En consecuencia, el Presidente del Comité Popular Provincial solicita a los jefes de departamentos, sucursales y sectores; a los presidentes de los Comités Populares de distritos, pueblos y ciudades; a los presidentes de los Comités Populares de comunas, barrios y pueblos (denominados organismos, unidades y localidades) que dirijan la plena aplicación de las disposiciones legales sobre documentos y archivos, y cumplan los requisitos relacionados.
Todos los documentos y bases de datos de documentos formados durante las actividades de los organismos, unidades y localidades deben gestionarse de forma central, uniforme y segura de acuerdo con cada archivo; los documentos y bases de datos de documentos de cualquier organismo, unidad o localidad deben compilarse estadística y colectivamente de acuerdo con el archivo de ese organismo, unidad o localidad.
Llevar a cabo el cierre de los archivos de las agencias, unidades y localidades a partir de la fecha de cese de operaciones. Las agencias, unidades y localidades no emitirán documentos administrativos bajo su autoridad a partir de la fecha en que surta efecto la decisión de la autoridad competente sobre la fusión o el cese de operaciones.
Antes y durante el arreglo organizativo, los documentos y bases de datos deben seguir conservándose en los archivos del Archivo Histórico Provincial y de los Archivos de la Agencia (o en el lugar de almacenamiento actual) de la unidad administrativa antes del arreglo.
Está estrictamente prohibido apoderarse, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos de documentos; no está permitido dañar o perder documentos y bases de datos de documentos durante el proceso de organización del aparato.
Cumplir estrictamente las normas legales sobre gestión y uso de sellos y certificados de firma digital para el servicio público; proteger los secretos de Estado y garantizar la seguridad de la información, documentos y datos al realizar tareas estadísticas, empaquetado, entrega, conservación y uso en el proceso de reorganización del aparato.
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Fuente: https://baoquangnam.vn/quang-nam-tang-cuong-quan-ly-du-lieu-trong-sap-xep-to-chuc-bo-may-3152413.html
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