Η εφαρμογή τεχνητής νοημοσύνης βελτιώνει την αποτελεσματικότητα στη διαχείριση διοικητικών διαδικασιών

VHO - Η εφαρμογή της τεχνητής νοημοσύνης (AI) στην επίλυση διοικητικών διαδικασιών δεν αποτελεί μόνο μια βέλτιστη λύση για καταστάσεις που ενδέχεται να προκύψουν κατά την υλοποίηση του έργου της οργάνωσης του μηχανισμού και των διοικητικών μονάδων, αλλά και ένα στρατηγικό βήμα, που διαμορφώνει τη μελλοντική ανάπτυξη της περιοχής προς την ψηφιακή διακυβέρνηση.

Η ομάδα μηχανικών πληροφορικής της VNPT αναπτύσσει τεχνολογικές λύσεις για την εξυπηρέτηση των πελατών.

Το έργο της αναδιάρθρωσης του μηχανισμού και των διοικητικών μονάδων, ιδίως της αναδιάρθρωσης των διοικητικών μονάδων σε επίπεδο περιφέρειας και κοινότητας, αποτελεί σημαντική πολιτική με στρατηγική σημασία για την απλοποίηση του μηχανισμού και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας της διαχείρισης. Ωστόσο, αυτή η διαδικασία δημιουργεί και θα δημιουργήσει σημαντικές προκλήσεις στον τομέα της διευθέτησης των διοικητικών διαδικασιών.

Συγκεκριμένα, οι αλλαγές στα διοικητικά όρια, τα ονόματα και τους σχετικούς κανονισμούς έχουν προκαλέσει σύγχυση και έλλειψη πληροφόρησης για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, οδηγώντας σε μια ξαφνική αύξηση της ανάγκης για υποβολή ερωτήσεων και εκτέλεση διοικητικών διαδικασιών. Επιπλέον, στο πλαίσιο της απλοποίησης της μισθοδοσίας, η ομάδα των υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων πρέπει τόσο να κατανοήσει τις νέες επιχειρηματικές διαδικασίες όσο και να χειριστεί τον αυξανόμενο αριθμό εγγράφων, προκαλώντας μεγάλη πίεση και πιθανούς κινδύνους καθυστερήσεων και σφαλμάτων.

Για την αποτελεσματική αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων, τη διασφάλιση της ομαλής και διαφανούς διαδικασίας διευθέτησης, την ελαχιστοποίηση της ταλαιπωρίας για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις και τη βελτιστοποίηση των διοικητικών πόρων, ο Όμιλος Ταχυδρομείων και Τηλεπικοινωνιών του Βιετνάμ (VNPT) έχει αναπτύξει εξειδικευμένες εφαρμογές Τεχνητής Νοημοσύνης για την υποστήριξη της αποτελεσματικής επεξεργασίας διοικητικών διαδικασιών κατά τη μεταβατική περίοδο.

«Εξατομίκευση» για την εξυπηρέτηση ανθρώπων και επιχειρήσεων

Το «Citizen - Business Virtual Assistant» είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα τεχνητής νοημοσύνης που λειτουργεί ως ένα ενιαίο, έξυπνο ψηφιακό σημείο επαφής, υποστηρίζοντας ολοκληρωμένα πολίτες και επιχειρήσεις σε όλα τα διοικητικά ζητήματα που προκύπτουν από τη διαδικασία συγχώνευσης.

Με τη δυνατότητα αυτόματης απάντησης σε πληροφορίες 24/7, αυτή η εφαρμογή χρησιμοποιεί τεχνολογία επεξεργασίας φυσικής γλώσσας (NLP) για να κατανοήσει και να απαντήσει σε χιλιάδες ερωτήσεις από άτομα και επιχειρήσεις σχετικά με νέα διοικητικά όρια, αλλαγές ονόματος και απαραίτητα έγγραφα που πρέπει να προσαρμοστούν (εγγραφή νοικοκυριού, ταυτότητα πολίτη, άδεια επιχείρησης, πιστοποιητικό δικαιώματος χρήσης γης κ.λπ.). Η εφαρμογή παρέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με νέες πολιτικές και κανονισμούς που προκύπτουν μετά τη συγχώνευση με έναν εύκολα κατανοητό, εξατομικευμένο τρόπο για κάθε περίπτωση.

Από την άλλη πλευρά, με βάση τις πληροφορίες που παρέχει ο χρήστης (είδος εγγράφου που πρόκειται να τροποποιηθεί, παλιά/νέα διεύθυνση, είδος επιχείρησης), η Τεχνητή Νοημοσύνη θα προσδιορίζει αυτόματα τις διοικητικές διαδικασίες που πρέπει να εκτελεστούν και θα παρέχει λεπτομερείς οδηγίες για κάθε βήμα και για κάθε έγγραφο που πρέπει να προετοιμαστεί, παρέχοντας παράλληλα άμεσους συνδέσμους προς τις ηλεκτρονικές φόρμες που πρέπει να συμπληρωθούν, υποστηρίζοντας ακόμη και την αυτόματη συμπλήρωση μέρους των πληροφοριών εάν τα δεδομένα είναι ήδη διαθέσιμα από την εθνική βάση δεδομένων, ελαχιστοποιώντας τα σφάλματα και τον χρόνο για τους χρήστες.

Αυτό το σύστημα Τεχνητής Νοημοσύνης συλλέγει, αναλύει και ενημερώνει αυτόματα τα πιο πρόσφατα νομικά έγγραφα και ανακοινώσεις από υπουργεία, παραρτήματα και τοπικές αρχές που σχετίζονται με συγχωνεύσεις, διασφαλίζοντας ότι οι πληροφορίες είναι πάντα ακριβείς και επίκαιρες για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις.

Χάρη στις παραπάνω λειτουργίες, η εφαρμογή Τεχνητής Νοημοσύνης «Εικονικός Βοηθός για Πολίτες - Επιχειρήσεις» θα μειώσει σημαντικά το βάρος των άμεσων ερωτήσεων για τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για τη διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών, απελευθερώνοντας τον χρόνο τους ώστε να επικεντρωθούν στην επεξεργασία πολύπλοκων αρχείων που απαιτούν εις βάθος αξιολόγηση.

Η εφαρμογή συμβάλλει επίσης στη βελτίωση της ικανοποίησης και της εμπειρίας των ανθρώπων και των επιχειρήσεων, βοηθώντας τους να αναζητούν προληπτικά πληροφορίες και να διεκπεραιώνουν διοικητικές διαδικασίες οποτεδήποτε και οπουδήποτε, μειώνοντας τον χρόνο αναμονής και ταξιδιού, δημιουργώντας διαφάνεια και εμπιστοσύνη. Συγκεκριμένα, η εφαρμογή διασφαλίζει επίσης την ομοιομορφία και την ακρίβεια των πληροφοριών, περιορίζοντας την κατάσταση όπου κάθε τόπος εξηγεί διαφορετικά, προκαλώντας σύγχυση, δημιουργώντας δικαιοσύνη για όλα τα υποκείμενα.

Η τεχνητή νοημοσύνη υποστηρίζει την επεξεργασία διοικητικών διαδικασιών

Το VNPT ανέπτυξε επίσης μια σειρά εφαρμογών τεχνητής νοημοσύνης, οι οποίες είναι βαθιά ενσωματωμένες στο σύστημα επεξεργασίας διοικητικών διαδικασιών, για να βοηθήσουν τους υπαλλήλους και τους δημόσιους υπαλλήλους να διεκπεραιώνουν τις διοικητικές διαδικασίες πιο αποτελεσματικά κατά τη μεταβατική περίοδο.

Καταρχάς, υπάρχει ένα σύστημα Τεχνητής Νοημοσύνης που υποστηρίζει την έξυπνη ταξινόμηση και τον έλεγχο των αρχείων. Αυτές οι Τεχνητές Νοημοσύνης χρησιμοποιούν τεχνολογία «υπολογιστικής όρασης» για την αυτόματη σάρωση, αναγνώριση και ανάγνωση πληροφοριών από έγγραφα και αρχεία, την αυτόματη ταξινόμηση αρχείων, την εξαγωγή δεδομένων και τον έλεγχο της εγκυρότητας σύμφωνα με τους νέους κανονισμούς και τις μορφές των διοικητικών μονάδων μετά τη συγχώνευση και, στη συνέχεια, την αυτόματη προειδοποίηση για ελλείψεις, σφάλματα ή μη έγκυρα αρχεία, βοηθώντας τους υπαλλήλους να εντοπίζουν έγκαιρα και να ζητούν έγκαιρα συμπληρώματα, μειώνοντας τον ρυθμό των αρχείων που πρέπει να επιστραφούν.

Στη συνέχεια, ακολουθούν οι Τεχνητές Νοημοσύνης (ΤΝ) που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και την επεξεργασία αρχείων. Αυτές οι ΤΝ θα αναλύουν δεδομένα από το αρχείο, θα τα συγκρίνουν με τους σχετικούς κανονισμούς για να προτείνουν μια λύση ή να προτείνουν επόμενα βήματα για το προσωπικό. Σε περίπλοκες περιπτώσεις, η ΤΝ μπορεί να επισημάνει σημεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη ή σχετικά νομικά έγγραφα στα οποία πρέπει να ανατρέξει το προσωπικό, επιταχύνοντας τη διαδικασία αξιολόγησης.

Τέλος, η Τεχνητή Νοημοσύνη αυτοματοποιεί την υποβολή αναφορών και τα στατιστικά στοιχεία. Συνεπώς, η εφαρμογή θα συνθέτει αυτόματα δεδομένα από τη διαδικασία λήψης και επεξεργασίας διοικητικών διαδικασιών (αριθμός εγγραφών, μέσος χρόνος επεξεργασίας, τύποι διοικητικών διαδικασιών που προκύπτουν συχνότερα, συνηθισμένα σφάλματα κ.λπ.).

Από εκεί και πέρα, δημιουργήστε οπτικές στατιστικές αναφορές σε πραγματικό χρόνο, βοηθώντας τους τοπικούς ηγέτες, τα τμήματα και τα υποκαταστήματα να έχουν μια ολοκληρωμένη εικόνα της αποτελεσματικότητας της διευθέτησης των διοικητικών διαδικασιών, να εντοπίζουν εύκολα τα σημεία συμφόρησης για να δίνουν έγκαιρη κατεύθυνση.

Τα αποτελέσματα των πρακτικών δοκιμών δείχνουν ότι αυτά τα συστήματα Τεχνητής Νοημοσύνης έχουν βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα του προσωπικού, έχουν μειώσει τις χειρωνακτικές, επαναλαμβανόμενες και επιρρεπείς σε σφάλματα εργασίες, βοηθώντας το προσωπικό να επικεντρωθεί σε επαγγελματικά καθήκοντα καθώς και να λύσει πιο σύνθετα προβλήματα· έχουν διασφαλίσει τη διαφάνεια και τη δικαιοσύνη στον χειρισμό των διοικητικών διαδικασιών όταν οι διαδικασίες ψηφιοποιούνται και ελέγχονται από την Τεχνητή Νοημοσύνη, ελαχιστοποιώντας την υποκειμενική παρέμβαση και τους αρνητικούς κινδύνους· ταυτόχρονα, έχουν παράσχει ακριβή και έγκαιρα δεδομένα για τη διοίκηση, υποστηρίζοντας τους τοπικούς ηγέτες και τους τοπικούς ηγέτες να λαμβάνουν γρήγορες και αποτελεσματικές επιχειρησιακές αποφάσεις βάσει πραγματικών δεδομένων.

Απολαύστε σύγχρονη, γρήγορη και αποτελεσματική ψηφιακή διοίκηση

Η πιλοτική εφαρμογή της Τεχνητής Νοημοσύνης στην υποστήριξη της επεξεργασίας διοικητικών διαδικασιών στην πόλη Χο Τσι Μινχ τον Μάιο του 2025 έχει φέρει πολλά θετικά αποτελέσματα. Συγκεκριμένα: Ο χρόνος παραλαβής και απάντησης σε άτομα έχει μειωθεί σημαντικά· τα άτομα και οι επιχειρήσεις υποστηρίζονται με μεγαλύτερη ακρίβεια, μειώνοντας την ανάγκη για πολλές μετακινήσεις· ταυτόχρονα, οι υπάλληλοι διαθέτουν επίσης πρόσθετα εργαλεία για να υποστηρίζουν την επεξεργασία εγγράφων πιο προληπτικά και αποτελεσματικά.

Συνεπώς, το σύστημα Τεχνητής Νοημοσύνης έχει υποστηρίξει την παραλαβή κατά μέσο όρο 10.000-13.000 εγγράφων που υποβάλλονται απευθείας από πολίτες κάθε μέρα, συμβάλλοντας στην εξοικονόμηση χρόνου επεξεργασίας κατά περίπου 1.400 ώρες/ημέρα, περισσότερες από 30.800 ώρες/μήνα και 369.600 ώρες/έτος, που ισοδυναμεί με την εργασία περίπου 175 υπαλλήλων.

Επιπλέον, οι εφαρμογές τεχνητής νοημοσύνης υποστηρίζουν επίσης τη λήψη κατά μέσο όρο 5.000-6.000 ηλεκτρονικών αιτήσεων την ημέρα, εξοικονομώντας χρόνο επεξεργασίας κατά περίπου 550 ώρες την ημέρα, περισσότερες από 12.100 ώρες ανά μήνα και 145.200 ώρες ανά έτος, που ισοδυναμεί με την εργασία σχεδόν 70 υπαλλήλων.

Επιπλέον, όταν οι άνθρωποι και οι επιχειρήσεις παρακολουθούν την πρόοδο των διοικητικών διαδικασιών, μπορούν να αναζητήσουν και να εμφανίσουν τις πληροφορίες των ανθρώπων σχετικά με τις συναλλαγές ChatBot, βοηθώντας τους να βιώσουν ολόκληρη τη διαδικασία. Η εφαρμογή Τεχνητής Νοημοσύνης στην Πύλη Δημόσιας Υπηρεσίας και στο Σύστημα Πληροφοριών Διοικητικών Διαδικασιών έχει βοηθήσει στη βελτιστοποίηση της διαδικασίας, στη μείωση του χρόνου αναμονής και του κόστους επεξεργασίας, εξασφαλίζοντας γρήγορες, διαφανείς υπηρεσίες και εξυπηρετώντας τους ανθρώπους ολόψυχα.

Για την VNPT, η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν είναι μόνο μια τάση, αλλά και μια μακροπρόθεσμη στρατηγική που ξεκίνησε πολύ νωρίς. Επειδή η VNPT κατανοεί ότι η τελειοποίηση της τεχνολογίας της Τεχνητής Νοημοσύνης δεν μπορεί να γίνει σε μια στιγμή, αλλά απαιτεί συστηματικές, βιώσιμες και οραματικές επενδύσεις. Η VNPT προσδιορίζει με σαφήνεια τρεις πυλώνες που χρειάζονται επενδύσεις: ανθρώπους, υποδομές και δεδομένα. Για να αναπτυχθεί πραγματικά η Τεχνητή Νοημοσύνη, η χρηματοδότηση από μόνη της δεν επαρκεί, αλλά απαιτεί επίσης ευέλικτους μηχανισμούς, ειδικές πολιτικές και αποφασιστικότητα για δράση.

Οι τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης που αναπτύσσονται από την VNPT ενσωματώνονται σε συγκεκριμένα προϊόντα και υπηρεσίες, άρρηκτα ενσωματωμένες στο ψηφιακό οικοσύστημα που αναπτύσσεται για την κυβέρνηση, τους πολίτες και τις επιχειρήσεις. Χάρη σε αυτή τη διαδικασία «κάν'το στην πράξη - χρησιμοποίησέ το στην πράξη», η τεχνολογία τεχνητής νοημοσύνης της VNPT τελειοποιείται ολοένα και περισσότερο και η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού τεχνητής νοημοσύνης ωριμάζει επίσης ολοένα και περισσότερο.

Σύμφωνα με την εφημερίδα THAI LINH/Nhan Dan

Σύνδεσμος προς το αρχικό άρθρο

Πηγή: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html