Directives pour la numérisation des procédures administratives dans la commune de Nam Dong.

Proactif et garant de la faisabilité.

Dans le contexte de la réforme administrative, du développement de l'administration numérique et de la mise en place d'un modèle de gouvernement local à deux niveaux, l'application de la loi sur l'état civil revêt une importance capitale, car elle touche aux droits légitimes, aux intérêts et à la vie quotidienne des citoyens. Conformément à la politique de décentralisation et de délégation de pouvoirs, le ministère de la Justice a demandé au Comité populaire de la ville, avant le 1er juillet 2025, d'élaborer deux plans et de nombreux documents d'orientation à l'intention des Comités populaires communaux et de quartier, afin de leur permettre de disposer des conditions nécessaires pour exercer pleinement leurs compétences en matière d'état civil.

Le ministère de la Justice a également rapidement publié une liste de procédures administratives, de processus internes et électroniques approuvés, créant ainsi une base permettant aux communes et aux quartiers de traiter les dossiers dès le premier jour de fonctionnement du nouveau modèle ; dans le même temps, il a organisé des conférences de formation sur l'état civil, aidant les agents de terrain à bien maîtriser les réglementations et les procédures, et à minimiser la confusion lors de la prise en charge des tâches.

Mme Van Thi Phuong, responsable de l'état civil et des affaires judiciaires de la commune de Dan Dien, a déclaré que le transfert de la compétence en matière d'état civil au niveau communal a rapproché ce service des citoyens. Les agents communaux ont bénéficié d'une formation approfondie dispensée par le ministère de la Justice sur les procédures, les compétences professionnelles et les logiciels informatiques. Les listes et les procédures internes et électroniques ont été diffusées rapidement, garantissant ainsi le traitement continu des demandes. En cas de problème, les agents locaux peuvent communiquer en ligne avec l'équipe d'assistance du ministère pour obtenir des conseils rapides et une gestion efficace des cas complexes.

M. Pham Cong Phuoc, vice-président du Comité populaire de la commune de Dan Dien, a expliqué qu'au début de la prise en charge de l'ensemble des compétences en matière d'état civil, les agents communaux ont inévitablement rencontré des difficultés, notamment avec les dossiers impliquant des ressortissants étrangers. De plus, le système informatique obsolète, aux performances limitées et à la capacité réseau insuffisante, a entravé le traitement des dossiers. Le ministère de la Justice a apporté un soutien opportun, en particulier via des plateformes d'assistance en ligne, ce qui a permis aux agents communaux de gagner progressivement en confiance, de traiter correctement les dossiers et de minimiser les erreurs.

Grâce à des solutions synchronisées, le service d'état civil de la ville s'est déroulé de manière relativement stable après le 1er juillet 2025, répondant aux besoins de la population et évitant les engorgements prolongés. Cependant, la charge de travail au niveau communal est très importante, tandis que les effectifs n'ont pas augmenté en conséquence, notamment dans les zones urbaines densément peuplées. Le transfert de certaines procédures complexes du niveau du district au niveau communal a entraîné des erreurs opérationnelles, contraignant le ministère de la Justice à recommander au Comité populaire de la ville d'annuler ou de révoquer certains dossiers afin d'en garantir la validité légale.

Percée dans l'enregistrement civil en ligne

Parallèlement à la décentralisation des pouvoirs, le ministère de la Justice a accéléré la mise en œuvre de l'état civil en ligne et le traitement des dossiers quel que soit le lieu de résidence. Les résultats sont significatifs : du 1er janvier 2025 à novembre 2025, les comités populaires des communes et des quartiers ont reçu et traité 8 981 dossiers d'état civil, dont 99 % en ligne.

Selon M. Nguyen Ngoc Phuoc, chef du Département de la diffusion juridique et de l'administration judiciaire du ministère de la Justice, la ville a numérisé à ce jour plus de 1,2 million de dossiers issus des registres d'état civil papier, devenant ainsi l'une des premières collectivités locales du pays à mener à bien cette tâche. Le travail de révision et de mise à jour des données relatives aux mariages a été réalisé selon un plan intensif de 90 jours, contribuant à simplifier les procédures de confirmation de l'état civil et à faciliter les démarches des citoyens.

À compter d'avril 2025, la délivrance de copies d'extraits d'acte d'état civil, quel que soit le lieu de résidence, sera mise en œuvre, ce qui facilitera considérablement les démarches des citoyens. L'interconnexion électronique des procédures administratives, telles que l'enregistrement des naissances, l'inscription au registre de résidence permanente et la délivrance des cartes d'assurance maladie pour les enfants de moins de 6 ans, ou encore l'enregistrement des décès, la radiation du registre de résidence permanente et le versement de l'allocation funéraire, a permis de réduire les délais de traitement et le nombre de déplacements.

Mme Tran Thi Lan, habitante de la commune de Chan May, district de Lang Co, et bénéficiaire directe du dispositif, explique qu'auparavant, l'obtention d'un acte de naissance pour son enfant nécessitait plusieurs déplacements. Désormais, il lui suffit de déposer sa demande en ligne, grâce à des procédures interconnectées entre les différents organismes, ce qui rend la démarche plus simple, transparente et rapide.

Actuellement, la ville de Hué compte 118 fonctionnaires dans le secteur judiciaire et de l'état civil, dont la plupart sont titulaires d'un diplôme universitaire en droit ou d'un diplôme supérieur et ont suivi une formation professionnelle. Ce personnel constitue le principal garant de la qualité du travail d'état civil au niveau local. Cependant, certaines communes ne disposent toujours que d'un seul fonctionnaire dans ce secteur, ce qui risque d'entraîner des perturbations, et nombre de fonctionnaires nouvellement nommés manquent d'expérience dans le traitement des dossiers complexes.

M. Nguyen Van Hung, directeur du ministère de la Justice, a affirmé que le transfert de l'ensemble des compétences en matière d'état civil aux comités populaires communaux est une mesure justifiée et conforme à la réforme administrative. L'expérience de Hué démontre que cette politique est réalisable moyennant une préparation minutieuse, une collaboration étroite et des investissements concertés dans les ressources humaines et les infrastructures. À l'avenir, le ministère de la Justice continuera de proposer des programmes de renforcement de la formation professionnelle, d'amélioration des logiciels et d'allocation de personnel et de matériel supplémentaires aux autorités communales afin de mieux servir la population.

Grâce à des efforts continus, le ministère de la Justice réalise progressivement son objectif de rapprocher les services d'état civil des citoyens, de les rendre plus pratiques et avantageux pour eux, contribuant ainsi à la mise en place d'un système administratif moderne, professionnel et efficace.

Texte et photos : THAI BINH

Source : https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html