جلسات را کاهش دهید، راندمان کار را افزایش دهید.

عضو دائم دبیرخانه، تران کام تو، اخیراً حکم شماره ۲۲۶-KL/TW دبیرخانه در مورد اصلاح روش‌های کاری و بهبود اثربخشی نظام سیاسی (حکم ۲۲۶) را امضا و صادر کرد که توجه قابل توجهی را در بین کادرها و کارمندان دولت در سراسر کشور به خود جلب کرده است.

دبیرخانه کمیته مرکزی ارزیابی کرد که در دوره اخیر بازسازی و ساده‌سازی دستگاه سازمانی نظام سیاسی ، نتایج قابل توجهی حاصل شده است. با این حال، در کنار این دستاوردها، هنوز برخی مسائل وجود دارد که باید در رهبری، هدایت و مدیریت، مانند وضعیت فعلی در مورد صدور اسناد و جلسات، مورد توجه و اصلاح قرار گیرند.

این امر بر لزوم تشدید رویه‌های جلسات، غلبه بر مشکل جلسات طولانی و تکراری و شفاف‌سازی مسئولیت‌های هر سطح و مقام در نظام سیاسی تأکید می‌کند. این گامی حیاتی در جهت بهبود کارایی حکومت و کنترل قدرت است، به‌ویژه با تثبیت مجدد اصل اساسی: زیردستان به‌طور فعال مسائل را در محدوده اختیارات خود حل می‌کنند؛ مافوق‌ها در نقض مقررات دخالت نمی‌کنند.

طبق مقررات جدید، کنفرانس‌های سطح استان نباید بیش از دو کنفرانس در سطح استان در سال و کنفرانس‌های سطح بخش‌ها نباید بیش از سه کنفرانس در سطح بخش‌ها باشد که تعداد کنفرانس‌های سالانه را حداقل ۱۰٪ کاهش می‌دهد. علاوه بر این، حداقل ۶۰٪ کنفرانس‌ها باید به صورت آنلاین برگزار شوند. جلسات فقط باید در مواقع ضروری یا زمانی که هیچ دستورالعمل خاصی در مورد موضوع وجود ندارد، برگزار شوند. سخنرانی‌ها باید متمرکز و نه بیش از حد طولانی باشند.

این الزامات نه تنها ماهیت فنی و مدیریتی دارند، بلکه منعکس کننده یک روش جدید تفکر نیز هستند: جلسات باید به طور مؤثر ارائه خدمات کنند، نه اینکه بار اضافی برای سیستم ایجاد کنند. نکته قابل توجه این است که نتیجه گیری ۲۲۶ بر لزوم استفاده قوی از فناوری اطلاعات و تلاش برای پردازش دیجیتالی ۹۵٪ از رویه‌های اداری تأکید دارد. این امر پایه و اساس کاهش پایدار جلسات و در عین حال بهبود همزمان کارایی کار است.

در عمل، این رویکرد در بسیاری از مناطق، از جمله شهر هوشی مین، در حال اجرا است. با حجم کاری زیاد و الزامات اصلاحات قوی، این شهر استفاده از جلسات آنلاین را در جلسات کاری منظم تسریع کرده و بحث، تصمیم‌گیری و نظارت بر پیشرفت را درست در طول جلسات انجام می‌دهد.

جلسه شهر هوشی مین در جریان جلسه عادی دولت در اکتبر 2025 به عنوان نمونه‌ای از این امر عمل کرد: تمام مطالب، از کاهش رویه‌های اداری گرفته تا حل موانع اجرایی، به صورت آنلاین مورد بحث قرار گرفت و در زمان صرفه‌جویی و روند کار کوتاه شد. در این جلسه، بلافاصله پس از شنیدن گزارش رئیس کمیته مردمی شهر هوشی مین، نگوین وان دوک، معاون نخست وزیر نگوین هوا بین، به سرعت از شهر هوشی مین خواست تا حل و فصل پروژه‌های معوقه و سایر مسائل مهم را تسریع کند.

یک نکته قابل توجه، رویکرد در سطح مردمی است: هنگام اجرای رویه‌های اداری غیرجغرافیایی، شهر هوشی مین، مقامات متخصص از ادارات و سازمان‌ها را برای شرکت در گروه‌های کاری محلی در مراکز خدمات اداری عمومی در بخش‌ها، بخش‌ها و مناطق ویژه برای پردازش درخواست‌های شهروندان اختصاص می‌دهد. این رویکرد به طور مؤثر جایگزین جلسات طولانی بین سازمانی می‌شود و یک رویه پردازش ساده و در محل ایجاد می‌کند که روح جلسات کمتر و رسیدگی کارآمدتر را در بر می‌گیرد.

مهم‌ترین جنبه‌ی نتیجه‌گیری ۲۲۶، کاهش تعداد جلسات نیست، بلکه الزام به تشدید پاسخگویی فردی، به‌ویژه پاسخگویی رهبران است. هر سطح و واحد باید وظایف را طبق این اصل تعیین کند: یک وظیفه فقط باید به یک نفر برای رهبری و انجام آن اختصاص داده شود، با پیروی از شعار مسئولیت‌های مشخص، وظایف مشخص، چارچوب‌های زمانی مشخص، پاسخگویی مشخص، اختیارات مشخص و نتایج مشخص.

این نتیجه‌گیری همچنین خواستار لغو رویه‌های منسوخ، کاهش مراحل غیرضروری «مشورت» و اصلاح طفره رفتن، شانه خالی کردن از مسئولیت یا تکیه بر جلسات برای طولانی کردن مهلت‌ها می‌شود.

علاوه بر این، به سازمان‌ها توصیه می‌شود از ابزارهای دیجیتال برای واگذاری، نظارت و ارزیابی کار در زمان واقعی استفاده کنند. در این راستا، بسیاری از مکان‌ها شروع به استفاده از این ابزار در نظارت بر پیشرفت سرمایه‌گذاری عمومی، پروژه‌های زیرساختی یا گروه‌های کاری بین سازمانی کرده‌اند. هنگامی که داده‌ها به طور مداوم به‌روزرسانی می‌شوند، بحث‌های جلسات متمرکزتر می‌شوند، از جلسات طولانی «گزارش‌دهی» جلوگیری می‌شود و تصمیمات عملیاتی سریع‌تر گرفته می‌شوند.

تجربیات اخیر همچنین اثربخشی جلسات آنلاین مختصر و واضح را نشان داده است. در بسیاری از جلسات، به محض اینکه واحدها بر سر یک راه‌حل در پلتفرم دیجیتال به توافق برسند، رئیس جلسه می‌تواند بلافاصله و بدون نیاز به جلسه دیگری برای تأیید، نتیجه‌گیری کند.

نتیجه‌گیری ۲۲۶ به وضوح الزامات و روش‌ها را مشخص می‌کند. بقیه به قاطعیت و مسئولیت‌پذیری هر سازمان و هر مقام، به ویژه رئیس هر واحد، بستگی دارد. وقتی هر جلسه واقعاً ضروری باشد و با هدف دستیابی به یک تصمیم نهایی برگزار شود، کار سریع‌تر و روان‌تر پیش خواهد رفت. این همان چیزی است که مردم از یک دولت خدمت‌محور و عمل‌گرا که کارایی را بالاتر از هر چیز دیگری در اولویت قرار می‌دهد، انتظار دارند.

یک بین

منبع: https://www.sggp.org.vn/giam-hop-tang-hieu-qua-xu-ly-cong-viec-post828734.html