שינוי כתובת חדשה: מה עסקים צריכים לעשות כדי להימנע מטעויות וסטייה מהדרך

החל מ-1 ביולי, המרת הגבולות המנהליים לשתי רמות מהווה עבודה רבה, הדורשת היערכות מדוקדקת מצד עסקים כדי למנוע סיכונים והפרעות במערכת.

לשינוי כתובות אדמיניסטרטיביות תהיה השפעה גדולה על פעילותן של סוכנויות, ארגונים ועסקים - צילום איור: HP

החל מ-1 ביולי, ההמרה מגבולות מנהליים בני 3 רמות לגבולות דו-מפלסיים תיצור כמות עצומה של עבודה עבור כל הגורמים הרלוונטיים, החל מסוכנויות ניהול מדינה, רשויות מקומיות ועד לעסקים, ובמיוחד מערכות טכניות ושירותים המשתמשים במפות וכתובות.

תהליך זה דורש הכנה מדוקדקת כדי למנוע סיכונים, טעויות והפרעות תפעוליות.

זהה 6 אתגרים

לדברי מר און נהו בין, מייסד שותף ומנכ"ל חברת EMDDI Joint Stock Company (פלטפורמת תחבורה לחברות כמו Xanh SM, Taxi Group, Lado וכו'), שינוי כתובות אדמיניסטרטיביות ייצור השפעות משמעותיות על פעילותם של עסקים רבים.

בפרט, תעשיות כמו מסחר אלקטרוני, תחבורה (כולל מוניות, הסעות ברכב, משלוחים, לוגיסטיקה) ונדל"ן יושפעו קשות.

בינתיים, עסקים בתעשיות אחרות, במיוחד אלו המשתמשים בתוכנות ניהול ברמת המחוז/הקהילה, יזדקקו לזמן רב יותר כדי ליישם את השינויים הללו באופן סינכרוני.

מר בין צופה שבמהלך תהליך הטרנספורמציה, ארגונים יתמודדו עם שש קבוצות אתגרים עיקריות.

ראשית, עומס העבודה גדול וקיים סיכון לטעויות ועונשים. חשוב להבחין בין "שימוש בכתובות בפעילות היומיומית" לבין "דרישת המרה ואחסון של כתובות בהתאם ליחידות ניהול חדשות".

ללא תוכנית ספציפית וציפייה מראש למצבים מתעוררים, ארגונים חשופים לשיבושים במערכת, שגיאות ועונשים אפשריים בהתאם לתקנות.

שנית, הסיכון שבשימוש בממשקי API למפות של צד שלישי. נכון לעכשיו, ספקי API רבים למפות טרם אישרו את יכולתם לתמוך באופן מלא בכתובות ניהול חדשות. חלקם פתחו פיילוטים אך הדיוק לא אושר.

לכן, יישומים המשתמשים בממשקי API של מפות של צד שלישי צריכים לצפות סיכונים אם הכתובת שגויה.

שלישית, קשה למשתמשים לזהות את הכתובות המקבילות בין הכתובות הישנות לחדשות. ההמרה עלולה לגרום לבלבול. לדוגמה, מר בין נתן דוגמה: בעבר, היה קל להבחין בין "5 קוואנג טרונג (הואן קיאם)" ל-"5 קוואנג טרונג (הא דונג)", אך במערכת הכתובות הדו-מפלסית, היעדר מידע על המחוז יכול בקלות לגרום לבלבול בתקשורת, במשלוח ובנסיעות.

רביעית, סטנדרטיזציה של נתוני כתובות. המרה יעילה רק כאשר נתוני הקלט סטנדרטיים. אם כתובות מוזנות באופן אקראי, לא בפורמט סטנדרטי, או כתובות בכתב יד בצורה לא עקבית, תהליך העיבוד וההמרה הופך מסובך ויקר.

חמישית, הדרישה להנפיק חשבוניות בכתובת החדשה. התקנות הנוכחיות מחייבות להנפיק חשבוניות בכתובת המנהלית החדשה. בינתיים, חלק ממערכות ההפעלה עדיין עשויות להשתמש בכתובת הישנה. לכן, עסקים צריכים לבדוק, לעדכן מידע ולעבוד עם רשויות המס לקבלת הוראות ספציפיות כדי למנוע שגיאות בהצהרה ובהנפקת חשבוניות.

שישית, עלויות נסתרות במהלך המעבר. החל מעדכון מערכות תוכנה, התאמת ממשקי API, שינוי שילוט, הדפסת חשבוניות מחדש, חוזים... כולן עולות עלויות. עלויות אלו יכולות להיות משמעותיות, במיוחד עבור עסקים עם פעילות גדולה או נקודות מגע רבות עם נתוני כתובות.

אחסון כתובות ישנות וחדשות במקביל

כדי למזער את העלויות מהסיכונים הנ"ל, מר בינה מציע מספר פתרונות שארגונים יכולים להתייחס אליהם. ראשית, יש צורך לתכנן את המרת הנתונים בצורה מבוקרת, כולל בדיקה, השוואה ובדיקה של שלבי הפעולה לפני היישום הרשמי.

אחסון בו זמנית של הכתובות הישנות והחדשות בתחילה הוא גם דרך להבטיח פעילות ללא הפרעות. בנוסף, מערכות צריכות לתמוך בהצגת שני פורמטי הכתובות, או לפחות לספק למשתמשים את האפשרות לדעת את הכתובת החדשה המתאימה.

זה יעזור למשתמשים להתרגל בהדרגה לכתובת החדשה וימנע בלבול. בפרט, עדכון חשבוניות לכתובת החדשה דורש תיאום הדוק עם רשויות המס כדי להבטיח עמידה בתקנות ולמנוע סיכונים משפטיים.

לבסוף, מר בין אמר כי נכון לעכשיו, אם הממשלה תוכל לקדם את הסטנדרטיזציה והיישום הסינכרוני של קודי מיקוד עבור כתובות מנהליות דו-מפלסיות, זה יהיה פתרון בסיסי אופטימלי.

זה לא רק עוזר לסנכרן את המערכות בין הגורמים (מפות, תחבורה, מינהל ומסחר), אלא גם חוסך משאבים רבים בעתיד אם יהיו שינויים נוספים.

הונג פוק

מקור: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm