Viele Versorgungsleistungen für Privatpersonen und Unternehmen

Thanh Hoa ist eine der ersten Provinzen, die die Beglaubigung elektronischer Kopien von Originalen im provinziellen Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren eingeführt hat. Dies ist ein wichtiger Schritt, der Bürgern und Beamten viele praktische Vorteile bei der Bearbeitung von Verwaltungsverfahren bietet und zur Förderung der Verwaltungsreform, insbesondere der Verfahrensreform, in der Provinz beiträgt.

Beglaubigte elektronische Kopie des Originals: Viele Vorteile für Privatpersonen und Unternehmen Beamte der Abteilung für die Entgegennahme von Dokumenten und die Rückmeldung von Ergebnissen des Volkskomitees des Bezirks Truong Thi (Stadt Thanh Hoa) weisen Bürger an, wie sie den Service der Beglaubigung elektronischer Kopien vom Original durchführen können.

Truong Thi ist der Stadtbezirk mit den meisten elektronisch beglaubigten Kopien unter den 34 Stadtbezirken und Gemeinden von Thanh Hoa. Laut Statistik des Informationssystems für Verwaltungsverfahren der Provinz Thanh Hoa wurden im Zeitraum vom 15. Juni bis zum 1. September 2024 im Stadtbezirk Truong Thi 1.533 elektronisch beglaubigte Kopien erstellt. Im Vergleich zu Papierkopien bieten elektronische Kopien zahlreiche praktische Vorteile, nicht nur für Privatpersonen und Unternehmen, sondern auch für Behörden auf allen Ebenen. Herr Nguyen Thanh Trung, ein Beamter des Volkskomitees des Bezirks Truong Thi, erklärte: „Das Verfahren zur Beglaubigung einer elektronischen Kopie des Originals ist unkompliziert. Wenn Organisationen und Bürger diesen Service nutzen, prüft die beglaubigende Person das Original, erstellt ein digitales Foto davon, gibt die Beglaubigung der Kopie anhand des Originals ein, versieht sie mit einer digitalen Signatur und leitet sie anschließend zur endgültigen Beglaubigung an die zuständige Behörde weiter. Der Eintrag im Beglaubigungsbuch wird aktualisiert. Bürger müssen die Beglaubigung nur einmal durchführen, können sie aber beliebig oft verwenden. Sollte das Original verloren gehen, ist die elektronische Kopie genauso wertvoll und kann lange Zeit ohne Neuausstellung genutzt werden, da sie in der Datenbank jedes Bürgers im System gespeichert ist. Auch für Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst wird die Abwicklung von Verwaltungsverfahren erleichtert, da die digital signierte Kopie die Überprüfung von Integrität und Richtigkeit für die weiteren Schritte vereinfacht.“

Die Beglaubigung elektronischer Kopien des Originals erfolgt über das Informationssystem für Verwaltungsverfahren der Provinz Thanh Hoa, sodass sie jederzeit und überall genutzt werden können. Herr Nguyen Huu Cuong aus Kim Tan (Provinz Thanh) ließ seinen Reisepass bei der Dokumentenannahme und Ergebnisübermittlung des Volkskomitees des Bezirks Truong Thi beglaubigen und erklärte: „Mit elektronisch beglaubigten Kopien zahlen die Bürger nur noch eine einmalige Gebühr für eine beglaubigte Kopie. Diese kann dann für viele Online-Dokumente verwendet werden, anstatt wie bisher für jedes Dokument eine separate beglaubigte Kopie anfertigen zu müssen. Das spart viel Aufwand, Zeit und Kosten; die Bearbeitung von Verwaltungsangelegenheiten wird beschleunigt, was sowohl für Bürger als auch für Unternehmen mehr Komfort und Zufriedenheit bietet.“

Ab dem 1. Juli 2020 wurde landesweit die Beglaubigung elektronischer Kopien von Originalen über das Nationale Portal für öffentliche Dienstleistungen eingeführt. Nachdem die Provinzen und Städte das Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren auf Provinzebene fertiggestellt und einen reibungslosen Betrieb sichergestellt hatten, erließ die Regierung die amtliche Bekanntmachung Nr. 6332/VPCP-KSTT zur Einführung dieses Dienstes. Dadurch wird die Nutzung für Bürger, Beamte und Angestellte vereinfacht, beispielsweise durch die Möglichkeit der Online-Zahlung und die parallele Ausstellung von elektronischen und Papierkopien. Die elektronische Kopie wird im elektronischen Datenspeicher von Organisationen und Einzelpersonen im Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren der Provinz gespeichert und mit dem elektronischen Datenspeicher des Nationalen Portals für öffentliche Dienstleistungen zur gemeinsamen Nutzung und Wiederverwendung verknüpft.

Um die reibungslose und effektive Authentifizierung elektronischer Kopien anhand des Originals zu gewährleisten, hat das Servicezentrum für öffentliche Verwaltung der Provinz Thanh Hoa das Informationssystem für Verwaltungsverfahren der Provinz Thanh Hoa modernisiert und fertiggestellt. In Abstimmung mit der Regierung und den zuständigen Stellen wurde der Dienst am 17. Juni 2024 in Betrieb genommen. Parallel dazu organisierte das Zentrum Schulungen und fachliche Beratung für Justizbeamte der Volkskomitees auf Bezirksebene sowie für Justiz- und Standesbeamte der Volkskomitees auf Gemeindeebene in der gesamten Provinz. Das Justizministerium und die Justizämter der Bezirke, Städte und Gemeinden informierten und unterstützten die Kader, Beamten, Angestellten des öffentlichen Dienstes, Bürger und Unternehmen aktiv bei der Umsetzung. Auch die Volkskomitees auf Gemeindeebene informierten auf vielfältige Weise, beispielsweise durch direkte Beratung, durch Aushänge bei der Abholung von Akten und der Rückgabe von Ergebnissen von Verwaltungsverfahren, durch die Einbindung in Dorf- und Wohngruppenversammlungen, über Lautsprecheranlagen und soziale Netzwerke.

Dank der aktiven und verantwortungsvollen Beteiligung aller Ebenen und Sektoren – von der Provinz bis zur Gemeinde – hat das Informationssystem für Verwaltungsverfahren der Provinz Thanh Hoa vom 17. Juni 2024 bis zum 1. Oktober 2024 über 22.000 Ergebnisse der Beglaubigung elektronischer Kopien von Originaldokumenten generiert. Die Verwendung elektronischer Kopien ist ein wichtiger Bestandteil der Durchführung von Verwaltungsverfahren im digitalen Zeitalter und eine bedeutende Datenquelle. Sie gewährleistet die Rechtsgültigkeit der von Papierdokumenten in elektronische Dokumente umgewandelten Daten und dient Organisationen und Bürgern bei der Durchführung von Verwaltungsverfahren und der Nutzung öffentlicher Online-Dienste.

Der stellvertretende Direktor des Provinzverwaltungszentrums, Nguyen Tuan Hoa, erklärte: „Die digitale Transformation schreitet von der Zentral- auf die Lokalebene voran. Daher ist die Beglaubigung elektronischer Kopien von Originalen gemäß Regierungsverordnung Nr. 45/2020/ND-CP ein unausweichlicher Trend, und die Provinz Thanh Hoa ist Vorreiter bei der Umsetzung. Mit elektronisch beglaubigten Kopien können Bürger und Unternehmen die meisten administrativen Vorgänge, die nun elektronisch abgewickelt werden, vollständig online erledigen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, beglaubigte Kopien einzureichen und Papierkopien zur Dokumentenprüfung vorzulegen. Dies ist für die Abwicklung von Verwaltungsverfahren unerlässlich. Die flächendeckende Einführung des elektronischen Beglaubigungsdienstes wird Thanh Hoa einen wichtigen Schritt auf dem Weg zu einer digitalen Verwaltung ermöglichen. Daher ist neben den Anstrengungen aller Ebenen und Sektoren auch die Unterstützung der Bevölkerung notwendig, damit Thanh Hoa die gesteckten Ziele bald erreichen kann.“

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