Créer un profil électronique

La création de dossiers électroniques sur un logiciel de gestion des documents et des dossiers de travail aide Ha Tinh à améliorer les activités de gestion administrative et à promouvoir le processus de construction du gouvernement électronique.

Jusqu'à présent, les documents papier et les papiers authentifiés par la signature et le sceau de l'autorité compétente ont assuré la légalité et ont été utilisés pour la gestion, la direction et les transactions des organismes administratifs de l'État. Le ministère de l'Intérieur a également conseillé au Comité populaire provincial de publier de nombreux documents dirigeant et guidant la gestion et la création de documents papier.

Cependant, la mise en œuvre des procédures traditionnelles de conservation et d'archivage dans certaines agences et unités n'est pas encore assurée conformément à la réglementation en vigueur, par exemple : les documents n'ont pas été entièrement enregistrés, sont toujours en attente, n'ont pas été collectés, édités et valorisés... À partir de cette réalité, en 2021, Ha Tinh a piloté l'initiative de création d'enregistrements électroniques sur un logiciel de gestion des documents et des dossiers de travail.

La création de dossiers électroniques facilitera la gestion des procédures administratives par les fonctionnaires et les agents de l’État.

Mai Truong Sinh, directrice adjointe du ministère de l'Intérieur et auteure de l'initiative, a déclaré : « La création et le stockage de documents électroniques constituent une nouveauté, présentant de nombreuses différences par rapport aux documents papier traditionnels. Les documents sont créés sur des appareils électroniques ou numérisés à partir de documents sur d'autres supports d'information. Les documents numériques peuvent être automatiquement intégrés dans un environnement réseau grâce à la fonction de création de documents intégrée au système de gestion documentaire. »

Selon l’évaluation, Ha Tinh est l’une des localités leaders dans la mise en œuvre des dossiers électroniques et la numérisation des documents électroniques ; Organiser l'exploitation des documents pour déployer efficacement des services publics en ligne partiels et complets.

Les enregistrements sont créés en ligne avec un processus transparent, ce qui permet d'économiser du stockage papier.

En 2021, Ha Tinh a piloté le programme dans 6 unités au niveau provincial (Bureau du Comité populaire provincial, Département de l'intérieur, Département des finances, Département de l'information et des communications, Département des sciences et de la technologie, Département de la justice) et 3 unités au niveau du district (Comité populaire de la ville de Ha Tinh, district de Cam Xuyen, district de Thach Ha) avec pour résultat la création de 3 231 dossiers électroniques.

D'ici 2022, la création de dossiers électroniques sur le logiciel d'enregistrement du travail sera déployée dans tous les départements provinciaux, branches et comités populaires des districts, villes et villages. Le nombre total d’enregistrements créés dans les unités et les localités est supérieur à 51 600 enregistrements, dont le nombre d’enregistrements complets est supérieur à 13 000 enregistrements. En 2023, Ha Tinh continuera à déployer fortement la création de dossiers électroniques sur le logiciel de dossiers de travail, visant à garantir que 90 % des dossiers de travail au niveau provincial, 80 % des dossiers de travail au niveau du district, 30 % des dossiers de travail au niveau de la commune (à l'exception des dossiers de travail relevant du secret d'État, des dossiers comportant des composants documentaires complexes...) soient créés.

Dans la pratique, la création de documents électroniques a apporté de nombreux avantages à la gestion de l’État, a favorisé la réforme administrative et a amélioré l’efficacité du travail de documentation et d’archivage.

Grâce aux dossiers électroniques créés, le processus de recherche et de traitement des documents se déroulera rapidement.

Mme Ho Thi Niem, spécialiste du Département de la réforme administrative et des archives documentaires (ministère de l'Intérieur), a déclaré : « Depuis la mise en œuvre de la création de documents électroniques sur le logiciel de gestion du travail, le premier avantage est la réduction considérable du stockage de documents papier. De plus, la création de documents en réseau rend la recherche et le traitement des informations textuelles rapides et pratiques. La modification des documents est également simplifiée et rapide, car il n'est plus nécessaire d'imprimer et de réimprimer des documents papier à plusieurs reprises pour solliciter l'avis des services et des bureaux comme auparavant. De plus, les documents électroniques limitent les pertes de documents, fréquentes avec les documents papier. »

Un autre avantage de la création de dossiers électroniques sur un logiciel d’enregistrement du travail est que lors de la diffusion de documents électroniques, tous les fonctionnaires et employés publics peuvent participer au processus de traitement et de résolution des documents dans le même système. Cela garantit la cohérence et l’homogénéité dans le traitement des documents. D’autre part, il aide les dirigeants des agences et des unités à gérer le processus de consultation et de gestion du travail de chaque fonctionnaire et employé public lorsqu’il est chargé de présider la résolution.

Le Département met en œuvre la création de dossiers électroniques sur le logiciel de gestion des documents et les dossiers de travail pour les 216 communes, quartiers et villes de la province sous forme d'accompagnement et de conseils. L'unité dispose également d'un document guidant le processus de création d'enregistrements électroniques sur le logiciel d'enregistrement du travail avec des contenus principaux tels que : le processus de rédaction et de signature de documents électroniques ; Processus de saisie des dossiers de l'agence dans un logiciel de gestion des documents et des dossiers de travail ; Processus de classement électronique sur logiciel de gestion de documents et dossiers de travail. On peut dire que la création de documents électroniques est assez compliquée, mais dans le processus de construction d’un gouvernement électronique et d’un gouvernement numérique, c’est une exigence inévitable.

M. Mai Truong Sinh

directeur adjoint du ministère de l'Intérieur

Phuc Quang - Mai Hoang

Source: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm