La gestion des documents et des archives est un élément important de la gestion, de la direction et du fonctionnement des services, affectant directement le déroulement du travail quotidien ainsi que la qualité et l'efficacité des opérations des agences et des unités. Compte tenu de cette importance, et conformément aux exigences et aux missions définies, les agences de la province ont publié des documents complets pour déployer et encadrer le travail professionnel de gestion des documents, des archives et de protection des secrets d'État.
Au cours des cinq dernières années (de 2018 à aujourd'hui), le Bureau du Comité provincial du Parti a organisé des inspections et des conseils professionnels dans 18 unités, fronts et syndicats de district et 11 comités de commune du Parti. Dix comités de district ont également organisé des inspections et des conseils professionnels pour les comités subordonnés du Parti. Ainsi, des erreurs ont été rapidement détectées et corrigées, et des difficultés professionnelles ont été résolues, notamment en ce qui concerne l'application des dispositions légales relatives à la protection des secrets d'État dans le travail de documentation et d'archivage. Les statistiques du Comité provincial du Parti montrent qu'entre janvier 2018 et septembre 2023, les archives du Comité provincial du Parti ont servi plus de 1 300 utilisateurs avec près de 1 121 000 documents. Les archives des comités de district ont servi plus de 1 270 utilisateurs avec plus de 2 737 documents.
Le Bureau du Comité provincial du Parti a également numérisé les documents entrants, émis et transféré 6 100 documents sortants (100 %). Parallèlement, il a reçu et traité 28 000 documents entrants, dont 22 000 reçus via le réseau étendu du Parti ; mis à jour et enrichi la base de données des archives du Comité provincial du Parti contenant les documents et les catégories de documents, soit 3 200 documents et plus de 71 700 documents. Les bureaux des Comités du Parti de district, des départements des Comités du Parti provinciaux et des Comités affiliés ont émis 38 700 documents sortants et reçu 92 100 documents entrants de toutes sortes, dont la plupart ont été convertis en documents électroniques.
Selon l'évaluation du Comité provincial du Parti, le travail de documentation et d'archivage a connu des changements notables. Le système de documents guidant et encadrant le travail professionnel a été pleinement mis en place, créant ainsi une base juridique pour la mise en œuvre d'un travail de documentation et d'archivage unifié, de la province à la base. Cependant, la collecte de certains documents pour les archives n'a pas été effectuée conformément aux exigences ; le travail de collecte et de traitement des documents est incomplet. La majorité du personnel chargé du travail de documentation et d'archivage, à tous les niveaux, n'a pas reçu la formation adéquate ; leurs qualifications professionnelles sont limitées, ils doivent occuper de nombreux postes ou changer fréquemment, ce qui affecte considérablement la qualité du travail de documentation et d'archivage.
Lors de la conférence de bilan des cinq années de mise en œuvre du travail de documentation et d'archivage du Parti, du Comité du Front de la Patrie du Vietnam et des organisations sociopolitiques qui vient de se tenir, le camarade Nguyen Hoai Anh, membre suppléant du Comité central du Parti et secrétaire adjoint permanent du Comité provincial du Parti, a demandé aux comités du Parti à tous les échelons d'appliquer strictement la réglementation à toutes les étapes du processus de documentation et d'archivage. Les dirigeants à tous les échelons doivent renforcer la discipline, éviter les abus de pouvoir et mettre en œuvre le travail de documentation et d'archivage avec sérieux, cohérence, science et rigueur. Le travail de documentation doit être conforme à la réglementation, dans les limites de l'autorité, en garantissant la confidentialité des informations et des documents scientifiques et rigoureux. Promouvoir la réforme des processus et des procédures, réduire le volume de documents et de papiers ; appliquer les technologies de l'information et la transformation numérique. Pour le travail d'archivage, il est nécessaire de préserver les documents en toute sécurité ; d'organiser leur exploitation, de promouvoir efficacement leur valeur, en mettant l'accent sur la prévention des incendies et des explosions. Organiser régulièrement des formations et des perfectionnements professionnels pour le personnel administratif et archivistique ; renforcer l'inspection et l'encadrement professionnel des unités affiliées.
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