טרנספורמציה דיגיטלית של משאבי אנוש: "צוואר הבקבוק" אינו נמצא בתוכנה

בעוד שטרנספורמציה דיגיטלית נחשבת למפתח לשיפור יעילות הניהול, עסקים וייטנאמים רבים עדיין נאבקים בין תוכנה לניירת, בין נתונים להרגלים ישנים. טכנולוגיה מושקעת אך אינה משחררת כוח אדם, ואף יוצרת לחץ רב יותר על מחלקת משאבי אנוש (HR).

עסקים צריכים לגייס עובדים רבים בחודשים האחרונים של השנה.

הטכנולוגיה עדיין לא הגיעה לעסקים

טרנספורמציה דיגיטלית במשאבי אנוש הוזכרה כטרנד בלתי נמנע מזה שנים רבות, אך כאשר היא מיושמת בפועל, היא נתקלת במכשולים רבים. בחברות רבות נרכשת תוכנה לניהול משאבי אנוש, מוקמות מערכות נתונים, אך תהליכי עבודה ישנים נשארים זהים, מה שגורם לא רק שלא להצטמצם אלא גם להכפיל את היקף העבודה.

בחברה המתמחה בייצור חלקי רכב באזור עיבוד הייצוא טאן תואן ( הו צ'י מין סיטי), אמרה גב' מין ת'י, מנהלת משאבי אנוש של החברה, יש בחברה תוכנת משאבי אנוש כבר שלוש שנים, אך כל הרישומים עדיין צריכים להישמר במקביל על גבי נייר. מדי חודש, מחלקת משאבי האנוש צריכה לעבד עשרות רישומי התפטרות, גיוסים חדשים, הערכות על תנאי, מעקב אחר זמנים, הטבות וכו', אך הנתונים המוזנים בתוכנה הם רק למטרות "השוואה", וההחלטה הסופית עדיין מבוססת על נייר.

"בעבר, לעשות זאת באופן ידני היה קשה, אבל עכשיו עם תוכנה, אנחנו עדיין צריכים לעשות זאת באופן ידני כי אנחנו מפחדים לעשות טעויות. אז זה קשה כפליים", הוסיפה גב' מין טי.

בחברת Hanwan Company Limited בטאן בין וורד, גב' נגוין הא, עובדת משאבי אנוש בחברה זו, אמרה שהעסק רצה להפוך לדיגיטציה אך כדי לחסוך בעלויות, הם בחרו בתוכנה זולה עם פונקציות מוגבלות, שאינה מחוברת למערכת שמירת הזמנים והשכר, מה שגרם לעובדים להזן נתונים ידנית פעמיים.

חוץ מזה, מנהיגי החברה עדיין רגילים לנהל על סמך רגשות, "אוהבים להסתכל על פנים כדי להקצות עבודה", כך שדוחות הטכנולוגיה הם רק עניין פורמלי. "הבוס עדיין מאמין בניירת יותר מאשר בתוכנה, כך שהמערכת הדיגיטלית היא רק להצגה", שיתפה גב' הא.

עובדים עדיין חייבים להצהיר על נייר בעת ביצוע הליכים מנהליים ציבוריים.

באופן דומה, מר נגוין טרונג דאי, מנהל משאבי אנוש בחברת הנייר דאי טאן, אמר כי בעת ביצוע טרנספורמציה דיגיטלית, עסקים נתקלים בקשיים בגיוס כוח אדם מנוסה. למרות שפרופילים ברשתות חברתיות ובפלטפורמות גיוס רבים, המידע אינו אותנטי.

"לאנשים רבים יש פרופילים טובים מאוד ותארים מרשימים, אבל כשהם מתחילים לעבוד, היכולת שלהם בפועל היא רק כ-40%. קשה גם לאמת את מקום עבודתם הקודם מכיוון שחברות לרוב אינן חולקות נתוני כוח אדם זו עם זו", הוסיף מר טרונג דאי.

על פי דו"ח של חברת הייעוץ ABeam, למרות ש-68% מהעסקים הווייטנאמיים מתכננים להשקיע במערכת ניהול משאבי אנוש (HRIS), רובם עדיין מנהלים את העסק באמצעות אקסל, כאשר הנתונים מפוזרים וחסרי קשרים. עובדה זו הופכת את הטכנולוגיה לא לתפקיד תומך אלא לנטל. סיפורים אלה מראים שהבעיה הגדולה ביותר אינה היעדר טכנולוגיה, אלא העובדה שאנשים לא שינו את אופן עבודתם, תהליכים לא עברו ארגון מחדש, נתונים לא עברו סטנדרטיזציה ומנהיגים לא העצימו באופן מלא את מערכת ההפעלה הדיגיטלית.

שנה את החשיבה שלך כדי לשרת אנשים

יש לבחון את נושא הטרנספורמציה הדיגיטלית בניהול משאבי אנוש מנקודת מבט אסטרטגית. על פי דו"ח של הבנק העולמי, 63% מהעסקים בדרום מזרח אסיה מתקשים לגייס כוח אדם עם הכישורים הנכונים. יחד עם זאת, שיעור עזיבתם של עובדים בווייטנאם נותר על 20-25% בשנה, הגבוה ביותר בקרב עובדים צעירים. ממצא זה מראה ששימור עובדים אינו תלוי רק בשכר או בתנאים, אלא גם בסביבת העבודה, בתרבות ובמנגנון פיתוח הקריירה.

כדי לפתור את בעיית יישום הטכנולוגיה הדיגיטלית בניהול משאבי אנוש, גב' ואן הואנג, נציגת ABeam Consulting, הציעה גם שעסקים יוכלו ליישם את מודל תיק העבודות של משאבי אנוש. זהו מודל הרואה באנשים נכסי השקעה. במקום רק לאחסן רשומות ולהעריך מדדי ביצועים (KPI), עסקים צריכים רק לבנות מערכת נתונים מרכזית על מיומנויות, קיבולת, עלויות הכשרה ותכנון המשך. זו אינה תוכנה אלא דרך לארגן מחדש את החשיבה בניהול משאבי אנוש.

בהתאם לכך, ארגונים מסוימים בווייטנאם הראו יעילות גם בעת שימוש במודל זה. לדוגמה, Techcombank מיישם נתוני משאבי אנוש כדי לחזות את צורכי הקיבולת, ובכך לתכנן באופן שיטתי את המשך העובדים ולהפחית את שיעור תחלופת העובדים הצעירים ב-30%. חברת JUKI Vietnam הטיסה את תוכנית "Smart Factory HR", שתקניזציה את הנתונים של 5,000 עובדים בזמן אמת באמצעות מערכת SAP SuccessFactors, וסייעה בהפחתת טעויות והגברת השקיפות בהערכה...

יישום טכנולוגיה דיגיטלית מסייע בהפחתת עומס העבודה ובשיפור יכולות הניהול.

"עתיד משאבי האנוש טמון בחיבור בין אנשים - נתונים - אסטרטגיה. אנשי משאבי אנוש כבר אינם רק מטפלים בקבצים, אלא מובילי שינוי, המשתמשים בנתונים כדי לחזות צרכי משאבי אנוש ולפתח צוותים", הוסיפה גב' הואנג ואן.

מנקודת מבט של ניהול מדינה, פרופסור חבר ד"ר טראן ואן מין, מומחה למנהל ציבורי באקדמיה הלאומית למנהל ציבורי, מאמין כי טרנספורמציה דיגיטלית יעילה רק כאשר היא מלווה ברפורמה בתהליכים. אם רק תוכנה מתווספת לתהליך הישן, זה לא שונה מנהיגה ברכב בכביש כפרי. לפני הדיגיטציה, יש צורך לתקנן את התהליך, להגדיר בבירור את האחריות, להכשיר משתמשים ובעיקר ליצור אמון בנתונים. טכנולוגיה היא רק אמצעי, אנשים הם הכוח המניע. כדי לבצע טרנספורמציה דיגיטלית ביעילות, עסקים צריכים לבצע טרנספורמציה דיגיטלית בשלבים, לבצע בדיקות במחלקה אחת, ולאחר מכן להרחיב על סמך משוב והתאמות מעשיות במקום ליישם באופן מסיבי.

על פי איגוד העסקים של הו צ'י מין סיטי, לאחר מיזוג הגבולות המנהליים, תיקים רבים של עסקים ורישום מקרקעין התעכבו עקב תוכנה לקויה של המנהל הציבורי, צוות דל ופעולות לא מסונכרנות. שיעור התיקים המאוחרים מגיע עד 41%, דבר המראה שאפילו המגזר הציבורי, שבו טרנספורמציה דיגיטלית מקבלת עדיפות גבוהה, אינו יכול להימנע ממצב של "תוכנה ללא אנשים".

לכן, טרנספורמציה דיגיטלית בניהול משאבי אנוש אינה סיפור של תוכנה חזקה או חלשה, אלא סיפור של ארגון מחדש של האופן שבו עסקים מנהלים אנשים. טכנולוגיה היא בעלת ערך אמיתי רק כאשר היא מסייעת להפחית את הנטל, להגדיל את הפרודוקטיביות וליצור סביבת עבודה שקופה, במקום להפוך את הכל למסובך יותר. כדי לבצע טרנספורמציה דיגיטלית בהצלחה, הדבר הראשון שצריך להשתנות הוא הלך הרוח והאמון בנתונים.

מקור: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm