Nach der Fusion entfällt das mühsame handschriftliche Ausfüllen jedes Antragsformulars und das Abfragen von Adressen. Besucher des Tan Hung Ward Public Administration Service Center (HCMC) müssen jetzt nur noch ihren Personalausweis in den Kiosk einscannen, um das Formular automatisch auszufüllen und in wenigen Schritten schnell alte und neue Adressen nachzuschlagen.
Der Grund dafür ist, dass dieses Zentrum Informationstechnologie mit Kiosken zur Unterstützung des Ausfüllens von Formularen und einem neuen Nachbarschaftssuchsystem einsetzt, um eine schnellere, bequemere und freundlichere Verwaltungserfahrung zu ermöglichen.
Menschen kommen für Behandlungen in das öffentliche Verwaltungszentrum des Bezirks Tan Hung. Foto: HUYNH THO
Schnelles Verfahren, keine Handschrift
Am frühen Montagmorgen ging Frau Nguyen Ngoc Thanh (wohnhaft im Bezirk 7) zum Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung des Bezirks Tan Hung, um eine Bescheinigung über ihren Familienstand zu beantragen.
Anders als früher, als sie Papierformulare von Hand ausfüllen musste, wurde sie dieses Mal vom Personal durch die Benutzung des Kiosks geführt. Sie musste lediglich ihren Ausweis in das Gerät stecken, und das System las die verfügbaren Informationen automatisch und füllte sie aus.
„Der Automat hat fast alle meine Daten automatisch eingetragen. Ich musste nur noch ein paar Details gemäß den Anweisungen ergänzen, und der Automat druckte eine vollständige Erklärung aus. Ich unterschrieb und fertig. Schnell, bequem und sehr interessant. Zum ersten Mal habe ich gesehen, wie Technologie so effektiv in Verwaltungsverfahren eingesetzt wird“, erzählte Frau Thanh.
Frau Nguyen Ngoc Thanh wurde von Herrn Nguyen Minh Thien, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees und Direktor des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung im Bezirk Tan Hung, in die Verwendung des Kiosks zum Scannen ihres Personalausweises und zum Ausdrucken des Erklärungsformulars eingewiesen. Foto: HUYNH THO
Auch Frau Vo Thi Ngoc Tram zeigte sich zufrieden, als sie zum Abschluss des Zertifizierungsverfahrens ins Zentrum kam. Nach dem Scannen ihres Personalausweises wurde sie angewiesen, die Anwendung zu verwenden, um die alten und neuen Adressen in der Nachbarschaft nachzuschlagen und die Informationen nach der Fusion zu aktualisieren.
„Ich denke, diese Modelle sollten in anderen Stationen repliziert werden. Sie sind einfach zu verwenden, schnell und sparen sowohl den Bewohnern als auch den Beamten Aufwand“, kommentierte Frau Tram.
Den Aufzeichnungen zufolge herrscht im Zentrum stets eine geschäftige, aber geordnete Atmosphäre. Viele ältere Menschen oder Menschen, die mit der Technik nicht vertraut sind, werden von den Gewerkschaftsmitgliedern oder den Bezirksbeamten begeistert unterstützt, niemand ist durch Maschinen oder digitale Vorgänge „verwirrt“.
Beamte und Menschen haben weniger Arbeit
Herr Nguyen Minh Thien, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees und Direktor des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung im Bezirk Tan Hung, sagte, dass das Zentrum seit dem 1. Juli in Betrieb sei. Jeden Tag kämen etwa 300 Menschen, um sich behandeln zu lassen.
Um die Servicequalität zu verbessern, hat das Zentrum zwei IT-Anwendungsmodelle implementiert, darunter einen Kiosk zur Unterstützung der Formularerstellung und ein neues Nachbarschaftssuchsystem über die Website.
Beim Kioskmodell müssen die Personen lediglich ihren Personalausweis einstecken, die Art des Verfahrens auswählen und der Automat hilft ihnen beim Ausfüllen des Formulars und druckt eine vollständige Erklärung aus.
„Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, da keine Formulare gekauft werden müssen. Selbst wenn die Personen aus anderen Orten kommen, kann das Gerät die Daten lesen. Ältere Menschen oder Menschen, die nicht mit der Technik umgehen können, erhalten Unterstützung von Gewerkschaftsmitgliedern oder Mitarbeitern“, sagte Herr Thien.
Laut Herrn Thien haben sich nach der Fusion neben den Namen der Bezirke auch die Namen einiger Stadtteile geändert, was zu zahlreichen Schwierigkeiten bei der Bestätigung von Informationen führt. Aus diesem Grund hat das Zentrum die Website https://phuongtanhung.com eingerichtet, auf der die Menschen ihre alte Adresse in eine neue Adresse oder ihren alten Stadtteil in einen neuen Stadtteil ändern und gleichzeitig den Standort des Stadtteils ermitteln können.
Auf der Website können die Leute auch Informationen und Telefonnummern des Leiters der Nachbarschaftsgruppe, des Parteizellensekretärs, des Jugendgewerkschaftssekretärs, des Leiters des Frontarbeitsausschusses usw. nachschlagen.
„Das neue Modell zur Nachbarschaftsverwaltung hilft den Menschen, selbst Informationen nachzuschlagen, ohne die Bezirksbeamten fragen zu müssen. Wir haben auch die Standorte von Polizei, Militär , Parteikomitee und Fronthauptquartieren auf der Website veröffentlicht, damit die Leute sie leicht nachschlagen können“, betonte Herr Thien.
Im Zentrum stehen Maschinen zur Verfügung, mit denen Menschen alte in neue Viertel umwandeln können. Sie können auch über ihr Telefon oder ihren PC auf die Website zugreifen und die Umwandlung durchführen. Foto: HUYNH THO
Herr Thien sagte, der Bezirk bereite die Integration weiterer Funktionen in dieses Modell vor, wie etwa die Veröffentlichung von Baugenehmigungen, eine Liste der zentralen Mitarbeiter, die Möglichkeit, direkt mit den für die Verfahren zuständigen Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen, die Einrichtung papierloser Besprechungsräume, die Verwaltung von Pensionen, Wohnungen usw.
Fragen und Antworten zum virtuellen Assistenten Tan Hung Ward
Vor kurzem hat das Vietnam Fatherland Front Committee des Bezirks Tan Hung auch die Anwendung „Tan Hung Ward Q&A Virtual Assistant“ eingeführt. Die Benutzer müssen lediglich den an den Leitpunkten angebrachten QR-Code scannen und können dann auf den Link zugreifen, der zur ChatGTP-Plattform mit integriertem virtuellen Assistenten führt.
Hier können die Menschen einfach Fragen stellen und Antworten zur Gemeindeorganisation erhalten; Adresse, Büro- und Betriebsinformationen des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung usw.
Darüber hinaus stellt der virtuelle Assistent detaillierte Anweisungen zum Ablauf und zu den Dokumenten aller Verwaltungsverfahren bereit, die in die Zuständigkeit des Bezirks fallen. So können Beschlüsse und Entscheidungen der Organisation, der Wohngruppen, der Nachbarschaften usw. eingesehen werden.
Ein virtueller Assistent ist wie ein rund um die Uhr arbeitender Bezirksbeamter von Tan Hung. Die Leute können jederzeit Fragen stellen und Antworten erhalten.
Diese Anwendung hilft den Menschen, Zeit zu sparen, da sie nicht direkt zum Bezirksvolkskomitee gehen müssen, aber dennoch Unterstützung bei Verwaltungsverfahren erhalten, was dazu beiträgt, die sich wiederholende Arbeitsbelastung der Empfangsabteilung zu reduzieren.
Herr KHUU THIEN THANH , ständiger stellvertretender Vorsitzender des Komitees der Vietnamesischen Vaterländischen Front des Bezirks Tan Hung
Aufgenommen von BAO PHUONG
Quelle: https://ttbc-hcm.gov.vn/doc-dao-mo-hinh-quet-can-cuoc-ra-to-khai-o-phuong-tan-hung-1019288.html
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