مزایای دیجیتالی کردن داده‌های ثبت احوال

سیستم الکترونیکی ثبت احوال و مدیریت آن نه تنها شهروندان را تسهیل کرده، بلکه کارایی مدیریت دولتی ثبت احوال را نیز بهبود بخشیده است. با این سهولت، سازمان‌های ثبت احوال سطح بالاتر می‌توانند به راحتی فعالیت‌های ثبت احوال سازمان‌های سطح پایین‌تر را بررسی و نظارت کنند و به سرعت اشتباهات موجود در فرآیند ثبت را تشخیص داده و اصلاح کنند.

با هدف جلب رضایت شهروندان

در اواسط آگوست ۲۰۲۵، آقای نگوین ون تام، ساکن هملت ۱، کمون لانگ فو، شهر کان تو ، برای درخواست اصلاح ثبت احوال خود به مرکز خدمات اداری عمومی کمون مراجعه کرد. او فقط مدارک شناسایی اصلی خود را همراه داشت و فرمی را که توسط مسئول دادگستری و ثبت احوال کمون ارائه شده بود، پر کرد. این روند حدود ۱۵ دقیقه طول کشید. آقای تام با خوشحالی گفت: «کارکنان اینجا با اشتیاق مرا راهنمایی کردند، کارشان سریع و کارآمد بود و به من در تکمیل درخواست اصلاح ثبت احوالم کمک کردند.»

داده‌های ثبت احوال الکترونیکی بار مسئولیت مقامات دادگستری و ثبت احوال را کاهش می‌دهد. عکس: کیم نگوک.

آقای نگوین تان دوی، ساکن دهکده بونگ توم، در بخش لانگ فو، نیز اخیراً مراحل تأیید نسب خود را به پایان رسانده است. به لطف سیستم ثبت احوال الکترونیکی، به جای صرف وقت برای جستجوی اسناد کاغذی برای تأیید، مقامات دادگستری و ثبت احوال بخش فقط کافی بود وارد سیستم ثبت احوال الکترونیکی و مدیریت شوند تا اطلاعات ثبت احوال آقای دوی را جستجو کرده و درخواست را پردازش کنند. او مدت کوتاهی پس از آن نتایج را دریافت کرد...

از اول ژوئیه ۲۰۲۵ تا به امروز، مرکز خدمات اداری عمومی کمون لانگ فو ۲۰۴ درخواست دریافت کرده است، از جمله ۱۷۷ درخواست آنلاین و ۲۷ درخواست حضوری و از طریق خدمات پستی. این مرکز ۲۰۳ درخواست را زودتر از موعد بررسی کرده و ۱ درخواست هنوز در حال بررسی است.

آقای هو کوک هونگ، نایب رئیس کمیته مردمی کمون لانگ فو و مدیر مرکز خدمات اداری عمومی کمون، اظهار داشت: «کاربرد فناوری اطلاعات و استفاده از سیستم ثبت احوال و مدیریت الکترونیکی در ثبت احوال و مدیریت آن توسط کمون به حداکثر رسیده است. علاوه بر این، کمیته مردمی کمون، مقررات مربوط به ثبت احوال را برای امور تحت اختیار کمون به طور عمومی در مرکز منتشر کرده است. مأموران ثبت احوال همیشه در چارچوب اختیارات خود عمل می‌کنند و رویه‌های مقرر در قانون را بدون آزار و اذیت یا ایجاد مزاحمت برای مردم دنبال می‌کنند.»

در بخش او مون، روند دریافت و رسیدگی به اسناد اداری در حوزه ثبت احوال نیز شاهد تغییرات مثبت زیادی بوده و با استقبال بالای مردم مواجه شده است. آقای نگوین کونگ چان، یکی از ماموران ثبت احوال در کمیته مردمی این بخش، گفت: «در حال حاضر، داده‌های ثبت احوال دیجیتالی شده‌اند، بنابراین ما زمان زیادی را برای تأیید صرف نمی‌کنیم و روند دریافت و رسیدگی به اسناد اداری مربوط به ثبت احوال برای مردم سریع است.»

بهبود کیفیت خدمات عمومی

پیش از این، مدیریت ثبت احوال در شهر عمدتاً به ذخیره اطلاعات در دفاتر کاغذی متکی بود. اگرچه این روش حفظ داده‌های اصلی و محرمانگی را تضمین می‌کرد، اما منجر به حجم عظیمی از سوابق و پرونده‌های ثبت احوال می‌شد. هر ساله، سازمان ثبت احوال مجبور بود دفاتر ثبت تولد، دفاتر ثبت ازدواج، دفاتر ثبت فوت، دفاتر ثبت فرزندخواندگی و دفاتر ثبت سرپرستی جدید را باز کند. علاوه بر این، برای هر نوع ثبت احوال، پرونده‌ها و اسناد جداگانه‌ای وجود داشت، مانند پرونده‌های ثبت احوال که به گواهی تولد و فرم‌های ثبت ولادت نیاز داشتند؛ و پرونده‌های ثبت ازدواج که به فرم‌های ثبت ازدواج و گواهی وضعیت تأهل نیاز داشتند. هر رویداد ثبت احوال در یک دفتر جداگانه ثبت می‌شد که منجر به پراکندگی و دشواری در جستجوی داده‌های ثبت احوال فردی می‌شد.

ساکنان وضعیت مدنی خود را در مرکز خدمات اداری عمومی بخش او مون ثبت می‌کنند. عکس: چان هونگ

سیستم ثبت و مدیریت الکترونیکی احوال، پایه و اساس پایگاه داده الکترونیکی احوال است که شامل نرم‌افزار ثبت و مدیریت و سایر نرم‌افزارهای کاربردی و خدماتی طراحی و توسعه یافته توسط وزارت دادگستری می‌شود. طبق گفته وزارت دادگستری شهر کان تو، این نرم‌افزار ابزارهایی را برای ثبت، مدیریت، به‌روزرسانی، دیجیتالی کردن، استانداردسازی و مدیریت داده‌های ثبت احوال و استفاده مؤثر از پایگاه داده الکترونیکی احوال در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.

طبق مقررات، سازمان ثبت احوال از سامانه مدیریت و ثبت احوال الکترونیکی برای به‌روزرسانی اطلاعات در پایگاه داده ثبت احوال الکترونیکی استفاده می‌کند، از جمله: اطلاعات ثبت احوال افراد و اطلاعات ثبت احوال والدین، همسر یا شریک زندگی آنها در صورت ایجاد تغییرات به دلایل (ازدواج، تغییرات، اصلاحات ثبت احوال، اضافه شدن اطلاعات ثبت احوال، تعیین مجدد قومیت؛ به رسمیت شناختن نسب؛ سرپرستی؛ فرزندخواندگی؛ ثبت فوت)؛ ثبت تغییرات ثبت احوال در دفتر ثبت احوال بر اساس احکام و تصمیمات سازمان‌های دولتی ذیصلاح؛ و ثبت امور ثبت احوال شهروندان ویتنامی که توسط مقامات ذیصلاح کشورهای خارجی حل و فصل شده است.

به گفته خانم نگوین تی فونگ تو، رئیس اداره پشتیبانی اداری و قضایی وزارت دادگستری شهر، استفاده از سیستم ثبت و مدیریت الکترونیکی ثبت احوال، زمان صرف شده توسط مقامات ثبت احوال در سطح پایه برای گزارش داده‌های آماری دوره‌ای را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد. تنها با چند کلیک روی نرم‌افزار، داده‌های خاص به جای شمارش هر صفحه در دفتر ثبت احوال مانند قبل، در دسترس هستند. از نظر عملکرد، جستجو، چاپ و تنظیمات پارامتر در سیستم ثبت و مدیریت الکترونیکی ثبت احوال بسیار کارآمد، سریع و با دقت بالا عمل می‌کنند. این نرم‌افزار همچنین انعطاف‌پذیری قابل توجهی را ارائه می‌دهد؛ به طور خاص، مقامات ثبت احوال می‌توانند اطلاعات مربوط به نتایج پردازش پرونده ثبت احوال را برای شهروندان ابتدا در یک پیش‌نویس وارد کنند، سپس قبل از انتقال آن به بایگانی رسمی، صحت آن را بررسی کنند. هنگامی که سیستم ثبت و مدیریت الکترونیکی ثبت احوال در سراسر کشور اجرا می‌شود، شهروندان می‌توانند بدون توجه به مرزهای اداری، از هر مکانی درخواست کپی سوابق کنند...

کاربرد سامانه ثبت و مدیریت الکترونیکی احوال، نیاز به دسترسی به موقع و دقیق به داده‌های ثبت احوال و به اشتراک‌گذاری آنها را برآورده کرده است. سازمان‌ها و ادارات، بسته به اختیارات محول شده به آنها، می‌توانند به داده‌های ثبت احوال شهروندان دسترسی داشته باشند و از آنها برای فعالیت‌های تخصصی استفاده کنند که این امر به ساده‌سازی رویه‌های اداری، بهبود کیفیت خدمات عمومی، مدیریت کارآمدتر دولت و صرفه‌جویی در هزینه‌ها برای شهروندان با حذف نیاز به سفرهای متعدد به مکان‌های مختلف کمک می‌کند.

پیاده‌سازی پایگاه داده ثبت احوال الکترونیکی نقش مهمی در ایجاد یک منبع داده‌های جمعیتی کامل، دقیق و جامع ایفا می‌کند. این امر به نوبه خود، دسترسی مردم به خدمات رفاه اجتماعی مانند آموزش و مراقبت‌های بهداشتی را افزایش می‌دهد و اجرای سیاست‌های توسعه محلی را ارتقا می‌دهد.

دیجیتالی کردن داده‌های ثبت احوال نه تنها یک گام استراتژیک در مسیر تحول دیجیتال ملی است، بلکه مزایای عملی نیز برای شهروندان و سازمان‌های مدیریت دولتی به همراه دارد. این امر پایه و اساس مهمی برای ایجاد دولت الکترونیک، بهبود کارایی اداری و افزایش کیفیت خدمات عمومی است. شهر کان تو به طور مداوم در تلاش است تا داده‌های ثبت احوال خود را دیجیتالی و تکمیل کند و به توسعه پایدار کشور در عصر دیجیتال کمک کند.

چان هنگ - کیم نگوک

منبع: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html