صدور اسناد راهنما در مورد رسیدگی به رویه‌های اداری در حوزه مالکیت معنوی که طبق فرمان شماره ۱۳۳/۲۰۲۵/ND-CP غیرمتمرکز و تفویض شده‌اند.

در تاریخ ۳۱ آگوست، اداره مالکیت معنوی - وزارت علوم و فناوری، تصمیم شماره ۵۸۱/QD-SHTT را در مورد انتشار سندی که سازوکار هماهنگی بین اداره مالکیت معنوی و آژانس‌های تخصصی تحت نظر کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی را در رسیدگی به رویه‌های اداری در حوزه مالکیت معنوی که طبق فرمان شماره ۱۳۳/۲۰۲۵/ND-CP غیرمتمرکز و تفویض شده است، هدایت می‌کند، صادر کرد.

۱. دامنه کاربرد

این سند، راهنمایی‌هایی در مورد سازوکار هماهنگی بین دفتر ملی مالکیت معنوی (NOIP) و آژانس‌های تخصصی تحت نظارت کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی در رسیدگی به رویه‌های اداری (AP) در حوزه مالکیت معنوی (IP) که طبق فرمان شماره 133/2025/ND-CP مورخ 12 ژوئن 2025، که تمرکززدایی و تفویض اختیار در حوزه مدیریت دولتی وزارت علوم و فناوری را تنظیم می‌کند، غیرمتمرکز و تفویض اختیار شده‌اند، ارائه می‌دهد.

۲. موضوعات قابل اجرا

این سند در مورد سازمان‌ها، واحدها و افرادی که در انجام رویه‌های اداری در حوزه مالکیت معنوی مشارکت دارند و طبق مصوبه شماره 133/2025/ND-CP مورخ 12 ژوئن 2025 دولت در خصوص تنظیم تمرکززدایی و تفویض اختیار در حوزه مدیریت دولتی وزارت علوم و فناوری، غیرمتمرکز و تفویض اختیار شده‌اند، اعمال می‌شود.

۳. اصول کلی در هماهنگی

الف) اطمینان حاصل شود که حل و فصل رویه‌های اداری مربوط به مالکیت معنوی به صورت غیرمتمرکز و با رعایت مقررات و بدون وقفه انجام شده و به راحتی تفویض اختیار شود.

ب) ایجاد حداکثر راحتی برای افراد و مشاغل هنگام اجرای رویه‌های اداری مربوط به مالکیت معنوی در سطح محلی.

ج) اطمینان حاصل شود که اطلاعات و داده‌های مربوط به مالکیت معنوی به طور کامل، مداوم، سریع و ایمن به اشتراک گذاشته می‌شوند؛ به مدیریت، آمار و عملیات خدمت‌رسانی می‌کنند، در عین حال شفافیت و پاسخگویی را افزایش می‌دهند.

د) تقویت کاربرد فناوری اطلاعات در تبادل و پردازش سوابق و داده‌ها بین اداره ملی مالکیت معنوی و ادارات محلی، به گونه‌ای که ایمنی و امنیت شبکه تضمین شود.

د) ارتقای ظرفیت و تخصص حرفه‌ای کارمندان دولت و کارمندان دولت؛ تقویت هماهنگی در مدیریت دولتی بین سطوح مرکزی و محلی.

ه) ارتقای نقش و ظرفیت مقامات محلی، ضمن تأکید بر نقش دفتر ملی مالکیت معنوی به عنوان نقطه کانونی مدیریت دولتی مالکیت معنوی.

ه) باز، شفاف و به موقع.

۴. دفتر مالکیت معنوی مسئول موارد زیر است:

الف) فهرست مسئولین اصلی (شامل رهبران و کارمندان دولت) واحدهای تخصصی که با هماهنگی کمیته مردمی استان در اجرای رویه‌های اداری غیرمتمرکز و تفویض‌شده طبق فرمان شماره ۱۳۳/۲۰۲۵/ND-CP مشارکت دارند را به محل اعلام کنید.

ب) ایجاد کانال‌های ارتباطی بین مسئولین اصلی اداره ملی مالکیت معنوی و مسئولین اصلی مناطق برای ارائه پشتیبانی به موقع در زمینه تخصص، حرفه‌ای‌گری و رسیدگی به موقعیت‌های پیش‌آمده.

ج) سازماندهی راهنمایی و آموزش برای مسئولان محلی (حضوری، آنلاین، موردی و...) در مورد تخصص، حرفه و نحوه برخورد با موقعیت‌های پیش‌آمده.

د) اطلاعات لازم برای حل و فصل مراحل اداری را به طور دقیق و سریع در اختیار سازمان‌های تخصصی تحت نظر کمیته‌های خلق استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکز قرار دهد و مهلت حل و فصل مراحل اداری را طبق مقررات تضمین کند.

۵. سازمان‌های تخصصی تحت نظارت کمیته‌های مردمی استان‌ها/شهرستان‌ها مسئول موارد زیر هستند:

الف) اجرای رویه‌های اداری غیرمتمرکز و تفویض‌شده را مطابق با مقررات قانونی و راهنمایی‌های حرفه‌ای دفتر ملی مالکیت معنوی سازماندهی کند.

ب) فهرست مسئولین اصلی (شامل رهبران و کارمندان دولت) که برای مسئولیت، مشارکت در دریافت و رسیدگی به رویه‌های اداری در حوزه مالکیت معنوی در سطح محلی منصوب شده‌اند را اعلام کنید.

ج) به طور کامل در جلسات راهنمایی و آموزشی دفتر ملی مالکیت معنوی شرکت کنید و اطمینان حاصل کنید که رویه‌های اداری به طور روان، بدون وقفه و مطابق با مقررات انجام می‌شوند.

د) هرگونه مشکل و دشواری در روند دریافت و پردازش مراحل اداری را به موقع به اداره ملی مالکیت معنوی گزارش دهید.

د) مرتباً اطلاعات مربوط به وضعیت دریافت و پردازش پرونده‌ها را ارائه و به‌روزرسانی کنید و مشکلات را منعکس کنید تا دفتر ملی مالکیت معنوی بتواند به سرعت از حل آنها پشتیبانی کند.

ه) برای موقعیت‌هایی که در طول فرآیند اجرا پیش می‌آیند و مقرراتی ندارند یا نیاز به تأیید اطلاعات/اسناد اصلی تحت مدیریت اداره ملی مالکیت معنوی دارند، محل مورد نظر درخواست/پیشنهاد هماهنگی را به اداره ملی مالکیت معنوی ارسال می‌کند تا هماهنگی لازم برای حل و فصل موضوع انجام شود.

ز) مسئول پاسخگویی ظرف ۴۸ ساعت در صورت درخواست اسناد اضافی و تأیید داده‌ها از سوی دفتر ملی مالکیت معنوی.

۶. ایجاد یک پایگاه داده در مورد ثبت مالکیت معنوی برای حل و فصل رویه‌های اداری غیرمتمرکز و تفویض‌شده.

الف) اداره ملی مالکیت معنوی:

الف) ایجاد یک پایگاه داده مشترک بین دفتر ملی مالکیت معنوی و آژانس‌های تخصصی تحت نظر کمیته مردمی استان (به نام «پایگاه داده مشترک») به منظور انجام رویه‌های اداری غیرمتمرکز و تفویض‌شده، از جمله:

- داده‌های ثبت الکترونیکی اشیاء مالکیت معنوی و داده‌های مربوط به سازمان‌ها/نمایندگان مالکیت معنوی، سازمان‌های/ارزیابان مالکیت معنوی؛

- همگام‌سازی داده‌ها با سامانه مدیریت درخواست ثبت مالکیت معنوی اداره ملی مالکیت معنوی (سامانه WIPO IPAS)؛

الف ۲) برای انجام وظایف حرفه‌ای، یک حساب کاربری در سامانه اطلاعات مربوط به انجام مراحل اداری دفتر ملی مالکیت معنوی به آدرس https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn ایجاد کنید.

- امکان احراز هویت گواهی‌های حفاظت از مالکیت معنوی را از طریق شماره درخواست، شماره گواهی، نام متقاضی یا اطلاعات نماینده/ارزیاب مالکیت معنوی فراهم می‌کند.

- اطمینان حاصل کنید که کانال‌های ارتباطی به راحتی کار می‌کنند؛ مناطق محلی پشتیبانی سریع و به موقع دریافت می‌کنند.

الف) اطلاعات/اسناد لازم برای حل و فصل رویه‌های اداری مناطق را ظرف ۴۸ ساعت پس از دریافت درخواست، در سامانه اطلاعات حل و فصل رویه‌های اداری، در مدتی که پایگاه داده مشترک در دست ساخت هنوز عملیاتی نشده است، ارائه دهد. اطلاعات/اسناد ارائه شده و مبادله شده توسط دفتر ملی مالکیت معنوی باید دقیق، کامل و دارای قابلیت ردیابی داده‌ها باشند و قانونی بودن آنها را تضمین کنند.

الف۴) پشتیبانی فنی، راهنمایی محلی در مورد استفاده از سیستم و مجوز مناسب برای هر گروه از رویه‌های اداری.

الف۵) یک برنامه پشتیبان برای خطاهای فنی فناوری اطلاعات داشته باشید.

ب) سازمان‌های تخصصی تحت نظارت کمیته‌های مردمی استان‌ها/شهرها:

- از حساب جستجوی اختصاص داده شده برای جستجو و استفاده از اطلاعات SHCN در فرآیند رسیدگی به رویه‌های اداری غیرمتمرکز و تفویض شده استفاده کنید.

- مسئول استفاده از اطلاعات دسترسی به منظور انجام رویه‌های اداری غیرمتمرکز و مجاز و عدم به اشتراک‌گذاری آن با اشخاص غیرمجاز در طول فرآیند بهره‌برداری.

- به مشکلات پاسخ دهید و بهبودهایی را در سیستم جستجو پیشنهاد دهید تا دپارتمان بتواند وظایف پشتیبانی محلی خود را تکمیل کند.

- تبادل اطلاعات در مورد VBBH زمانی که اطلاعات از طریق رسانه‌های ارتباطی (برنامه پیام‌رسان Zalo، ...) در پایگاه داده قابل جستجو نیستند، از جمله نمایندگان ادارات/دفاتر/واحدهای مسئول حوزه پس از صدور VBBH.

- کمیته مردمی یک استان/شهر که مستقیماً تحت نظر دولت مرکزی است، در صورت نیاز می‌تواند پیشنهاد گسترش حق جستجوی برخی از وظایف را ارائه دهد.

- در صورت عدم یافتن داده یا وجود مغایرت، اداره محلی می‌تواند مستقیماً از طریق کانال‌های اطلاعاتی با اداره ملی مالکیت معنوی تماس گرفته و درخواست تأیید (همراه با کد درخواست/رکورد، شماره گواهی، دلیل تأیید و غیره) را ارائه دهد.

ج) هنگامی که پایگاه داده مشترک بین دفتر ملی مالکیت معنوی و کمیته مردمی استان هنوز تکمیل نشده است، دفتر ملی مالکیت معنوی باید کانال‌های ارتباطی برای تبادل اطلاعات در طول فرآیند پردازش پرونده‌ها ایجاد کند تا از ارائه کامل و به موقع اطلاعات به کمیته مردمی استان اطمینان حاصل شود.

۷. در خصوص وصول هزینه‌ها و عوارض مربوط به حقوق مالکیت معنوی

الف) اصول کلی

- وصول هزینه‌ها/عوارض باید مطابق با مقررات (محتوا، سطح هزینه، مرجع وصول) مندرج در بخشنامه شماره 263/2016/TT-BTC باشد؛

- شهرداری‌ها در محدوده اختیارات خود برای انجام مراحل اداری، هزینه دریافت می‌کنند (غیرمتمرکز)؛

- اداره ملی مالکیت معنوی، هزینه‌ها/عوارض مربوط به محتوای کار اداره، از جمله: هزینه‌های انتشار و ثبت را جمع‌آوری می‌کند.

ب) سازمان‌های تخصصی تحت نظر کمیته مردمی استان/شهرستان:

- محاسبه و اعلام هزینه‌ها/هزینه‌های مربوط به محتوای کار انجام شده در محل (در صورت وجود)؛

- دستورالعمل‌هایی برای افراد و مشاغل جهت پرداخت هزینه‌ها و عوارض به کمیته مردمی استان و هزینه‌های انتشار/ثبت به دفتر ملی مالکیت معنوی طبق اطلاعات زیر:

گیرنده: دفتر مالکیت معنوی

شماره حساب: ۱۰۳۸۹۸۸۸۸۸

بانک: بانک تجاری سهامی برای تجارت خارجی ویتنام ( ویتکام بانک )

روش پرداخت: حواله بانکی یا اسکن کد QR از لینک: https://ipvietnam.gov.vn/huong-dan-nop-don-phi-le-phi-shcn-online.

دستورالعمل ثبت محتوای انتقال: TTCT [کد رویه تراکنش] [نام متقاضی]

- اطلاعات مربوط به متقاضی را به اداره ملی مالکیت معنوی (از طریق سامانه اطلاعات رسیدگی به رویه‌های اداری اداره ملی مالکیت معنوی به آدرس: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/) ارسال کنید تا مبلغ هزینه‌های پرداختی تأیید شود و رسید هزینه مربوط به متقاضی را مشاهده کنید.

ج) اداره مالکیت معنوی باید:

- میزان هزینه‌ها و عوارض پرداختی به اداره ملی مالکیت معنوی را از طریق سامانه اطلاعات رسیدگی به رویه‌های اداری اداره ملی مالکیت معنوی به آدرس: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/ بررسی، مقایسه و تأیید کنید.

- ارسال رسیدهای الکترونیکی از طریق ایمیل به متقاضیان؛ اطلاع‌رسانی یا ارسال رسیدهای هزینه به سازمان‌های تخصصی تحت نظر کمیته مردمی استان (از طریق سامانه اطلاعاتی برای انجام مراحل اداری دفتر ملی مالکیت معنوی).

- داده‌ها را به صورت دوره‌ای یا بنا به درخواست با مقامات محلی بررسی کنید تا از عدم جمع‌آوری تکراری/نادرست اطمینان حاصل شود.

۸. ارائه نتایج حل و فصل رویه اداری محلی

الف) ظرف ۱ ماه از تاریخ صدور تصمیم برای حل و فصل مراحل اداری، نهاد تخصصی تحت نظر کمیته مردمی استان/شهرستان، تصمیم مربوط به حل و فصل مراحل اداری را برای انتشار و ثبت طبق مقررات به اداره ملی مالکیت معنوی ارسال خواهد کرد.

ب) رویه‌های اداری که توسط ادارات محلی انجام می‌شود، با سایر رویه‌هایی که در اداره ملی مالکیت معنوی انجام می‌شود، مرتبط است. نتایج رسیدگی به رویه‌های اداری برای تکمیل رویه‌های اداره ملی مالکیت معنوی به متقاضی ارسال می‌شود.

۹. ارائه اطلاعات در مورد وضعیت دریافت و رسیدگی به مراحل اداری

- به صورت دوره‌ای یا ناگهانی، آژانس‌های تخصصی تحت نظر کمیته‌های مردمی استان‌ها/شهرها، اطلاعاتی در مورد تعداد پرونده‌های اداری دریافتی و پردازش‌شده به دفتر ملی مالکیت معنوی ارائه می‌دهند.

- زمان ارائه اطلاعات: حداکثر تا هفدهم هر ماه؛

- روش ارائه اطلاعات: طبق فرم پیوست یک آیین نامه.

- زمان جمع آوری آمار ماهانه: از پانزدهم ماه قبل تا چهاردهم ماه آماری.

۱۰. سازماندهی هماهنگی

دفتر ملی مالکیت معنوی (NOIP) و آژانس‌های تخصصی تحت نظر کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرهای تحت مدیریت مرکزی، برای حل رویه‌های اداری با حقوق مربوطه و تمرکززدایی بر اساس این سند، هماهنگی خواهند داشت. در طول فرآیند اجرا، در صورت بروز هرگونه مشکل، واحدها باید فوراً برای تلفیق، تحقیق و پیشنهاد راه‌حل‌ها به NOIP گزارش دهند./.

لطفا دفترچه راهنمای دستگاه را اینجا مطالعه کنید:

منبع: https://skhcn.laichau.gov.vn/tin-tuc/tin-kh-cn-trong-tinh/ban-hanh-tai-lieu-huong-dan-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-linh-vuc-so-huu-tri-tue-duoc-phan-cap-phan-quyen-theo-ng.html