Kurumsal yeniden yapılanma sürecinde doküman ve arşiv çalışmalarının yönetimini sıkılaştırın.

Kinhtedothi-Belgeleri ve belge veri tabanlarını yasadışı yollarla ele geçirmek, transfer etmek veya imha etmek kesinlikle yasaktır; düzenlenme sürecinde belge ve belge veri tabanlarına zarar vermek veya kaybetmek yasaktır...

İçişleri Bakanlığı'nın 19 Mart tarih ve 414/BNV-VTLTNN sayılı Resmi Yazısında, Politbüro'nun 127-KL/TW sayılı Kararı uyarınca siyasi sistem aygıtının yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin olarak il ve merkezi olarak yönetilen şehirlerin Halk Komitelerine gönderilen önemli bir içerik yer almaktadır.

Belgelerin hukuka aykırı olarak bulundurulması, devredilmesi veya imha edilmesi kesinlikle yasaktır.

Belgede, Politbüro'nun 28 Şubat 2025 tarihli 127-KL/TW sayılı Kararı uyarınca siyasi sistemin yeniden düzenlenmesi öncesinde, sırasında ve sonrasında belge ve arşiv çalışmalarının sorunsuz ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesini ve belgelerin güvenli bir şekilde yönetilmesini sağlamak amacıyla, Sekreterlik ve İçişleri Bakanlığı, yerel yönetim aygıtının yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetimini güçlendirmek için bir dizi acil görevin uygulanmasını acilen talimatlandırmak üzere il veya merkezi olarak yönetilen şehrin Halk Komitesi Başkanı'ndan talepte bulunmaktadır.

Öncelikle , belge ve arşivlere ilişkin yasal düzenlemelerin uygun ve tam olarak uygulanması, aşağıdaki gerekliliklere uyulması gerekmektedir: Kurum ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşan tüm belge ve belge veri tabanları, her bir arşive göre merkezi, üniform ve güvenli bir şekilde yönetilmelidir; herhangi bir kurum veya kuruluşun belge ve belge veri tabanları, o kurum veya kuruluşun arşivine göre istatistiksel olarak toplanmalı ve arşivlenmelidir.

Kurum ve kuruluşların arşivleri, faaliyetlerine son verildiği tarihten itibaren kapatılır; kurum ve kuruluşlar, birleşme veya faaliyetlerine son verilmesine ilişkin yetkili makamın kararının yürürlüğe girdiği tarihten itibaren yetkileri kapsamındaki idari belgeleri düzenlemez.

Teşkilatlanma düzenlemesi öncesinde ve sırasında belge ve veri tabanlarının düzenlemeden önceki İl Tarih Arşivi ve İdari Birim (İBB) Kurum Arşivi arşivlerinde (veya mevcut depolama yerinde) saklanmaya devam edilmesi gerekmektedir.

Özellikle, belgelerin ve belge veri tabanlarının hukuka aykırı olarak ele geçirilmesi, nakledilmesi veya imha edilmesi kesinlikle yasaktır; düzenlenme işlemleri sırasında belge ve belge veri tabanlarına zarar verilmesi veya bunların kaybedilmesi yasaktır.

İkinci olarak , il tarih arşivleri müdürlükleri, ildeki bütün arşiv belgeleri ile belge veri tabanlarının yerinde veya geçici olarak saklanması için kurum, kuruluş ve idari birim başkanlarıyla koordinasyonu sağlamak ve teşkilat yapısı yeniden düzenlendikten sonra belgeleri yönetim yetkilerine göre yeni kurum, kuruluş ve idari birimlere devretmek ile görevlidir.

Üçüncüsü , arşiv yönetim yetkisine ilişkin yasal düzenlemelere uygun olarak örgütsel düzenleme yapıldıktan sonra belgelerin ve belge veri tabanlarının teslimi.

Dördüncüsü , kamu hizmetlerinde kullanılan mühür ve dijital imza sertifikalarının yönetimi ve kullanımıyla ilgili yasal düzenlemeleri titizlikle uygulamak, istatistiksel görevlerin yerine getirilmesi, paketleme, teslim, muhafaza ve cihazların yeniden düzenlenmesi sürecinde kullanım sırasında devlet sırlarını korumak ve bilgi, belge ve verilerin güvenliğini sağlamak.

Yeni kurum ve kuruluşların belge, kayıt ve metin sembolleri için kimlik kodlarının listesine ilişkin yönetmelik

İçişleri Bakanlığı, il ve merkezi olarak yönetilen şehirlerdeki Halk Komiteleri için, İl Halk Komitesi Başkanı'nın görev ve yetkileri kapsamında yerel arşivlerin devlet yönetiminin uygulanmasında başkan olarak sorumluluk almasını; yeniden yapılanma sürecinde yasal düzenlemelere uygun olarak yönetim yetkisi altındaki belge ve belge veri tabanlarının güvenliğini sağlamasını talep etmektedir. İl Halk Komitesi Başkanı'nın belge ve arşiv çalışmalarının devlet yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin Yönergesini acilen yayınlamasını talep etmektedir.

Aynı zamanda, tüm düzeylerdeki idari birimlerin düzenlenmesi ve yeniden yapılandırılması ve iki düzeyli yerel yönetim örgütlenme modelinin oluşturulması Projesi kapsamında, il düzeyinde Devlet tarihi arşivlerinin yeniden düzenlenmesine yönelik bir plan geliştirilmesi, değerlendirilmesi ve uygulamaya konulması için yetkili makamlara sunulması gerekmektedir.

Teşkilat düzenlemesinin tamamlanmasının hemen ardından, yönetimi altına alınan yeni kurum ve kuruluşların belge, kayıt ve belge sembollerinin kimlik kodlarının listesini içeren bir belgenin derhal düzenlenmesi; yeni kurum ve kuruluş başkanlarına yönetim yetkileri altındaki belge ve veri tabanlarını teslim almaları talimatı verilmesi; yeni taban idari birimlerinin başkanlarına geçici olarak İl Tarih Arşivi Müdürlüğü tarafından yönetilen yönetim alanındaki oda ve depolardan belge teslim almaları talimatı verilmesi gerekmektedir.

Aynı zamanda, Sistemi yöneten ve işleten birimin, yönetimi altındaki kurum ve kuruluşların belge düzenleme ve iş mutabakatı faaliyetlerinin sürekliliğini ve devamlılığını sağlayacak teknik çözümleri hayata geçirmesi yönünde yönlendirilmesi gerekmektedir.

İçişleri Bakanlığı, siyasi sistemin yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetiminin güçlendirilmesini önerdi (fotoğraf: VNA)

İl Halk Komitesi Başkanının Yönergesini uygulamak için bir plan yayınlayın

İçişleri Bakanlığı adına Resmi Gönderi, İl Halk Komitesi Başkanından, yerel siyasi sistem aygıtının yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin bir Yönerge çıkarmasını; İl Halk Komitesi Başkanının Yönergesini uygulamaya yönelik bir plan çıkarmasını talep eder.

Aynı zamanda, İl Tarih Arşivi Müdürlüğüne, belgelerin yerinde alınması ve korunması için kurum, kuruluş ve birimlere çalışma grupları düzenlemek ve Sistem üzerindeki belge veri tabanını sınırlamak üzere görevliler ataması; İl Tarih Arşivi Müdürlüğüne, kendisine iletilen belgelerin kaynağı olan kurum ve kuruluşlarda tamamen düzenlenmiş, kalıcı saklama süresi olan dosyaların toplanması için proaktif olarak önlemler alması talimatını vermek.

Aynı zamanda, İl Tarih Arşivleri Müdürlüğü tarafından onaylanıp mühürlenen oda ve depolarda bulunan belge ve belge veri tabanlarının, yeniden düzenlenip sorumlu yönetim kurum veya kuruluşuna teslim edilinceye kadar güvenliğinin sağlanması için yeterli kaynakların sağlanması hususunda İl Halk Komitesi Başkanına tavsiyede bulunulur.

Teşkilat düzenlemesi tamamlandıktan hemen sonra, yönetim kapsamında teşkilat düzenlemesi sonrası oluşturulan kurum ve kuruluşların belge, kayıt ve metin sembolleri için tanımlama kodlarının bir listesinin hazırlanması için İl Halk Komitesi Başkanına derhal bilgi verilmesi; teşkilat düzenlemesi öncesi kurum ve kuruluşların belge bloğu için işletme faaliyetlerinin yönetilmesi ve yürütülmesine ilişkin bir projenin İl Halk Komitesine sunulması; Sistem'i yöneten ve işleten birimle koordineli olarak belge ve belge veri tabanlarının Sistem'e devredilmesi ve entegre edilmesi için bir plan geliştirilmesi gerekmektedir.

Yeniden yapılandırma öncesinde kurum ve kuruluşların belge ve belge veri tabanlarının teslimini teyit edin.

İçişleri Bakanlığı, il tarih arşivleri için, kağıt belgelerin ve diğer bilgi taşıyıcılarındaki belgelerin (varsa) sayımı, düzenlenmesi, paketlenmesi, mühürlenmesi, hacmi ve durumunun teyidi, kurum ve kuruluşlara ait belgelerin yerinde muhafazası veya geçici merkezi muhafazasının alınması ve koordine edilmesi; her kurum, kuruluş ve idari birimin Sistem üzerindeki belge veri tabanının sınırlandırılması ve dijital belge sayısının belirlenmesi için Sistemin yönetim ve işletme birimleriyle koordinasyon sağlanması konusunda görevliler görevlendirilmesi teklifinde bulunmaktadır.

İl Tarih Arşivleri'nde halihazırda muhafaza edilen tüm belge ve belge veri tabanlarının bir listesini oluşturun; yeniden yapılandırıldıktan sonra yetkili kurum ve kuruluşlara devredilene kadar İl Tarih Arşivleri'ndeki belge ve belge veri tabanlarının güvenliğini, bütünlüğünü ve kullanılabilirliğini sağlamaya devam edin. Belge ve belge veri tabanlarının miktarını ve durumunu özetleyin ve İçişleri Bakanlığı'na bildirilmek üzere İçişleri Bakanlığı'na raporlayın.

Örgütsel düzenlemenin tamamlanmasından hemen sonra, derhal: Örgütsel düzenlemeden önce kurum ve kuruluşlara ait belgelerin ve belge veri tabanlarının, örgütsel düzenlemeden sonra yetkili yönetim kurum veya kuruluşuna devredilmesinin düzenlenmesi ve onaylanması; Örgütsel düzenlemeden önce kurum veya kuruluşun istatistiksel olarak kaydedilmiş belge bloğu ve belge veri tabanının işlerinin yönetilmesi ve yürütülmesi için bir proje geliştirilmesi konusunda İçişleri Bakanlığına tavsiyede bulunulması gerekmektedir.

Aynı zamanda, teşkilat düzenlemesi öncesinde istatistiksel olarak derlenmiş belge ve veri tabanı bloklarına ilişkin işlemlerin yönetilmesi ve yürütülmesi için proje ve planların hayata geçirilmesini organize etmek amacıyla ilgili kurum ve kuruluşlarla koordinasyonu sağlamak; İl Tarih Arşivlerine sunulan belgelerin kaynağı olan kurum ve kuruluşlarda daha önce tamamen düzenlenmiş ve kalıcı saklama süresi olan dosyaları toplamak.

Kuruluşlar, liderler ve memurlar için yeni hesaplar açmak veya yeniden açmak üzere kaydolun

Ayrıca İçişleri Bakanlığı, bu Resmi Gönderide, yeniden yapılandırma sürecinde, belge ve belge veri tabanlarının yeniden yapılandırılması sonrasında il tarih arşivlerine ve yetkili kurum ve kuruluşlara devredilmesine kadar, kurum, kuruluş ve ilçe ve belde Halk Komiteleri başkanlarının, yasal düzenlemelere uygun olarak yönetim yetkileri altındaki belge ve belge veri tabanlarının güvenliğini sağlamakla yükümlü olmalarını talep etmektedir.

Aynı zamanda, tamamlanan işlere ilişkin kayıt ve belgeleri ve tamamlanmamış işlere ilişkin kayıt ve belgeleri derlemek ve paketlemek üzere birimlere ve kişilere talimat verin; kurum veya kuruluşun tamamlanmamış işlerinin bir listesini oluşturmak ve sentezlemek üzere birimler ve kişiler görevlendirin; kayıt ve belgelerin eklenmesini, ayrı ayrı paketlenmesini ve toplanmasını ve kurum arşivlerine gönderilmesini sağlayın.

İstatistik kurumunun arşivlerini yönetmek, arşivlerdeki belgeleri toplamak ve arşivlere teslim edilmemiş kayıt ve belgeleri derleyip toplamak üzere birim ve kişileri yönlendirmek; birim ve kişilerden kayıt ve belgeleri almak ve merkezi depolama için arşiv ve depolarda toplamak. Aynı zamanda, yeniden düzenleme sonrasında yetkili yönetim kurum veya kuruluşuna teslim edilene kadar belgeleri korumak ve güvenli bir şekilde muhafaza etmek için gerekli depoları, ekipmanı ve insan kaynaklarını sağlamak.

İlçe Halk Komitesi Başkanı, İlçe Halk Komitesine bağlı uzman kuruluşlara ait belgelerin toplanması ve güvenli bir şekilde saklanması için depoların ve gerekli ekipmanların düzenlenmesi konusunda İçişleri Bakanlığına tavsiyelerde bulunmak; yeniden düzenlenen düzenek sonrasında belgelerin yetkili kurum ve kuruluşlara teslim edilip yönetilmelerine kadar güvenliğini koruyacak kuvvetleri ayarlamakla görevlendirir.

Teşkilat düzenlemesinin tamamlanmasından hemen sonra, yeni kurum, kuruluş veya idari birimin başkanı, belgelerin verilmesi ve alınmasını sağlamak için kuruluş, lider ve belge ofisinin hesaplarının açılması veya yeniden açılmasının Sistem üzerinde kaydedilmesini derhal talimatlandırmalıdır; mevzuata uygun olarak uzmanlaşmış kamu hizmeti için mühür ve dijital imza sertifikalarının verilmesine ilişkin kayıt tutmalıdır...

İstatistikler, mühürleme, belgelerin saklanması

İçişleri Bakanlığı, kurum arşivleri için kurum arşiv müdürlüğünden veya kurum, kuruluş veya birimde arşivleme yapmakla görevli kişiden, birimlere ve kişilere belgeleri derleme, paketleme ve merkezi saklama için önceden odaya veya depoya teslim etme konusunda rehberlik etmesini; birimlerden ve kişilerden gelen belgelerin güvenli bir şekilde saklanması için depoyu ve gerekli koşulları hazırlamasını; yeniden yapılandırıldıktan sonra il tarih arşivlerine veya yetkili kurum veya kuruluşa teslim edilinceye kadar kurum veya kuruluşun odasında veya deposunda belgeleri derlemesini, mühürlemesini ve güvenli bir şekilde saklamasını ister.

Aynı zamanda istatistik sisteminin yönetim ve işletme birimi ile koordineli çalışarak, sistemdeki kurum ve kuruluşlara ait belge ve belge veri tabanlarının sayısını teyit etmek; listeye göre tamamlanmamış işlere ait dosya ve belgeleri almak ve ayrı ayrı muhafaza etmek; daha önce tamamen düzenlenmiş ve kalıcı muhafaza süresi olan dosyaları teslim etmek veya ayrı ayrı sayıp paketlemek.

Paketlenmiş belgeleri ve tamamlanmamış iş listesini orijinal halleriyle teslim edin.

İçişleri Bakanlığı, memurlar, kamu çalışanları ve işçiler için tamamlanmış ve tamamlanmamış işlere ilişkin istatistik ve dosya ve belgelerin paketlenmesini zorunlu kılmaktadır. Tamamlanmamış işler için bir liste oluşturulması ve işin adı, ilgili kişinin adı, mevcut belge sayısı ve varsa son teslim tarihi açıkça belirtilmelidir.

Paketlenen dosyaların, belgelerin ve Sistemdeki tamamlanmamış işlerin listesinin orijinal durumunu kurum veya birim arşivlerine veya cihazın düzenlenmesi sürecinde belgeleri toplamakla görevli kişiye iletin.

Örgütsel düzenlemenin tamamlanmasının hemen ardından, kurum Arşivleri ve Sistemi yöneten ve işleten birim ile derhal koordinasyon sağlanarak, tamamlanmamış çalışmalara ilişkin kayıt ve belgelerin, bunları işlemeye devam etmekten sorumlu birime veya kişiye teslim edilmesi gerekmektedir.

Faaliyetlerini durduran kurum ve kuruluşların hesaplarının kapatılması

İçişleri Bakanlığı, Sistemi yöneten ve işleten birimler için, her kurum, kuruluş ve bireyin hesabına göre Sistem'deki belge ve belge veri tabanlarının kapsamını belirlemeli ve sınırlandırmalıdır. Tamamlanmamış işler listesine dayanarak, veri kapsamını belirleyin ve tamamlanmamış işi olan kurum ve kişilerin hesaplarının bir listesini oluşturun; talimat verildiğinde bir devir planı hazırlayın.

Aynı zamanda, Sistemde halihazırda kullanılan belge tanımlama kodları, dosya kodları ve belge sembolleri sistemi hakkında istatistik toplamak ve İl Halk Komitesi'ne ve İçişleri Bakanlığı'na raporlamak, teşkilat yapısı tek tip, senkronize bir şekilde yeniden düzenlendikten sonra kurum ve kuruluşların belge tanımlama kodları, dosya kodları ve belge sembollerinin belirlenmesine temel oluşturmak, tekrarlardan kaçınmak.

Teşkilat düzenlemesinin tamamlanmasının hemen ardından, teşkilat düzenlemesine ilişkin kararın verilmesinden hemen sonra faaliyetine son veren kurum ve kuruluşlara ait kurum ve kişilerin hesaplarının derhal kapatılması; aynı zamanda yeni kurum, kuruluş ve kişilere ait hesapların açılması, daha önce ilişkili olduğu belgeler ve belge veri tabanlarıyla bağlantının sağlanması gerekmektedir.

Özellikle İçişleri Bakanlığı, Sistemin yeniden yapılandırılması sürecinde kurum, kuruluş ve kişilerin acil ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla Sistemdeki belge ve belge veri tabanlarının kullanılmasına yönelik bir plan yapılmasını önermektedir.

Kaynak: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html