Gia Lai fortalece la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reestructuración del aparato.

El Presidente del Comité Popular Provincial solicita a los jefes de organismos y organizaciones, a los presidentes de los comités populares de distritos, pueblos y ciudades y a los presidentes de los comités populares de comunas, barrios y pueblos que asuman la responsabilidad, como líderes, de dirigir y organizar la ejecución del trabajo documental y de archivo de los organismos y unidades; Garantizar la seguridad de los documentos y bases de datos de documentos bajo autoridad de gestión de acuerdo con las disposiciones de la ley durante el proceso de ordenamiento y organización del aparato hasta que los documentos y bases de datos de documentos se entreguen de acuerdo con las regulaciones.

El Subdirector a cargo del Centro de Archivos Históricos Provinciales revisó los expedientes de los funcionarios que habían ido a B y aún no habían identificado la información. **Foto: LN**

Continuar propagando, difundiendo y entendiendo profundamente los documentos del Gobierno Central y de la provincia sobre el trabajo documental y de archivo para aumentar la conciencia y el sentido de responsabilidad de los organismos, organizaciones, cuadros, funcionarios y empleados públicos por el trabajo documental y de archivo en la nueva situación. Todos los documentos y bases de datos de documentos formados durante las actividades de los organismos y organizaciones deben gestionarse de forma centralizada, uniforme y segura para cada archivo; Los documentos y bases de datos de cualquier agencia u organización deben enumerarse y recopilarse de acuerdo con cada archivo de esa agencia u organización.

Ordenar a los organismos y unidades bajo su autoridad administrativa que organicen las estadísticas de todos los documentos y bases de datos de documentos existentes; Desarrollar de forma proactiva un plan para organizar los almacenes y el equipo necesario para reunir y preservar de forma segura los documentos bajo la autoridad de gestión, organizar fuerzas en el lugar para proteger de forma segura los documentos hasta que sean entregados a las agencias y organizaciones de gestión competentes después de la reestructuración del aparato. Organizar fuerzas y coordinar con los jefes de organismos, organizaciones y unidades para implementar medidas para garantizar la seguridad y prevenir incendios y explosiones en salas y almacenes donde se almacenan temporalmente documentos y bases de datos.

Entregar con urgencia el expediente de conservación permanente completo y editado al Centro de Archivos Históricos Provinciales de acuerdo a lo establecido en la ley. Implementar estrictamente la normativa legal sobre gestión y uso de sellos y certificados de firma digital para el servicio público; Proteger los secretos de Estado y garantizar la seguridad de la información, documentos y datos durante el desempeño de tareas estadísticas, su empaquetado, entrega, conservación y utilización en el proceso de reorganización del aparato. Está estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos documentales; No dañar ni perder documentos, bases de datos de documentos y, especialmente, revelar información secreta de Estado durante el proceso de organización del aparato...

El Presidente del Comité Popular Provincial encargó al Departamento del Interior que emitiera un Plan para implementar la Directiva Nº 03; Coordinar con el Departamento de Finanzas y las agencias, organizaciones y localidades para revisar y utilizar las sedes vacantes para organizar el almacenamiento, garantizando la seguridad y la eficiencia durante todo el proceso de organización organizacional. Proponer planes para disponer de almacenes, equipos de almacenamiento y recursos humanos para recibir documentos y bases de datos de documentos de agencias, organizaciones y localidades sujetas a acuerdo para garantizar la seguridad e integridad.

Dirigir al Centro de Archivos Históricos Provinciales: Tomar medidas proactivas para recopilar registros preservados de forma permanente que hayan sido completamente editados en agencias y organizaciones que sean fuentes de presentación al Centro de Archivos Históricos Provinciales. Estadísticas de todos los documentos y bases de datos documentales que se conservan en el Centro de Archivos Históricos Provinciales; Continuar garantizando la seguridad, integridad y usabilidad de los documentos y bases de datos de documentos en el Centro de Archivos Históricos Provinciales hasta que los documentos y bases de datos de documentos sean entregados a las agencias y organizaciones competentes después de que se reorganice la estructura organizativa...

El Departamento de Ciencia y Tecnología determina el alcance, delimita los documentos y las bases de datos de documentos para garantizar la seguridad de los documentos y datos en el Sistema de Gestión y Operación de Documentos de acuerdo a cada cuenta de la agencia, organización e individuo; En el cual, con base en el listado de trabajos inconclusos de unidades e individuos, determinar el alcance de los datos y confeccionar un listado de cuentas de organizaciones e individuos con trabajos inconclusos; Prepare el plan de entrega cuando se le indique. Estadísticas e informes al Comité Popular Provincial y al Departamento del Interior sobre el sistema de códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos utilizados actualmente en el Sistema para servir como base para establecer los códigos de identificación de documentos, códigos de archivo y símbolos de documentos de las agencias y organizaciones después de que la organización se reorganice para unificarlos, sincronizarlos y evitar la duplicación...

La policía provincial orienta a las agencias, unidades y localidades para recopilar, empaquetar, garantizar la seguridad y entregar documentos confidenciales de conformidad con las reglamentaciones; Tratar con prontitud cuando se detecte apropiación intencional, destrucción o pérdida de documentos durante el proceso de entrega; Orientar la gestión, entrega y presentación de sellos de agencias y organizaciones sujetas a reordenamiento de aparatos al finalizar sus operaciones y notificar y entregar los sellos vencidos al Centro de Archivos Históricos Provinciales para su almacenamiento e investigación histórica de acuerdo a la reglamentación.

Con base en las estimaciones del Departamento del Interior y las unidades relacionadas, el Departamento de Finanzas, en función de la capacidad del presupuesto provincial, revisa, sintetiza, asesora al Comité Popular Provincial para que considere y presente a las autoridades competentes para organizar los fondos de acuerdo con la descentralización del presupuesto estatal actual para implementar la tarea de almacenamiento seguro y fluido de documentos y archivos antes, durante y después del arreglo organizativo. Presidir y coordinar con el Departamento del Interior y las localidades la revisión y organización de sedes y lugares temporales que sirvan como lugares para almacenar de forma segura los documentos antes de entregarlos a agencias, organizaciones y unidades competentes para su gestión después de la reestructuración del aparato.