Ca Mau weist darauf hin, dass die Digitalisierung von Dokumenten zeitlich selektiv erfolgen muss und dass nur die Dokumente digitalisiert werden dürfen, die digitalisiert werden müssen, und dass nicht massenhaft digitalisiert werden sollte, um Abfall zu vermeiden.

Am Nachmittag des 21. April 2025 hielt Genosse Nguyen Duc Hien, ständiger stellvertretender Sekretär des Provinzparteikomitees von Ca Mau, eine Arbeitssitzung mit Vertretern der Führung der Beratungs- und Unterstützungsagenturen des Provinzparteikomitees, des Vaterländischen Frontkomitees und gesellschaftspolitischer Organisationen auf Provinzebene, Bezirksparteikomitees, Stadtparteikomitees und Parteikomitees, die dem Provinzparteikomitee direkt unterstehen, ab. Gegenstand der Sitzung waren die Arbeit der Archivierung, Verwaltung von Dokumenten, Dokumentendatenbanken und Digitalisierung von Dokumenten im Prozess der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems.

Treffpunkt

Bei der Arbeitssitzung wurden die Delegierten über die offizielle Mitteilung Nr. 64-CV/TW des Sekretariats vom 10. April 2025 zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im Prozess der Anordnung und Organisation des Apparats des politischen Systems und der Verwaltungseinheiten auf lokaler Ebene sowie über die offizielle Mitteilung Nr. 14204-CV/VPTW des Zentralbüros der Partei vom 9. April 2025 informiert, die eine Reihe von Inhalten zur Digitalisierung von Dokumenten bei der Anordnung von Verwaltungseinheiten und einer Reihe damit verbundener Dokumente enthält.

Vertreter einiger Behörden und Einheiten berichteten über die Ergebnisse, die bei der Archivierung, Verwaltung von Dokumenten, Dokumentendatenbanken und Digitalisierung der Archive der Behörden und Einheiten erzielt wurden. Gleichzeitig gingen sie auf die Schwierigkeiten und Probleme hinsichtlich Personal, Ausrüstung und Finanzen ein, die bei der Neuorganisation der Apparatur mit der Archivierung, Verwaltung von Dokumenten, Dokumentendatenbanken und Digitalisierung von Dokumenten verbunden sind.

Der Vertreter des Inspektionsausschusses der Provinz Ca Mau berichtete über den aktuellen Status der archivierten Dokumente beim Inspektionsausschuss des Provinzparteikomitees; die Implementierung der Digitalisierung und Anwendung der Software des Zentralen Inspektionsausschusses zur Aktenverwaltung in der Vergangenheit: Demnach wurden die bei der Agentur gespeicherten Inspektions- und Überwachungsakten geordnet und indiziert, 5914/9396 eingehende Dokumente wurden digitalisiert, 2700/3176 ausgehende Dokumente wurden digitalisiert (Zeitraum 2020–2025); Fachabteilungen aktualisieren Petitionen und Fallakten in die Software des Zentralen Inspektionsausschusses; für den Inspektionsausschuss auf Bezirksebene bearbeiten und digitalisieren sie Dokumente und Fallakten (Einheit 01 hat die Bearbeitung und Digitalisierung abgeschlossen), die Aktualisierung von Petitionen und Akten in die Software des Zentralen Inspektionsausschusses auf Bezirksebene ist noch nicht erfolgt, die Software funktioniert nicht stabil und einige Orte sind nicht verbunden; Gleichzeitig wurden zahlreiche Schwierigkeiten und Probleme bei der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten gemeldet: Es fehlten Scanner und sichere USB-Sticks zum Kopieren vertraulicher Dokumente, und die Software des Zentralen Inspektionskomitees hatte anfänglich Schwierigkeiten bei der Aktualisierung der Datensätze. „ Informationen zu Parteiorganisationen und Parteimitgliedern wurden nicht mit der Datenbank synchronisiert, was zu Schwierigkeiten bei der Aktualisierung der Felder für den Parteiorganisationscode und den Parteimitgliedscode führte, da Informationen fehlten; die Petitionssoftware erlaubt es nicht, Petitionsdateien an das System anzuhängen, sodass eine manuelle Eingabe erforderlich ist, die viel Zeit in Anspruch nimmt … “.

Genosse Nguyen Duc Hien, ständiger stellvertretender Sekretär des Parteikomitees der Provinz Cà Mau , kam zu dem Schluss: „Dem Bericht zufolge hat die Digitalisierung der archivierten Dokumente einiger Behörden und Einheiten nicht die Erwartungen erfüllt. Er forderte die Beratungs- und Unterstützungsagenturen des Parteikomitees der Provinz sowie die Behörden, Einheiten und Parteiorganisationen, die dem Parteikomitee der Provinz direkt unterstehen, auf, die Digitalisierung der Dokumente als dringend erforderlich zu erkennen und die Ressourcen für die zügige Bearbeitung und Digitalisierung der Dokumente zu priorisieren, um die vorgeschriebene Zeit gemäß den Anweisungen des Zentralkomitees einzuhalten. Um Verzögerungen bei der Digitalisierung von Dokumenten zu vermeiden, sollten die Schuld nicht auf vertrauliche Dokumente geschoben werden. Er schlug vor, dass sich die Leiter der Behörden und Einheiten treffen sollten, um die Methoden, Umsetzungsmethoden und Fertigstellungszeiten sorgfältig zu besprechen und die Notwendigkeit zu erörtern, Teams zu bilden, mehr Kader und Beamte einzustellen und die Aufgaben für die gemeinsame Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten klar zu verteilen. Zu beachten ist, dass bei der Digitalisierung der Zeitrahmen und die zu digitalisierenden Dokumente ausgewählt werden müssen. Digitalisieren Sie nicht in großen Mengen, denn wenn die Digitalisierung abgeschlossen ist, aber nicht genutzt, weitergegeben oder bei der Arbeit verwendet wird, ist die Digitalisierung nicht effektiv, sondern auch verschwenderisch. Beauftragen Sie das Büro des Provinzparteikomitees, Anleitungen zur Digitalisierung von Dokumenten zu geben, gleichzeitig Schwierigkeiten, Probleme und Vorschläge von Behörden und Einheiten zusammenzufassen und dem Ständigen Ausschuss des Provinzparteikomitees Bericht zu erstatten, um Anweisungen zu deren Beseitigung zu erhalten und Parteiorganisationen, Behörden und Einheiten dabei zu helfen, die Bearbeitungs- und Digitalisierungsarbeiten bald im Einklang mit dem vorgeschriebenen Geist und Zeitrahmen abzuschließen./.

Khanh Hung

Quelle: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html