UPŘÍMNĚ: Plýtvání kvůli nadměrnému počtu schůzek, to je třeba omezit.

Když to všechno sečtete, kolik schůzek se koná v celé zemi každý rok? Nikdo nedokáže dát přesnou odpověď. Víme jen, že v mnoha agenturách jsou programy úředníků a státních zaměstnanců nabité schůzkami.

V některých obcích a státních podnicích se ranní brífinky staly povinným postupem, i když jejich obsahem často je pouze vyslechnutí zpráv o záležitostech, které již byly písemně zdokumentovány. Jakmile schůzka skončí, končí i produktivní pracovní den.

Schůzky jsou nezbytné. Nikdo nepopírá roli schůzek ve vedení a managementu. Problém je ale v tom, že příliš mnoho schůzek, příliš dlouhé schůzky a neefektivní schůzky se stávají velmi znepokojivou formou plýtvání.

Proč je tolik schůzek? Zaprvé je to kvůli zastaralým manažerským návykům; schůzky se konají vždy, když se vyskytne problém. V mnoha agenturách se schůzky staly standardním operačním postupem. Projednávají se nové směrnice, zavádějí se nové dokumenty a řeší se zpoždění prostřednictvím hodnotících schůzek. Zadruhé, mnoho agentur plně nezavedlo řízení orientované na cíle nebo na výsledky. Úkoly nejsou jasně přiděleny konkrétním osobám s konkrétními odpovědnostmi a termíny, takže schůzky jsou nezbytné pro připomenutí a následnou kontrolu. Zatřetí, strach z odpovědnosti vede ke schůzkám za účelem „sdílení rizika“. Mnoho problémů by se dalo rychle vyřešit delegováním, ale vedoucí oddělení se stále rozhodnou konat schůzky. Velké schůzky se konají proto, aby se vytvořil pocit kolektivní odpovědnosti a zajistilo se, že když dojde k chybám, bude i zátěž sdílena.

Stálý člen sekretariátu ústředního výboru strany Tran Cam Tu právě podepsal a vydal závěr sekretariátu o nápravě pracovních metod a zlepšení efektivity politického systému. Podle sekretariátu bylo v nedávné restrukturalizaci a zefektivnění organizačního aparátu politického systému dosaženo významných výsledků. Některé problémy, jako například nadměrné vydávání dokumentů a schůzí, je však stále třeba napravit a řešit. Sekretariát proto požaduje snížení počtu ročních schůzí alespoň o 10 %, omezení zbytečných schůzí, zkrácení doby schůzí a zajištění toho, aby závěrečné poznámky vedoucích představitelů nepřesáhly 50 minut. Toto nařízení ukazuje, že „zahlcení schůzemi“ již není osobním vnímáním, ale problémem ovlivňujícím celý systém.

Schůze trvající několik hodin s desítkami, ba i stovkami účastníků, znamená, že stovky hodin práce jsou „zmrazeny“. Velká část obsahu by se přitom dala zpracovat výhradně prostřednictvím písemných dokumentů, elektronických zpráv nebo krátkých online výměn názorů.

Ještě důležitější je, že když úředníci tráví příliš mnoho času na schůzích, výrazně se zkracuje čas, který mohou věnovat skutečné práci, terénu a službě lidem a firmám. Práce se zpožďuje, snižuje se efektivita a v konečném důsledku nese důsledky společnost.

Ještě nebezpečnější je, že příliš mnoho schůzek vytváří pocit uspokojení a formality. Když je problém… je tu schůzka. Když nejsou jasné povinnosti… je tu další schůzka. Když úkol není dokončen… je tu schůzka, na které se lze poučit ze zkušeností.

Snížení počtu schůzek neznamená snížení vedení nebo efektivity. Naopak, je to způsob, jak zvýšit provozní efektivitu s respektem k času zaměstnanců a společenským zdrojům. Pokud je každá schůzka pečlivě zvážena, efektivně zorganizována, přímo řeší daný problém a vede k jasným závěrům, systém bude fungovat hladce a práce bude postupovat podle plánu.

Je načase být k sobě upřímní a uznat, že plýtvání způsobené nadměrným počtem schůzek už není bezvýznamným problémem. Omezení zbytečných schůzek v podstatě eliminuje formu neviditelného, ale přetrvávajícího plýtvání. Tento čas by měl být věnován akci, řešení problémů a zlepšování života lidí.

Zdroj: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm