کاربرد هوش مصنوعی، کارایی در انجام رویه‌های اداری را بهبود می‌بخشد.

VHO - کاربرد هوش مصنوعی (AI) در حل و فصل رویه‌های اداری نه تنها یک راه حل بهینه برای موقعیت‌هایی است که ممکن است در حین اجرای وظیفه تنظیم دستگاه‌ها و واحدهای اداری پیش بیاید، بلکه یک گام استراتژیک است که توسعه آینده منطقه را به سمت دولت دیجیتال شکل می‌دهد.

تیم مهندسان فناوری اطلاعات VNPT ، راهکارهای فناوری را برای خدمت‌رسانی به مشتریان به کار می‌گیرد.

وظیفه تجدید ساختار دستگاه‌ها و واحدهای اداری، به ویژه تجدید ساختار واحدهای اداری در سطوح بخش و شهرستان، یک سیاست عمده با اهمیت استراتژیک در ساده‌سازی دستگاه‌ها و بهبود اثربخشی و کارایی مدیریت است. با این حال، این فرآیند چالش‌های قابل توجهی را در زمینه حل و فصل رویه‌های اداری ایجاد کرده و خواهد کرد.

به طور خاص، تغییرات در مرزهای اداری، نام‌ها و مقررات مرتبط باعث سردرگمی و کمبود اطلاعات برای افراد و مشاغل شده و منجر به افزایش ناگهانی نیاز به پرسیدن سوال و انجام مراحل اداری شده است. علاوه بر این، در زمینه ساده‌سازی حقوق و دستمزد، تیم مقامات و کارمندان دولت باید هم فرآیندهای جدید تجاری را درک کنند و هم تعداد فزاینده اسناد را مدیریت کنند که این امر باعث فشار زیاد و خطرات احتمالی تأخیر و خطا می‌شود.

برای مقابله مؤثر با این چالش‌ها، اطمینان از روان و شفاف بودن فرآیند تنظیم، به حداقل رساندن ناراحتی برای افراد و مشاغل و بهینه‌سازی منابع اداری، گروه پست و مخابرات ویتنام (VNPT) برنامه‌های کاربردی تخصصی هوش مصنوعی را برای پشتیبانی از پردازش مؤثر رویه‌های اداری در طول دوره گذار توسعه داده است.

«شخصی‌سازی» برای خدمت به مردم و کسب‌وکارها

«سیتیزن - دستیار مجازی کسب‌وکار» یک پلتفرم هوش مصنوعی یکپارچه است که به عنوان یک نقطه تماس دیجیتال هوشمند و واحد عمل می‌کند و به طور جامع از شهروندان و کسب‌وکارها در تمام مسائل مربوط به رویه‌های اداری ناشی از فرآیند ادغام پشتیبانی می‌کند.

این اپلیکیشن با قابلیت پاسخگویی خودکار به اطلاعات به صورت ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته، از فناوری پردازش زبان طبیعی (NLP) برای درک و پاسخگویی به هزاران سوال افراد و مشاغل در مورد مرزهای اداری جدید، تغییر نام و اسناد لازم که نیاز به تنظیم دارند (ثبت نام خانوار، شناسایی شهروندی، مجوز کسب و کار، گواهی حق استفاده از زمین و غیره) استفاده می‌کند. این اپلیکیشن همچنین اطلاعاتی در مورد سیاست‌ها و مقررات جدید ناشی از ادغام را به روشی آسان و شخصی‌سازی شده برای هر مورد ارائه می‌دهد.

از سوی دیگر، بر اساس اطلاعات ارائه شده توسط کاربر (نوع سندی که باید تغییر کند، آدرس قدیمی/جدید، نوع کسب و کار)، هوش مصنوعی به طور خودکار رویه‌های اداری مورد نیاز را شناسایی کرده و دستورالعمل‌های دقیقی را برای هر مرحله و هر سندی که باید تهیه شود، ارائه می‌دهد، ضمن اینکه لینک‌های مستقیمی به فرم‌های الکترونیکی که باید پر شوند، فراهم می‌کند، حتی در صورتی که داده‌ها از قبل از پایگاه داده ملی در دسترس باشند، از پر کردن خودکار بخشی از اطلاعات پشتیبانی می‌کند و خطاها و زمان را برای افراد به حداقل می‌رساند.

این سیستم هوش مصنوعی همچنین به طور خودکار آخرین اسناد و اطلاعیه‌های قانونی مربوط به ادغام‌ها را از وزارتخانه‌ها، شعب و مناطق جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و به‌روزرسانی می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که اطلاعات همیشه دقیق و به موقع برای افراد و مشاغل است.

به لطف قابلیت‌های فوق، برنامه هوش مصنوعی «دستیار مجازی برای شهروندان - شرکت‌ها» بار پرسش مستقیم را برای مقامات مسئول رسیدگی به رویه‌های اداری به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد و وقت آنها را برای تمرکز بر پردازش سوابق پیچیده‌ای که نیاز به ارزیابی عمیق دارند، آزاد می‌کند.

این برنامه همچنین به بهبود رضایت و تجربه افراد و مشاغل کمک می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا به طور فعال در هر زمان و هر مکان به جستجوی اطلاعات و انجام مراحل اداری بپردازند، زمان انتظار و سفر را کاهش دهند، شفافیت و اعتماد ایجاد کنند. به طور خاص، این برنامه همچنین یکنواختی و دقت اطلاعات را تضمین می‌کند، وضعیتی را که در آن هر مکان به طور متفاوتی توضیح می‌دهد و باعث سردرگمی می‌شود، محدود می‌کند و عدالت را برای همه افراد ایجاد می‌کند.

هوش مصنوعی از پردازش رویه‌های اداری پشتیبانی می‌کند

VNPT همچنین مجموعه‌ای از برنامه‌های هوش مصنوعی را توسعه داده است که عمیقاً در سیستم پردازش رویه‌های اداری ادغام شده‌اند تا به مقامات و کارمندان دولت کمک کنند تا رویه‌های اداری را در دوره گذار به طور مؤثرتری پردازش کنند.

اول از همه، یک سیستم هوش مصنوعی وجود دارد که از طبقه‌بندی و بررسی هوشمند سوابق پشتیبانی می‌کند. این هوش‌های مصنوعی از فناوری «بینایی رایانه‌ای» برای اسکن خودکار، شناسایی و خواندن اطلاعات از اسناد و سوابق استفاده می‌کنند؛ به‌طور خودکار سوابق را طبقه‌بندی می‌کنند، داده‌ها را استخراج می‌کنند و اعتبار را طبق مقررات و فرم‌های جدید واحدهای اداری پس از ادغام بررسی می‌کنند؛ سپس به‌طور خودکار در مورد کاستی‌ها، خطاها یا سوابق نامعتبر هشدار می‌دهند و به مقامات کمک می‌کنند تا به‌موقع آنها را تشخیص داده و درخواست تکمیل به موقع کنند و میزان سوابقی را که باید بازگردانده شوند، کاهش دهند.

در مرحله بعد، هوش مصنوعی‌هایی قرار دارند که از تصمیم‌گیری و پردازش پرونده پشتیبانی می‌کنند. این هوش مصنوعی‌ها داده‌های پرونده را تجزیه و تحلیل می‌کنند، آن را با مقررات مربوطه مقایسه می‌کنند تا راه‌حلی ارائه دهند یا مراحل بعدی را برای کارکنان پیشنهاد دهند. در موارد پیچیده، هوش مصنوعی می‌تواند نکاتی را برای یادداشت یا اسناد قانونی مربوطه برای مراجعه کارکنان مشخص کند و روند ارزیابی را سرعت بخشد.

در نهایت، هوش مصنوعی، گزارش‌دهی و آمار را خودکار می‌کند. بر این اساس، برنامه به طور خودکار داده‌ها را از فرآیند دریافت و پردازش رویه‌های اداری (تعداد سوابق، میانگین زمان پردازش، انواع رویه‌های اداری که بیشتر رخ می‌دهند، خطاهای رایج و غیره) ترکیب می‌کند.

از آنجا، گزارش‌های آماری بصری و بلادرنگ ایجاد کنید و به رهبران محلی، بخش‌ها و شعب کمک کنید تا دیدگاه جامعی از اثربخشی حل و فصل رویه‌های اداری داشته باشند و به راحتی گلوگاه‌ها را برای ارائه راهنمایی به موقع شناسایی کنند.

نتایج آزمایش‌های عملی نشان می‌دهد که این سیستم‌های هوش مصنوعی به طور قابل توجهی بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشیده، وظایف دستی، تکراری و مستعد خطا را کاهش داده‌اند، به کارکنان کمک کرده‌اند تا بر وظایف حرفه‌ای خود تمرکز کنند و همچنین مشکلات پیچیده‌تر را حل کنند؛ شفافیت و انصاف را در رسیدگی به رویه‌های اداری هنگامی که فرآیندها دیجیتالی و توسط هوش مصنوعی کنترل می‌شوند، تضمین می‌کنند، مداخلات ذهنی و خطرات منفی را به حداقل می‌رسانند؛ در عین حال، داده‌های دقیق و به موقعی را برای مدیریت فراهم می‌کنند و از رهبران مردمی و محلی برای تصمیم‌گیری‌های عملیاتی سریع و مؤثر بر اساس داده‌های واقعی حمایت می‌کنند.

مدیریت دیجیتال مدرن، سریع و کارآمد را تجربه کنید

کاربرد آزمایشی هوش مصنوعی در پشتیبانی از پردازش رویه‌های اداری در شهر هوشی مین در ماه مه 2025 نتایج مثبت بسیاری را به همراه داشته است. به طور خاص: زمان دریافت و پاسخ به مردم به طور قابل توجهی کاهش یافته است؛ از افراد و مشاغل با دقت بیشتری پشتیبانی می‌شود و نیاز به سفرهای مکرر کاهش می‌یابد؛ در عین حال، مقامات ابزارهای اضافی نیز برای پشتیبانی از پردازش اسناد به صورت پیشگیرانه و مؤثرتر دارند.

بر این اساس، سیستم هوش مصنوعی به طور متوسط ​​از دریافت ۱۰،۰۰۰ تا ۱۳،۰۰۰ سند که مستقیماً توسط شهروندان هر روز ارسال می‌شود، پشتیبانی کرده و به صرفه‌جویی در زمان پردازش به میزان تقریبی ۱۴۰۰ ساعت در روز، بیش از ۳۰،۸۰۰ ساعت در ماه و ۳۶۹،۶۰۰ ساعت در سال، معادل کار حدود ۱۷۵ مأمور، کمک کرده است.

علاوه بر این، برنامه‌های هوش مصنوعی همچنین از دریافت میانگین ۵۰۰۰ تا ۶۰۰۰ درخواست آنلاین در روز پشتیبانی می‌کنند و زمان پردازش را حدود ۵۵۰ ساعت در روز، بیش از ۱۲۱۰۰ ساعت در ماه و ۱۴۵۲۰۰ ساعت در سال، معادل کار نزدیک به ۷۰ کارمند، صرفه‌جویی می‌کنند.

علاوه بر این، وقتی افراد و مشاغل روند پیشرفت مراحل اداری را رصد می‌کنند، می‌توانند اطلاعات افراد را در مورد تراکنش‌های ChatBot جستجو و نمایش دهند و به تجربه کل فرآیند کمک کنند. اعمال هوش مصنوعی در پورتال خدمات عمومی و سیستم اطلاعات مراحل اداری به بهینه‌سازی فرآیند، کاهش زمان انتظار و هزینه‌های پردازش، تضمین خدمات سریع و شفاف و خدمت‌رسانی صمیمانه به مردم کمک کرده است.

برای VNPT، هوش مصنوعی نه تنها یک روند، بلکه یک استراتژی بلندمدت است که خیلی زود آغاز شده است. زیرا VNPT می‌داند که تسلط بر فناوری هوش مصنوعی نمی‌تواند در یک حرکت سریع انجام شود، بلکه نیاز به سرمایه‌گذاری سیستماتیک، پایدار و آینده‌نگر دارد. VNPT به وضوح سه رکن را که نیاز به سرمایه‌گذاری دارند، شناسایی می‌کند: افراد، زیرساخت‌ها و داده‌ها. برای توسعه واقعی هوش مصنوعی، تنها تأمین مالی کافی نیست، بلکه به سازوکارهای انعطاف‌پذیر، سیاست‌های ویژه و عزم راسخ برای اقدام نیز نیاز است.

فناوری‌های هوش مصنوعی توسعه‌یافته توسط VNPT همگی در قالب محصولات و خدمات خاصی بسته‌بندی شده‌اند و به طور تنگاتنگی در اکوسیستم دیجیتالِ در حال توسعه برای دولت، مردم و کسب‌وکارها ادغام شده‌اند. به لطف این فرآیند «انجام کار در واقعیت - استفاده از آن در واقعیت»، فناوری هوش مصنوعی VNPT به طور فزاینده‌ای در حال تکامل است و تیم منابع انسانی هوش مصنوعی نیز به طور فزاینده‌ای بالغ شده است.

به گزارش THAI LINH/Nhan Dan روزنامه

لینک مقاله اصلی

منبع: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html