شهر هوشی مین پس از بازآرایی واحدهای اداری، مدیریت را تشدید و سوابق را دیجیتالی می‌کند.

رئیس کمیته مردمی شهر هوشی مین، پس از تغییر ساختار واحدهای اداری و سازماندهی مجدد آژانس‌ها و سازمان‌ها در شهر، به تازگی مدیریت اسناد و بایگانی‌ها را بر عهده گرفته است.

مقامات بخش در حال بررسی و ویرایش پرونده‌ها و اسناد بلوک حزب هستند. عکس: ون مین

به طور خاص، ادارات و سازمان‌ها باید دفتر ثبت و پایگاه داده را برای مدیریت اسناد خروجی و ورودی بررسی و تکمیل کنند؛ و همزمان مجموعه تکمیل شده اسناد خروجی را قبل از ارسال مهر به اداره پلیس که نمونه مهر در آن ثبت شده است، مهر کنند.

سازمان‌ها و نهادهایی که پس از سازماندهی مجدد تأسیس می‌شوند، باید طبق فرمان 30/2020 و دستورالعمل‌های اداره اسناد و بایگانی کشور، مقررات مربوط به کار اسناد را صادر کنند. این مقررات باید قالب و تکنیک‌های ارائه اسناد، ایجاد دفاتر ثبت جدید، افتتاح سیستم‌های شماره‌گذاری جدید و ثبت اسناد ورودی و خروجی، با شروع از شماره 01، را مشخص کنند.

در خصوص امور بایگانی، رئیس کمیته مردمی شهر هوشی مین از روسای ادارات، شعب و بخش‌ها درخواست کرد تا سوابق، بایگانی‌ها و پایگاه‌های داده را از ادارات و شعب مربوطه در استان‌های بین دونگ (قدیمی) و با ریا - وونگ تائو (قدیمی) دریافت کنند؛ سوابق و اسناد همچنان برای اطمینان از ایمنی نگهداری خواهند شد. به ویژه، با وزارت امور داخلی هماهنگی لازم برای تدوین و ارائه کار ویرایش، تعمیر، بازیابی و ایجاد پایگاه داده بایگانی به کمیته مردمی شهر هوشی مین انجام شود.

رئیس کمیته مردمی بخش، کمون یا منطقه ویژه، سوابق و اسناد را از واحد اداری قدیمی دریافت می‌کند و طرح بهره‌برداری و مقررات مناسبی برای خدمت به مردم و مشاغل دارد.

رئیس کمیته مردمی شهر هوشی مین همچنین از مدیر مرکز تحول دیجیتال شهر هوشی مین درخواست کرد تا سرورها و زیرساخت‌های ذخیره‌سازی را آماده کند، امنیت اطلاعات را تضمین کند؛ برنامه‌های یکپارچه‌سازی را توسعه دهد، از داده‌های مشترک استفاده کند و اتصال متقابل را برای خدمت به نظام سیاسی ، آژانس‌ها، سازمان‌ها و افراد تضمین کند.

رئیس کمیته مردمی شهر هوشی مین، مدیر اداره پلیس شهر هوشی مین را مأمور کرد تا روند از طبقه‌بندی خارج کردن، حفظ و تحویل اسناد محرمانه و دستگاه‌های ذخیره‌سازی سری را هدایت کند؛ امنیت و جلوگیری از آتش‌سوزی در انبارهای ذخیره‌سازی موقت را در طول فرآیند ساماندهی تضمین کند. به ویژه، موارد تصرف عمدی، تخریب، خرید یا انتقال غیرقانونی اسناد را بررسی و با جدیت رسیدگی کند.

کام نونگ

منبع: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html