کاهش رویه‌ها، حرکت به سوی یک مدیریت دیجیتال مدرن و شفاف

وزارت دادگستری از وزارتخانه‌ها، شعب و ادارات محلی درخواست کرده است که بررسی را تکمیل کرده و پیشنهاد دهند که رویه‌های اداری قبل از ۱۵ نوامبر کاهش یابد، با هدف ایجاد سازوکاری که در آن «سازمان‌های دولتی بتوانند خودشان از اطلاعات بهره‌برداری کنند، مردم مجبور نباشند آن را دوباره ارسال کنند».

کاهش کاغذبازی، افزایش اشتراک‌گذاری داده‌ها برای خدمت‌رسانی بهتر به مردم

طبق داده‌های پایگاه داده ملی رویه‌های اداری (TTHC) در ۱۷ اکتبر، در حال حاضر ۵۵۲۷ رویه اداری در سراسر کشور وجود دارد، از جمله ۳۱۷۰ رویه اداری در سطح وزارتخانه یا عمودی، ۲۰۸۲ رویه اداری در سطح استان، ۴۰۰ رویه اداری در سطح بخش‌ها و ۱۴۱ رویه اداری در سایر سازمان‌ها.

علاوه بر این، ۶۶۸ رویه اداری توسط شهرداری‌ها برای برآورده کردن سیاست‌های خاص در هر منطقه تعیین شده است.

اخیراً، وزارت امنیت عمومی با واحدهای مشاوره‌ای هماهنگی‌هایی را برای بررسی و شناسایی ۱۵ نوع سند که دارای داده‌های کامل هستند و می‌توانند به طور خودکار برای کاهش و ساده‌سازی اجزای سوابق رویه‌های اداری مورد استفاده قرار گیرند، انجام داده است. بر این اساس، وزارت امنیت عمومی فهرست مفصلی از ۷۳۴ رویه اداری تهیه کرده است که سوابق آنها حاوی یکی از این ۱۵ نوع سند است که می‌توانند با داده‌ها جایگزین شوند.

به طور خاص، در اجرای پروژه دولتی ۰۶ در زمینه توسعه داده‌های جمعیتی، شناسایی و احراز هویت الکترونیکی، ابلاغیه رسمی شماره ۶۷۲۳ وزارت دادگستری ، ۳ پیوست با دستورالعمل‌های دقیق در مورد روش‌های بررسی، فرم‌های خلاصه و ۵ گزینه برای کاهش و ساده‌سازی رویه‌های اداری، برای اطمینان از اجرای یکسان در سراسر کشور، منتشر کرد.

بر این اساس، این بررسی بر روی رویه‌های اداری تمرکز دارد که اجزای پرونده آنها حداقل یکی از ۱۵ نوع سندی را که می‌توانند با داده‌ها جایگزین شوند، بر اساس فهرست تهیه شده توسط وزارت امنیت عمومی، در بر می‌گیرد.

وزارت دادگستری به سازمان‌ها راهنمایی می‌کند که در طول بررسی، یکی از پنج گزینه را انتخاب کنند، به طور خاص به شرح زیر:

یکی از این راهکارها، جایگزینی اجزای پرونده با داده‌های الکترونیکی است . سازمان‌های دولتی به جای درخواست از مردم برای ارائه اسناد، به صورت پیشگیرانه اطلاعات موجود در پایگاه‌های داده را جستجو و استخراج خواهند کرد.

دوم ، اگر اطلاعات دیگر برای پردازش رویه لازم نیست، اجزای پروفایل را کاملاً کاهش دهید.

سوم ، اگر اطلاعات هنوز مورد نیاز است اما نمی‌توان آن را با داده‌ها جایگزین کرد، دلیل آن باید به وضوح بیان شود تا مبنایی برای بهبود بیشتر وجود داشته باشد.

چهارم ، با رویه‌های تکراری و نامتناسب، می‌توان پیشنهاد لغو تمام رویه‌های اداری را داد.

پنجم ، از وزارتخانه‌ها و شعب مسئول پایگاه داده درخواست کنید تا فیلدهای اطلاعاتی لازم اضافی را برای اطمینان از امکان اتصال، اشتراک‌گذاری و بهره‌برداری از داده‌ها ارائه دهند.

وزارتخانه‌ها، سازمان‌های سطح وزارتخانه، استان‌ها و شهرها نتایج بررسی را در پیوست پیوست وارد خواهند کرد. در صورت کشف رویه‌های اضافی که می‌توانند کاهش یابند، واحدها باید به‌روزرسانی و تکمیل کنند؛ اگر با لیست منتشر شده موافق نیستند، باید دلایل را به وضوح بیان کنند.

در طول فرآیند بررسی، سازمان‌ها باید به وضوح مواد، بندها، نکات، فرم‌ها یا ضمائم اسناد قانونی را که نیاز به اصلاح یا لغو دارند، بیان کنند.

اگر جایگزینی سوابق با داده‌ها مستلزم تنظیم فرم‌های درخواست یا اظهارنامه‌ها برای افزودن اطلاعات به منظور ارجاع باشد، این موضوع باید به طور خاص در گزارش ذکر شود.

برای رویه‌های اداری خاص صادر شده توسط شهرداری‌ها، روسای کمیته‌های مردمی استان‌ها و شهرها مسئول هدایت بررسی و پیشنهاد کاهش‌ها و در عین حال ارائه مشاوره به مقامات ذیصلاح برای اصلاح و تکمیل اسناد قانونی به منظور حذف الزام ارائه اسناد موجود در پایگاه داده توسط مردم هستند. این امر باید قبل از ۱۵ نوامبر تکمیل یا در نزدیکترین جلسه شورای مردمی ارائه شود.

به گفته معاون وزیر دادگستری، نگوین تان تین، ساده‌سازی رویه‌های اداری نه تنها به کاهش هزینه‌های انطباق کمک می‌کند، بلکه هزینه‌های اجتماعی را نیز کاهش می‌دهد و در نتیجه امکان تمرکز منابع بیشتر بر سرمایه‌گذاری و توسعه را فراهم می‌کند. در عین حال، کارایی و اثربخشی دستگاه اداری بهبود می‌یابد و به سمت یک مدیریت مدرن و شفاف که بهتر در خدمت توسعه است، حرکت می‌کند.

معاون وزیر، نگوین تان تین، همچنین تأکید کرد که برای اینکه کاهش و ساده‌سازی رویه‌های اداری مبتنی بر داده‌ها واقعاً امکان‌پذیر باشد و راحتی را برای مردم و مشاغل به ارمغان بیاورد، وزارتخانه‌ها، شعب و ادارات محلی باید ظرفیت و تعهد خود را در ساخت، اتصال و اشتراک‌گذاری داده‌ها طبق اصول «صحیح، کافی، تمیز، زنده، یکپارچه و مشترک» روشن کنند تا اطمینان حاصل شود که طرح کاهش به محض ابلاغ، به طور مؤثر اجرا می‌شود.

این امر مستلزم همگام‌سازی و روان بودن سیستم فناوری اطلاعات، زیرساخت فنی و تجهیزات ترمینال است؛ در عین حال، آموزش و راهنمایی کارکنان برای اطمینان از روان بودن فرآیند عملیات ضروری است.

منبع: https://baovanhoa.vn/cong-nghe/cat-giam-thu-tuc-huong-toi-nen-hanh-chinh-so-hien-dai-minh-bach-177109.html