Leitfaden zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren in der Gemeinde Nam Dong.

Proaktiv und auf Machbarkeit bedacht.

Im Kontext der Verwaltungsreform, der Entwicklung der digitalen Verwaltung und der Einführung eines zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells ist die Umsetzung des Gesetzes zur Personenstandsregistrierung von erheblicher Bedeutung, da sie die legitimen Rechte, Interessen und den Alltag der Bürger berührt. Im Einklang mit der Politik der Dezentralisierung und der Delegation von Befugnissen empfahl das Justizministerium dem Volkskomitee der Stadt, vor dem 1. Juli 2025 zwei Pläne und zahlreiche Leitfäden für die Volkskomitees der Gemeinden und Stadtteile zu erstellen, um sicherzustellen, dass diese die notwendigen Voraussetzungen für die vollständige Übertragung der Personenstandsregistrierungsbefugnis erfüllen.

Das Justizministerium veröffentlichte außerdem umgehend eine Liste der Verwaltungsverfahren, genehmigte interne und elektronische Prozesse und schuf damit eine Grundlage für die Gemeinden und Stadtteile, um die Akten vom ersten Tag der Anwendung des neuen Modells an zu bearbeiten; gleichzeitig organisierte es Schulungskonferenzen zur Zivilstandsregistrierung, um den Beamten an der Basis zu helfen, die Vorschriften und Verfahren fest zu verstehen und Verwirrung bei der Übernahme von Aufgaben zu minimieren.

Frau Van Thi Phuong, eine Justiz- und Standesamtsbeamtin der Gemeinde Dan Dien, erklärte, dass die Übertragung der Standesamtszuständigkeit auf die Gemeindeebene die Standesamtsregistrierung bürgernäher gestaltet habe. Die Gemeindebeamten seien vom Justizministerium umfassend in Verfahren, fachlichen Kompetenzen und elektronischer Software geschult worden; interne und elektronische Verfahrensanweisungen und -prozesse seien umgehend herausgegeben worden, um eine reibungslose Bearbeitung der Anträge zu gewährleisten. Bei Problemen könnten die lokalen Beamten online mit dem Support-Team des Ministeriums in Kontakt treten, um schnell Unterstützung zu erhalten und komplexe Fälle effizient bearbeiten zu lassen.

Herr Pham Cong Phuoc, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees der Gemeinde Dan Dien, berichtete, dass die Gemeindebeamten in der Anfangsphase der Übernahme der gesamten Zuständigkeit für die Personenstandsregistrierung unweigerlich auf Schwierigkeiten stießen, insbesondere bei Akten mit Bezug zum Ausland. Darüber hinaus behinderte das veraltete Computersystem mit geringen Spezifikationen und unzureichender Netzwerkkapazität die Bearbeitung der Verfahren. Das Justizministerium leistete zeitnah Unterstützung, insbesondere über Online-Supportkanäle, wodurch die Gemeindebeamten nach und nach mehr Sicherheit gewannen, die Akten korrekt bearbeiten und Fehler minimieren konnten.

Dank synchronisierter Lösungen verlief die Standesamtsarbeit in der Stadt nach dem 1. Juli 2025 relativ stabil, erfüllte die Bedürfnisse der Bevölkerung und vermied längere Verzögerungen. Allerdings ist die Arbeitsbelastung auf Gemeindeebene sehr hoch, während die Personalstärke nicht entsprechend erhöht wurde, insbesondere in dicht besiedelten Stadtgebieten. Einige komplexe Verfahren, die von der Bezirks- auf die Gemeindeebene übertragen wurden, führten zu Fehlern im Arbeitsablauf, sodass das Justizministerium dem Volkskomitee der Stadt empfehlen musste, bestimmte Akten zu annullieren oder zu widerrufen, um deren Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.

Durchbruch bei der Online-Standesamtsregistrierung

Parallel zur Dezentralisierung der Zuständigkeiten hat das Justizministerium die Einführung der Online-Personenstandsregistrierung und die Bearbeitung von Verfahren unabhängig vom Wohnort beschleunigt. Die Ergebnisse sind beachtlich: Vom 1. Januar 2025 bis November 2025 erhielten und bearbeiteten die Volkskomitees der Gemeinden und Stadtteile 8.981 Personenstandsregistrierungsdossiers, davon 99 % online.

Laut Herrn Nguyen Ngoc Phuoc, Leiter der Abteilung für Rechtsverbreitung und Justizverwaltung im Justizministerium, hat die Stadt bisher über 1,2 Millionen Fälle aus den papierbasierten Standesamtsbüchern digitalisiert und gehört damit zu den ersten Orten landesweit, die diese Aufgabe abgeschlossen haben. Die Überprüfung und Bereinigung der Heiratsdaten erfolgte im Rahmen eines 90-tägigen Intensivplans und trug dazu bei, die Verfahren zur Bestätigung des Familienstands zu vereinfachen und den Bürgern den Aufwand zu erleichtern.

Ab April 2025 werden Auszüge aus dem Personenstandsregister unabhängig vom Wohnort ausgestellt, was die Bürger erheblich entlastet. Elektronisch vernetzte Verwaltungsverfahren wie Geburtsregistrierung, Anmeldung des Daueraufenthalts, Ausstellung von Krankenversicherungskarten für Kinder unter sechs Jahren oder Sterberegister, Löschung des Daueraufenthalts und Beantragung von Sterbegeld haben dazu beigetragen, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Anzahl der Wege zu reduzieren.

Als direkte Nutznießerin berichtete Frau Tran Thi Lan, Einwohnerin der Gemeinde Chan May im Bezirk Lang Co, dass die Beantragung einer Geburtsurkunde für ihr Kind früher mehrere Besuche erforderte. Jetzt muss sie den Antrag nur noch online einreichen. Dank der Vernetzung der verschiedenen Behörden ist das Verfahren bequem, transparent und zeitsparend.

Die Stadt Hue verfügt derzeit über 118 Beamte im Justiz- und Standesamtswesen, von denen die meisten einen juristischen oder höheren Hochschulabschluss besitzen und eine entsprechende Weiterbildung absolviert haben. Sie bilden das Rückgrat der Standesamtsarbeit auf lokaler Ebene. Allerdings gibt es in einigen Gemeinden nur einen einzigen Beamten im Justiz- und Standesamtswesen, was ein potenzielles Risiko für Arbeitsunterbrechungen birgt. Zudem fehlt vielen neu ernannten Beamten die Erfahrung im Umgang mit komplexen Fällen.

Herr Nguyen Van Hung, Direktor des Justizministeriums, bestätigte, dass die Übertragung der gesamten Zuständigkeit für das Personenstandsregister an die Volkskomitees auf Gemeindeebene korrekt und im Einklang mit der Verwaltungsreform steht. Die praktischen Erfahrungen in Hue zeigen, dass diese Maßnahme bei sorgfältiger Vorbereitung, enger Zusammenarbeit und abgestimmten Investitionen in Personal und Infrastruktur umsetzbar ist. Das Justizministerium wird sich auch künftig dafür einsetzen, die berufliche Weiterbildung zu verbessern, die Software zu optimieren und den Behörden auf Gemeindeebene mehr Personal und Ausrüstung zur Verfügung zu stellen, um die Bürgerinnen und Bürger besser zu bedienen.

Durch kontinuierliche Bemühungen kommt das Justizministerium seinem Ziel, die Dienstleistungen der Zivilstandsregistrierung bürgernäher zu gestalten, schrittweise näher, sie für die Bürger bequemer und zu ihrem Nutzen zu machen und so zum Aufbau eines modernen, professionellen und effizienten Verwaltungssystems beizutragen.

Text und Fotos: THAI BINH

Quelle: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html