אי הגשת עותקים מאושרים: צעד קדימה ברפורמה בהליכים מנהליים

כדי להמשיך ולהדק את המשמעת המנהלית ולשפר את איכות השירות לעם, פרסם הוועד העממי של מחוז תאי נגוין את מסמך מספר 4507/UBND-NCPC מיום 15 בספטמבר 2025, לפיו מחלקות, סניפים, מגזרים וועדות עממיות בכל הרמות יפסיקו לדרוש מהאזרחים להגיש עותקים מאושרים של המקור, בעוד שיוכלו לקבל לחלוטין עותקים אלקטרוניים או צילומים עם המקור להשוואה.

אנשים מקבלים הדרכה מפקידים במרכז השירות הציבורי של קהילת דונג היי להגיש מידע לצורך פתרון הליכים מנהליים.

מדיניות זו נחשבת לצעד חדש קדימה ברפורמה בהליכים מנהליים, המסייעת לחסוך זמן ועלויות לאנשים, תוך קידום יישום הליכים מנהליים בסביבה האלקטרונית.

גב' דייפ טי הואה, מקבוצת המגורים דונג תאי, מקהילת דונג היי, מגיעה למרכז השירות של המינהל הציבורי בקהילת דונג היי כדי להירשם להליך אישור מצב משפחתי, אך עליה להצהיר רק על מידע אישי מבלי להגיש עותקים נוטריוניים או מסמכים אחרים.

גב' הואה אמרה: כשהגעתי לכאן, הייתי צריכה רק למלא טופס בקשה, והניירת הושלמה תוך כמעט 30 דקות. לא הייתי צריכה להכין מסמכים אחרים מכיוון שהמערכת כבר הכילה את כל המידע שלי.

למעשה, אי-הדרישה מאנשים להגיש עותקים מאושרים מסייעת לתהליך קבלת ועיבוד המסמכים להיות מהיר, שקוף וחסכוני יותר. החל מ-1 ביולי 2025 ועד היום, קהילת דונג היי קיבלה למעלה מ-3,500 ועיבדה כמעט 3,400 תיקי הליכים מנהליים בזמן ולפני המועד האחרון, והגיעה לשיעור הגשה של 100% בזמן, ללא תיקים באיחור.

גב' נגוין טי מוי, מומחית במרכז השירות למנהל הציבורי של קהילת דונג היי, הסבירה: עבור הליכים שאינם דורשים עותקים נוטריוניים, איננו מבקשים מאנשים להגיש מסמכים נוספים כדי למנוע סיבוכים. במקרים בהם הדבר נדרש על פי חוק, אנו עדיין מנחים אנשים ועסקים לציית לחוק.

תחת המוטו "לקיחת שביעות רצון האנשים כמדד לאיכות השירות", מרכז השירות למנהל הציבורי של פו ין וורד שואף תמיד למנהל מקצועי, שקוף וידידותי.

צוות מרכז השירות למנהל הציבורי של פו ין וורד מדריך אנשים בביצוע הליכים אדמיניסטרטיביים.

גב' נגוין טי הונג האן, סגנית מנהלת מרכז שירותי המינהל הציבורי של מחוז פו ין, אמרה: "מרגע שקיבלנו את מסמך ההנחיות מוועדת העם המחוזית, עדכנו ביסודיות את כל הפקידים ועובדי המדינה במרכז ליישם בקפדנות את הדרישה שלא לדרוש מהאזרחים להגיש מסמכים מיותרים."

עבור 25 שירותים ציבוריים בעלי תהליך מלא, בעת קבלת תיקי הליכים מנהליים ועיבודם, הונחו הפקידים לחפש ולבדוק מידע ישירות במערכת הנתונים הלאומית כדי להבטיח מהירות ודיוק. אזרחים אינם נדרשים להגיש עותקים מאושרים של המסמכים המקוריים, בעוד שהם יכולים לקבל עותקים אלקטרוניים מלאים או צילומים עם המסמכים המקוריים להשוואה.

ניתן לראות כי יישום הנחיית ועדת העם המחוזית לסיים את הדרישה להעתקים מאושרים מיותרים אינו רק שינוי בתהליך העיבוד, אלא גם טרנספורמציה בתפיסת השירות במנגנון המנהלי.

אם בעבר, אנשים פחדו לעתים קרובות ליצור קשר עם סוכנויות ממשלתיות בגלל הליכים מסורבלים וסוגים רבים של מסמכים, כיום מודל השלטון המקומי הדו-מפלסי בקומונות וברובעים כמו דונג היי, פו ין ויישובים אחרים במחוז יצר מראה חדש, שירות ידידותי, שקוף ומקצועי.

בנוסף, יישובים מיישמים באופן פעיל טכנולוגיית מידע לניהול, אחסון ועיבוד רשומות; מקדמים את השימוש בשירותים ציבוריים מקוונים, חתימות דיגיטליות אישיות וקודי זיהוי אזרחים כדי להחליף בהדרגה את ההעתקה, הצילום והאישור של מסמכים מודפסים.

כראיה, משרד המדע והטכנולוגיה פרסם לאחרונה את תוצאות דירוג מדד הטרנספורמציה הדיגיטלית (DTI) המחוזי לשנת 2024, כאשר מחוז תאי נגוין דורג במקום ה-8 מתוך 34 מחוזות וערים ברחבי הארץ עם ציון של 0.7521 נקודות.

מקור: https://baothainguyen.vn/xa-hoi/202510/khong-nop-ban-sao-chung-thucbuoc-tien-trong-cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-4c32c70/