هنگام تنظیم واحدهای اداری، فوراً سوابق را دیجیتالی کنید

از اول ژوئیه، کل کشور یک سیستم حکومت محلی دو سطحی را اداره خواهد کرد. زمان رو به اتمام است، بنابراین بخش‌های محلی در شهر هوشی مین و هانوی بر منابع انسانی تمرکز می‌کنند، به طور فوری پرونده‌ها را ویرایش می‌کنند، اسناد را دیجیتالی می‌کنند، طبقه‌بندی و بایگانی می‌کنند تا به کار تنظیم واحدهای اداری کمک کنند.

شهر هوشی مین: دیجیتالی کردن فعال و تحویل به موقع

به گزارش خبرنگاران SGGP، در روزهای اخیر، بسیاری از بخش‌ها و مناطق شهر هوشی مین فوراً ترتیبی اتخاذ کرده‌اند و مقامات و کارمندان دولت را موظف به تنظیم و ویرایش کرده‌اند تا اطمینان حاصل شود که پرونده‌ها و اسناد مطابق با مقررات ذخیره می‌شوند.

در کمیته مردمی بخش ۱۴ (منطقه ۱۰)، پس از یک دوره اجرای اولیه و پیشگیرانه، اصلاح سوابق برای دیجیتالی کردن و ساخت یک بایگانی مدرن به پایان رسیده است. به گفته آقای ها توآن فونگ، رئیس کمیته مردمی بخش ۱۴، این بخش هر ساله به طور فعال اصلاح و دیجیتالی کردن سوابق و اسناد را انجام می‌دهد. برای سوابق و اسنادی که از ابتدای سال ۲۰۲۵ تاکنون ایجاد شده‌اند، این بخش همچنان به اصلاح و دیجیتالی کردن ادامه می‌دهد. در حال حاضر، بایگانی این بخش تقریباً ۶۰ متر مربع عرض دارد و شامل بیش از ۱۵۶ متر قفسه اسناد (هر متر قفسه اسناد معادل ۱ متر طول اسناد است که به صورت عمودی و نزدیک به هم در قفسه چیده شده‌اند - PV) است که از سال ۱۹۷۱ تاکنون اصلاح شده‌اند.

به همین ترتیب، در بخش آن لاک (منطقه بین تان)، کار ویرایش پرونده‌های بلوک حزبی برای دیجیتالی کردن و بایگانی نیز به سرعت در حال انجام است. خانم تران تی تو هوئونگ، معاون دبیر دائمی کمیته حزبی بخش آن لاک، گفت که این بخش ویرایش ۷۶۰ پرونده دائمی و ۲۰۱ پرونده موقت را از سال ۲۰۰۳ تا مه ۲۰۲۰ به پایان رسانده است و از ژوئن ۲۰۲۰ تاکنون به ویرایش حدود ۱۲ متر از قفسه‌های اسناد ادامه می‌دهد، با هدف تکمیل قبل از ۲۵ ژوئن و همزمان اسکن تمام اسناد از دوره ۲۰۰۳-۲۰۲۵ قبل از ۱۵ ژوئن.

مقامات بخش لاک (ناحیه بینه تان، شهر هوشی مین) در حال بررسی و ویرایش پرونده‌ها و اسناد بلوک حزب هستند. عکس: ون مین

بسیاری از مناطق، شهرستان‌ها و شهر تو دوک به طور فعال اسناد را بررسی، ویرایش و دیجیتالی کرده‌اند. به عنوان مثال، در منطقه بین تان، از طریق بررسی و آمارگیری از سال ۲۰۰۳ تا ۲۰۱۸، تعداد پرونده‌ها و اسناد ویرایش شده ۵۲۳۰ پرونده دائمی است. در حال حاضر، این منطقه به طور فوری در حال ویرایش و اسکن پرونده‌ها برای ادامه بایگانی از سال ۲۰۱۹ تا ارائه است تا پس از اجرای ترتیبات سازمانی نظام سیاسی و واحدهای اداری در منطقه، برای تحویل آماده شود.

در منطقه ۱۰، خانم نگوین تی تو هوئونگ، رئیس کمیته مردمی منطقه، گفت که این منطقه، گردآوری و فهرست‌بندی اسناد کاغذی ویرایش‌شده، ویرایش اولیه اسناد ویرایش‌نشده و آماده‌سازی برای تحویل به واحد جدید را هدایت کرده است. در عین حال، این منطقه اسناد الکترونیکی را بررسی، داده‌ها را ایزوله، آنها را در دستگاه‌های ذخیره‌سازی استخراج و ایمنی و یکپارچگی داده‌ها را برای تحویل تضمین می‌کند.

هانوی : تضمین داده‌های متمرکز و به‌هم‌پیوسته

در هانوی، کمیته خلق شهر پروژه "ایجاد یک پایگاه داده مشترک از دیجیتالی کردن اسناد متمرکز آژانس‌ها در هانوی" را تصویب کرده و مرکز خدمات مدیریت عمومی هانوی را برای نظارت و سازماندهی اجرای این پروژه منصوب کرده است. این پروژه برای دیجیتالی کردن و تنظیم مجدد پرونده‌ها و اسناد برای خدمت به تعلیق فعالیت‌های اداری در سطح منطقه و ادغام کمون‌ها مطابق با پیشرفت در نتیجه‌گیری شماره 127-KL/TW مورخ 28 فوریه 2025 دفتر سیاسی و دبیرخانه در مورد اجرای تحقیقات و پیشنهاد ادامه تنظیم مجدد سازماندهی نظام سیاسی ساخته شده است.

به گفته آقای ترونگ ویت دونگ، رئیس دفتر کمیته خلق هانوی، هدف از اجرای این پروژه تشکیل یک پایگاه داده مشترک، شامل اسناد حزب، دولت و سازمان‌های مردمی در هانوی، تضمین داده‌های متمرکز، به هم پیوسته، مشترک و قابل استفاده مجدد است. از سوی دیگر، هدف آن بهبود کارایی، اثربخشی و عملکرد مدیریت و اداره با عدم استفاده از سوابق کاغذی، ادغام هوش مصنوعی و بهره‌برداری و استفاده آسان از داده‌ها است. در حال حاضر، حجم تخمینی اسنادی که باید در سطوح منطقه‌ای و شهرستانی در هانوی ویرایش شوند، بیش از 68860 میلیون است. تعداد کل اسنادی که باید در سطوح منطقه‌ای و شهرستانی دیجیتالی شوند، بیش از 94 میلیون صفحه A4 است. این حجم بسیار زیادی است، بنابراین دیجیتالی کردن اسناد به 2 مرحله تقسیم می‌شود. مرحله 1 اسناد آژانس‌ها را با 5 اولویت دیجیتالی می‌کند، از جمله: 1 ویرایش و دیجیتالی کردن اسناد حزب و دولت در سطح منطقه‌ای؛ 2 ویرایش و دیجیتالی کردن اسناد حزب و دولت در سطح شهرستانی؛ ۳ ویرایش و دیجیتالی کردن اسناد حزب در سطح شهر؛ ۴ ویرایش و دیجیتالی کردن اسناد دولت در سطح شهر؛ ۵ ویرایش و دیجیتالی کردن اسناد سازمان‌های توده‌ای در ۳ سطح.

به گفته آقای کو نگوک ترانگ، مدیر مرکز خدمات مدیریت عمومی هانوی، از هم اکنون تا 30 ژوئن، این مرکز بر اجرای اولویت‌های 1 و 2 تمرکز خواهد کرد؛ دیجیتالی کردن اسناد با دوره ذخیره‌سازی دائمی، اسنادی که مرتباً در سطح حزب و دولت در سطوح منطقه‌ای و شهرستانی مورد استفاده مجدد قرار می‌گیرند، که تخمین زده می‌شود حدود 25٪ از حجم خام و 5٪ از حجم ویرایش شده را تشکیل دهند. برای اسناد دیجیتالی شده، با تضمین کیفیت مطابق با مقررات، داده‌ها همگام‌سازی می‌شوند، نه اینکه دوباره دیجیتالی شوند تا از اتلاف زمان و بودجه جلوگیری شود.

به سوی ساختن یک اداره مدرن

برخی از کارشناسان و نمایندگان مجلس ملی (NA) در مورد اجرای این طرح در مناطق محلی اظهار داشتند که ویرایش و دیجیتالی کردن سوابق و اسناد نه تنها یک کار فنی است، بلکه به معنای تضمین شفافیت، ایمنی و کارایی در فرآیند سازماندهی مجدد دستگاه‌ها و ایجاد راحتی برای مردم و مشاغل نیز می‌باشد. این همچنین گامی مهم در جهت ایجاد یک مدیریت مدرن است که نیازهای اجتماعی را در دوره جدید بهتر برآورده می‌کند.

نگوین کوانگ هوان، معاون مجلس ملی، با تأکید بر نقش کلیدی دیجیتالی کردن سوابق در شرایط فعلی، تأکید کرد که هنگام ادغام واحدهای اداری، مرزهای اداری گسترده‌تر خواهند شد، زیرساخت‌ها برای تکمیل به ۵ تا ۱۰ سال زمان نیاز دارند، بنابراین در ابتدا، سفر برای انجام مراحل اداری قطعاً دشوار خواهد بود. بنابراین، اگر از فناوری دیجیتال استفاده نشود، الزام مردم به مراجعه به سازمان‌های دولتی برای پردازش اسناد، ناراحتی زیادی ایجاد خواهد کرد. به گفته وی، دیجیتالی کردن همه سوابق، قرار دادن مراحل اداری در محیط شبکه برای به حداقل رساندن نارسایی‌ها و ایجاد زمینه برای اجرای دولت دیجیتال و جامعه دیجیتال ضروری است. این کار باید به سرعت و همزمان انجام شود و نباید منتظر دستورالعمل‌های دولت مرکزی بود، بلکه باید همین حالا به طور فعال آن را اجرا کرد.

علاوه بر این، در طول فرآیند بررسی و ذخیره‌سازی سوابق، فام ون هوآ، معاون مجلس ملی، اظهار داشت که کمیته‌ها و مقامات محلی حزب باید قاطعانه در طول فرآیند، هدایت، بازرسی و یادآوری کنند تا از گم شدن، گم کردن یا حتی از بین بردن عمدی سوابق جلوگیری شود. فام ون هوآ، معاون مجلس ملی، خاطرنشان کرد: «اگر مراقب نباشیم و سوابق را گم کنیم، نه تنها بر سازمان‌های دولتی تأثیر می‌گذارد، بلکه بر مردم و مشاغل نیز تأثیر زیادی خواهد گذاشت. بنابراین، در حال حاضر، لازم است مسئولیت‌های خاص سازمان‌ها، واحدها، افراد و رهبران در صورت گم شدن، گم کردن یا از بین بردن غیرقانونی سوابق به وضوح تعریف شود.»

برای اطمینان از روان و مداوم بودن کار اسناد و بایگانی، و اطمینان از مدیریت ایمن اسناد قبل، حین و پس از تکمیل سازماندهی مجدد نظام سیاسی در شهر هوشی مین، کمیته مردمی شهر هوشی مین دستورالعمل شماره ۰۴ را صادر کرد. این دستورالعمل به وضوح بیان می‌کند: روسای ادارات، شعب و بخش‌های شهر، شهر تو دوک، مناطق و شهرستان‌ها را ملزم می‌کند تا فوراً اجرای تعدادی از وظایف فوری را برای تقویت مدیریت کار اسناد و بایگانی در فرآیند سازماندهی مجدد نظام سیاسی در شهر هدایت کنند.

تمدن - فان تائو - روز ملی

منبع: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html