La création d'enregistrements électroniques sur un logiciel de gestion de documents et de dossiers de travail aide Ha Tinh à améliorer ses activités de gestion administrative et à promouvoir le processus de mise en place d'un gouvernement électronique.
Jusqu'à présent, les documents papier authentifiés par la signature et le sceau de l'autorité compétente garantissaient leur légalité et étaient utilisés pour la gestion, l'orientation et les transactions des organismes administratifs de l'État. Le ministère de l'Intérieur a également conseillé au Comité populaire provincial de publier de nombreux documents d'orientation relatifs à la gestion et à la création des archives papier.
Cependant, la mise en œuvre des procédures traditionnelles de conservation et d'archivage dans certains organismes et unités n'a pas encore été assurée conformément à la réglementation en vigueur : les documents n'ont pas été intégralement enregistrés, sont toujours en attente, n'ont pas été collectés, édités et valorisés… Face à ce constat, en 2021, Ha Tinh a lancé un projet pilote de création d'archives électroniques sur un logiciel de gestion de documents et d'archives de travail.
La création de dossiers électroniques facilitera le travail des fonctionnaires et des agents de la fonction publique dans le cadre des procédures administratives.
Le directeur adjoint du ministère de l'Intérieur, Mai Truong Sinh, à l'origine de cette initiative, a déclaré : « La création et le stockage de documents électroniques constituent une nouvelle approche, très différente des documents papier traditionnels. Les documents sont créés sur support électronique ou numérisés à partir de documents stockés sur d'autres supports d'information. Grâce à la fonction de création de dossiers intégrée au système de gestion documentaire, les documents numériques peuvent être automatiquement intégrés aux archives d'un réseau. »
Selon cette évaluation, Ha Tinh est l'une des localités les plus avancées en matière de mise en œuvre de l'archivage électronique et de numérisation des documents électroniques ; elle organise l'exploitation des documents afin de déployer efficacement, partiellement et totalement, les services publics en ligne.
Les documents sont créés en ligne grâce à un processus fluide, ce qui permet d'économiser du papier.
En 2021, Ha Tinh a testé le programme dans 6 unités au niveau provincial (Bureau du Comité populaire provincial, Département des affaires intérieures, Département des finances, Département de l'information et des communications, Département des sciences et technologies, Département de la justice) et 3 unités au niveau du district (Comité populaire de la ville de Ha Tinh, district de Cam Xuyen, district de Thach Ha) avec pour résultat la création de 3 231 enregistrements électroniques.
D'ici 2022, la création de dossiers électroniques sur le logiciel de gestion des dossiers d'activité sera déployée dans tous les services provinciaux, les antennes et les comités populaires des districts, villes et communes. Le nombre total de dossiers créés dans les unités et localités dépasse 51 600, dont plus de 13 000 dossiers complets. En 2023, Ha Tinh poursuivra activement le déploiement de la création de dossiers électroniques sur le logiciel de gestion des dossiers d'activité, avec pour objectif d'atteindre 90 % de dossiers d'activité au niveau provincial, 80 % au niveau du district et 30 % au niveau communal (à l'exception des dossiers relevant du secret d'État et des dossiers comportant des éléments documentaires complexes).
En pratique, la création d'archives électroniques a apporté de nombreux avantages à la gestion de l'État, favorisé la réforme administrative et amélioré l'efficacité du travail de documentation et d'archivage.
Grâce aux enregistrements électroniques créés, le processus de recherche et de traitement des documents sera rapide.
Mme Ho Thi Niem, spécialiste du Département de la réforme administrative et des archives documentaires (Ministère de l'Intérieur), a déclaré : « Depuis la mise en place de la création de dossiers électroniques grâce au logiciel de gestion du travail, le premier avantage est la réduction considérable du volume de documents papier stockés. De plus, la création de dossiers en réseau rend la recherche et le traitement des informations textuelles rapides et pratiques. La modification des documents est également simplifiée et accélérée, car il n'est plus nécessaire d'imprimer et de réimprimer plusieurs fois des documents papier pour solliciter l'avis des différents services et bureaux. Enfin, les dossiers électroniques limitent les risques de perte de documents, un problème fréquent avec les documents papier. »
Un autre avantage de la création de dossiers électroniques dans le logiciel de gestion des documents de travail est que, lors de la diffusion de documents électroniques, tous les fonctionnaires et agents publics peuvent participer au traitement et à la résolution des dossiers au sein d'un même système. Ceci garantit la fluidité et la cohérence du processus. Par ailleurs, cela facilite le travail des responsables d'agences et de services qui peuvent ainsi consulter et superviser le travail de chaque fonctionnaire ou agent public désigné pour superviser la résolution des dossiers.
Le Département met en œuvre la création de dossiers électroniques sur le logiciel de gestion documentaire et des dossiers de travail pour l'ensemble des 216 communes, quartiers et villes de la province, en fournissant un accompagnement personnalisé. Un document a également été publié, détaillant la procédure de création de ces dossiers électroniques sur le logiciel. Ce document aborde notamment les points suivants : la rédaction et la signature électroniques des documents ; la saisie de la liste des dossiers de l'organisme sur le logiciel ; et la création des dossiers électroniques sur ce même logiciel. Bien que la création de dossiers électroniques soit relativement complexe, elle constitue une étape incontournable du développement de l'administration en ligne et numérique.
M. Mai Truong Sinh
Directeur adjoint du ministère de l'Intérieur
Phuc Quang - Mai Hoang
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