Wann sollten Sie E-Mail oder Telefon für die Arbeit nutzen?

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Viele Menschen glauben, dass E-Mail und Telefon bei der Arbeit die gleiche Funktion haben, aber in Wirklichkeit hat jede Kommunikationsmethode ihre eigenen Vor- und Nachteile.

Wann Sie E-Mail verwenden sollten

E-Mail zur Übermittlung von Dokumenten und Unterlagen: Dies ist ein nützliches Tool, wenn Sie wichtige Dateien und Dokumente speichern und an einen oder mehrere Partner senden müssen. Auch wenn Sie einen Bericht zusammenfassen oder Ihrem Chef oder Ihren Partnern Vorschläge präsentieren müssen, ist E-Mail die effektivste, umfassendste und präziseste Möglichkeit zur Informationsübermittlung.

Bestätigung: Eine weitere Möglichkeit, E-Mails zu verwenden, ist die Verwendung als Bestätigungsdokument. Dies ähnelt einem Memo oder einem Brief, aber in diesem Fall müssen Sie eine spezifische, informative Nachricht schreiben und auf die sorgfältige Antwort der anderen Person warten.

Benutzer können E-Mails auch verwenden, um Reisen zu bestätigen, an Besprechungen teilzunehmen oder wichtige Entscheidungen zu treffen.

Informationsaustausch: Laut Karriereexperten ist E-Mail ein bequemes und flexibles Mittel, um Dokumente, Links, PDF-Dateien, Bilder usw. an Bedürftige weiterzugeben. Gleichzeitig kann der Empfänger die Informationen bequem einsehen und recherchieren.

Zeitmanagement: E-Mail kann nützlich sein, wenn Sie mit Menschen in unterschiedlichen Zeitzonen oder mit unterschiedlichen Zeitplänen zusammenarbeiten. Der Empfänger kann die Nachricht zu einem passenden Zeitpunkt lesen und sich entsprechend seinem eigenen Zeitplan bei Ihnen melden.

Es muss jedoch betont werden, dass per E-Mail gesendete Informationen nicht unbedingt eine sofortige Antwort erfordern, sondern vielmehr eine gute Kommunikationssituation schaffen, sodass sowohl der Absender als auch der Empfänger über umfassende Informationen und eine angemessene Reaktionszeit verfügen.

Wann sollten Sie E-Mail oder Telefon für die Arbeit nutzen?

Smartphones helfen Nutzern, Informationen und Emotionen schnell und präzise auszudrücken. Abbildung: Linkedin

Wann sollte ich das Telefon benutzen?

Manche Menschen glauben, dass E-Mail-Kommunikation genauso effektiv ist wie Sprachkommunikation. Studien deuten jedoch darauf hin, dass dies nicht der Fall ist. Im Jahr 2021 fanden die Forscher Amit Kumar und Nicholas Epley heraus, dass Sprachinteraktionen wie Telefonanrufe, Sprachchats und Videochats stärkere soziale Bindungen schaffen als andere Methoden. Mit anderen Worten: Sprechen statt E-Mails oder SMS bietet enorme soziale Vorteile. Im Einzelnen:

Erhalten Sie schnell Informationen: Sie können jederzeit und überall ans Telefon gehen, um die Informationssicherheit zu bestätigen, Konten zu aktualisieren und Passwörter zu ändern, anstatt auf E-Mail-Antworten zu warten.

Beziehungen aufbauen: Es gibt keinen Ersatz für die persönliche Kommunikation und den Aufbau von Beziehungen. Am Telefon hört man die Stimme, den Tonfall, den Ausdruck und die Betonung des Gesprächspartners. Dies ist eine völlig andere Art der Kommunikation als per E-Mail, bei der lediglich Inhalte übermittelt werden.

Benachrichtigung bei dringenden Arbeitseinsätzen: Bei dringenden Angelegenheiten, die sofort gemeldet und erledigt werden müssen, ist ein Anruf erforderlich. Außerdem können Sie Anrufe überall empfangen, solange ein Telefonsignal vorhanden ist.

Wenn Sie eine E-Mail senden, ist nicht sicher, dass die andere Person diese erhält, wenn sie nicht online ist.

Verwenden Sie es in heiklen Gesprächen: Manchmal ist ein Telefongespräch besser als das Senden einer E-Mail, da Sie eine neue Idee ausdrücken, sich jemandem anvertrauen oder eine Entscheidung treffen können, ohne eine Spur in Form einer E-Mail oder Textnachricht zu hinterlassen.

Ganz zu schweigen davon, dass Lautstärke, Rhythmus und Sprechstil den Zuhörern helfen, Sie besser zu verstehen, Ihr Wohlwollen auszudrücken und unnötige Missverständnisse zu vermeiden, wenn Sie nur Worte verwenden.

Laut VNE

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Quelle