هنگام انجام هماهنگی‌ها، سوابق و اسناد را به شدت مدیریت کنید.

طبق دستور رئیس کمیته مردمی استان، هنگام اجرای این سازماندهی و سازماندهی مجدد، سازمان‌ها و واحدها باید قبل از تحویل سوابق و اسناد به واحد جدید، بایگانی‌ها را ببندند. اسناد دارای ارزش نگهداری دائمی باید ظرف ۴۵ روز از تاریخ تصمیم سازماندهی به مرکز بایگانی تاریخی، وزارت امور داخلی، ارائه شوند. تحویل سوابق و اسناد باید مطابق با دستورالعمل‌های مندرج در بخشنامه شماره ۱۶/۲۰۱۴/TT-BNV وزارت امور داخلی باشد .

تبادل خدمات بایگانی در بخش هونگ تان، شهر توین کوانگ .

برای اسنادی که مشمول بایگانی سازمان هستند، واحد قدیمی مسئول تحویل آنها به واحد جدید دریافت کننده دفتر مرکزی برای ادامه مدیریت است. در صورتی که واحد جدید دفتر مرکزی قدیمی را دریافت نکند، مدیریت اسناد با اکثر وظایف و کارکردها توسط سازمان دریافت کننده انجام خواهد شد. پرونده‌ها و اسناد هنگام تحویل باید از وجود تمام اجزا و محتویات طبق دستورالعمل اطمینان حاصل کنند.

به طور خاص، پرونده‌ها و اسناد مربوط به کار در حال انجام، از جمله پرونده‌های کاغذی و پرونده‌های الکترونیکی، مستقیماً برای پردازش بیشتر به واحد جدید تحویل داده می‌شوند. کمیته مردمی استان، شرکت مخابرات توین کوانگ را مأمور هماهنگی با سازمان‌های مربوطه برای انتقال داده‌های الکترونیکی به واحد گیرنده کرد تا اطمینان حاصل شود که کار ذخیره‌سازی و بهره‌برداری مختل نمی‌شود.

وزارت کشور مسئول نظارت و ترغیب اجرای مدیریت سوابق و اسناد مطابق با مقررات جاری است. وزارت اطلاعات و ارتباطات، پس از سازماندهی مجدد دستگاه، سازمان‌ها و واحدها را در بهره‌برداری از داده‌های متنی و اسناد بایگانی‌شده راهنمایی می‌کند و همزمان از تبدیل به موقع داده‌های سوابق الکترونیکی پشتیبانی می‌کند.

روسای ادارات، شعب و واحدها باید این امر را به طور جدی اجرا کنند تا تداوم و شفافیت در مدیریت سوابق و اسناد تضمین شود و به بهبود کارایی عملیاتی دستگاه اداری پس از سازماندهی مجدد و تغییر ساختار کمک کند.

منبع: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html