La création de fichiers électroniques à l'aide d'un logiciel de gestion de documents et de fichiers de travail aide Ha Tinh à améliorer sa gestion administrative et à promouvoir le processus de mise en place d'un gouvernement électronique.
Historiquement, les documents papier authentifiés par les signatures et les sceaux des autorités compétentes ont été considérés comme juridiquement valides et utilisés pour le fonctionnement, la direction et les transactions des organismes administratifs de l'État. Le ministère de l'Intérieur a également conseillé au Comité populaire provincial d'émettre de nombreuses directives et lignes directrices relatives à la gestion et à la création des dossiers papier.
Cependant, la mise en œuvre des procédures traditionnelles de conservation et d'archivage des documents dans certains organismes et unités ne se conforme toujours pas à la réglementation en vigueur : les documents ne sont pas classés intégralement, restent non traités et n'ont pas été collectés, organisés ou évalués quant à leur valeur… Face à ce constat, en 2021, la province de Ha Tinh a lancé un projet pilote de création de fichiers électroniques à l'aide d'un logiciel de gestion de documents et de fichiers de travail.
La création de dossiers électroniques facilitera le travail des fonctionnaires et agents de la fonction publique dans le traitement des procédures administratives.
Selon Mai Truong Sinh, directrice adjointe du ministère de l'Intérieur et instigatrice de l'initiative : « La création et le stockage de fichiers électroniques constituent un système novateur, très différent du système traditionnel de classement sur papier. Les documents sont créés sur des appareils électroniques ou numérisés à partir de documents stockés sur d'autres supports. Grâce à la fonction de création de fichiers intégrée au système de gestion documentaire, les documents numériques peuvent être automatiquement classés dans des fichiers au sein d'un réseau. »
Selon les évaluations, Ha Tinh est l'une des localités les plus avancées en matière de création d'archives électroniques et de numérisation de documents électroniques ; d'organisation de l'exploitation des documents pour mettre en œuvre efficacement, partiellement et totalement, des services publics en ligne.
Les documents sont créés en ligne grâce à un processus fluide, ce qui permet de réaliser des économies sur le stockage du papier.
En 2021, la province de Ha Tinh a testé le système dans 6 unités de niveau provincial (le Bureau du Comité populaire provincial, le Département des affaires intérieures, le Département des finances, le Département de l'information et des communications, le Département des sciences et technologies et le Département de la justice) et 3 unités de niveau de district (le Comité populaire de la ville de Ha Tinh, le district de Cam Xuyen et le district de Thach Ha), ce qui a permis la création de 3 231 fichiers électroniques.
En 2022, la création de dossiers électroniques sur le logiciel de gestion documentaire était généralisée dans tous les services et agences provinciaux, ainsi que dans les comités populaires des districts, des villes et des communes. Plus de 51 600 dossiers ont été créés dans ces unités et localités, dont plus de 13 000 ont été finalisés. En 2023, la province de Ha Tinh a poursuivi activement le déploiement de la création de dossiers électroniques sur le logiciel de gestion documentaire, avec pour objectif d'atteindre un taux de création de 90 % des dossiers au niveau provincial, 80 % au niveau des districts et 30 % au niveau des communes (à l'exclusion des dossiers classifiés secrets ou contenant des documents complexes).
En pratique, la création d'archives électroniques s'est avérée offrir de nombreux avantages à la gestion étatique, favorisant la réforme administrative et améliorant l'efficacité de la gestion et de l'archivage des documents.
La création d'archives électroniques permettra d'accélérer le processus de recherche et de traitement des documents.
Mme Ho Thi Niem, spécialiste au sein du Département de la réforme administrative et de l'archivage des documents (Ministère de l'Intérieur), a déclaré : « Depuis la mise en place de la création de dossiers électroniques dans le logiciel de gestion du travail, le premier avantage constaté est une réduction significative du volume de documents papier stockés. De plus, la création de dossiers en ligne rend la recherche et le traitement des informations et des documents plus rapides et plus pratiques. La modification des documents est également simplifiée et accélérée, car il n'est plus nécessaire de perdre du temps à imprimer des documents papier à répétition pour obtenir des retours de différents services. Enfin, les dossiers électroniques réduisent le risque de perte de documents, plus fréquent avec les dossiers papier. »
Un autre avantage de la création de dossiers électroniques dans le logiciel de gestion des documents de travail est que, lors de la diffusion de documents électroniques, tous les fonctionnaires peuvent participer à leur traitement et à leur résolution au sein d'un même système. Ceci garantit un traitement documentaire fluide et cohérent. Par ailleurs, cela aide les responsables d'agences et de services à gérer le processus de conseil et de prise en charge des dossiers de chaque fonctionnaire chargé d'une mission.
Le Département met en œuvre la création de fichiers électroniques sur le logiciel de gestion documentaire pour l'ensemble des 216 communes, quartiers et villes de la province, grâce à une formation pratique. Il a également publié un guide expliquant la procédure de création de fichiers électroniques sur ce logiciel, dont les points clés sont les suivants : la rédaction et la signature de documents électroniques ; l'importation du catalogue de fichiers de l'administration dans le logiciel ; et la création des fichiers électroniques. Bien que la création de fichiers électroniques soit relativement complexe, elle constitue une étape essentielle du développement de l'administration en ligne et numérique.
M. Mai Truong Sinh
Directeur adjoint du ministère de l'Intérieur
Phuc Quang - Mai Hoang
Source
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