Créer des enregistrements électroniques

La création de dossiers électroniques sur des logiciels de gestion de documents et de dossiers de travail aide Ha Tinh à améliorer les activités de gestion administrative et à promouvoir le processus de construction d'un gouvernement électronique.

Jusqu'à présent, les documents papier et les documents authentifiés par la signature et le sceau de l'autorité compétente ont assuré leur légalité et ont été utilisés pour la gestion, la direction et les transactions des organismes administratifs de l'État. Le Département de l'Intérieur a également conseillé au Comité populaire provincial de publier de nombreux documents encadrant et guidant la gestion et la création des documents papier.

Cependant, la mise en œuvre des procédures traditionnelles de préservation et d'archivage dans certaines agences et unités n'est pas encore assurée conformément à la réglementation en vigueur, comme par exemple : les documents n'ont pas été entièrement enregistrés, sont toujours en attente, n'ont pas été collectés, édités et valorisés... À partir de cette réalité, en 2021, Ha Tinh a piloté l'initiative de création de dossiers électroniques sur un logiciel de gestion des documents et des dossiers de travail.

Créer des documents électroniques : la base de la construction d'un gouvernement numérique

La création de dossiers électroniques facilitera la gestion des procédures administratives par les fonctionnaires et les agents de l’État.

Mai Truong Sinh, directrice adjointe du ministère de l'Intérieur et auteure de l'initiative, a déclaré : « La création et le stockage de documents électroniques constituent une nouveauté, présentant de nombreuses différences par rapport aux documents papier traditionnels. Les documents sont créés sur support électronique ou numérisés à partir de documents sur d'autres supports. Grâce à la fonction de création de documents intégrée au système de gestion documentaire, les documents numériques peuvent être automatiquement intégrés à des archives en réseau. »

Selon l'évaluation, Ha Tinh est l'une des localités leaders dans la mise en œuvre des dossiers électroniques et la numérisation des documents électroniques ; l'organisation de l'exploitation des documents pour déployer efficacement les services publics en ligne en partie et en totalité.

Créer des documents électroniques : la base de la construction d'un gouvernement numérique

Les enregistrements sont créés en ligne avec un processus transparent, ce qui permet d'économiser du stockage papier.

En 2021, Ha Tinh a piloté le programme dans 6 unités au niveau provincial (Bureau du Comité populaire provincial, Département de l'intérieur, Département des finances, Département de l'information et des communications, Département des sciences et de la technologie, Département de la justice) et 3 unités au niveau du district (Comité populaire de la ville de Ha Tinh, district de Cam Xuyen, district de Thach Ha) avec pour résultat la création de 3 231 dossiers électroniques.

D'ici 2022, la création de dossiers électroniques sur le logiciel de dossiers de travail sera déployée dans tous les départements provinciaux, antennes et comités populaires des districts, villes et bourgs. Le nombre total de dossiers créés dans les unités et localités dépasse 51 600, dont le nombre de dossiers complets atteindra plus de 13 000. En 2023, Ha Tinh poursuivra le déploiement intensif de la création de dossiers électroniques sur le logiciel de dossiers de travail, visant à garantir que 90 % des dossiers de travail au niveau provincial, 80 % des dossiers de travail au niveau du district, 30 % des dossiers de travail au niveau communal (à l'exception des dossiers de travail relevant du secret d'État et des dossiers comportant des éléments documentaires complexes...) soient créés.

Dans la pratique, la création de documents électroniques a apporté de nombreux avantages à la gestion de l’État, a favorisé la réforme administrative et a amélioré l’efficacité du travail de documentation et d’archivage.

Créer des documents électroniques : la base de la construction d'un gouvernement numérique

Grâce aux dossiers électroniques créés, le processus de recherche et de traitement des documents se déroulera rapidement.

Mme Ho Thi Niem, spécialiste du Département de la réforme administrative et des archives documentaires (ministère de l'Intérieur), a déclaré : « Depuis la mise en œuvre de la création de documents électroniques sur le logiciel de gestion du travail, le premier avantage est la réduction significative du stockage de documents papier. De plus, la création de documents en réseau simplifie et accélère la recherche et le traitement des informations textuelles. La modification des documents est également simplifiée et rapide, car il n'est plus nécessaire d'imprimer et de réimprimer les documents papier à plusieurs reprises pour solliciter l'avis des services et des bureaux, comme auparavant. De plus, les documents électroniques limitent les pertes de documents, fréquentes avec les documents papier. »

Un autre avantage de la création de dossiers électroniques sur un logiciel de gestion des dossiers de travail réside dans le fait que, lors de la diffusion de documents électroniques, tous les fonctionnaires et agents publics peuvent participer au processus de traitement et de résolution des dossiers au sein d'un même système. Cela garantit la fluidité et la cohérence du traitement des documents. D'autre part, cela facilite la gestion des consultations et la gestion du travail de chaque fonctionnaire et agent public chargé de la résolution des litiges.

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