انتظامی اکائیوں کا بندوبست کرتے وقت ریکارڈ کو فوری طور پر ڈیجیٹائز کریں۔

یکم جولائی سے پورے ملک میں دو سطحی بلدیاتی نظام چلے گا۔ وقت ختم ہو رہا ہے، اس لیے ہو چی منہ سٹی اور ہنوئی کے علاقے انسانی وسائل پر توجہ مرکوز کر رہے ہیں، فوری طور پر فائلوں میں ترمیم کر رہے ہیں، دستاویزات کو ڈیجیٹائز کر رہے ہیں، ان کی درجہ بندی اور ذخیرہ اندوزی کر رہے ہیں تاکہ انتظامی اکائیوں کو ترتیب دینے کے لیے کام کیا جا سکے۔

ہو چی منہ سٹی: فعال طور پر ڈیجیٹائز کریں اور وقت پر ڈیلیور کریں۔

حالیہ دنوں میں، ایس جی جی پی کے نامہ نگاروں کے مطابق، ہو چی منہ شہر کے بہت سے وارڈز اور اضلاع نے فوری طور پر انتظامات اور انتظامات کرنے کے لیے حکام اور سرکاری ملازمین کو تفویض کیا ہے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ فائلوں اور دستاویزات کو ضابطوں کے مطابق محفوظ کیا جائے۔

وارڈ 14 (ضلع 10) کی پیپلز کمیٹی میں، جلد عمل درآمد کے ایک عرصے کے بعد، ڈیجیٹائزیشن کی خدمت کے لیے ریکارڈ کی تصحیح اور ایک جدید آرکائیو کی تعمیر مکمل ہو چکی ہے۔ وارڈ 14 کی پیپلز کمیٹی کے چیئرمین مسٹر ہا توان فوونگ کے مطابق، وارڈ ہر سال ریکارڈ اور دستاویزات کی درستگی اور ڈیجیٹائزیشن کا کام تیزی سے کرتا ہے۔ 2025 کے آغاز سے اب تک کے ریکارڈ اور دستاویزات کے لیے، وارڈ کو درست اور ڈیجیٹائز کرنا جاری ہے۔ فی الحال، وارڈ کا آرکائیو تقریباً 60 مربع میٹر چوڑا ہے، جس میں 156 میٹر سے زیادہ دستاویز کے شیلف ہیں (دستاویزات کے شیلف کا ایک میٹر 1 میٹر لمبا دستاویزات کا عمودی طور پر ترتیب دیا گیا ہے، شیلف پر ایک دوسرے کے قریب - PV)، 1971 سے اب تک درست کیا گیا ہے۔

اسی طرح ایک لاکھ وارڈ (ضلع بنہ ٹین) میں پارٹی بلاک کی فائلوں کو ڈیجیٹائزیشن اور آرکائیو کرنے کا کام بھی فوری طور پر ہو رہا ہے۔ ایک لاکھ وارڈ کی پارٹی کمیٹی کی اسٹینڈنگ ڈپٹی سکریٹری محترمہ تران تھی تھو ہونگ نے کہا کہ وارڈ نے 2003 سے مئی 2020 تک 760 مستقل فائلوں اور 201 عارضی فائلوں میں ترمیم کا کام مکمل کیا ہے، اور وہ جون 2020 سے لے کر اب تک کے 2020 سے پہلے کے ٹارگٹ 5 کے ساتھ تقریباً 12 میٹر دستاویزات کے شیلف میں ترمیم کر رہی ہے۔ 15 جون سے پہلے 2003-2025 کی مدت کے تمام دستاویزات کو اسکین کرنا۔

ایک لاکھ وارڈ کے اہلکار (ضلع بن ٹین، ہو چی منہ سٹی) پارٹی بلاک کی فائلوں اور دستاویزات کا جائزہ لے رہے ہیں اور ان میں ترمیم کر رہے ہیں۔ تصویر: وان من

بہت سے اضلاع، کاؤنٹیز اور تھو ڈک سٹی نے مستعدی سے دستاویزات کا جائزہ، ترمیم اور ڈیجیٹائز کیا ہے۔ مثال کے طور پر، بنہ ٹین ڈسٹرکٹ میں، 2003 سے 2018 تک کے جائزے اور اعداد و شمار کے ذریعے، ترمیم شدہ فائلوں اور دستاویزات کی تعداد 5,230 مستقل فائلیں ہیں۔ فی الحال، ضلع فوری طور پر فائلوں میں ترمیم اور اسکیننگ کر رہا ہے تاکہ 2019 سے آرکائیو جاری رکھا جا سکے تاکہ ضلع میں سیاسی نظام اور انتظامی اکائیوں کے تنظیمی انتظامات کو نافذ کرنے کے بعد حوالے کرنے کی تیاری کی جا سکے۔

ڈسٹرکٹ 10 میں، ڈسٹرکٹ پیپلز کمیٹی کی چیئرمین محترمہ نگوین تھی تھو ہونگ نے کہا کہ ضلع نے ترمیم شدہ کاغذی دستاویزات کی تالیف اور فہرست سازی، غیر ترمیم شدہ دستاویزات کی ابتدائی تدوین، اور نئے یونٹ کے حوالے کرنے کی تیاری کی ہدایت کی ہے۔ ایک ہی وقت میں، ضلع الیکٹرانک دستاویزات کا جائزہ لیتا ہے، ڈیٹا کو الگ کرتا ہے، انہیں اسٹوریج ڈیوائسز میں نکالتا ہے، اور حوالے کرنے کے لیے ڈیٹا کی حفاظت اور سالمیت کو یقینی بناتا ہے۔

ہنوئی : مرکزی اور باہم مربوط ڈیٹا کو یقینی بنانا

ہنوئی میں، سٹی پیپلز کمیٹی نے "ہانوئی میں ایجنسیوں کے مرکزی دستاویزات کو ڈیجیٹلائز کرنے سے مشترکہ ڈیٹا بیس کی تعمیر" کے منصوبے کی منظوری دی ہے اور ہنوئی پبلک ایڈمنسٹریشن سروس سینٹر کو اس منصوبے کے نفاذ کی صدارت اور انتظام کرنے کے لیے تفویض کیا ہے۔ اس پروجیکٹ کو پولیٹ بیورو اور سیکرٹریٹ کے 28 فروری 2025 کو نتیجہ نمبر 127-KL/TW میں پیشرفت کے مطابق ضلعی سطح کی انتظامی سرگرمیوں اور کمیون انضمام کی معطلی کے لیے فائلوں اور دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنے اور دوبارہ ترتیب دینے کے لیے بنایا گیا ہے اور تنظیم کی تحقیق کو جاری رکھنے اور تنظیم کو دوبارہ ترتیب دینے کی تجویز ہے۔

ہنوئی پیپلز کمیٹی کے دفتر کے چیف، مسٹر ٹرونگ ویت ڈنگ کے مطابق، منصوبے کے نفاذ کا مقصد ایک مشترکہ ڈیٹا بیس بنانا ہے، جس میں ہنوئی میں پارٹی، حکومت اور عوامی تنظیموں کی دستاویزات شامل ہیں، مرکزی، باہم مربوط، مشترکہ اور دوبارہ قابل استعمال ڈیٹا کو یقینی بنانا ہے۔ دوسری طرف، اس کا مقصد کاغذی ریکارڈ کا استعمال نہ کرکے، مصنوعی ذہانت کو مربوط کرکے، اور ڈیٹا کا آسانی سے استحصال اور استعمال کرکے انتظامیہ اور انتظامیہ کی کارکردگی، تاثیر اور کارکردگی کو بہتر بنانا ہے۔ فی الحال، ہنوئی میں ضلعی اور کمیون کی سطح پر جن دستاویزات میں ترمیم کی ضرورت ہے ان کا تخمینہ حجم 68,860m سے زیادہ ہے۔ ضلع اور کمیون کی سطح پر ڈیجیٹائز کرنے کی ضرورت والے دستاویزات کی کل تعداد 94 ملین A4 صفحات سے زیادہ ہے۔ یہ ایک بہت بڑا حجم ہے، لہذا دستاویزات کی ڈیجیٹائزیشن کو 2 مراحل میں تقسیم کیا گیا ہے۔ فیز 1 ایجنسیوں کی دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرے گا، 5 ترجیحات کے ساتھ، بشمول: 1 ضلعی سطح پر پارٹی اور حکومت کی دستاویزات میں ترمیم اور ڈیجیٹائز کرنا؛ 2 جماعتی سطح پر پارٹی اور حکومت کے دستاویزات میں ترمیم اور ڈیجیٹائز کرنا ہے۔ 3 شہر کی سطح پر پارٹی کے دستاویزات میں ترمیم اور ڈیجیٹائز کرنا ہے۔ 4 شہر کی سطح پر حکومت کی دستاویزات میں ترمیم اور ڈیجیٹل کرنا ہے۔ 5 بڑے پیمانے پر تنظیموں کے دستاویزات کو 3 سطحوں پر ترمیم اور ڈیجیٹائز کرنا ہے۔

ہنوئی پبلک ایڈمنسٹریشن سروس سینٹر کے ڈائریکٹر مسٹر کیو نگوک ٹرانگ کے مطابق، اب سے 30 جون تک، مرکز ترجیحات 1 اور 2 کو نافذ کرنے پر توجہ دے گا۔ مستقل اسٹوریج کی مدت کے ساتھ دستاویزات کو ڈیجیٹائز کرنا، وہ دستاویزات جو پارٹی اور حکومت میں ضلع اور کمیون کی سطح پر اکثر دوبارہ استعمال کی جاتی ہیں، جن کا تخمینہ خام حجم کا تقریباً 25% اور ترمیم شدہ حجم کا 5% ہے۔ ڈیجیٹائزڈ دستاویزات کے لیے، ضابطوں کے مطابق معیار کو یقینی بناتے ہوئے، ڈیٹا کو ہم آہنگ کیا جائے گا، وقت اور بجٹ کے ضیاع سے بچنے کے لیے دوبارہ ڈیجیٹائز نہیں کیا جائے گا۔

جدید انتظامیہ کی تعمیر کی طرف

مقامی علاقوں میں عمل درآمد سے، کچھ ماہرین اور قومی اسمبلی کے نائبین (این اے ڈپٹیز) نے کہا کہ ریکارڈ اور دستاویزات کی تدوین اور ڈیجیٹائزیشن نہ صرف ایک تکنیکی کام ہے بلکہ اس کا مطلب یہ ہے کہ آلات کی تنظیم نو کے عمل میں شفافیت، حفاظت اور کارکردگی کو یقینی بنانا، لوگوں اور کاروباروں کے لیے سہولت پیدا کرنا۔ یہ ایک جدید انتظامیہ کی تعمیر کی طرف بھی ایک اہم قدم ہے، نئے دور میں سماجی ضروریات کو بہتر انداز میں پورا کرنا۔

موجودہ تناظر میں ریکارڈ کی ڈیجیٹلائزیشن کے کلیدی کردار پر زور دیتے ہوئے قومی اسمبلی کے نائب Nguyen Quang Huan نے زور دیا کہ انتظامی اکائیوں کو ضم کرنے پر انتظامی حدود وسیع ہوں گی، انفراسٹرکچر کو مکمل ہونے میں 5-10 سال درکار ہوں گے، اس لیے شروع میں انتظامی طریقہ کار کو کرنے کے لیے سفر کرنا یقیناً مشکل ہوگا۔ لہذا، اگر ڈیجیٹل ٹیکنالوجی سے فائدہ نہیں اٹھایا جاتا ہے، تو لوگوں کو دستاویزات پر کارروائی کے لیے سرکاری ایجنسیوں میں جانے کی ضرورت پڑنے سے بڑی تکلیف ہوگی۔ ان کے مطابق، تمام ریکارڈ کو ڈیجیٹائز کرنا، نیٹ ورک کے ماحول پر انتظامی طریقہ کار کو کم سے کم کرنے کے لیے، اور ڈیجیٹل حکومت اور ڈیجیٹل سوسائٹی کے نفاذ کے لیے ایک بنیاد بنانا ضروری ہے۔ یہ فوری طور پر اور ہم آہنگی کے ساتھ کیا جانا چاہیے، اور مرکزی حکومت کی ہدایات کا انتظار نہیں کرنا چاہیے بلکہ مقامی لوگوں کو ابھی سے اسے فعال طور پر نافذ کرنا چاہیے۔

اس کے علاوہ، ریکارڈز کا جائزہ لینے اور ذخیرہ کرنے کے عمل کے دوران، قومی اسمبلی کے ڈپٹی فام وان ہوا نے کہا کہ مقامی پارٹی کمیٹیوں اور حکام کو ریکارڈ کو کھونے، غلط جگہ دینے، یا یہاں تک کہ جان بوجھ کر تباہ کرنے سے بچنے کے لیے پوری سنجیدگی سے ہدایت، معائنہ اور یاد دہانی کرنی چاہیے۔ قومی اسمبلی کے ڈپٹی فام وان ہوا نے نوٹ کیا، "اگر ہم محتاط نہیں رہے اور ریکارڈ کھو دیتے ہیں، تو یہ نہ صرف ریاستی اداروں کو متاثر کرے گا بلکہ لوگوں اور کاروباروں کو بھی بہت زیادہ متاثر کرے گا۔ اس لیے، اس وقت، ریکارڈز کے کھو جانے، غلط جگہ پر، یا غیر قانونی طور پر ریکارڈ تباہ ہونے کی صورت میں اداروں، اکائیوں، افراد اور رہنماؤں کی مخصوص ذمہ داریوں کو واضح طور پر بیان کرنا ضروری ہے۔"

ہموار اور مسلسل دستاویز اور محفوظ شدہ دستاویزات کے کام کو یقینی بنانے کے لیے اور ہو چی منہ شہر میں سیاسی نظام کی تنظیم نو سے پہلے، اس کے دوران اور بعد میں محفوظ دستاویز کے انتظام کو یقینی بنانے کے لیے، ہو چی منہ سٹی پیپلز کمیٹی نے ہدایت نامہ 04 جاری کیا۔ ہدایت میں واضح طور پر کہا گیا ہے: شہر کے محکموں، شاخوں اور سیکٹروں کے سربراہوں کی ضرورت ہے، تھو ڈک سٹی، ضلع کی گنتی اور ضلعی تعداد کو براہ راست لاگو کرنے کے لیے۔ شہر میں سیاسی نظام کی تنظیم نو کے عمل میں دستاویز اور محفوظ شدہ دستاویزات کے انتظام کو مضبوط بنانے کے لیے فوری کام۔

تہذیب - پھن تھاو - قومی دن

ماخذ: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html