Die Belastung der Einrichtung verringern.

Die Einführung eines zweistufigen Kommunalverwaltungssystems stellt eine tiefgreifende Umstellung dar, die eine schnelle Anpassung der Verwaltung an die neue Arbeitsweise erfordert. In der Realität herrscht jedoch erheblicher Druck auf Gemeindeebene. Dies äußert sich in einem hohen Dokumentenaufkommen und ständigen Sitzungen bei gleichzeitig begrenzten personellen und zeitlichen Ressourcen.

Auf einem kürzlich vom Propaganda- und Mobilisierungsreferat des Parteikomitees von Ho-Chi-Minh-Stadt organisierten Treffen zur Propaganda- und Massenmobilisierungsarbeit Anfang 2026 gaben Vertreter zahlreicher Ortschaften an, dass die Basis-Propaganda- und Massenmobilisierungsarbeit durchschnittlich etwa 1,5 Dokumente pro Tag erhält. Auch wenn diese Zahl einzeln betrachtet gering erscheinen mag, führt das schiere Aufgabenvolumen zu einem ständigen Druck auf lokaler Ebene. Hinzu kommen die zahlreichen Treffen. Obwohl ein deutlicher Trend hin zu Online-Meetings stattgefunden hat und dadurch Reisen reduziert wurden, beansprucht die Teilnahme an diesen Treffen immer noch einen erheblichen Teil der Arbeitszeit der Basisfunktionäre. Die Kombination aus Treffen und Arbeit sowie die gleichzeitige Bearbeitung von Aufgaben behindern die Erzielung maximaler Effizienz. Ohne rechtzeitige Anpassungen besteht die Gefahr einer Überlastung, die die Qualität der Aufgabenerfüllung negativ beeinflussen wird.

Um die Situation zu verbessern, müssen wir zunächst die Dokumentenausgabe optimieren. Anschließend müssen wir Dokumente prüfen und kategorisieren, nur die wirklich notwendigen ausgeben und Inhalte zusammenfassen, um Mehrfachdokumente für dieselbe Aufgabe zu vermeiden. Zusätzlich sollten wir verstärkt umfassende Newsletter und allgemeine Leitfäden zu spezifischen Themen nutzen, anstatt Dokumente sporadisch zu veröffentlichen. Dokumente müssen prägnant sein, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar beschreiben und Wiederholungen oder Neuinterpretationen bestehender Inhalte vermeiden. Des Weiteren müssen wir die Meeting-Disziplin stärken. Meetings sollten vermieden werden, wenn Informationen schriftlich übermittelt werden können; Meetings sollten nicht unnötig in die Länge gezogen werden, wenn der Inhalt bereits klar ist. Eine gründliche Vorbereitung der Inhalte ist während der Meetings unerlässlich, um die Zeit für Vorträge zu verkürzen und die Diskussionszeit zu erhöhen.

Langfristig ist es notwendig, den Einsatz von Technologie zu fördern und eine einheitliche Arbeitsmanagementplattform von der Stadtebene bis zur Basis aufzubauen. Durch die Vernetzung und Echtzeitaktualisierung von Daten lassen sich viele periodische Berichte automatisieren, wodurch der Berichts- und Besprechungsaufwand für die Basis deutlich reduziert wird.

Das neue System kann nur dann reibungslos funktionieren, wenn die Umsetzenden nicht mit Aufgaben überlastet werden, die sich optimieren ließen. Die Reduzierung der Arbeitsbelastung an der Basis trägt außerdem dazu bei, die Effektivität und Effizienz der Arbeit dort zu steigern, wo die Richtlinien direkt umgesetzt werden.

THU HUONG

Quelle: https://www.sggp.org.vn/giam-tai-cho-co-so-post845358.html