Ca Mau ordnet an, dass die Digitalisierung von Dokumenten zeitlich selektiv erfolgen und nur die zu digitalisierenden Dokumente berücksichtigt werden müssen. Um Verschwendung zu vermeiden, sollten Dokumente nicht massenhaft digitalisiert werden.

Am Nachmittag des 21. April 2025 hielt Genosse Nguyen Duc Hien, stellvertretender Sekretär des Provinzparteikomitees von Ca Mau, eine Arbeitssitzung mit Vertretern der Leitung der Beratungs- und Unterstützungsorgane des Provinzparteikomitees, des Vaterländischen Frontkomitees und soziopolitischer Organisationen auf Provinzebene, Bezirksparteikomitees, Stadtparteikomitees und dem Provinzparteikomitee direkt unterstellten Parteikomitees ab. Thema war die Archivierung, Verwaltung von Dokumenten, Dokumentendatenbanken und die Digitalisierung von Dokumenten im Zuge der Reorganisation des Apparats des politischen Systems.

Begegnungsszene

In der Arbeitssitzung wurden die Delegierten über das offizielle Rundschreiben Nr. 64-CV/TW des Sekretariats vom 10. April 2025 über die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im Zuge der Einrichtung und Organisation des politischen Systems und der Verwaltungseinheiten auf lokaler Ebene sowie über das offizielle Rundschreiben Nr. 14204-CV/VPTW des Zentralbüros der Partei vom 9. April 2025 mit Hinweisen zu verschiedenen Inhalten bezüglich der Digitalisierung von Dokumenten bei der Einrichtung von Verwaltungseinheiten und einer Reihe damit zusammenhängender Dokumente informiert.

Vertreter einiger Behörden und Einheiten berichteten über die erzielten Ergebnisse bei der Archivierung, der Dokumentenverwaltung, den Dokumentendatenbanken und der Digitalisierung der Archive der Behörden und Einheiten; gleichzeitig reflektierten sie über die Schwierigkeiten und Probleme in Bezug auf Personal, Ausrüstung und Finanzen, die der Archivierung, der Dokumentenverwaltung, den Dokumentendatenbanken und der Digitalisierung von Dokumenten im Zuge der Reorganisation des Apparats dienen...

Der Vertreter des Inspektionskomitees der Provinz Ca Mau berichtete über den aktuellen Stand der archivierten Dokumente beim Inspektionskomitee des Provinzparteikomitees; die Umsetzung der Digitalisierung und Anwendung der Software des Zentralen Inspektionskomitees zur Aktenverwaltung in der Vergangenheit: Demnach wurden die in der Agentur aufbewahrten Inspektions- und Aufsichtsakten geordnet und indexiert, 5914 von 9396 eingehenden Dokumenten wurden digitalisiert, 2700 von 3176 ausgehenden Dokumenten wurden digitalisiert (Zeitraum 2020-2025); Fachabteilungen aktualisieren Anträge und Fallakten in der Software des Zentralen Inspektionskomitees; für das Inspektionskomitee auf Bezirksebene werden Dokumente und Fallakten bearbeitet und digitalisiert (01 Einheit hat die Bearbeitung und Digitalisierung abgeschlossen), die Aktualisierung von Anträgen und Akten in der Software des Zentralen Inspektionskomitees auf Bezirksebene ist noch nicht erfolgt, die Software läuft nicht stabil und einige Orte sind nicht verbunden; Gleichzeitig wurden zahlreiche Schwierigkeiten und Probleme bei der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten gemeldet: Es fehlten Scanner und sichere USB-Sticks zum Kopieren vertraulicher Dokumente, und anfängliche Schwierigkeiten traten bei der Aktualisierung der Datensätze in der Software des Zentralen Kontrollkomitees auf. „ Informationen zu Parteiorganisationen und Parteimitgliedern wurden nicht mit der Datenbank synchronisiert, was zu Schwierigkeiten bei der Aktualisierung der Felder für die Parteiorganisations- und Parteimitgliedscodes führte und fehlende Informationen zur Folge hatte; die Petitionssoftware erlaubt es nicht, Petitionsdateien an das System anzuhängen, sodass eine manuelle Eingabe erforderlich ist, die sehr zeitaufwändig ist … “.

Genosse Nguyen Duc Hien, stellvertretender Sekretär des Provinzparteikomitees von Ca Mau , schloss mit folgendem Fazit: Der Bericht zeigt, dass die Digitalisierung archivierter Dokumente einiger Behörden und Einheiten die Erwartungen nicht erfüllt hat. Er forderte die dem Provinzparteikomitee direkt unterstellten Beratungs- und Unterstützungsstellen sowie alle anderen Behörden, Einheiten und Parteiorganisationen auf, die Digitalisierung der Dokumente als dringende Aufgabe zu behandeln und Ressourcen für die zügige Bearbeitung und Digitalisierung der Dokumente bereitzustellen, um die vom Zentralkomitee vorgegebene Frist einzuhalten. Vertraulichkeit oder andere Gründe für Verzögerungen bei der Digitalisierung sollten nicht als Ausrede dienen. Er empfahl den Leitern der Behörden und Einheiten, sich zu treffen, um die Methoden, die Umsetzung, den Fertigstellungstermin und die Notwendigkeit der Bildung von Teams, der Rekrutierung weiterer Kader und Beamter sowie die klare Aufgabenverteilung für die gemeinsame Bearbeitung und Digitalisierung der Dokumente zu erörtern. Er wies darauf hin, dass bei der Digitalisierung der Zeitrahmen und die zu digitalisierenden Dokumente sorgfältig ausgewählt werden müssen. Eine massenhafte Digitalisierung ist nicht ratsam, da die Digitalisierung, wenn die Ergebnisse nicht genutzt, geteilt oder im Arbeitsalltag eingesetzt werden, nicht nur ineffektiv, sondern auch verschwenderisch ist. Das Provinzparteikomitee soll die Digitalisierung von Dokumenten begleiten und gleichzeitig Schwierigkeiten, Probleme und Vorschläge von Behörden und Abteilungen zusammenfassen und dem Ständigen Ausschuss des Provinzparteikomitees berichten, damit dieser Anweisungen zu deren Behebung erhält. Dies soll Parteiorganisationen, Behörden und Abteilungen dabei unterstützen, die Bearbeitungs- und Digitalisierungsarbeiten fristgerecht und im Sinne der Vorgaben abzuschließen.

Khanh Hung

Quelle: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html