Терміново оцифрувати записи під час облаштування адміністративних одиниць

З 1 липня по всій країні діятиме дворівнева система місцевого самоврядування. Час спливає, тому населені пункти в Хошиміні та Ханої зосереджуються на людських ресурсах, терміново редагуючи файли, оцифровуючи документи, класифікуючи та архівуючи їх для виконання роботи з облаштування адміністративних одиниць.

Хошимін: проактивна оцифровка та своєчасна доставка

За даними журналістів SGGP, останніми днями багато районів та округів Хошиміна терміново організували та призначили посадовців та державних службовців для впорядкування та редагування, щоб забезпечити зберігання файлів та документів відповідно до правил.

У Народному комітеті округу 14 (округ 10) після періоду проактивного раннього впровадження завершено корекцію записів для їх оцифрування та створення сучасного архіву. За словами голови Народного комітету округу 14 пана Ха Туан Фуонга, округ щороку проактивно здійснює корекцію та оцифрування записів і документів. Щодо записів і документів, що виникли з початку 2025 року і дотепер, округ продовжує коригувати та оцифровувати їх. Наразі архів округу має площу майже 60 квадратних метрів, що містить понад 156 метрів полиць для документів (один метр полиці для документів – це 1 метр довжини документів, розташованих вертикально, близько один до одного на полиці – П.В.), коригованих з 1971 року по теперішній час.

Аналогічно, в окрузі Ан Лак (район Бінь Тан) терміново проводиться робота з редагування файлів партійного блоку для оцифрування та архівування. Пані Тран Тхі Тху Хьонг, постійний заступник секретаря партійного комітету округу Ан Лак, повідомила, що з 2003 року по травень 2020 року округ завершив редагування 760 постійних файлів та 201 тимчасового файлу, і продовжує редагувати близько 12 метрів полиць для документів з червня 2020 року по теперішній час, з метою завершення до 25 червня, а також одночасного сканування всіх документів за період 2003-2025 років до 15 червня.

Посадовці округу Ан Лак (район Бінь Тан, місто Хошимін) переглядають та редагують файли та документи партійного блоку. Фото: ВАН МІНЬ

Багато районів, повітів та міста Тху Дик активно переглядали, редагували та оцифровували документи. Наприклад, в районі Бінь Тан, згідно з переглядом та статистикою з 2003 по 2018 рік, кількість відредагованих файлів та документів становить 5230 постійних файлів. Наразі район терміново редагує та сканує файли, щоб продовжити архівування з 2019 року та представити їх для підготовки до передачі після впровадження організаційної структури політичної системи та адміністративних одиниць в окрузі.

У 10-му окрузі пані Нгуєн Тхі Тху Хьонг, голова районного народного комітету, повідомила, що округ керував складанням та переліком відредагованих паперових документів, попереднім редагуванням невідредагованих документів та підготовкою до передачі новому підрозділу. Водночас округ переглядає електронні документи, ізолює дані, витягує їх на пристрої зберігання даних та забезпечує безпеку та цілісність даних для передачі.

Ханой : Забезпечення централізованих та взаємопов'язаних даних

У Ханої міський народний комітет схвалив проект «Створення спільної бази даних шляхом оцифрування централізованих документів установ Ханоя» та доручив Ханойському центру державного управління керувати реалізацією проекту та організовувати її. Цей проект розроблено для оцифрування та впорядкування файлів і документів з метою призупинення адміністративної діяльності на рівні районів та об'єднання комун відповідно до прогресу, зазначеного у Висновку Політбюро та Секретаріату № 127-KL/TW від 28 лютого 2025 року щодо проведення досліджень та пропозиції щодо продовження реорганізації політичної системи.

За словами пана Труонг В'єт Зунга, керівника офісу Народного комітету Ханоя, реалізація проекту спрямована на формування спільної бази даних, що включає документи партії, уряду та громадських організацій у Ханої, забезпечуючи централізовані, взаємопов'язані, спільні та багаторазові дані. З іншого боку, він спрямований на підвищення ефективності, результативності та результативності управління та адміністрування шляхом відмови від використання паперових записів, інтеграції штучного інтелекту та легкого використання даних. Наразі, за оцінками, обсяг документів, які необхідно редагувати на рівні районів та комун у Ханої, становить понад 68 860 млн; загальна кількість документів, які необхідно оцифрувати на рівні районів та комун, становить понад 94 мільйони сторінок формату А4. Це дуже великий обсяг, тому оцифрування документів поділено на 2 фази. На першій фазі буде оцифровано документи установ з 5 пріоритетами, включаючи: 1 - редагування та оцифрування документів партії та уряду на рівні районів; 2 - редагування та оцифрування документів партії та уряду на рівні комун; 3 - редагування та оцифрування документів партії на рівні міста; 4 – редагувати та оцифровувати документи уряду на рівні міста; 5 – редагувати та оцифровувати документи масових організацій на 3 рівнях.

За словами пана Ку Нгок Транга, директора Центру державних адміністрацій Ханоя, з цього часу до 30 червня центр зосередиться на реалізації пріоритетів 1 та 2; оцифрування документів з постійним терміном зберігання, документів, які часто повторно використовуються партією та урядом на рівні районів та комун, що, за оцінками, становить близько 25% обсягу необроблених даних та 5% обсягу відредагованих даних. Для оцифрованих документів, забезпечуючи якість відповідно до правил, дані будуть синхронізовані, а не повторно оцифровані, щоб уникнути втрати часу та бюджету.

На шляху до побудови сучасної адміністрації

З огляду на впровадження на місцях, деякі експерти та депутати Національних зборів (депутати НА) зазначили, що редагування та оцифрування записів і документів є не лише технічним завданням, а й має значення для забезпечення прозорості, безпеки та ефективності в процесі реорганізації апарату, створення зручності для людей та бізнесу. Це також важливий крок до побудови сучасної адміністрації, яка краще задовольняє соціальні потреби в новий період.

Підкреслюючи ключову роль оцифрування документів у сучасних умовах, депутат Національних зборів Нгуєн Куанг Хуан наголосив, що під час об'єднання адміністративних одиниць адміністративні кордони будуть ширшими, на будівництво інфраструктури знадобиться 5-10 років, тому спочатку поїздки для виконання адміністративних процедур, безумовно, будуть ускладнені. Тому, якщо цифрові технології не будуть використані, вимога до людей звертатися до державних установ для обробки документів створить великі незручності. За його словами, необхідно оцифрувати всі документи, розмістити адміністративні процедури в мережевому середовищі, щоб мінімізувати недоліки, та створити передумови для впровадження цифрового уряду та цифрового суспільства. Це потрібно робити швидко та синхронно, і не слід чекати вказівок від центрального уряду, а населені пункти повинні проактивно впроваджувати це прямо зараз.

Крім того, під час процесу перевірки та зберігання записів депутат Національних зборів Фам Ван Хоа заявив, що місцеві партійні комітети та органи влади повинні рішуче спрямовувати, перевіряти та нагадувати, щоб уникнути втрати, непридатності або навіть навмисного знищення записів. «Якщо ми не будемо обережними та втратимо записи, це вплине не лише на державні установи, а й значно вплине на людей та підприємства. Тому наразі необхідно чітко визначити конкретні обов’язки організацій, підрозділів, окремих осіб та керівників у разі втрати, непридатності або незаконного знищення записів», – зазначив депутат Національних зборів Фам Ван Хоа.

Для забезпечення безперебійної та безперервної роботи з документами та архівами, а також для безпечного управління документами до, під час та після завершення реорганізації політичної системи в місті Хошимін, Народний комітет міста Хошимін видав Директиву 04. У Директиві чітко зазначено: керівникам департаментів, відділень та секторів міста, міста Тху Дик, районів та повітів терміново спрямувати виконання низки невідкладних завдань щодо посилення управління роботою з документами та архівами в процесі реорганізації політичної системи міста.

ЦИВІЛІЗАЦІЯ - ФАН ТХАО - НАЦІОНАЛЬНИЙ ДЕНЬ

Джерело: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html