Výhody digitalizace údajů z matričního rejstříku

Elektronický systém pro registraci a správu občanských záznamů nejen usnadnil občanům práci, ale také zlepšil efektivitu státní správy občanských záznamů. Díky tomuto pohodlí mohou orgány pro registraci občanských záznamů vyšší úrovně snadno kontrolovat a monitorovat činnosti orgánů nižší úrovně v oblasti evidence občanských záznamů a včas odhalovat a opravovat chyby v procesu registrace.

S cílem spokojenosti občanů.

V polovině srpna 2025 se pan Nguyen Van Tam, bydlící v Hamlet 1, obci Long Phu, městě Can Tho , dostavil do Centra veřejných administrativních služeb obce, aby požádal o opravu svého občanského záznamu. Přinesl pouze originální doklady totožnosti a vyplnil formulář, který mu poskytl úředník pro justici a občanské záznamy obce; celý proces trval asi 15 minut. Pan Tam spokojeně řekl: „Zaměstnanci mi s nadšením poradili, jejich práce byla rychlá a efektivní a pomohli mi vyplnit žádost o opravu občanského záznamu.“

Elektronické údaje o registraci obyvatel snižují zátěž úředníků justice a matričních úřadů. Foto: Kim Ngoc.

Pan Nguyen Thanh Duy, žijící v osadě Bung Thum v obci Long Phu, nedávno také dosáhl vyřešení řízení o uznání otcovství. Díky elektronickému systému evidence obyvatel se úředníci justice a evidence obyvatel obce museli namísto trávení času prohledáváním papírových dokumentů za účelem ověření pouze přihlásit do elektronického systému evidence a správy obyvatel, aby si vyhledali informace o evidenci obyvatel pana Duye a zpracovali žádost; výsledky obdržel krátce poté…

Od 1. července 2025 do současnosti obdrželo Centrum veřejných administrativních služeb obce Long Phu 204 žádostí, z toho 177 online a 27 osobně a poštou. Centrum zpracovalo 203 žádostí před plánovaným termínem a 1 žádost je stále ve zpracování.

Pan Ho Quoc Hung, místopředseda Lidového výboru obce Long Phu a ředitel Centra veřejných administrativních služeb obce, uvedl: „Obec maximalizovala využití informačních technologií a elektronického systému pro registraci a správu občanských záznamů v oblasti registrace a správy občanských záznamů. Lidový výbor obce navíc veřejně zveřejnil v centru předpisy o registraci občanských záznamů pro záležitosti spadající do pravomoci obce. Úředníci pro registraci občanských záznamů vždy jednají v rámci svých pravomocí a dodržují zákonem stanovené postupy, aniž by obtěžovali nebo způsobovali lidem nepříjemnosti.“

V okrese O Mon došlo k mnoha pozitivním změnám v procesu přijímání a vyřizování administrativních dokumentů v oblasti občanské evidence, které se setkaly s vysokým ohlasem obyvatel. Pan Nguyen Cong Chanh, úředník pro občanskou evidenci v okresním lidovém výboru, uvedl: „V současné době jsou údaje o občanské evidenci digitalizovány, takže ověřováním netrávíme mnoho času a proces přijímání a vyřizování administrativních dokumentů týkajících se občanské evidence je rychlý.“

Zlepšení kvality veřejných služeb

Dříve se správa matričních záznamů ve městě spoléhala především na ukládání informací v papírových matrikách. Tato metoda sice zajišťovala zachování původních údajů a důvěrnosti, ale vedla k obrovskému objemu záznamů a spisů o matričních záznamech. Každý rok musel úřad pro matriční záznamy otevírat nové knihy narození, oddací knihy, úmrtí, adopce a opatrovnictví. Kromě toho existovaly pro každý typ matričního záznamu samostatné spisy a dokumenty, například spisy o matričních záznamech o narození vyžadující rodné listy a formuláře pro matriční záznamy o narození a spisy o oddacích záznamech vyžadující formuláře pro matriční záznamy o manželství a osvědčení o rodinném stavu. Každá událost matričního záznamu byla zaznamenána v samostatném registru, což vedlo k rozptýlení a obtížím při vyhledávání jednotlivých údajů o matričních záznamech.

Obyvatelé registrují svůj občanský stav v Centru veřejných administrativních služeb v městské části O Mon. Foto: Chan Hung

Elektronický systém pro registraci a správu obyvatel je základem elektronické databáze občanské evidence a zahrnuje software pro registraci a správu a další aplikační a servisní software navržený a vyvinutý Ministerstvem spravedlnosti . Podle odboru spravedlnosti města Can Tho tento software poskytuje agenturám prostředky k registraci, správě, aktualizaci, digitalizaci, standardizaci a řízení údajů o registraci obyvatel a k efektivnímu využívání elektronické databáze občanské evidence.

Podle předpisů používá úřad pro registraci obyvatelstva elektronický systém pro registraci a správu obyvatelstva k aktualizaci informací v elektronické databázi registrace obyvatelstva, včetně: informací o registraci osob a informací o registraci jejich rodičů, manželů/manželek nebo partnerů v případě změn v důsledku (sňatek, změny, opravy registrace obyvatelstva, doplnění informací o registraci obyvatelstva, opětovné určení etnické příslušnosti; uznání rodičovství; opatrovnictví; adopce; úmrtí); zaznamenávání změn v registraci obyvatelstva v knize o registraci obyvatelstva podle rozsudků a rozhodnutí příslušných státních orgánů; a zaznamenávání záležitostí týkajících se registrace obyvatelstva vietnamských občanů, které byly vyřešeny příslušnými orgány cizích zemí, v knize o registraci obyvatelstva.

Podle paní Nguyen Thi Phuong Thu, vedoucí oddělení administrativní a soudní podpory městského odboru spravedlnosti, zavedení elektronického systému pro registraci a správu občanských rejstříků výrazně zkracuje čas, který úředníci občanských rejstříků na místní úrovni tráví hlášením pravidelných statistických údajů. Pouhými několika kliknutími v softwaru jsou k dispozici konkrétní data, místo aby museli jako dříve počítat každou stránku v knize občanských rejstříků. Pokud jde o funkčnost, vyhledávání, tisk a nastavení parametrů v elektronickém systému pro registraci a správu občanských rejstříků fungují velmi efektivně, rychle a s vysokou přesností. Software také nabízí značnou flexibilitu; konkrétně mohou úředníci občanských rejstříků nejprve zadat informace o výsledcích zpracování spisů občanských rejstříků pro občany do návrhu a poté zkontrolovat jejich přesnost, než je přenesou do oficiálního archivu. Po zavedení elektronického systému pro registraci a správu občanských rejstříků v celostátním měřítku si občané mohou vyžádat kopie záznamů odkudkoli, bez ohledu na administrativní hranice…

Zavedení elektronického systému pro registraci a správu občanských záznamů uspokojilo potřebu včasného a přesného přístupu k údajům o registraci a jejich sdílení. V závislosti na svých pravomocích mohou agentury a útvary přistupovat k údajům o registraci občanů a využívat je pro specializované činnosti, což přispívá ke zjednodušení administrativních postupů, zlepšení kvality veřejných služeb, efektivnější státní správě a úspoře nákladů pro občany eliminací nutnosti opakovaných cest na různá místa.

Zavedení elektronické databáze občanských rejstříků hraje klíčovou roli při budování úplného, ​​přesného a komplexního zdroje dat o obyvatelstvu. To následně zvyšuje přístup lidí ke službám sociálního zabezpečení, jako je vzdělávání a zdravotní péče, a podporuje provádění politik místního rozvoje.

Digitalizace údajů o občanském registru není jen strategickým krokem na cestě k digitální transformaci země, ale přináší také praktické výhody jak občanům, tak i státním orgánům. Je klíčovým základem pro budování elektronické správy, zlepšení administrativní efektivity a zvýšení kvality veřejných služeb. Město Can Tho neustále usiluje o digitalizaci a kompletizaci svých údajů o občanském registru, čímž přispívá k udržitelnému rozvoji země v digitálním věku.

Chấn Hưng - Kim Ngọc

Zdroj: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html