Ho-Chi-Minh-Stadt: Bezirks- und Gemeindebeamte kommen mit dem neuen Apparat „in Schwung“

Nach einer Woche des zweistufigen Modells der lokalen Regierung ist in vielen dicht besiedelten Bezirken und Gemeinden von Ho-Chi-Minh-Stadt der Betrieb stabilisiert.

Nach der ersten Woche der Fusion und des Betriebs des Zwei-Ebenen-Systems hat Ho-Chi-Minh-Stadt Phase 1 der Einrichtung von Fachbehörden, Verwaltungsbehörden und öffentlichen Dienstleistungseinheiten im Wesentlichen abgeschlossen. Der Verwaltungsapparat bereitet sich nun auf Phase 2 vor, die Phase der tatsächlichen „Rationalisierung“ und des effektiven Betriebs, um die Servicequalität für Bürger und Unternehmen zu verbessern.

Den Berichten des Reporters zufolge schätzten die meisten Beamten und Bürger die Bearbeitung und Abwicklung von Dokumenten und Verfahren zügig ein. In den öffentlichen Verwaltungszentren der Bezirke und Gemeinden herrschte ein ständiger Zustrom von Menschen, die für die Erledigung von Verfahren ein- und ausgingen. Beamte waren immer zur Stelle, um Dokumente entgegenzunehmen und zu bearbeiten, und die Arbeitsatmosphäre war vom Morgen bis zum späten Nachmittag geschäftig.

Das Verwaltungszentrum des Bezirks Binh Hung Hoa ist selbst am Wochenende voller Menschen, die zu Behandlungen kommen. Foto: BAO PHUONG

Die Maschine ist im Gang.

Herr Lam Nhat Nam (wohnhaft im Bezirk Binh Hung Hoa) saß vor dem Empfangstresen des öffentlichen Verwaltungszentrums und überprüfte mit einem Stapel Papier die Informationen. Er sagte, er warte auf die Bestätigung seiner Bewerbung.

„Zuerst machte ich mir Sorgen wegen der neu zusammengelegten Station, da ich nicht wusste, ob sie versiegelt war oder nicht. Als ich dort ankam, gab mir das Personal jedoch detaillierte Anweisungen und erklärte alles klar, sodass ich mich beruhigt fühlte“, erzählte Nam.

Frau Pham Thi Doan (wohnhaft im Bezirk Binh Hung Hoa) sagte ebenfalls, dass ihr Antrag auf Gewerbeanmeldung nach fast 15 Minuten Wartezeit abgeschlossen war. „Obwohl es nur eine kurze Vorbereitung war, ging der Papierkram und die Verfahren sehr schnell. Die Mitarbeiter arbeiteten schnell und beantworteten alle Fragen ausführlich“, kommentierte Frau Doan.

Der Bezirk Binh Hung Hoa entstand durch die Zusammenlegung des Bezirks Binh Hung Hoa und eines Teils des Bezirks Binh Hung Hoa A (alter Bezirk Binh Tan) sowie eines Teils des Bezirks Son Ky (alter Bezirk Tan Phu). Er hat eine Gesamtfläche von 8,47 km² und eine Bevölkerung von mehr als 187.000 Menschen und ist einer der bevölkerungsreichsten Bezirke in Ho-Chi-Minh-Stadt.

Frau Pham Thi Hong Nhung, eine für natürliche Ressourcen und Umwelt zuständige Beamtin, sagte, sie habe früher im Volkskomitee des alten Bezirks Binh Hung Hoa gearbeitet. Nach einer Woche Arbeit in der neuen Einrichtung habe sie sich nach anfänglichen Bedenken, als der neue Bezirk mehr Einwohner und mehr Arbeit habe, allmählich eingelebt und den Arbeitsalltag aufgeholt.

„Bevor wir hierher kamen, organisierten die Verantwortlichen eine professionelle Schulung und gaben uns ausführliche Anweisungen, sodass bei der Inbetriebnahme alles reibungslos verlief. Als ich anfangs so viele Leute kommen sah, hatte ich Angst, nicht rechtzeitig fertig zu werden, und die Leute mussten lange warten, aber jetzt habe ich mich daran gewöhnt“, sagte Frau Nhung und räumte ein, dass der Druck am Anfang sicherlich groß war und die Arbeitsbelastung zunahm, aber jeder gab sein Bestes für das gemeinsame Ziel.

Herr Pham Hoang Khanh, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees des Bezirks Binh Hung Hoa, schätzte, dass das öffentliche Verwaltungsdienstleistungszentrum des Bezirks nach einer Woche Betrieb unter dem neuen Modell „in Gang gekommen“ sei und täglich durchschnittlich 300 bis 400 Personen empfange, die Verwaltungsvorgänge und Aufzeichnungen erledigen.

„Bisher wurden die meisten Verfahren auf Bezirksebene im Bezirk über das neue System abgewickelt. Das Informationssystem läuft derzeit stabil. Natürlich ist es bei einer neuen Plattform und neuen Verfahren unvermeidlich, dass bei der Bearbeitung kleinere Fehler auftreten“, sagte Herr Khanh und fügte hinzu, dass das City Digital Transformation Center Personal im Bezirk stationiert habe, um umgehend zu helfen und auftretende Probleme zu beheben.

Das Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung der Gemeinde Vinh Loc in Ho-Chi-Minh-Stadt verfügt über neun Schalter zur Entgegennahme von Dokumenten je nach Fachgebiet; zusätzliche Schalter sind speziell für die Bereiche Versicherung, Steuerberatung usw. eingerichtet. Foto: BAO PHUONG

Reibungslose, nahtlose Verarbeitung

Im Servicezentrum für öffentliche Verwaltung der Gemeinde Vinh Loc herrscht eine ebenso geschäftige und geschäftige Arbeitsatmosphäre. Die Gemeinde Vinh Loc entstand durch die Zusammenlegung der Gemeinde Vinh Loc A und eines Teils der Gemeinde Pham Van Hai (ehemals Bezirk Binh Chanh) und hat mehr als 167.000 Einwohner.

Frau Nguyen Thi Ngoc Quynh, eine für den Wirtschaftssektor zuständige Beamtin, sagte, dass sie nach der Umstrukturierung der Verwaltungseinheit von der Gemeinde Hung Long (ehemaliger Bezirk Binh Chanh) zur Arbeit in die Gemeinde Vinh Loc versetzt wurde.

Laut Frau Quynh ist die Gemeinde Vinh Loc bereits ein dicht besiedeltes Gebiet, sodass die Zahl der täglich von den Einwohnern eingereichten Dokumente sehr hoch ist. Insbesondere in den ersten Tagen nach der Einrichtung erhielten die Mitarbeiter die Menge an Dokumenten, die vom Distrikt übertragen wurden, und bearbeiteten die verbleibenden Verfahren der alten Gemeinde Vinh Loc A. „Anfangs war ich etwas „überfordert“, weil es so viel Arbeit gab, aber dank meiner mentalen Vorbereitung lief alles noch im Zeitplan. Jeden Tag, nachdem wir Leute empfangen hatten, überprüften und klassifizierten wir auch alle alten Dokumente und Akten neu. Es war ganz normal, bis 20 Uhr zu arbeiten, bevor wir zurückkehrten“, sagte Frau Quynh.

Nach einer Woche stellte Frau Quynh fest, dass sich die Arbeit allmählich stabilisierte. Die Verfahren zur Dokumentenverarbeitung verliefen reibungsloser und auch die Koordination zwischen den Abteilungen verlief reibungslos.

Als Herr Nguyen Viet Anh zum Verwaltungsdienstleistungszentrum der Gemeinde Vinh Loc kam, um seine Haushaltsregistrierung durchzuführen, erzählte er, dass er zunächst etwas besorgt war, als er die Neuigkeit hörte, dass die Bezirke gerade zusammengelegt worden waren, sich die Einrichtung noch im Umbau befand und er befürchtete, dass die Bearbeitung der Dokumente langsam vorangehen würde.

„Die Realität sieht jedoch völlig anders aus. Von der Vergabe der Wartenummer bis zur Antragstellung ging alles schnell, und die Mitarbeiter gaben präzise und klare Anweisungen. Alle arbeiteten mit großem Enthusiasmus“, sagte Herr Viet Anh.

Herr Huynh Cao Cuong, Sekretär des Parteikomitees der Kommune Vinh Loc, sagte, dass die Verfahren, die die Menschen am häufigsten zur Erledigung in die Kommune kämen, die notarielle Beglaubigung, die Beglaubigung von Unterschriften auf Dokumenten und Papieren sowie die Registrierung einer Gewerbeerlaubnis seien.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, hat die Gemeinde neun Schalter für die Entgegennahme von Dokumenten je nach Fachgebiet eingerichtet und zusätzliche Schalter speziell für Versicherungen, Steuerberatung usw. eingerichtet, um den Menschen die Arbeit zu erleichtern und die Notwendigkeit des Hin- und Hergehens zwischen den Abteilungen zu begrenzen.

Foto: Menschen kommen, um sich im Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung des Bezirks Hiep Binh behandeln zu lassen. Foto: THANH TUYEN

Organisieren Sie eine Jugendtruppe zur Unterstützung der Menschen

In der Zwischenzeit sagte Herr Le Thuong Duy Lap, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees und Direktor des öffentlichen Verwaltungszentrums des Bezirks Thu Duc, dass in den letzten fünf Tagen eine große Anzahl von Menschen aus alten Bezirken wie Binh Tho, Linh Chieu, Truong Tho und einem Teil des Bezirks Linh Tay gekommen seien, um Eingriffe vorzunehmen.

Das Servicezentrum für öffentliche Verwaltung im Bezirk Thu Duc hat 511 Akten in Bereichen wie Beglaubigung, Beglaubigung, Heiratsregistrierung, Heiratsregistrierungsverfahren mit ausländischen Elementen, Bestätigung des Familienstands, Landverfahren, Unternehmensregistrierung usw. erhalten. Das Zentrum hat 468 Akten bearbeitet (458 Akten fristgerecht, 10 Akten vorzeitig).

Im Bezirk Hiep Binh gingen in den letzten fünf Tagen ebenfalls 1.225 Akten ein, insbesondere aus den Bereichen Notarielle Beglaubigung (446 Akten), Grundstücke (204 Akten), Haushaltsregistrierung (218 Akten) usw. Nach der Fusion ist dies einer der drei Bezirke mit der größten Bevölkerung in Ho-Chi-Minh-Stadt. Nach fast einer Woche Betrieb werden Aufgaben wie die Entgegennahme von Petitionen und behördlichen Bestätigungen immer noch vom Bezirk entgegengenommen, wobei ihm Mitarbeiter zur Beratung und Bearbeitung zugewiesen wurden.

Die übergeordnete Behörde hat außerdem ein Dokument herausgegeben, um den Kontaktstellen, die die Dokumente erhalten, Notfallkonten zur Verfügung zu stellen. Das Zentrum für digitale Transformation unterstützt das Personal auch dabei, auf die Station zu gehen, um Probleme im Softwarebetrieb umgehend zu beheben.

Herr Le Thuong Duy Lap räumte ein, dass die derzeitige Schwierigkeit beim Betrieb des Zentrums darin liege, dass die Übertragungsleitung nicht stabil sei. Darüber hinaus hätten die Menschen die Änderungen bei der Umgestaltung der Büro- und Verwaltungseinheit noch nicht vollständig verstanden, sodass die Anleitung und Propaganda umfassender verstärkt werden müsse.

Um den Menschen dabei zu helfen, Informationen zu erhalten und Verfahren abzuschließen, sagte Herr Lap, dass er nächste Woche mehr Kräfte der Jugendgewerkschaft einsetzen werde, um den Menschen direkte Anleitung zu geben.

Den Berichten des Reporters zufolge gab es auch in anderen Zentren ähnliche Schwierigkeiten. Insbesondere im Bereich der Haushaltsregistrierung war es aufgrund der fehlenden Öffnung des elektronischen Buches nicht möglich, Kopien gemäß den Vorschriften unabhängig vom Wohnort zu erstellen. Die Menschen mussten jedoch weiterhin angeleitet werden, wo sie das Originalbuch aufbewahren konnten.

Die meisten Menschen verfügen nicht über umfassende Informationen über die Zentrale des Volkskomitees und das Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung in ihrer Nähe. Auch die Online-Verfahren sind unklar, sodass sie jemanden bitten müssen, dies für sie zu tun.

„Nach der Bezirkszusammenlegung musste ich die Kündigung meiner Sozialversicherungsbeiträge beantragen, wusste aber nicht, wohin. Dank eines Sozialversicherungsbeamten in meiner Nähe erfuhr ich, dass ich mich dafür an die öffentlichen Verwaltungszentren wenden konnte“, sagte Frau Nguy Ngoc Thuy, eine Bewohnerin des alten Bezirks Linh Chieu.

Die Polizei des Bezirks Tan Son Hoa in Ho-Chi-Minh-Stadt führt Menschen durch Verwaltungsverfahren. Foto: PHAM HAI

Klare Leute, klare Arbeit, klare Verantwortlichkeiten

Im Bezirk Tan Son Hoa teilte Herr Tran Minh Vu, Vorsitzender des Volkskomitees des Bezirks, mit, dass das Polizeipräsidium des Bezirks seit den ersten Tagen seines Betriebs viele Menschen zu Verfahren willkommen hieß, die Arbeit der Anleitung, des Empfangs und der Bearbeitung von Dokumenten geordnet und reibungslos verlief und als professionell und engagiert bewertet wurde.

Bereits am Eingang der Polizeiwache Tan Son Hoa stehen Freiwillige und Mitglieder der Jugendgewerkschaft bereit, um die Menschen bei der Anmeldung und der Vorbereitung von Dokumenten zu unterstützen und anzuleiten. Der Empfangsbereich ist klar nach Verfahren unterteilt, um Verwirrung zu vermeiden und den Menschen Komfort zu bieten.

Frau Nguyen Duong Da Huong (Bezirk Tan Son Hoa) kam ins Büro, um ihre Bewerbungsunterlagen bestätigen zu lassen. Nach einer Anleitung durch Freiwillige wurde sie von den Polizeibeamten enthusiastisch, verständlich und schnell unterstützt.

„Ich erhielt gleich am Eingang genaue Anweisungen. Die Polizisten waren sehr freundlich und antworteten mir klar und deutlich, sodass ich mich sehr wohl fühlte. Früher musste ich für wichtige Eingriffe in den Bezirk oder die Stadt gehen, jetzt reicht es, auf die Station zu gehen, um sie schnell erledigen zu können. Das spart Zeit und Geld“, erzählte Frau Huong.

Laut Herrn Tran Minh Vu haben die Bezirkspolizei und das Volkskomitee des Bezirks nach der Fusion zahlreiche Verwaltungsreformen umgesetzt, um die Qualität der Dienstleistungen für die Bevölkerung zu verbessern. Der Schwerpunkt liegt dabei insbesondere auf der Verbesserung der Servicekapazität, der klaren Aufgabenzuweisung an Beamte, Offiziere und Soldaten im Sinne von „klare Personen, klare Arbeit, klare Verantwortlichkeiten“ sowie der Vereinheitlichung des Vernetzungsprozesses zwischen der zentralen Anlaufstelle und der Bezirkspolizei bei der Verfahrensabwicklung.

In technologischer Hinsicht konzentrieren sich das Volkskomitee und die Bezirkspolizei darauf, die Menschen bei der Online-Abwicklung von Verfahren über das nationale Portal für öffentliche Dienste und die VNeID-Anwendung zu unterstützen und schrittweise elektronische Aufzeichnungen und digitale Signaturen einzuführen. Die Einheiten informieren außerdem über den Ablauf und die Bearbeitungszeit und unterstützen die Menschen bei der ordnungsgemäßen Erstellung von Dokumenten, um wiederholte Anfahrten zu vermeiden.

„Die Station stockt außerdem während der Stoßzeiten die Personalstärke auf und richtet bei Bedarf zusätzliche Empfangsschalter ein. Mit einfachen Verfahren werden die vollständigen Dokumente bearbeitet und die Ergebnisse sofort zurückgegeben“, fügte Herr Vu hinzu.

Der Vorsitzende des Volkskomitees des Bezirks Tan Son Hoa betonte einen wesentlichen Unterschied im Vergleich zur Zeit vor der Fusion: Die Einheiten wenden nun die Modelle „One-Stop“ und „One-Stop-Shop“ mit einem synchronen Informationstechnologiesystem an. Dadurch können Bürger und Unternehmen Verfahren mithilfe des digitalen Systems und der Online-Behördendienste einfacher durchführen und so Zeit und Kosten sparen.

Viele Menschen kommen zum Verwaltungszentrum des Bezirks Phu Loi, um Verwaltungsangelegenheiten zu erledigen. Foto: LE ANH

Anzahl der Bewerbungen um 20–30 % gestiegen

Im Bezirk Phu Loi (ehemals Provinz Binh Duong ) zeigen erste Statistiken, dass die Zahl der Verfahrensakten der Menschen im Vergleich zu früher um 20 bis 30 % gestiegen ist.

Laut Herrn Phan Cong Khanh, Vorsitzender des Volkskomitees des Bezirks Phu Loi, hat sich die Organisationsstruktur des Bezirks nach einer Woche offiziellen Betriebs im Wesentlichen stabilisiert. Herr Khanh sagte, dass das öffentliche Verwaltungszentrum des Bezirks Phu Loi seit dem 19. Juni im Probebetrieb sei. Während des offiziellen Betriebs sei die Anzahl der Akten gestiegen, und die Mitarbeiter des Bezirks seien sehr effizient bei der Erledigung ihrer Aufgaben, weder passiv noch verwirrt.

Derzeit organisiert der Bezirk Phu Loi Einrichtungen, Ausrüstung, Verbindungsleitungen und Kommunikationsmittel, um die Abwicklung der Verwaltungsverfahren sicherzustellen. Gleichzeitig werden 22 Beamte und Freiwillige eingesetzt, um die Menschen bei der Online-Erledigung von Verwaltungsverfahren zu unterstützen.

Allerdings werde es laut Herrn Khanh bei der Inbetriebnahme eines neuen Geräts und der Zusammenlegung vieler Bezirke sicherlich einige Schwierigkeiten geben, vor allem im Hinblick auf die Einrichtungen und Übertragungsleitungen.

„Da die Einrichtungen der alten Station wiederverwendet werden, können einige Geräte der aktuellen Arbeitsbelastung nicht mehr gerecht werden, insbesondere das Kommunikationssystem für die Verwaltungsverfahren. Das Wissenschafts- und Technologieministerium von Ho-Chi-Minh-Stadt hat die Gemeinde um eine Prüfung und einen Bericht gebeten, um eine geeignete Lösung zu finden“, sagte Herr Phan Cong Khanh.

Upgrade und Vervollständigung des Verbindungssystems

In den Anfangstagen des zweistufigen Modells der lokalen Regierung in Ho-Chi-Minh-Stadt war die Übertragungsleitung sehr stabil, was durch Online-Konferenzen demonstriert wurde, und verband die Hauptbrücke mit 168 Bezirken, Gemeinden und Sonderzonen.

Einige Bezirke und Gemeinden profitieren von der vorhandenen IT-Infrastruktur der Bezirkshauptmannschaften, in die investiert wurde, und haben daher viele Vorteile. Einige Einheiten verfügen jedoch nicht über diese Vorteile. Daher ist ein Investitionsplan für die IT-Infrastruktur der Bezirke und Gemeinden erforderlich.

Andererseits ist auch die Verknüpfung der Informationssysteme zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren mit dem elektronischen Identifikationssystem VNeID des Ministeriums für öffentliche Sicherheit, dem Personenstandsregister des Justizministeriums und dem Unternehmensregistrierungssystem des Finanzministeriums nicht vollständig.

Einige Systeme liefen stabil, andere hingegen stießen auf Probleme. Dies wurde von Bezirken und Gemeinden gemeldet und dokumentiert. Das Zentrum für digitale Transformation wird das System weiter verbessern und sich mit Ministerien und Zweigstellen abstimmen, um das vernetzte System voranzutreiben. Darüber hinaus müssen die Gemeinden die IT-Infrastruktur schnellstmöglich fertigstellen.

Frau VO THI TRUNG TRINH , Direktorin des Ho Chi Minh City Digital Transformation Center

Quelle: https://ttbc-hcm.gov.vn/tp-hcm-can-bo-phuong-xa-vao-guong-voi-bo-may-moi-1019091.html