همگام‌سازی مدیریت وضعیت مدنی - احراز هویت پس از ادغام

پس از راه‌اندازی دولت محلی دو سطحی، اختیارات، فرآیند و روش اجرای رویه‌های اداری در زمینه وضعیت مدنی و صدور گواهینامه متناسب با مدل مدیریتی جدید تنظیم شد. وزارت دادگستری به طور فعال به ادارات محلی توصیه و راهنمایی کرده است تا به طور همزمان و روان و بدون وقفه در روند خدمت‌رسانی به مردم، این امر را اجرا کنند.

کارمندان دولت مرکز خدمات اداری عمومی تان دان وارد، افراد را برای ارسال درخواست‌های آنلاین راهنمایی می‌کنند.

در مرکز خدمات مدیریت عمومی (PVHCC) در بخش تان دان، فضای کاری همیشه در ساعات اداری شلوغ است. به طور متوسط، هر روز، این مرکز صدها پرونده در زمینه‌های مختلف دریافت می‌کند که بیشترین سهم آن در زمینه وضعیت مدنی و صدور گواهینامه است (حدود ۷۰٪ از کل سوابق دریافتی در روز). رویه‌های رایج مانند ثبت مجدد گواهی تولد، گواهی فوت، صدور کپی از خلاصه‌های وضعیت مدنی، تأیید اسناد، امضاها و ... به طور منظم انجام می‌شود. با وجود تعداد زیاد پرونده‌ها، به لطف ابتکار و فداکاری کارمندان دولت، همه این رویه‌ها به سرعت حل می‌شوند.

خانم هوانگ تی نگویت، روستای شماره ۱۴، بخش تان دان، گفت: «من برای ثبت مجدد شناسنامه و تکمیل پرونده‌های زمین به این مرکز آمدم. کارکنان اینجا راهنمایی‌های بسیار مشتاقانه‌ای ارائه دادند، به خصوص به کسانی که نمی‌دانند چگونه از خدمات عمومی آنلاین استفاده کنند.»

در حال حاضر، این مرکز دارای ۱ مدیر پاره وقت، ۱ معاون مدیر و ۲ افسر است که مستقیماً مراحل اداری را در زمینه‌های مختلف انجام می‌دهند. این افسران درک خوبی از این حرفه دارند و به طور فعال شهروندان را در ارسال درخواست‌های آنلاین راهنمایی و پشتیبانی می‌کنند. خانم لی تی دیو، کارمند دولت در مرکز مدیریت عمومی بخش تان دان، گفت: «کمون جدید بزرگتر، پرجمعیت‌تر و دارای کار بسیار بیشتری نسبت به قبل است. اکثر افرادی که برای ارسال درخواست مراجعه می‌کنند، باید زمانی را صرف راهنمایی گام به گام آنها برای ورود به سیستم درخواست آنلاین خود کنند، اما این یک «مرحله انتقالی» برای کمک به افراد برای آشنایی با فناوری و مهارت یافتن در ارسال درخواست‌های آنلاین هنگام انجام مراحل و کارهای اداری محسوب می‌شود.»

نه تنها در کمون‌های مرکزی و بخش‌ها، بلکه در کمون‌های کوهستانی، دسترسی به خدمات عمومی در زمینه عدالت - وضعیت مدنی نیز به تدریج در حال تبدیل شدن به یک روال است. در کمون مائو لام، خانم نگوین تی لی، روستای ائو سون، برای درخواست یک نسخه از ثبت ازدواج خود به مرکز خدمات عمومی کمون مراجعه کرد. کارکنان، درخواست را به صورت آنلاین از طریق پورتال ملی خدمات عمومی تکمیل کردند، سپس کارکنان نتایج را به موقع دریافت، تکمیل، امضا و ارسال کردند. خانم نگوین تی نگویت، کارمند دولت در مرکز خدمات عمومی کمون مائو لام، گفت: "رویه‌های ساده مربوط به حوزه وضعیت مدنی و صدور گواهینامه پردازش می‌شوند و نتایج به سرعت به شهروندان بازگردانده می‌شوند. با این حال، در حال حاضر، اکثر شهروندانی که برای انجام مراحل اداری مراجعه می‌کنند، هنوز نیاز به دریافت نتایج کاغذی دارند، حتی اگر سیستم نسخه‌های الکترونیکی قانونی را ارائه داده باشد. این نشان می‌دهد که عادت استفاده از اسناد سنتی هنوز در بسیاری از سوابق و رویه‌های فعلی رایج است."

برای اطمینان از روان بودن روند امور مربوط به وضعیت مدنی و صدور گواهینامه، وزارت دادگستری Thanh Hoa به طور فعال مقررات را بررسی و تنظیم کرده و با ادارات و شعب مربوطه هماهنگی نزدیکی داشته تا اسناد راهنمای حرفه‌ای مناسب برای مدل جدید را صادر کند.

به گفته خانم تران تی هونگ لی، معاون رئیس اداره پشتیبانی اداری و قضایی (وزارت دادگستری)، هنگام اداره یک دولت محلی دو سطحی، خدمات عمومی ضروری در زمینه عدالت - وضعیت مدنی تحت اختیار قبلی در سطح منطقه، عمدتاً به سطح بخش‌ها واگذار می‌شد. از اول ژوئیه ۲۰۲۵، وزارت دادگستری رسماً نسخه جدید سیستم ثبت و مدیریت الکترونیکی وضعیت مدنی را در سراسر کشور راه‌اندازی کرد. بلافاصله پس از آن، اداره دادگستری تان هوآ به سرعت حساب‌هایی را برای پردازش سوابق، امضا و مهر کردن اسناد به رهبران کمیته خلق، مقامات قضایی - وضعیت مدنی و منشی‌های سطح بخش برای ۱۶۶ بخش و بخش در استان اعطا کرد تا ثبت الکترونیکی وضعیت مدنی را انجام دهند. این امر به یکپارچه‌سازی فرآیند پردازش سوابق، افزایش سرعت دریافت و بازگرداندن نتایج، به ویژه در مناطقی با تعداد زیادی پرونده، کمک می‌کند.

کار بازرسی و راهنمایی حرفه‌ای نیز مورد توجه قرار گرفته است. از ابتدای سال، وزارت دادگستری اسناد زیادی را در مورد شیوه‌های حرفه‌ای منتشر کرده، دوره‌های آموزشی زیادی را سازماندهی کرده و مهارت‌های تخصصی را برای نمایندگان رهبران کمیته‌های مردمی و کارمندان دولت که کارهای قضایی و وضعیت مدنی را در کمون‌ها و بخش‌های جدید انجام می‌دهند، پرورش داده است. محتوای آموزشی بر مهارت‌های پردازش سوابق الکترونیکی، اتصال رویه‌های ثبت تولد - مرگ - اقامت دائم، تأیید امضاها، کپی‌ها و... تمرکز دارد تا اطمینان حاصل شود که همه مقامات این فرآیند را درک کرده و به طور مؤثر به مردم خدمت می‌کنند.

به ویژه، با توجه به مشکلات ناشی از اختلال در کار مقامات مسئول در حوزه‌های قضایی و مدنی و فشار حجم کار پس از ادغام در بسیاری از کمون‌ها و بخش‌ها، اداره دادگستری تان هوآ به کمیته مردمی استان توصیه کرد که قطعنامه شماره 36/2025/NQ-HDND مورخ 4 اکتبر 2025 را به شورای مردمی استان ارائه دهد که در آن دامنه و اختیارات رئیس کمیته مردمی کمون برای انجام کار احراز هویت در استان تعیین شده است. بر اساس قطعنامه تصویب شده، رئیس کمیته مردمی کمون به کارمندان دولتی کمیته مردمی کمون اجازه داده می‌شود تا کار احراز هویت را با دامنه و اختیارات زیر انجام دهند: امضا و تأیید کپی از اسناد و مدارک اصلی صادر شده یا تأیید شده توسط آژانس‌ها و سازمان‌ها؛ امضا و تأیید امضا در اسناد و مدارک (به جز امضا و تأیید امضای مترجم). این آیین‌نامه به کاهش بار مسئولیت رهبران کمیته مردمی کمون کمک می‌کند، ضمن اینکه ابتکار عمل و انعطاف‌پذیری تیم کارمندان دولت را که مستقیماً با مردم کار می‌کنند، افزایش می‌دهد.

وزارت دادگستری تان هوآ با سازمان‌های ثبت احوال محلی برای تکمیل دیجیتالی کردن داده‌های وضعیت مدنی در استان هماهنگی کرده است؛ طرحی را برای استقرار کاربرد داده‌های وضعیت مدنی دیجیتالی صادر کرده است. بر این اساس، تمام داده‌های وضعیت مدنی در سیستم ثبت و مدیریت وضعیت مدنی بررسی شده و با پایگاه داده ملی جمعیت مقایسه شده‌اند تا از صحت آنها اطمینان حاصل شود و موارد داده‌های مفقود، نادرست و تکراری برطرف شود. جستجوی اطلاعات وضعیت مدنی در سیستم اطلاعات رویه‌های اداری از طریق اتصال به پایگاه داده الکترونیکی وضعیت مدنی، پایگاه داده ملی جمعیت، برای ارائه حل و فصل رویه‌های اداری که نیاز به ارسال/ارائه مدارک وضعیت مدنی دارند، اجرا شده است تا ارسال/ارائه مدارک وضعیت مدنی در طول فرآیند پذیرش و حل و فصل طبق مقررات کاهش یابد. جستجوی اطلاعات داده‌های وضعیت مدنی برای صدور کپی از خلاصه‌های وضعیت مدنی (صرف نظر از محل سکونت یا محل ثبت قبلی وضعیت مدنی) و تأیید اطلاعات وضعیت مدنی.

به لطف اقدامات پیشگیرانه و مثبت وزارت دادگستری تان هوآ، همراه با تلاش‌های مقامات محلی، فعالیت‌های ثبت احوال و صدور گواهینامه در استان تثبیت شده و اساساً نیازهای شهروندان را برآورده کرده است. از اول ژوئیه ۲۰۲۵ تاکنون، سازمان‌های ثبت احوال در استان بیش از ۲۲۰۰۰ درخواست ثبت احوال از انواع مختلف را پردازش کرده‌اند. بخش‌ها و بخش‌ها بیش از ۱۵۰۰۰ گواهینامه را تأیید کرده‌اند. پرونده‌ها به موقع و قبل از مهلت مقرر بازگردانده شدند و از رعایت مقررات قانونی اطمینان حاصل شد.

مقاله و عکس: Viet Huong

منبع: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm