemler Kanunu'nun 13. maddesinde, kanunun saklamayı öngördüğü hallerde, Elektronik İşlemler Kanunu'nun 13. maddesinin 1. fıkrasında yer alan şartların sağlanması halinde veri mesajları şeklinde saklanabileceği; kanunda aksi öngörüldüğü hallerde ise, kurum ve kişilerin bunları kağıt ortamında belge şeklinde saklamayı veya veri mesajları şeklinde saklamayı tercih edebilecekleri hükme bağlanmıştır.

Yabancı ortakların Vietnam'da elektronik imza kaydettirmeleri zorunlu değildir.

"Elektronik İşlemler Kanunu'nun 10, 23, 25 ve 26'ncı maddeleri uyarınca, Bayan Ngan'ın işletmesi, yabancı ortaklarla yapılan işlemlerde, yabancı ortağın elektronik imzasının yukarıdaki hükümlere uygun olması için, ortağın elektronik imzayı Bilim ve Teknoloji Bakanlığı'na kaydettirmesi gerektiğini, ancak bu durumda kağıt kopya ile aynı hukuki değere sahip sayılacağını anlamaktadır."

Yukarıdaki anlayış tam olarak doğru değildir; uluslararası işlemlerde taraflar, yabancı elektronik imzaların veya yabancı elektronik imza sertifikalarının kullanımı konusunda anlaşabilirler. Buna göre, Elektronik İşlemler Kanunu'nun 27. maddesi, yabancı elektronik imzaların ve yabancı elektronik imza sertifikalarının, Vietnam'da bulunmayan yabancı kuruluş ve kişilerin yabancı elektronik imzaları ve yabancı elektronik imza sertifikaları olarak kabul edildiğini ve Vietnamlı kuruluş ve kişilere gönderilen veri mesajlarında geçerli olduğunu hükme bağlamaktadır; kuruluşlar ve kişiler, kabul etmeyi seçmekte ve kabul etmekten sorumludurlar.

Dolayısıyla zorunlu olmadıkça Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'na kayıt yaptırmanıza gerek yoktur.

"Vietnam'da bulunmama" kavramı, yatırım, ticaret ve işletmeler kanunlarında özel olarak düzenlenmiştir ve Elektronik İşlemler Kanunu'nda aksi belirtilmediği sürece genel olarak anlaşılır ve uygulanır. Elektronik İşlemler Kanunu'nda bu kavramla ilgili herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Bu nedenle, kavram yatırım, ticaret ve işletmeler kanunlarına göre uygulanmaktadır.

Ticaret ve İşletmeler Kanunu kapsamında Vietnam'da yabancı bir işletmenin bulunması durumunda, bu işletmenin yabancı elektronik imzası Elektronik İşlemler Kanunu'nun 27. maddesinin 1. fıkrası hükümlerine tabi olmayacaktır.

Chinhphu.vn

Kaynak: https://baochinhphu.vn/khi-nao-van-ban-co-chu-ky-eien-tu-duoc-coi-nhu-ban-goc-102250929115014287.htm