شاخص‌های کلیدی عملکرد - بهره‌گیری از نوآوری و خلاقیت کارکنان

وزارت کشور به تازگی پیش‌نویس فرمانی در مورد ارزیابی و طبقه‌بندی کیفیت کارمندان دولت به دولت ارائه داده است که نکته قابل توجه جدید آن، استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای سنجش نتایج کار کارمندان دولت بر اساس موقعیت‌های شغلی‌شان است. هر کارمند دولت به جای اینکه مانند قبل فقط در پایان سال مورد بررسی قرار گیرد، ماهانه و سه ماهه مورد نظارت و امتیازدهی قرار خواهد گرفت. استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد در منطقه برای سنجش نتایج کار برای هر موقعیت شغلی در اجرای اصلاحات اداری ضروری تلقی می‌شود.

تغییر نگرش کارکنان دولت به کار

طبق پیش‌نویس فرمان، نتایج شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به عنوان مبنایی برای رتبه‌بندی کارمندان دولت در پایان سال عمل خواهد کرد و همچنین به عنوان مبنایی برای ارزیابی اعضای حزب، وظایف پرسنلی مانند انتصاب، چرخش، انتصاب، تقدیر یا اخراج استفاده خواهد شد.

افرادی که در مرکز خدمات اداری عمومی بخش تو دوک، شهر هوشی مین، در حال انجام مراحل اداری هستند. عکس: ویت دانگ

به گفته آقای نگوین نات خان، دارای مدرک کارشناسی ارشد، از دانشگاه اقتصاد و حقوق، دانشگاه ملی ویتنام، شهر هوشی مین: کاربرد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در بخش دولتی یک پیشرفت جدید و قابل توجه است که نشان دهنده تغییر در تفکر پشت مدیریت کارکنان دولت است. موقعیت‌های شغلی نقش مهمی در مدیریت کارکنان دولت دارند و به عنوان مبنایی برای تعیین نیازهای استخدامی، تخصیص پرسنل بر اساس شایستگی، تعیین استانداردهای عنوان شغلی و اجرای آموزش، برنامه‌ریزی و جبران خدمات عمل می‌کنند. مدیریت بر اساس موقعیت شغلی امکان ارزیابی دقیق‌تر کارکنان دولت را فراهم می‌کند و در نتیجه کیفیت مدیریت را بهبود می‌بخشد. به طور خاص، اعمال شاخص‌های کلیدی عملکرد در ارزیابی عملکرد، تغییر عمده‌ای در طرز فکر کارکنان دولت ایجاد می‌کند و آنها را تحت فشار قرار می‌دهد تا دائماً برای برآورده کردن الزامات شغلی تلاش کنند.

به گفته نگوین توان آن، دارنده مدرک کارشناسی ارشد و متخصص مدیریت دولتی، به کارگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در بخش دولتی ضروری است. او توضیح داد که کل کشور در حال حاضر در حال انجام اصلاحات اداری است و به یک دستگاه ساده، بهبود کارایی و اثربخشی و توسعه یک دولت خدمات‌محور نیاز دارد. مدل دو لایه دولت محلی مستلزم مسئولیت‌های روشن، اختیارات روشن و نتایج روشن است. شاخص‌های کلیدی عملکرد به ابزاری برای سنجش کارایی کار هر کارمند دولت و هر آژانس تبدیل می‌شوند. به عبارت دیگر، شاخص‌های کلیدی عملکرد گامی رو به جلو در نزدیک‌تر کردن مدیریت کارمندان دولت به شیوه‌های مدرن حکمرانی هستند. این امر به تغییر طرز فکر اداری کارمندان دولت از مدیریت به خدمت‌رسانی کمک می‌کند و آنها را تشویق می‌کند تا به طور فعال مهارت‌های مدیریت کار شخصی خود را بهبود بخشند، بر مهارت‌های دیجیتال تسلط یابند و از فناوری استفاده کنند.

صراحت و شفافیت در ارزیابی و رتبه‌بندی.

به گفته نگوین توان آن، دارنده مدرک کارشناسی ارشد، اعمال شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) کارمندان دولت را مجبور می‌کند تا از صرفاً «انجام کار» به «کار با کیفیت و نتایج قابل اندازه‌گیری» روی آورند و انگیزه‌ای برای بهبود حرفه‌ای‌گری و کاهش بی‌خیالی یا کار نیمه‌صمیمانه ایجاد کنند. شاخص‌های کلیدی عملکرد همچنین رقابت سالم را تشویق می‌کنند و فرهنگ پاسخگویی را در خدمات عمومی ترویج می‌دهند. به طور خاص، کسانی که عملکرد خوبی دارند، ابتکار عمل نشان می‌دهند و به نتایج روشنی دست می‌یابند، مورد تقدیر قرار خواهند گرفت. برعکس، کسانی که تنبل هستند یا از مسئولیت فرار می‌کنند، به وضوح بیشتری در معرض دید قرار خواهند گرفت.

کارمندان دولت در بخش دونگ هونگ توآن (شهر هوشی مین) در حال پردازش اسناد شهروندان هستند.

کارشناسان همچنین پیشنهاد کردند که به جای اعمال یک چارچوب سختگیرانه برای همه، معیارها باید بر اساس عملکردها و وظایف خاص هر موقعیت شغلی باشند. این معیارها باید بین کمیت (تعداد پرونده‌ها، پیشرفت، نرخ تکمیل به موقع) و کیفیت (سطح رضایت شهروندان، روحیه هماهنگی و همکاری) تعادل برقرار کنند. سیستم KPI باید انعطاف‌پذیر و سازگار با شرایط باشد و از اندازه‌گیری مکانیکی که خلاقیت را خفه می‌کند، اجتناب کند. در کنار این، باید یک مکانیسم نظارت و تأیید شفاف برای عملکرد KPI، از جمله مشارکت اشخاص ثالث - مانند شهروندان یا سازمان‌های مستقل - وجود داشته باشد تا از "دستکاری اعداد" یا گزارش‌های عملکرد اغراق‌آمیز جلوگیری شود.

نگوین نات خان، دانشجوی کارشناسی ارشد، با تحلیل برخی از مشکلات، ارزیابی کرد که امتیازدهی به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای موقعیت‌های شغلی که محصولات خاصی تولید نمی‌کنند یا نتایج قابل سنجش واضحی ندارند، یک چالش بزرگ است، اما در صورت استفاده از روش صحیح، کاملاً قابل دستیابی است. به جای اندازه‌گیری خروجی، این موقعیت‌ها باید بر اساس فرآیند کار، کیفیت انجام وظیفه و میزان مشارکت در کارایی کلی واحد ارزیابی شوند. به طور خاص، می‌توان از شاخص‌هایی مانند میزان اتمام به موقع کار، دقت در مشاوره، میزان انطباق با فرآیند یا سطح رضایت مشتری استفاده کرد.

کارشناسان معتقدند که اجرای موفقیت‌آمیز شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مستلزم آمادگی کامل از نظر نهادها، منابع انسانی، پایگاه‌های داده و فناوری اطلاعات است. این امر مستلزم آن است که سازمان‌های مدیریت خدمات کشوری شرح وظایف دقیق و مناسبی را طراحی کنند. همزمان، این شرح وظایف باید الزامات هر موقعیت، از جمله صلاحیت‌های حرفه‌ای، مهارت‌ها، ویژگی‌های اخلاقی و توانایی‌های عملی که کارمند دولت باید داشته باشد را به طور کامل شرح دهد. این امر مستلزم هماهنگی بین وزارت کشور ، سایر وزارتخانه‌ها، بخش‌ها و مناطق مختلف برای ایجاد مبنایی برای کاربرد گسترده و علمی است. هرچه شرح وظایف دقیق‌تر باشد، کاربرد شاخص‌های کلیدی عملکرد دقیق‌تر و مؤثرتر خواهد بود.

طبق پیش‌نویس حکم ارائه شده توسط وزارت کشور به دولت ، معیارهای عمومی مربوط به شخصیت، نگرش، نظم و فرهنگ خدمت به مردم ۳۰٪ از کل امتیاز را تشکیل می‌دهند، در حالی که نتایج عملکرد از طریق شاخص‌های کلیدی عملکرد ۷۰٪ را تشکیل می‌دهند. کارمندان دولت بر اساس نتایج نظارت و ارزیابی ماهانه و فصلی در چهار سطح طبقه‌بندی می‌شوند: زیر ۵۰ امتیاز، ۵۰-۷۰ امتیاز، ۷۰-۹۰ امتیاز و بالای ۹۰ امتیاز.

کارمندان دولتی که ارزیابی عملکرد آنها کمتر از ۵۰ امتیاز باشد، یا کسانی که انضباط را نقض کرده یا انحطاط اخلاقی نشان داده‌اند، به عنوان «ناتمام وظایف خود» طبقه‌بندی می‌شوند و ممکن است منتقل یا اخراج شوند. وزارت کشور توضیح می‌دهد که هدف از این سازوکار ایجاد یک ابزار ارزیابی شفاف و بی‌طرفانه است که افرادی را که الزامات را برآورده نمی‌کنند، فیلتر می‌کند و در عین حال کارمندان دولتی را به کار مولد، خلاقانه و کارآمد تشویق می‌کند.

سازمان مردم نهاد بین المللی BINH

منبع: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html