הו צ'י מין סיטי מהדקת את הניהול ומעבירה רשומות דיגיטליות לאחר הסדר יחידה מנהלית

יו"ר הוועדה העממית של הו צ'י מין סיטי ניהל זה עתה את ניהול הרשומות והארכיונים לאחר סידור היחידות המנהליות וארגון מחדש של סוכנויות וארגונים בעיר.

פקידי המחוז בודקים ועורכים תיקים ומסמכים של גוש המפלגה. צילום: ואן מין

באופן ספציפי, סוכנויות וארגונים חייבים לעיין ולהשלים את ספר הרישום ואת מסד הנתונים לניהול מסמכים יוצאים ונכנסים; ובמקביל, להחתים את סט המסמכים היוצאים המלא לפני הגשת החותם לסוכנות המשטרה שבה נרשמה דוגמת החותם.

סוכנויות וארגונים שהוקמו לאחר הארגון מחדש חייבים לפרסם תקנות בנוגע לעבודת מסמכים בהתאם לצו 30/2020 ולהוראות מחלקת הרישומים והארכיונים של המדינה. התקנות חייבות לפרט את הפורמט והטכניקות להצגת מסמכים, הקמת מרשמים חדשים, פתיחת מערכות מספור חדשות ורישום מסמכים נכנסים ויוצאים, החל מהמספר 01.

בנוגע לעבודות הארכיון, יו"ר ועדת העם של הו צ'י מין סיטי ביקש מראשי המחלקות, הסניפים והמגזרים לקבל רשומות, ארכיונים ומאגרי מידע מהמחלקות והסניפים המתאימים במחוז בין דואנג (הישן) ובבה ריה-וונג טאו (הישן); רשומות ומסמכים ימשיכו להישמר על מנת להבטיח את הבטיחות. בפרט, יש לתאם עם משרד הפנים כדי לפתח ולהגיש לוועדת העם של הו צ'י מין סיטי את ההתאמה, התיקון, השחזור והיצירה של מאגר נתונים של ארכיונים.

יו"ר ועדת העם של הרובע, הקומונה או האזור המיוחד מקבל רשומות ומסמכים מהיחידה המנהלית הישנה ויש לו תוכנית ניצול ותקנות מתאימות לשרת את האנשים והעסקים.

יו"ר הוועדה העממית של הו צ'י מין סיטי ביקש גם ממנהל מרכז הטרנספורמציה הדיגיטלית של הו צ'י מין סיטי להכין שרתים, תשתית אחסון, להבטיח אבטחת מידע; לפתח תוכניות אינטגרציה, להשתמש בנתונים משותפים, ולהבטיח חיבוריות לשירות המערכת הפוליטית , סוכנויות, ארגונים ויחידים.

יו"ר ועדת העם של הו צ'י מין סיטי הטיל על מנהל משטרת הו צ'י מין סיטי את הנחיית הסיווג, השימור והמסירה של מסמכים חסויים והתקני אחסון סודיים; הבטחת אבטחה ומניעת שריפות במחסני אחסון זמניים במהלך תהליך ההסדר. בפרט, לחקור ולטפל בקפדנות במקרים של הפקעה מכוונת, השמדה, רכישה או העברה בלתי חוקיים של מסמכים.

קאם נואונג

מקור: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html