Directrices para la digitalización de los procedimientos administrativos en la comuna de Nam Dong.

Proactivo y garantizando la viabilidad.

En el contexto de la reforma administrativa, el desarrollo del gobierno digital y el establecimiento de un modelo de gobierno local de dos niveles, la implementación de la Ley de Registro Civil reviste gran importancia, ya que está vinculada a los derechos legítimos, los intereses y la vida cotidiana de los ciudadanos. En consonancia con la política de descentralización y delegación de autoridad, antes del 1 de julio de 2025, el Departamento de Justicia recomendó al Comité Popular de la Ciudad que emitiera dos planes y numerosos documentos orientativos para los Comités Populares a nivel de comuna y barrio, garantizando así que contaran con las condiciones necesarias para recibir plena autoridad en materia de registro civil.

El Departamento de Justicia también publicó rápidamente una lista de procedimientos administrativos, procesos internos y electrónicos aprobados, creando una base para que las comunas y los distritos tramitaran los expedientes desde el primer día de funcionamiento del nuevo modelo; al mismo tiempo, organizó conferencias de capacitación sobre el registro civil, ayudando a los funcionarios de base a comprender a fondo las normas y los procedimientos, y a minimizar la confusión al asumir tareas.

La Sra. Van Thi Phuong, funcionaria judicial y de registro civil en la comuna de Dan Dien, afirmó que la transferencia de la autoridad de registro civil al nivel comunal ha acercado este servicio a la ciudadanía. Los funcionarios comunales han recibido capacitación exhaustiva del Departamento de Justicia sobre procedimientos, habilidades profesionales y software electrónico. Se han emitido con prontitud listas y procesos internos y electrónicos, lo que garantiza la tramitación ininterrumpida de las solicitudes. En caso de problemas, los funcionarios locales pueden comunicarse en línea con el equipo de apoyo del Departamento para obtener orientación rápida y una gestión eficiente de los casos complejos.

El Sr. Pham Cong Phuoc, vicepresidente del Comité Popular de la comuna de Dan Dien, comentó que, en los primeros días tras asumir la plena autoridad del registro civil, los funcionarios comunales inevitablemente enfrentaron dificultades, especialmente con los expedientes que involucraban a extranjeros. Además, el sistema informático obsoleto, con especificaciones limitadas y capacidad de red insuficiente, obstaculizó el procesamiento y la gestión de los trámites. El Departamento de Justicia brindó apoyo oportuno, en particular a través de canales de asistencia en línea, lo que ayudó a los funcionarios comunales a ganar gradualmente más confianza, procesar los expedientes correctamente y minimizar los errores.

Gracias a soluciones coordinadas, el registro civil en la ciudad, a partir del 1 de julio de 2025, ha funcionado con relativa estabilidad, satisfaciendo las necesidades de la población y evitando cuellos de botella prolongados. Sin embargo, la carga de trabajo a nivel comunal es muy elevada, mientras que el personal no ha aumentado proporcionalmente, especialmente en las zonas urbanas densamente pobladas. Algunos procedimientos complejos transferidos del nivel distrital al comunal han generado errores operativos, lo que ha obligado al Departamento de Justicia a recomendar al Comité Popular de la Ciudad la cancelación o revocación de algunos expedientes para garantizar su validez legal.

Avance significativo en el registro civil en línea

Paralelamente a la descentralización de la autoridad, el Departamento de Justicia ha acelerado la implementación del registro civil en línea y la tramitación de procedimientos independientemente del lugar de residencia. Los resultados son muy significativos: desde el 1 de enero de 2025 hasta noviembre de 2025, los Comités Populares de los municipios y distritos recibieron y tramitaron 8981 expedientes de registro civil, de los cuales el 99 % correspondían a expedientes en línea.

Según el Sr. Nguyen Ngoc Phuoc, jefe del Departamento de Difusión Legal y Administración Judicial del Departamento de Justicia, la ciudad ha digitalizado hasta la fecha más de 1,2 millones de casos de los libros de registro civil en papel, convirtiéndose en una de las primeras localidades del país en completar esta tarea. El trabajo de revisión y depuración de los datos matrimoniales se implementó según un plan intensivo de 90 días, lo que contribuyó a reducir los trámites para confirmar el estado civil y a aliviar las molestias para los ciudadanos.

A partir de abril de 2025, se implementará la expedición de copias de extractos del registro civil independientemente del lugar de residencia, lo que facilitará considerablemente los trámites a los ciudadanos. Los procedimientos administrativos electrónicos interconectados, como el registro de nacimiento, el registro de residencia permanente y la expedición de tarjetas sanitarias para menores de 6 años, o el registro de defunción, la baja del registro de residencia permanente y la prestación por decesos, han contribuido a acortar los tiempos de tramitación y a reducir el número de desplazamientos.

Como beneficiaria directa, la Sra. Tran Thi Lan, residente de la comuna de Chan May, distrito de Lang Co, comentó que antes, obtener el certificado de nacimiento de su hijo requería varios viajes. Ahora, solo necesita presentar la solicitud en línea, con trámites interconectados entre agencias, lo que lo hace conveniente, transparente y ahorra tiempo.

Actualmente, la ciudad de Hue cuenta con 118 funcionarios públicos en el sector judicial y de registro civil, la mayoría de los cuales poseen un título universitario en derecho o superior y han recibido formación profesional. Este es el pilar fundamental que garantiza la calidad del trabajo de registro civil a nivel local; sin embargo, algunas comunas aún cuentan con un solo funcionario en el sector judicial y de registro civil, lo que supone un riesgo potencial de interrupción del trabajo, y muchos funcionarios recién nombrados carecen de experiencia en el manejo de casos complejos.

El Sr. Nguyen Van Hung, Director del Departamento de Justicia, afirmó que transferir toda la autoridad de registro civil a los Comités Populares de nivel comunal es correcto y coherente con la reforma administrativa. La experiencia práctica en Hue demuestra que esta política es viable con una preparación exhaustiva, una estrecha colaboración y una inversión coordinada en recursos humanos e infraestructura. En el futuro, el Departamento de Justicia seguirá proponiendo fortalecer la capacitación profesional, mejorar el software y asignar más personal y equipo a las autoridades comunales para brindar un mejor servicio a la ciudadanía.

Mediante esfuerzos continuos, el Departamento de Justicia está logrando gradualmente su objetivo de acercar los servicios de registro civil a la ciudadanía, haciéndolos más accesibles y beneficiosos para ella, contribuyendo así a la construcción de un sistema administrativo moderno, profesional y eficiente.

Texto y fotos: THAI BINH

Fuente: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html