En muchos barrios y comunas de Ciudad Ho Chi Minh, la imagen de largas filas de personas esperando la firma de los funcionarios públicos para cada juego de documentos certificados prácticamente ha desaparecido. Ahora, los funcionarios públicos están autorizados a firmar y entregar los documentos directamente en la ventanilla de atención al público. Estos cambios se derivan de la implementación de la Resolución 29/2025 del Consejo Popular de Ciudad Ho Chi Minh, que regula las funciones y atribuciones de los presidentes de los Comités Populares de las comunas, facultades que los funcionarios públicos pueden ejercer en el ámbito judicial.
Dar más poder a los funcionarios públicos no solo ayuda a acortar el tiempo de tramitación de documentos, sino que también reduce la carga de trabajo, creando las condiciones para que los líderes de barrio y comuna se centren en el trabajo de gestión y brinden satisfacción a las personas y las empresas.
Firma al instante, la gente recibe los documentos en cuestión de minutos.
Con una población de más de 204.000 habitantes, Ba Diem es una de las comunas más pobladas de Ciudad Ho Chi Minh tras la reorganización, por lo que el volumen de expedientes que se procesan a diario es siempre muy grande.
Sentado en la fila de espera, el Sr. Le Van Giau hojeaba con atención su expediente, mirando de vez en cuando el panel electrónico mientras esperaba su turno. Cuando lo llamaron, se dirigió rápidamente al mostrador de recepción para obtener copias notariadas. El funcionario las revisó, confirmó la información y luego entregó el expediente al Sr. Nguyen Van Hau, subdirector del Centro de Servicios Administrativos de la Comuna, quien firmó directamente en el mostrador. Apenas unos minutos después, el sello rojo se imprimió en el documento: el expediente estaba completo.
“Desde el momento de presentar la solicitud hasta que se recibe la respuesta, solo transcurren unos 15 minutos, principalmente esperando tu turno, pero el trámite es muy rápido”, comentó el Sr. Giau.
A pocas filas de distancia, el Sr. Ho Van Thanh también llegó para certificar su solicitud de empleo. Cuando lo llamaron para recibir los resultados, le devolvieron la solicitud sellada y el personal lo guió para que revisara la información por última vez. «Ahora hacer papeleo es mucho más fácil que antes. El personal dio instrucciones claras, se hizo rápido, sin necesidad de esperar ni de ir y venir tantas veces como antes», dijo el Sr. Thanh.
En una esquina del Centro de Servicios de Administración Pública del barrio de Tan Son Nhat, el Sr. Thai Truong Vu, funcionario del centro, revisa y certifica dos juegos de documentos de solicitud de empleo y un diploma universitario del Sr. Le Minh (residente del barrio de Tan Son Nhat). «Antes, cuando íbamos a certificar documentos, teníamos que esperar bastante tiempo; a veces, después de entregarlos, no sabíamos cuándo firmaría el responsable. Ahora, los funcionarios firman directamente en el mostrador, y se tarda menos de 10 minutos», comentó el Sr. Minh.
El Sr. Tran Ngoc Dang Khoa, representante de una empresa del barrio de Tan Son Nhat, llevó 16 juegos de documentos para su certificación. Comentó que la empresa suele realizar trámites de copiado y certificación de documentos, por lo que está bastante familiarizada con el proceso. «Últimamente he visto que el personal trabaja con mucha flexibilidad, gestiona los trámites con rapidez y, al mismo tiempo, revisa con atención, lo que permite a las empresas ahorrar mucho tiempo», afirmó el Sr. Khoa.
Proceso rápido y fluido
En el distrito de Binh Dong, desde mediados de septiembre, los líderes del distrito han autorizado al Sr. Huynh Huu Liem, subdirector del Centro de Servicios de Administración Pública, a firmar directamente y devolver los resultados de cuatro procedimientos administrativos, principalmente la certificación de copias de originales y la certificación de firmas en documentos.
El Sr. Liem explicó que, según el procedimiento anterior, los funcionarios públicos recibían los documentos, los revisaban, los comparaban y los presentaban a los líderes del Comité Popular de barrio para que los firmaran y devolvieran los resultados, lo que prolongaba considerablemente el tiempo de tramitación. Desde que se les autorizó a firmar directamente, el trámite es mucho más rápido.
“En promedio, firmo casi 130 documentos al día. Mucha gente solo tiene que esperar unos minutos para obtener los resultados”, compartió, añadiendo que la audaz descentralización del poder hacia los subordinados por parte de los líderes no solo ayuda a reducir la presión en el distrito, sino que también brinda satisfacción a la gente.
El Sr. Thai Truong Vu, funcionario judicial del Centro de Servicios de Administración Pública del barrio de Tan Son Nhat, también estaba autorizado para firmar y devolver documentos notariados y certificados. Tras haber trabajado durante muchos años en el Departamento de Justicia del distrito de Tan Binh (anteriormente), el Sr. Vu comprendía perfectamente la presión de este trabajo. «Antes, cuando no teníamos autorización, todos los documentos debían presentarse a los responsables para su firma. Cuando los responsables estaban reunidos, teníamos que ir a la sala de reuniones o esperar, lo que hacía esperar mucho tiempo a la gente», recordó.
Desde que recibió la autorización, el Sr. Vu puede tramitar los documentos de las personas en cuanto los recibe. "Muchas personas que antes acudían a certificar sus documentos se sorprenden de que ahora solo se tarde unos minutos en completar el trámite", afirmó.
A pesar del gran número de documentos, el Sr. Vu siguió estrictamente la normativa de certificar únicamente cuando existía un original para comparar, y si los documentos no cumplían los requisitos, explicaba la situación y solicitaba documentos adicionales para evitar errores.
En el Centro de Servicios de Administración Pública de la comuna de Ba Diem, la ventanilla de legalización notarial recibe entre 200 y 250 documentos diarios, llegando a superar los 2000 en las semanas de mayor afluencia. Permitir a los líderes comunales autorizar a los funcionarios públicos a firmar y devolver directamente los documentos ha dado excelentes resultados.
Anteriormente, desde principios de octubre, implementando la Resolución 29/2025 del Consejo Popular de la Ciudad de Ho Chi Minh y la guía del Departamento de Justicia, los líderes comunales autorizaron seis contenidos de notarización y certificación al subdirector del Centro de Servicios de Administración Pública y a un subjefe de la oficina del Consejo Popular - Comité Popular de la comuna para que firmaran en su nombre.
El Sr. Nguyen Van Hau, subdirector del Centro de Servicios de Administración Pública de la comuna de Ba Diem, comentó que los días que le tocaba trabajar, casi siempre estaba saturado en el mostrador de copias y certificaciones. "Desde que se implementó el sistema de firmas por parte de los líderes de turno, completar un expediente solo toma de 5 a 10 minutos, en lugar de la media hora que tomaba antes. Ya no hay esperas ni aglomeraciones", añadió el Sr. Hau.
Aunque la carga de trabajo ha aumentado, el Sr. Hau mantiene un espíritu de trabajo constante para evitar la acumulación de documentos. Ante casos difíciles o imprevistos, los recibe y los consulta de inmediato con el departamento correspondiente para acordar un plan de acción, facilitando así la comprensión y evitando trámites innecesarios.
El Sr. Tran Minh Tuan, Subjefe de la Oficina del Consejo Popular - Comité Popular de la comuna de Ba Diem, también autorizado para firmar los documentos, afirmó que dicha autorización era totalmente razonable. Cuenta con una amplia experiencia, habiendo ocupado el cargo de Presidente del Comité Popular de la comuna con anterioridad, por lo que firmar los documentos no representa una dificultad en términos profesionales, sino que el desafío radica en la gestión del tiempo. "Tengo asignadas dos días a la semana para firmar copias y certificar documentos. A veces se trata de decenas de expedientes que deben clasificarse y priorizarse según el plazo para evitar retrasos a la población", explicó.
Asigna el trabajo adecuado a la persona adecuada.
En declaraciones al periódico Ho Chi Minh City Law , el Sr. Nguyen Thanh Danh, vicepresidente del Comité Popular del barrio de Tan Son Nhat, afirmó que desde principios de octubre, tras recibir instrucciones del Departamento de Justicia, el barrio ha otorgado autorizaciones para cinco trámites relacionados con la legalización y certificación de documentos a dos funcionarios del Centro de Servicios de Administración Pública.
Según el Sr. Danh, la selección de los oficiales autorizados se llevó a cabo con sumo cuidado, priorizando a aquellos que sirven directamente a la ciudadanía a diario, comprenden el proceso y poseen una sólida experiencia y habilidades. «Los dos oficiales seleccionados desempeñaban funciones similares en sus unidades anteriores, por lo que tenemos plena confianza», afirmó el Sr. Danh.
El representante del distrito de Tan Son Nhat también afirmó que, para que la reforma administrativa sea verdaderamente efectiva, no solo es necesario detenerse en la etapa de autorización, sino que las agencias y unidades también deben limitar el requisito de certificar documentos innecesarios.
“En muchos lugares todavía se exige a la gente que haga copias certificadas de todos los documentos, cuando según la normativa, basta con una fotocopia junto con el original para compararlo. Si aprovechamos los datos electrónicos y los consultamos a través de CCCD o VNeID, ahorraremos mucho tiempo a la gente”, dijo el Sr. Nguyen Thanh Danh.
El Sr. Nguyen Tuan Anh, Presidente del Comité Popular de la Comuna de Ba Diem, afirmó que la implementación del mecanismo de autorización ha generado un cambio significativo, reduciendo la presión sobre los líderes y acortando considerablemente el tiempo de espera de la población. Para garantizar la eficiencia y la responsabilidad, la comuna establece criterios de selección para los funcionarios autorizados, los cuales deben ser directivos con experiencia en este ámbito.
Sin embargo, según el Sr. Tuan Anh, debido al elevado volumen de documentos, los dos funcionarios asignados a la autoridad, el subdirector del Centro de Servicios de Administración Pública y el subdirector de la oficina del Consejo Popular - Comité Popular de la comuna, también tuvieron que trabajar casi sin descanso durante todo el día para garantizar el progreso. «La comuna decidió entonces reasignar las tareas, rotando entre el presidente, los dos vicepresidentes, el subdirector de la oficina y el subdirector del centro, encargándose cada uno de la firma un día a la semana», informó el Sr. Tuan Anh.
El presidente de la comuna de Ba Diem también afirmó que la presión en el actual proceso de certificación no solo proviene del volumen de documentos, sino también de las numerosas agencias y organizaciones que aún exigen que se copien y certifiquen documentos innecesarios. «Creo que es necesario revisar la normativa para simplificar los trámites y evitar que la gente pierda tiempo y esfuerzo», sugirió.
14 contenidos autorizados
Según la Resolución 29/2025 del Consejo Popular de la Ciudad de Ho Chi Minh, aprobada a finales de agosto, el presidente del Comité Popular a nivel comunal está autorizado a autorizar a los funcionarios públicos del Comité Popular a nivel comunal a realizar 14 funciones en el ámbito judicial.
Para el 18 de octubre, el Departamento de Justicia de la Ciudad de Ho Chi Minh había emitido un documento con instrucciones detalladas para la implementación de la autorización. El Presidente del Comité Popular de la Comuna, considerando las necesidades de las personas, las organizaciones y las prácticas locales, deberá considerar y decidir autorizar a uno o varios funcionarios públicos para realizar las tareas de certificación de copias y firmas.
En lo que respecta a la certificación de contratos y transacciones, el Presidente del Comité Popular a nivel comunal considerará y decidirá sobre la autorización para que los funcionarios públicos realicen dicha certificación, garantizando que se cumplan los estándares y condiciones suficientes para el desempeño de la tarea, tales como cualificaciones, capacidad profesional, experiencia, pericia, acceso a la base de datos para consultar el historial de transacciones de los funcionarios, responsabilidades legales, etc. En las localidades que hayan transferido la facultad de certificar contratos y transacciones a organismos notariales, no se realiza dicha autorización.
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El sistema de gobierno de dos niveles funciona con mayor eficacia gracias al mecanismo de delegación.
La autorización otorgada a los funcionarios públicos a nivel comunal para desempeñar una serie de tareas y poderes de los presidentes de los Comités Populares a nivel comunal en el ámbito de la justicia administrativa, de conformidad con la Resolución 29/2025 del Consejo Popular de la Ciudad de Ho Chi Minh, ha generado un cambio claro en el trabajo de autenticación en esta área.
La subdirectora del Departamento de Justicia de la ciudad de Ho Chi Minh, Nguyen Thi Phuong Ngoc, informó que hasta la fecha, 110 localidades han implementado la autorización para que los funcionarios públicos firmen y certifiquen copias. Esto contribuye a reducir la carga de trabajo de los líderes de los Comités Populares a nivel comunal y a agilizar el trámite de documentos para la ciudadanía.
Según la Sra. Ngoc, después de que se aprobó la Resolución 29, el Departamento de Justicia investigó con urgencia, recopiló opiniones de 168 localidades y recomendó al Comité Popular de la Ciudad que emitiera un documento con instrucciones detalladas sobre la implementación de la autorización.
El Departamento también organiza periódicamente actividades de propaganda y capacitación, y brinda apoyo a los funcionarios públicos locales en el proceso de implementación. Hasta la fecha, las localidades han comprendido y aplicado correctamente el espíritu de la Resolución 29.
Los líderes de cada localidad, en función de la situación real, seleccionarán funcionarios públicos competentes y cualificados para garantizar que desempeñen sus funciones conforme a la ley y presten el mejor servicio a la ciudadanía. Asimismo, establecerán un mecanismo de control para atender con prontitud cualquier problema que surja.
Tras dos meses de su implementación, este mecanismo de autorización ha contribuido a mejorar la satisfacción ciudadana; los funcionarios públicos muestran mayor motivación, responsabilidad y profesionalismo en el desempeño de sus funciones. «La autorización ha ayudado a solucionar el problema de la acumulación de documentos cuando los líderes del Comité Popular a nivel comunal asisten a reuniones o trabajan; los documentos se procesan a tiempo, sin hacer esperar a la gente», compartió la Sra. Ngoc.
La Sra. Nguyen Thi Phuong Ngoc también dijo que en el futuro, el departamento continuará monitoreando y coordinando con agencias y localidades para evaluar la efectividad de la implementación de la Resolución 29; investigar y proponer la ampliación del mecanismo de autorización en los campos apropiados, contribuyendo a la reforma administrativa y sirviendo cada vez mejor a la gente.
“La delegación es una solución práctica para la reforma de los procedimientos administrativos, con el objetivo de construir un modelo de gobierno urbano dinámico y eficaz. Las localidades deben proponer de forma proactiva al Consejo Popular Municipal y al Comité Popular la pronta implementación de mecanismos y políticas acordes a la realidad. Como órgano asesor, el Departamento de Justicia seguirá brindando apoyo, garantizando la correcta aplicación de la ley y aportando beneficios prácticos a la ciudadanía”, enfatizó la Sra. Ngoc.
LE THOA
Fuente: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html
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