Vorteile der Digitalisierung von Personenstandsdaten

Das elektronische Personenstandsregister und -verwaltungssystem hat in jüngster Zeit nicht nur den Bürgern mehr Komfort geboten, sondern auch die Effizienz der staatlichen Personenstandsverwaltung verbessert. Mithilfe dieses Systems kann die übergeordnete Personenstandsbehörde die Personenstandsregistrierungen der nachgeordneten Personenstandsämter einfach überprüfen und überwachen sowie Fehler im Registrierungsprozess umgehend erkennen und korrigieren.

Ziel ist die Zufriedenheit der Menschen

Mitte August 2025 kam Herr Nguyen Van Tam, wohnhaft in Weiler 1, Gemeinde Long Phu, Stadt Can Tho , zum Gemeindeverwaltungszentrum, um eine Korrektur seiner Haushaltsregistrierung zu beantragen. Er hatte lediglich seine Original-Ausweisdokumente dabei und füllte das vom zuständigen Beamten für Haushaltsregistrierung bereitgestellte Formular aus. Der Vorgang dauerte etwa 15 Minuten. Herr Tam sagte begeistert: „Die Mitarbeiter hier waren sehr hilfsbereit, haben schnell gearbeitet und mir geholfen, die Unterlagen für die Korrektur meiner Haushaltsregistrierung auszufüllen.“

Elektronische Daten zum Personenstand entlasten die Beamten des Justiz- und Standesamts. Foto: Kim Ngoc

Herr Nguyen Thanh Duy, wohnhaft im Weiler Bung Thum, Gemeinde Long Phu, hat das Vaterschaftsanerkennungsverfahren erfolgreich abgeschlossen. Dank des elektronischen Haushaltsregistersystems musste der zuständige Beamte des Justiz- und Haushaltsregisters der Gemeinde nicht mehr mühsam Papierdokumente durchsuchen, sondern konnte Herrn Duys Haushaltsdaten einfach im elektronischen System abrufen und den Fall bearbeiten. Das Ergebnis erhielt Herr Duy kurz darauf.

Seit dem 1. Juli 2025 hat das Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung der Gemeinde Long Phu 204 Anträge erhalten, davon 177 online und 27 persönlich bzw. per Post. 203 Anträge wurden vorzeitig bearbeitet, ein Antrag befindet sich noch in Bearbeitung.

Herr Ho Quoc Hung, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees der Gemeinde Long Phu und Direktor des kommunalen Verwaltungszentrums, erklärte: „Die Gemeinde nutzt die Informationstechnologie und das elektronische Personenstandsregister, um den Personenstand zu erfassen und zu verwalten, umfassend zu optimieren. Darüber hinaus hat das Volkskomitee der Gemeinde die Bestimmungen zur Personenstandsregistrierung für Angelegenheiten, die in die Zuständigkeit der Gemeinde fallen, umgehend im Zentrum veröffentlicht. Die Beamten der Justizbehörden üben ihre Befugnisse und Verfahren stets gemäß den gesetzlichen Bestimmungen aus, ohne die Bevölkerung zu belästigen oder zu benachteiligen.“

Im Stadtbezirk O Mon hat sich die Bearbeitung von Personenstandsdaten deutlich verbessert und findet breite Zustimmung in der Bevölkerung. Herr Nguyen Cong Chanh, Beamter des Justiz- und Personenstandsamtes des Stadtbezirks, erklärte: „Da die Personenstandsdaten digitalisiert sind, entfällt der zeitaufwändige Prüfaufwand, sodass die Bearbeitung von Personenstandsdaten deutlich schneller vonstattengeht.“

die Qualität der öffentlichen Dienstleistungen verbessern

Bisher erfolgte die Verwaltung der Melderegister in der Stadt hauptsächlich durch die Speicherung von Informationen in Papierbüchern. Diese Methode bewahrt die Originaldaten gut und gewährleistet die Vertraulichkeit der Informationen, jedoch ist der Umfang der Melderegister und der darin gespeicherten Unterlagen sehr groß. Jedes Jahr muss das Meldeamt neue Geburts-, Heirats-, Sterbe-, Adoptions- und Vormundschaftsregister anlegen. Darüber hinaus werden für jede Art der Haushaltsregistrierung entsprechende Aufzeichnungen und Dokumente geführt, beispielsweise Geburtsurkunden und Geburtsregistereinträge; Heiratsurkunden und Eheschließungsbescheinigungen. Die Ereignisse der Haushaltsregistrierung werden in separaten Büchern erfasst, was zu einer Verstreuung der einzelnen Haushaltsdaten führt und die Suche erschwert.

Die Menschen melden ihre Haushalte im Bürgerbüro des Bezirks O Mon an. Foto: Chan Hung

Das elektronische Personenstandsregister und -verwaltungssystem bildet die Grundlage der elektronischen Personenstandsdatenbank. Diese umfasst die vom Justizministerium entwickelte und bereitgestellte Software und Anwendungssoftware sowie die dazugehörigen Dienste. Laut Justizbehörde der Stadt Can Tho ermöglicht diese Software den Behörden die Erfassung, Verwaltung, Aktualisierung, Digitalisierung, Standardisierung und Verwaltung von Personenstandsdaten sowie die effektive Nutzung der elektronischen Personenstandsdatenbank.

Gemäß den Vorschriften nutzt die Standesamtsbehörde das elektronische Standesamtsregister und -verwaltungssystem, um Informationen in der elektronischen Standesamtsdatenbank zu aktualisieren. Dies umfasst: Standesamtsinformationen von Einzelpersonen und Standesamtsinformationen von Vätern, Müttern, Ehefrauen oder Ehemännern von Einzelpersonen bei Änderungen aufgrund von (Heirat, Änderung, Berichtigung des Standesstands, Hinzufügung von Standesamtsinformationen, Neubestimmung der ethnischen Zugehörigkeit; Anerkennung von Vater, Mutter, Kind; Vormundschaft; Adoption; Sterberegistereintragung); Eintragung von Standesstandsänderungen im Standesamtsbuch gemäß Urteilen und Entscheidungen zuständiger staatlicher Stellen; Eintragung des Standesstands vietnamesischer Staatsbürger im Standesamtsbuch, der von zuständigen ausländischen Behörden geklärt wurde.

Laut Frau Nguyen Thi Phuong Thu, Leiterin der Abteilung für Verwaltungs- und Justizunterstützung im Justizamt der Stadt, reduziert die Anwendung des elektronischen Personenstandsregisters den Zeitaufwand für die Beamten des Justiz- und Standesamts auf lokaler Ebene bei der Meldung regelmäßiger statistischer Daten erheblich. Statt wie bisher jede Seite im Personenstandsregister zählen zu müssen, genügen wenige Software-Eingriffe, um die gewünschten Daten zu erhalten. Die Such-, Druck- und Parametereinstellungen des elektronischen Personenstandsregisters arbeiten äußerst effektiv, schnell und präzise. Die Software bietet zudem eine hohe Flexibilität: Beamte des Justiz- und Standesamts können Informationen zu den Ergebnissen der Bearbeitung von Personenstandsregistereinträgen zunächst im Entwurf erfassen, anschließend auf Richtigkeit prüfen und dann ins offizielle Archiv übertragen. Sobald das elektronische Personenstandsregister landesweit einheitlich eingeführt ist, können Bürger unabhängig von Verwaltungsgrenzen überall Kopien anfordern.

Die Anwendung des elektronischen Personenstandsregisters und -verwaltungssystems erfüllt den Bedarf an zeitnaher und präziser Nutzung und Weitergabe von Personenstandsdaten. Behörden, Ämter und Zweigstellen können je nach ihren Befugnissen auf die Personenstandsdaten der Bürger zugreifen und diese für spezialisierte Aufgaben nutzen. Dies trägt zur Vereinfachung von Verwaltungsverfahren, zur Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen, zu einer effektiveren Staatsverwaltung und zur Kostenersparnis für die Bürger bei, da häufige Reisen zu verschiedenen Orten entfallen.

Die Einführung einer elektronischen Personenstandsdatenbank trägt wesentlich zum Aufbau einer vollständigen, genauen und umfassenden Bevölkerungsdatenquelle bei. Dadurch verbessert sich der Zugang der Bevölkerung zu Sozialleistungen wie Bildung und Gesundheitsversorgung, und die Umsetzung lokaler Entwicklungspolitiken wird gefördert.

Die Digitalisierung von Personenstandsdaten ist nicht nur ein strategischer Schritt im Rahmen der nationalen digitalen Transformation, sondern bietet auch praktische Vorteile für Bürger und staatliche Verwaltungsbehörden. Sie bildet eine wichtige Grundlage für den Aufbau einer E-Government-Plattform, die Effizienzsteigerung der Verwaltung und die Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen. Die Stadt Can Tho arbeitet kontinuierlich an der Digitalisierung und Optimierung ihrer Personenstandsdaten und leistet damit einen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung des Landes im digitalen Zeitalter.

Chan Hung - Kim Ngoc

Quelle: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html