Vorteile der Digitalisierung von Standesamtsdaten

Das elektronische Personenstandsregister- und Verwaltungssystem hat nicht nur den Bürgern die Arbeit erleichtert, sondern auch die Effizienz der staatlichen Personenstandsverwaltung verbessert. Dank dieser praktischen Funktion können übergeordnete Personenstandsregisterbehörden die Aktivitäten nachgeordneter Behörden leichter überprüfen und überwachen sowie Fehler im Registrierungsprozess umgehend erkennen und korrigieren.

Ziel ist die Zufriedenheit der Bürger.

Mitte August 2025 begab sich Herr Nguyen Van Tam, wohnhaft in Weiler 1, Gemeinde Long Phu, Stadt Can Tho , zum Verwaltungszentrum der Gemeinde, um eine Korrektur seines Personenstandsdatensatzes zu beantragen. Er hatte lediglich seine Original-Ausweisdokumente dabei und füllte ein Formular aus, das ihm der zuständige Beamte für Justiz und Personenstandsdaten der Gemeinde ausgehändigt hatte. Der Vorgang dauerte etwa 15 Minuten. Herr Tam sagte zufrieden: „Die Mitarbeiter waren sehr hilfsbereit und unterstützten mich tatkräftig. Sie arbeiteten schnell und effizient und halfen mir, meinen Antrag auf Korrektur meines Personenstandsdatensatzes auszufüllen.“

Elektronische Personenstandsdaten entlasten Justiz- und Standesbeamte. Foto: Kim Ngoc.

Herr Nguyen Thanh Duy, wohnhaft im Weiler Bung Thum, Gemeinde Long Phu, hat kürzlich sein Vaterschaftsanerkennungsverfahren erfolgreich abgeschlossen. Dank des elektronischen Personenstandsregisters mussten die Beamten des Justiz- und Personenstandsregisters der Gemeinde nicht mehr mühsam Papierdokumente durchsuchen, sondern konnten Herrn Duys Daten einfach im elektronischen Personenstandsregister einsehen und den Antrag bearbeiten. Das Ergebnis erhielt er kurz darauf.

Seit dem 1. Juli 2025 hat das Verwaltungszentrum der Gemeinde Long Phu 204 Anträge erhalten, davon 177 online und 27 persönlich bzw. per Post. 203 Anträge wurden vorzeitig bearbeitet, ein Antrag befindet sich noch in Bearbeitung.

Herr Ho Quoc Hung, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees der Gemeinde Long Phu und Direktor des kommunalen Amtes für öffentliche Verwaltung, erklärte: „Die Gemeinde hat die Anwendung von Informationstechnologie und die Nutzung des elektronischen Melde- und Verwaltungssystems für Personenstandsdaten maximiert. Darüber hinaus hat das Volkskomitee der Gemeinde die Vorschriften zur Personenstandsdatenerfassung für Angelegenheiten, die in die Zuständigkeit der Gemeinde fallen, im Amtszentrum öffentlich ausgehängt. Die Standesbeamten handeln stets im Rahmen ihrer Befugnisse und befolgen die gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren, ohne die Bevölkerung zu belästigen oder zu benachteiligen.“

Im Stadtbezirk O Mon hat sich der Prozess der Entgegennahme und Bearbeitung von Verwaltungsdokumenten im Bereich der Personenstandsregistrierung ebenfalls positiv verändert und stößt bei der Bevölkerung auf große Zustimmung. Herr Nguyen Cong Chanh, ein Beamter des Personenstandsregisters im Volkskomitee des Stadtbezirks, erklärte: „Da die Daten der Personenstandsregistrierung digitalisiert sind, entfällt der zeitaufwändige Überprüfungsaufwand, und die Entgegennahme und Bearbeitung von Verwaltungsdokumenten im Zusammenhang mit der Personenstandsregistrierung ist für die Bürgerinnen und Bürger deutlich beschleunigt.“

Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen

Früher basierte die Verwaltung der Personenstandsregister in der Stadt hauptsächlich auf der Speicherung von Informationen in Papierregistern. Diese Methode gewährleistete zwar die Wahrung der Originaldaten und die Vertraulichkeit, führte aber zu einer enormen Menge an Personenstandsregistereinträgen und -dateien. Jedes Jahr musste das Standesamt neue Geburts-, Heirats-, Sterbe-, Adoptions- und Vormundschaftsregister anlegen. Darüber hinaus gab es für jede Art der Personenstandsregistrierung separate Akten und Dokumente, beispielsweise Geburtsakten mit Geburtsurkunden und Geburtsregistrierungsformularen sowie Heiratsakten mit Heiratsurkunden und Familienstandsbescheinigungen. Jeder Vorgang wurde in einem separaten Register erfasst, was die Suche nach einzelnen Personenstandsregisterdaten erschwerte und die Daten verstreut hielt.

Bewohner lassen ihren Personenstand im öffentlichen Verwaltungsdienstzentrum des Bezirks O Mon registrieren. Foto: Chan Hung

Das elektronische Personenstandsregister- und Verwaltungssystem bildet die Grundlage der elektronischen Personenstandsregisterdatenbank und umfasst Registrierungs- und Verwaltungssoftware sowie weitere Anwendungs- und Servicesoftware, die vom Justizministerium entwickelt wurden. Laut Justizbehörde der Stadt Can Tho ermöglicht diese Software den Behörden die Registrierung, Verwaltung, Aktualisierung, Digitalisierung, Standardisierung und das Management von Personenstandsregisterdaten sowie die effektive Nutzung der elektronischen Personenstandsregisterdatenbank.

Gemäß den Vorschriften nutzt das Standesamt das elektronische Personenstandsregister- und Verwaltungssystem, um die Informationen in der elektronischen Personenstandsregisterdatenbank zu aktualisieren. Dies umfasst: Personenstandsregisterinformationen von Einzelpersonen und deren Eltern, Ehepartner oder Lebenspartner bei Änderungen aufgrund von (Heirat, Änderungen, Korrekturen des Personenstandsregisters, Ergänzungen des Personenstandsregisters, Neubestimmung der ethnischen Zugehörigkeit, Anerkennung der Vaterschaft, Vormundschaft, Adoption, Sterberegister); Eintragung von Änderungen des Personenstandsregisters im Personenstandsregister gemäß Urteilen und Entscheidungen zuständiger staatlicher Stellen; und Eintragung von Personenstandsangelegenheiten vietnamesischer Staatsbürger im Personenstandsregister, die von zuständigen ausländischen Behörden entschieden wurden.

Laut Frau Nguyen Thi Phuong Thu, Leiterin der Abteilung für Verwaltungs- und Justizunterstützung im Justizministerium der Stadt, reduziert die Anwendung des elektronischen Melderegisters den Zeitaufwand der Standesbeamten vor Ort für die regelmäßige Meldung statistischer Daten erheblich. Mit wenigen Klicks in der Software sind die gewünschten Daten verfügbar, anstatt wie bisher jede Seite im Melderegister zählen zu müssen. Die Such-, Druck- und Parametereinstellungen des elektronischen Melderegisters arbeiten äußerst effizient, schnell und präzise. Die Software bietet zudem große Flexibilität: Standesbeamte können Informationen über die Ergebnisse der Bearbeitung von Bürgerakten zunächst in einem Entwurf erfassen und diesen vor der Übertragung ins offizielle Archiv auf Richtigkeit prüfen. Nach der landesweiten Einführung des elektronischen Melderegisters können Bürger unabhängig von Verwaltungsgrenzen Kopien ihrer Unterlagen von überall anfordern.

Die Anwendung des elektronischen Personenstandsregisters und -verwaltungssystems erfüllt den Bedarf an zeitnahem und präzisem Zugriff auf und Austausch von Personenstandsregisterdaten. Je nach ihrer Zuständigkeit können Behörden und Ämter auf die Personenstandsregisterdaten der Bürger zugreifen und diese für spezielle Aufgaben nutzen. Dies trägt zur Vereinfachung von Verwaltungsverfahren, zur Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen und zu einer effizienteren Staatsverwaltung bei und spart den Bürgern Kosten, da mehrere Fahrten zu verschiedenen Stellen entfallen.

Die Einführung einer elektronischen Melderegisterdatenbank ist von entscheidender Bedeutung für den Aufbau einer vollständigen, präzisen und umfassenden Bevölkerungsdatenquelle. Dies wiederum verbessert den Zugang der Bevölkerung zu Sozialleistungen wie Bildung und Gesundheitsversorgung und fördert die Umsetzung lokaler Entwicklungspolitiken.

Die Digitalisierung der Personenstandsdaten ist nicht nur ein strategischer Schritt im Rahmen der nationalen digitalen Transformation, sondern bietet auch praktische Vorteile für Bürger und staatliche Verwaltungsbehörden. Sie bildet eine entscheidende Grundlage für den Aufbau von E-Government, die Steigerung der Verwaltungseffizienz und die Verbesserung der Qualität öffentlicher Dienstleistungen. Die Stadt Can Tho arbeitet kontinuierlich an der Digitalisierung und Vervollständigung ihrer Personenstandsdaten und leistet damit einen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung des Landes im digitalen Zeitalter.

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Quelle: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html