צמצום פגישות, הגברת יעילות העבודה.

מזכירות הוועד המרכזי העריכה כי הושגו תוצאות משמעותיות בתקופה האחרונה של ארגון מחדש וייעול המנגנון הארגוני של המערכת הפוליטית . לצד הישגים אלה, עם זאת, עדיין קיימות מספר סוגיות שיש לטפל בהן ולתקן בהנהגה, בהכוונה ובניהול, כגון המצב הנוכחי בנוגע להוצאת מסמכים ופגישות.

הדבר מדגיש את הצורך להדק את נהלי הישיבות, להתגבר על בעיית הישיבות הארוכות והחוזרות על עצמן, ולהבהיר את תחומי האחריות של כל רמה ותפקיד במערכת הפוליטית. זהו צעד מכריע לקראת שיפור יעילות הממשל ושליטה בסמכות, במיוחד על ידי קביעת העיקרון המרכזי: כפופים פותרים באופן יזום סוגיות הנמצאות תחת סמכותם; בכירים אינם מתערבים בהפרת תקנות.

על פי התקנות החדשות, כנסים ברמת המחוז לא יעלו על שני כנסים ברמת המחוז בשנה, וכנסים ברמת הקומונה לא יעלו על שלושה כנסים ברמת הקומונה, מה שמפחית את מספר הכנסים השנתיים ב-10% לפחות. יתר על כן, לפחות 60% מהכנסים חייבים להתקיים באופן מקוון. יש לקיים פגישות רק כאשר הכרחי לחלוטין, או כאשר אין הנחיות ספציפיות בנושא; הנאומים חייבים להיות ממוקדים ולא ארוכים מדי.

דרישות אלו אינן רק טכניות וניהוליות באופיין, אלא גם משקפות דרך חשיבה חדשה: ישיבות צריכות לשרת את המערכת בצורה יעילה, ולא ליצור עומס נוסף על המערכת. באופן משמעותי, מסקנה 226 מדגישה את הצורך ביישום חזק של טכנולוגיית מידע, תוך שאיפה לכך ש-95% מההליכים המנהליים יעובדו באופן דיגיטלי. זהו הבסיס להפחתה בת קיימא של ישיבות תוך שיפור יעילות העבודה בו זמנית.

בפועל, גישה זו מיושמת במקומות רבים, כולל הו צ'י מין סיטי. עם עומס עבודה גדול ודרישות רפורמה חזקות, העיר האיצה את השימוש בפגישות מקוונות בישיבות עבודה קבועות, תוך דיון, קבלת החלטות ומעקב אחר התקדמות ממש במהלך הפגישות.

הפגישה בהו צ'י מין סיטי במהלך ישיבת הממשלה הרגילה באוקטובר 2025 שימשה כדוגמה: כל התוכן, החל מצמצום הליכים אדמיניסטרטיביים ועד לפתרון מכשולים ביישום, נדון באינטרנט, מה שחיסך זמן וקיצור התהליך. בפגישה, מיד לאחר שמיעת הדו"ח של יו"ר ועדת העם של הו צ'י מין סיטי, נגוין ואן דואוק , סגן ראש הממשלה נגוין הואה בין קרא במהירות להו צ'י מין סיטי לזרז את פתרון הפרויקטים המתמשכים ונושאים חשובים אחרים.

נקודה ראויה לציון היא הגישה ברמה העממית: בעת יישום הליכים מנהליים שאינם גיאוגרפיים, העיר הו צ'י מין מקצה פקידים מיוחדים ממחלקות וסוכנויות להשתתף בקבוצות עבודה מקומיות במרכזי השירות המנהלי הציבורי ברובעים, קומונות ואזורים מיוחדים כדי לעבד בקשות עבור אזרחים. גישה זו מחליפה למעשה פגישות ארוכות בין-סוכנויות, ויוצרת הליך עיבוד יעיל באתר, המגלם את רוח הפחתת הפגישות והטיפול היעיל יותר.

ההיבט החשוב ביותר של מסקנה 226 אינו צמצום מספר הפגישות, אלא הדרישה להדק את האחריותיות האישית, ובמיוחד את האחריותיות של המנהיגים. כל רמה ויחידה חייבים להקצות משימות לפי העיקרון: יש להקצות משימה אחת רק לאדם אחד להנהיג ולנהל, בהתאם למוטו של אחריות ברורה, משימות ברורות, מסגרות זמן ברורות, אחריות ברורה, סמכות ברורה ותוצאות ברורות.

המסקנה קוראת גם לביטול נהלים מיושנים, צמצום שלבי "התייעצות" מיותרים, ותיקון הימנעות, העברת אחריות או הסתמכות על פגישות להארכת מועדים.

יתר על כן, סוכנויות מעודדות להשתמש בכלים דיגיטליים כדי להקצות, לנטר ולהעריך עבודה בזמן אמת. בהקשר זה, מקומות רבים החלו ליישם זאת במעקב אחר התקדמות השקעות ציבוריות, פרויקטים של תשתית או קבוצות משימה בין-סוכנותיות. כאשר הנתונים מתעדכנים באופן שוטף, דיוני פגישות הופכים לממוקדים יותר, נמנעים מפגישות "דיווח" ארוכות, והחלטות תפעוליות מתקבלות מהר יותר.

ניסיון עדכני הראה גם את יעילותן של פגישות מקוונות תמציתיות ומוגדרות בבירור. במפגשים רבים, לאחר שהיחידות מסכימות על פתרון בפלטפורמה הדיגיטלית, יו"ר הפגישה יכול לסיים אותה באופן מיידי מבלי שיהיה צורך בפגישה נוספת לאישור.

סיכום 226 מתאר בבירור את הדרישות והשיטות. השאר תלוי בהחלטיות ובאחריות של כל סוכנות וכל פקיד, ובמיוחד ראש כל יחידה. כאשר כל פגישה באמת הכרחית ומטרתה להגיע להחלטה סופית, העבודה תתקדם מהר יותר וחלקה יותר. זה גם מה שהאנשים מצפים מממשל מכוון שירות ופעולה, שמעדיף יעילות מעל לכל.

אן בינה

מקור: https://www.sggp.org.vn/giam-hop-tang-hieu-qua-xu-ly-cong-viec-post828734.html